Инструкция по делопроизводству в квалификационных коллегиях судей Российской Федерации (стр. 8 )

Например:

№ ВКК-103/15/СД-АГ/1151.

4.2.6. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает номер и дату документа, на который дается ответ.

Например: на ; на № 6/74 от 01.01.01 г.

4.2.7. Место составления и издания документа указывают на решениях, заключениях, протоколах заседания Коллегии, распоряжениях, издаваемых Председателем Коллегии, руководителем аппарата либо секретарем Коллегии.

4.2.8. Текст документа оформляется в виде связанного текста, анкеты, таблицы и так далее. Сплошной связный текст содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении писем, распорядительных документов, положений, правил.

Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.

Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.

4.2.9. Оттиск печати заверяет подлинность подписи лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, фиксирующих факты, связанные в том числе с финансовыми средствами. Документы заверяют печатью Коллегии.

Примерный перечень документов, на которые ставится печать, приведен в приложении № 21.

При заверении документа печатью оттиск печати должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.

Копии решений и заключений, распоряжений Председателя Коллегии, а также решений Президиума Коллегии, их размноженные экземпляры при направлении адресатам также заверяют печатью Коллегии.

4.2.10. Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. При заверении соответствия копии документа подлиннику выше реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять соответствующей печатью.

Например:

Верно

Руководитель аппарата

Высшей квалификационной

коллегии судей Российской Федерации  Личная подпись 

11.02.2015

V. Подготовка и оформление отдельных видов документов

5.1. Проекты заключений и решений

5.1.1. Проекты заключений и решений подготавливаются аппаратом по поручениям Председателя и (или) Президиума Коллегии в соответствии с решениями Коллегии или Президиума Коллегии, принятыми на заседании Коллегии либо, соответственно, Президиума Коллегии.

5.1.2. В случае если проекты заключений и решений были одобрены соответствующими компетентными лицами, то при представлении их на подпись исполнителем прикладываются соответствующие материалы, послужившие основанием для их разработки и последующего принятия.

Перечень материалов, прилагаемых к вышеуказанным документам, может быть определен решением Коллегии, если иное не предусмотрено законом.

5.2. Организационно-распорядительные документы

5.2.1. В квалификационной коллегии судей правом издавать организационно-распорядительные документы обладает Председатель Коллегии, в аппарате Коллегии – руководитель аппарата либо секретарь Коллегии.

5.2.2. В организационно-распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия (распоряжение), используется форма изложения от первого лица единственного числа, например: предлагаю и тому подобное.

В решениях и заключениях Коллегии используется форма изложения от третьего лица единственного числа.

Например: Коллегия решила.

5.2.3. В распоряжении указываются исполнители, предписываемые действия и сроки исполнения.

В последнем пункте распоряжения указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения в целом.

Обеспечение качественной подготовки проектов распоряжений возлагается на работников аппарата, которые готовят и представляют проект для рассмотрения соответствующими компетентными лицами.

5.3. Положения, правила, инструкции

5.3.1. Положения, правила, инструкции – документы, в которых излагаются правила, нормы и требования, регулирующие специальные стороны деятельности Коллегии, обязательны для выполнения.

Указанные документы изготавливаются наиболее квалифицированным составом из числа работников аппарата Коллегии. Обязанность по их подготовке предусматривается персональными должностными регламентами федерального государственного гражданского служащего.

Настоящее правило распространяется при подготовке и оформлении документов, указанных в пунктах 5.1, 5.2 настоящей Инструкции.

5.3.2. Положения, правила, инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются или утверждаются Председателем Коллегии либо решением Коллегии. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем распоряжения, решения по правилам, установленным подпунктами 3.10.1 – 3.10.3 пункта 3.10 настоящей Инструкции.

В названии положения, правил, инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются требования документа. Наименование вида документа рекомендуется печатать прописными буквами.

5.3.3. Текст положения, инструкции делится на главы, которые могут делиться на пункты и подпункты. Главы имеют нумерационные заголовки, обозначенные римскими цифрами с точкой, и тематические заголовки (пункты), напечатанные с прописной буквы. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами.

