Инструкция по делопроизводству в квалификационных коллегиях судей Российской Федерации (стр. 7 )

3.10.2. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель

Высшей квалификационной

коллегии судей Российской Федерации

______________________

(личная подпись)  (инициалы, фамилия)

«___»_____________ _______г.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

3.10.3. При утверждении документа решением либо приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа или органа в творительном падеже, его даты и номера. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа и оформляется следующим образом:

Например:

УТВЕРЖДЕНО

Решением

Высшей квалификационной

коллегии судей  Российской Федерации

от 01.01.2001

3.10.4. Согласование производится как внутри аппарата Коллегии, так и вне его (с организациями, имеющими непосредственное отношение к разработке проекта документа).

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Гриф согласования располагается в левом верхнем углу документа и оформляется следующим образом:

Например:

СОГЛАСОВАНО

Председатель

Высшей квалификационной коллегии 

судей Российской Федерации

____________________

(личная подпись)  (инициалы, фамилия)

«____»_______________ 20___ г.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с Председателем Коллегии и его заместителями;

с председателем Совета судей и его заместителями;

с соответствующими лицами аппарата Коллегии, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (Федеральная архивная служба Российской Федерации и т. п.), с общественными организациями.

3.10.5. Документы до их подписания проходят внутреннее согласование путем визирования исполнителем (ответственным исполнителем), руководителем либо заместителем руководителя органа, где готовился документ. Документы, содержащие поручения (в том числе, для сведения) работникам аппарата, ими должны быть завизированы.

Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату визирования; при необходимости указывают должность визирующего, например:

Заместитель Председателя

Личная подпись 

«____»_______________ 20___ г.

или

Руководитель аппарата

Личная подпись 

«____»_______________ 20___ г.

3.10.6. На организационно-распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т. д.), а также докладных записках визы проставляются на первом экземпляре оборотной стороны последнего листа, на исходящих документах – на экземплярах, остающихся в материалах. Слева проставляется виза лица, подготовившего документ, справа – визы лиц, с которыми он согласован.

3.10.7. Все распорядительные документы Председателя Коллегии визируются руководителем аппарата либо секретарем Коллегии, а проекты решений, заключений Коллегии – секретарем Коллегии.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе и докладываются лицу, подписывающему документ, о чем при визировании ставится отметка «Замечания прилагаются», например:

Замечания прилагаются

Заместитель руководителя аппарата –

секретарь Высшей квалификационной

коллегии судей Российской Федерации

Личная подпись 

«____»_______________ 20___ г.

3.10.8. На документе, подлинник которого остается в Коллегии (распоряжение, инструкция, положение, обзор и др.), визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа (для распоряжений – на листе согласования).

Документы, представляемые на доклад Председателю Коллегии во исполнение его поручения, визируются всеми исполнителями, указанными в поручении.

3.10.9. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются.

Личная подпись 

«____»_______________ 20___ г.

3.10.10. Все поступающие документы передаются на рассмотрение руководителю.

Документ должен быть исполнен в установленный руководителем срок. Поручение, содержащее отметку «срочно», подлежит исполнению в 3-дневный срок. Отметка «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения.

Если руководителем в резолюции не указана конкретная дата исполнения, то документ должен быть исполнен в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

3.10.11. Рассмотрев документы, руководитель обязан дать конкретные указания о порядке, характере и сроках исполнения.

Руководитель пишет резолюцию на отдельном листе не менее формата А6 (105х148 мм) с подписью и датой.

В резолюции указываются фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дата подписания резолюции.

На документах, не требующих дополнительных поручений, указывается фамилия исполнителя.

3.10.12. Если исполнение документа поручается нескольким лицам, то документ передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Он обеспечивает снятие копий с документа, передачу их соисполнителям. Основной исполнитель вправе давать поручения в виде резолюций. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы, и подготовку единого поручения о проверке и направлении ответа.

3.10.13. Сроки исполнения документа исчисляются со дня следующего после его регистрации. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения. Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то последним днем срока считается следующий за ним рабочий день.

На документах, имеющих типовые сроки исполнения и не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указываются фамилия и инициалы исполнителя, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция к документу, присланному первоначально по каналам факсимильной связи, оформляется на отдельном листе и переносится затем на подлинник, присланный по почте.

3.10.14. Порядок и сроки рассмотрения обращений, жалоб граждан и организаций устанавливаются соответствующим законодательством Российской Федерации.

Жалобы и сообщения о совершении судьей дисциплинарного проступка, поступившие от граждан и организаций, рассматриваются в порядке, установленном статьей 27 Положения о порядке работы квалификационных коллегий судей. Если для подготовки ответа на жалобу или сообщение не требуется запрашивать дополнительную информацию и (или) проводить проверку путем образования комиссии в соответствии с пунктом 2 статьи 22 Федерального закона «Об органах судейского сообщества в Российской Федерации», они рассматриваются в течение одного месяца со дня их регистрации.

Обращения иного характера, поступившие от физических и юридических лиц, в том числе запросы информации о деятельности судов и квалификационных коллегий судей, рассматриваются не позднее одного месяца со дня их регистрации, если не установлен сокращенный срок.

(абзац второй и третий введены решением Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации от 01.01.2001)

3.11. Отметка об исполнителе

3.11.1. Отметка об исполнителе включает фамилию, инициалы исполнителя документа и номер его телефона (для писем обязательно). Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа (на всех экземплярах).

Например:

[phone]

3.11.2. На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

При направлении документа в высшие органы государственной власти и управления отметку об исполнителе проставляют на оборотной стороне листа.

Если документ подлежит размножению и рассылке, то отметку об исполнителе проставляют на лицевой стороне листа.

IV. Порядок подготовки и оформления служебных документов

4.1. Бланки служебных документов

4.1. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

4.2. Реквизиты документа

4.2.1. Документ имеет юридическую силу при наличии обязательных реквизитов. В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами.

4.2.2. Наименование Коллегии на бланке указывается в точном соответствии с Федеральным законом -ФЗ «Об органах судейского сообщества в Российской Федерации», а также в соответствии с официальным названием соответствующего субъекта Российской Федерации.

4.2.3. Справочные данные о Коллегии включают: почтовый адрес, номера телефонов и факсов. Справочные данные могут включать и другие сведения (адрес электронной почты и адрес электронной страницы в Интернете).

4.2.4. Регистрационный номер документа состоит из буквенно-цифрового индекса Коллегии и порядкового номера документа.

Регистрационный номер может дополняться индексом дела по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

Например: № ВКК-1201/15 означает: ВКК – индекс Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации (для исходящих документов); 1201 – порядковый номер; 15 – текущий год.

4.2.5. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.