Инструкция по делопроизводству в квалификационных коллегиях судей Российской Федерации (стр. 3 )

2.2.2. Копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступивших в Коллегию, докладываются Председателю Коллегии, а затем передаются работнику аппарата, ответственному за ведение делопроизводства, для их систематизации.

Документы с пометкой «Весьма срочно» докладываются Председателю Коллегии или лицу, его замещающему, немедленно.

Ответственность за их учет, хранение в соответствии с настоящей Инструкцией несет работник аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства.

2.2.3. Графики и повестки заседаний Коллегии на конкретный период или перспективу подлежат учету в аппарате Коллегии.

2.2.4. Письменные обращения (предложения, заявления, жалобы) физических и юридических лиц в Коллегию и ответы на них получает и отправляет работник, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства в аппарате Коллегии.

Ответственность за регистрацию обращений физических и юридических лиц и ответов на них, организацию их разрешения, обеспечение сохранности возлагается на указанного работника.

2.2.5. Обращения и запросы международных организаций и граждан зарубежных государств, поступившие в Коллегию, а также корреспонденция, отправляемая в их адрес, в том числе на иностранных языках либо языках народов Российской Федерации, в установленном порядке получает и отправляет работник аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства.

Обращения (запросы) на иностранных языках или языках народов Российской Федерации рассматриваются после перевода текста обращения (запроса) на русский язык.

Перевод обращений (запросов) на иностранных языках или языках народов Российской Федерации, а также подготовка ответа на иностранном языке могут быть выполнены Коллегией самостоятельно либо документы могут быть направлены переводчику или в специализированное учреждение, осуществляющее перевод на иностранный язык.

2.2.6. Корреспонденция, адресованная в аппарат Коллегии или его руководителю непосредственно, а также направляемая за его подписью адресатам, получается и отправляется через работника аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства, регистрируется им, доводится до сведения руководителя и хранится в соответствующих нарядах.

2.2.7. Непосредственное ведение делопроизводства в аппарате Коллегии возлагается на работников, ответственных за ведение делопроизводства.

В их обязанности входят:

ежедневное получение поступившей корреспонденции в установленные сроки, регистрация ее и передача исполнителям;

проверка соответствия количества документов, фактически полученных аппаратом Коллегии, количеству документов, находящихся на исполнении или исполненных за определенный период, проверка наличия документов, находящихся на исполнении у исполнителя, еженедельное информирование руководителя о состоянии работы с документами;

регистрация документов, исходящих из аппарата Коллегии, проверка правильности их оформления, передача и отправка;

контроль за прохождением документов в аппарате Коллегии и сроками исполнения;

контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;

информирование руководителя аппарата либо секретаря Коллегии об исполнении и подшивке в дело документов со штампом регистрации аппарата Коллегии;

составление проекта номенклатуры дел Коллегии, формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

прием и передача служебной информации по средствам факсимильной связи, установленным в аппарате Коллегии.

Работники аппарата квалификационной коллегии судей, ответственные за ведение делопроизводства, по устным (в том числе и телефонным) запросам граждан или представителей организаций могут сообщать им:

входящий регистрационный номер документа;

дату регистрации;

дату направления ответа;

информацию о продлении срока рассмотрения обращения;

исходящий номер документа.

2.2.8. В случае отсутствия работника, ответственного за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии, его функции возлагаются на другого работника. При увольнении либо назначении руководителем аппарата или секретарем Коллегии иного лица, ответственного за ведение делопроизводства, дела передаются по акту.

2.2.9. О состоянии делопроизводства в аппарате Коллегии руководитель аппарата либо секретарь Коллегии докладывает Председателю Коллегии.

2.3. Обработка и регистрация исходящих документов

2.3.1. Отправка документов в аппарате Коллегии производится в централизованном порядке самостоятельно либо с привлечением соответствующего структурного подразделения Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации.