Начинается документ, как правило, с раздела «Общие положения», в котором излагаются сведения общего характера, в том числе цели и причины его издания, область распространения, основание для разработки и другое.

5.3.4. Текст положения, инструкции излагается в официально-деловом стиле от третьего лица единственного или множественного числа с использованием слов: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается» и тому подобное.

Сокращенные наименования квалификационной коллегии судей и ее аппарата  употребляются  только  после оговорки по тексту.

Например: (далее – Коллегия) или (далее – аппарат Коллегии).

5.4. Протоколы

5.4.1. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях Коллегии, совещаниях аппарата Коллегии, заседаниях комиссий, рабочих групп.

5.4.2. Протокол изготавливается и подписывается председательствующим на заседании и секретарем квалификационной коллегии судей не позднее десяти рабочих дней после окончания заседания коллегии по всем рассмотренным вопросам. Все внесенные в протокол изменения, дополнения, исправления должны быть удостоверены подписями председательствующего на заседании и секретаря квалификационной коллегии судей.

5.4.3. Для оформления протокола совещания аппарата Коллегии применяется сокращенный вариант. Слова «слушали», «выступили», «решили» не печатаются. После порядкового номера раздела протокола (обозначается арабской цифрой, соответствует порядковому номеру вопроса повестки дня) печатается решение совещания. Далее указываются фамилия и инициалы должностного лица, на которое возлагается выполнение данного пункта решения, и сроки выполнения.

К протоколу совещания прилагаются утвержденная повестка дня с указанием докладчиков по каждому вопросу, а также справки доклады.

5.4.4. Решением Коллегии может фиксироваться утверждение какого-либо документа. Документ, утверждаемый или одобряемый Коллегией, прилагается к протоколу.

5.4.5. Дата совещания должна соответствовать дате, проставленной
на протоколе.

5.4.6. Протоколы совещаний аппарата Коллегии нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа.

5.4.7. Копии соответствующих протоколов рассылаются членам Коллегии, а также иным лицам, ответственным за выполнение отдельных пунктов решения Коллегии либо совещания аппарата Коллегии.

5.5. Служебные письма

5.5.1. Служебное письмо, как правило, оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: гриф ограничения доступа; регистрационный номер и дату; ссылку на регистрационный номер; адресат; заголовок; текст; отметку о наличии приложения; подпись; отметку об исполнителе документа; отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

5.5.2. Текст письма состоит, как правило, из трех частей. В первой части указываются причины, основание или обоснование составления письма; во второй части приводятся факты, разъяснения, сообщения; в третьей формулируется основная цель письма.

5.5.3. Служебные письма, направляемые в Верховный Суд Российской Федерации, Совет судей Российской Федерации, органы федеральной законодательной и исполнительной власти, подписывает, как правило, Председатель Коллегии или лицо его замещающее.

5.6. Повестка заседания квалификационной коллегии судей

5.6.1. Повестка заседания квалификационной коллегии судей – это изложенный в письменном виде список вопросов, подлежащих рассмотрению
на заседании квалификационной коллегии судей.

В повестке заседания квалификационной коллегии судей указывается дата и время проведения заседания Коллегии, вопросы, подлежащие рассмотрению на заседании Коллегии, а также иные данные информативного характера.

5.6.2. Повестку заседания квалификационной коллегии судей формирует Председатель Коллегии либо лицо, его замещающее.

В повестку заседания квалификационной коллегии судей включаются материалы только после поступления всех необходимых документов и ответов
на запросы Коллегии из соответствующих органов.

Материал, подлежащий включению в повестку заседания квалификационной коллегии судей, должен быть в установленном порядке сформирован: подшит в хронологическом порядке, пронумерован, составлена опись.

VI. Контроль исполнения служебных документов

6.1. Целью контроля исполнения служебных документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контроль исполнения обеспечивает Председатель Коллегии через руководителя аппарата либо секретаря Коллегии.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководитель аппарата либо секретарь Коллегии.

6.2. Контролю подлежат: