Инструкция по делопроизводству в квалификационных коллегиях судей Российской Федерации (стр. 12 )

квалификационных коллегий судей субъектов Российской Федерации в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.

10.10. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение № 31) производятся после утверждения составленных в соответствии с установленными правилами сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Затем отобранные к уничтожению и включенные в акты документы подлежат уничтожению.

Акт о выделении документов к уничтожению печатается на общем бланке органа или учреждения. Номера актам уничтожения присваиваются в пределах каждого года начиная с номера 1.

10.11. Утвержденные к уничтожению документы уничтожаются в присутствии работника аппарата Коллегии либо передаются в измельченном виде, исключающем прочтение текста, организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Об этом делается соответствующая запись в конце акта о выделении к уничтожению документов и дел. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещается.

10.12. Подлежащие уничтожению дела временного срока хранения включаются в акт о выделении к уничтожению. После этого документы, включенные в акт, могут быть уничтожены в соответствии с установленным порядком.

XI. Обеспечение сохранности документов, дел и материалов

11.1. Работники аппарата Коллегии несут ответственность за сохранность находящихся непосредственно у них служебных документов, материалов, дел, аудио - и видеоматериалов, печатей, штампов, бланков.

11.2. Председатель коллегии, руководитель аппарата либо секретарь Коллегии регулярно проверяют соблюдение установленного режима хранения документов, материалов и дел, перечисленных в п. 11.1.

В случаях утраты документов, материалов, дел, бланков, печатей, штампов проводится служебная проверка, результаты которой докладываются Председателю Коллегии и принимаются меры к их восстановлению.

11.3. Изъятие и выдача каких-либо документов из любых материалов допускается в исключительных случаях и только с разрешения Председателя Коллегии. В деле остаются заверенная копия изъятого документа и акт о причинах изъятия подлинника.

XII. Учет, хранение и использование бланков, печатей и штампов

12.1. Бланки для писем и общие бланки подлежат учету. Учет ведется раздельно по видам бланков в книге учета. При этом используются следующие реквизиты при поступлении бланков: наименование вида бланка, дата поступления, номер сопроводительного документа и наименование организации-поставщика бланков, количество экземпляров.

При выдаче бланков указываются наименование вида бланка, количество экземпляров, лицо, которому выдаются бланки, расписка в получении.

12.2. Контроль за использованием, хранением и выдачей бланков возлагается на материально ответственное лицо, назначаемое Председателем Коллегии, руководителем аппарата либо секретарем Коллегии. Бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

12.3. Проверки наличия, использования и хранения бланков проводятся не реже одного раза в год. О проведенных проверках делаются отметки в книге учета после последней записи. В случае обнаружения нарушений при хранении, учете и использовании бланков проводится служебная проверка, результаты которой доводятся до сведения Председателя Коллегии.

12.4. Уничтожение бланков осуществляется по акту с отметкой в учетной книге.

12.5. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам используются печати с изображением эмблемы квалификационной коллегии судей и иные печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

12.6. Оттиск печати квалификационной коллегии судей проставляется на копиях решений (заключений) Коллегии и в иных необходимых случаях, определяемых руководством Коллегии.

Коллегия может использовать печати и штампы, необходимые в практической работе (вспомогательные): «Для пакетов», «Для телеграмм», «Для регистрации входящих документов», «Датеры» и тому подобное.

12.7. Все печати, штампы и факсимиле изготавливаются по поручению Председателя Коллегии.

12.8. Работники, получившие печати и штампы, несут персональную ответственность за их сохранность и использование. Передача печатей и штампов другим работникам производится только с разрешения Председателя Коллегии, руководителя аппарата либо секретаря Коллегии.

12.9. В квалификационных коллегиях судей печать постоянно хранится у секретаря Коллегии. По окончании рабочего дня печать закрывается в сейф.

12.10. Контроль за правильностью использования и порядком хранения печатей и штампов осуществляет руководитель аппарата или секретарь Коллегии.

Проверки наличия печатей, штампов проводятся не реже одного раза в год.

О проведенных проверках делаются отметки в книге учета после заключительной записи.

При обнаружении нарушений в учете, хранении и использовании печатей и штампов проводится служебная проверка, результаты которой оформляются актом и докладываются Председателю Коллегии.

12.11. В случаях утери печатей и штампов незамедлительно ставится в известность Председатель Коллегии. Пришедшие в негодность печати и штампы уничтожаются.

Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, на котором проставляются оттиски уничтожаемых печатей и штампов. Акт утверждается Председателем Коллегии.

ПРИЛОЖЕНИЯ

к Инструкции по делопроизводству

в квалификационных коллегиях судей

Российской Федерации

Приложение

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

документов, писем, не подлежащих регистрации в квалификационных коллегиях судей Российской Федерации

Документы, письма, присланные в копии для сведения.
Периодические печатные издания (книги, газеты, журналы, сборники и тому подобное).
Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференции.
Нормы расходов материалов. Прейскуранты.
Поздравительные письма, пригласительные билеты.
Документы на иностранных языках без перевода.
Графики, наряды, заявки, разнарядки.

Приложение

ЖУРНАЛ

учета входящей корреспонденции

(Левая сторона разворота Журнала)

Порядковый регистрационный номер	Дата получения документа	Корреспондент (автор)	Дата и номер документа	Краткое содержание документа	Количество листов
1	2	3	4	5	6

(Правая сторона разворота Журнала)

Резолюция	Расписка в получении	Отметка об исполнении
Автор резолюции	Дата проставления резолюции	Исполнитель	Содержание резолюции	Срок исполнения	Контроль
7	8	9	10	11	12	13	14

Приложение

ЖУРНАЛ

учета входящих (исходящих) телефонограмм

(Левая сторона разворота Журнала)

№ п/п	Дата, время получения телефонограммы	Номер полученной телефонограммы	Откуда поступила телефонограмма. Фамилия, должность передавшего, номер телефона	Должность, фамилия принявшего телефоно­грамму, номер телефона
1	2	3	4	5

(Правая сторона разворота Журнала)

Краткое содержание телефоно­граммы	Кому передана телефонограмма, на исполнение, дата. Фамилия, должность, подпись получившего, номер телефона	Отметка об исполнении
6	7	8

Приложение

Бланк телефонограммы

Наименование организации	Адресат
Должность, инициалы и фамилия работника, передавшего телефонограмму; № телефона	Должность, инициалы и фамилия работника, принявшего телефонограмму; № телефона
ТЕЛЕФОНОГРАММА
Дата	Индекс	Время передачи
Текст
Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма

Приложение

Форма бланка для резолюции на документ

(формат А6 105х148 мм)

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ

квалификационной коллегии судей

______________________________________________

«___»_______________ 20___г.  Ф. И.О.

Приложение

Форма бланка для резолюции на документ

(формат А6 105х148 мм)

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ

квалификационной коллегии судей

______________________________________________

«___»_______________ 20___г.  Ф. И.О.

Приложение

Форма бланка для резолюции на документ

(формат А6 105х148 мм)

РУКОВОДИТЕЛЬ АППАРАТА