2.3.2. Документы на отправку принимаются работником, ответственным за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии. Незарегистрированные и неправильно оформленные документы на отправку не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку. Полученные документы отправляются ежедневно, срочные – немедленно.

2.3.3. Все исходящие документы, подлежащие отправке, регистрируются работником, ответственным за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии.

Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом, отправка его запрещается.

На регистрацию передается отправляемый документ и документ, на который подготовлен ответ. К ним могут быть приложены все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке.

На регистрируемом документе указывается исходящий номер (указывается порядковый номер электронной карточки либо иной порядковый номер) и дата отправления документа.

Регистрация исходящих документов в аппарате Коллегии ведется путем занесения в базу данных соответствующей информационной системы электронного документооборота либо в журнал учета исходящей корреспонденции (приложение № 7) основных реквизитов отправляемого документа: даты, регистрационного номера, корреспондента (получателя), краткого содержания, сведений о лице, подписавшем документ, исполнителя, отметки об исполнении или иных дополнительных сведений. При необходимости Коллегия может предусмотреть иную структуру журнала учета исходящей корреспонденции и включить в него дополнительные реквизиты документов.

В случае отправки исходящей корреспонденции с привлечением соответствующего структурного подразделения Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации на нее в двух экземплярах в свободной форме составляется опись, в которой указывается номер документа, дата отправки, адрес, адресат и вид отправления. На каждый вид отправки делается отдельная опись. Один экземпляр описи передается в соответствующее структурное подразделение Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, а второй с отметкой данного подразделения об отправлении возвращается работнику, ответственному за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии, и подшивается в соответствующий наряд.

2.3.4. Поступившие работнику, ответственному за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии, на отправку копии распорядительных документов должны быть надлежаще заверены.

2.3.5. При регистрации отправляемых материалов и документов проверяется правильность оформления адреса исполнителем, наличие приложений, наличие всех обязательных реквизитов документа, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и проставляется дата отправления на бланке отправляемого документа, а на его копии указывается исполнитель. Материалы должны быть сброшюрованы, пронумерованы, составлена опись и оформлены заголовки дел.

Ответы (уведомления), подготовленные для отправки на электронную почту заявителя, сканируются и направляются в форме электронного образа документа на соответствующий адрес электронной почты.

2.3.6. Телеграммы, составленные в аппарате Коллегии, передаются на отправку подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации .

2.3.7. Документы, изготовленные в электронном виде, отправляются в упаковке, соответствующей техническим требованиям и обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации.

Отправка таких документов производится при наличии сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается в соответствующий наряд на общих основаниях.

2.3.8. Сведения о корреспонденции, отправляемой посредством федеральной фельдъегерской связи либо специальной связи, заносятся в разносную книгу корреспонденции квалификационной коллегии судей (приложение № 8).

2.3.9. Документы, отправляемые с нарочным, передаются непосредственно адресату под расписку на копии документа.

2.3.10. Обращения, направленные для разрешения в другие органы, направляются с сопроводительным письмом.

Заявителю направляется (для сведения, в качестве второго адресата) копия указанного сопроводительного письма. При необходимости заявитель может быть уведомлен о направлении его обращения для рассмотрения по принадлежности отдельным письмом.

Копии писем подшиваются в дело по номенклатуре в хронологическом порядке, при этом сопроводительные письма, поступившие из других организаций, направляются по назначению вместе с обращениями.

2.4. Правила оформления телеграмм и телефонограмм. Прием и передача служебной информации по каналам факсимильной связи (телефаксам) и электронной почты

2.4.1. Телеграммы оформляются в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации .

2.4.2. Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана.

2.4.3. Текст телеграммы должен быть кратким (не более 50 слов), без союзов, предлогов, знаков препинания, если их отсутствие не искажает смысла передаваемой информации. Числа обозначаются цифрами, наиболее важные данные пишутся прописью. Фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого дается или запрашивается информация, приводятся полностью. Указываются также место и время.