Инструкция по делопроизводству в квалификационных коллегиях судей Российской Федерации (стр. 11 )

Материалы, передаваемые в архив, должны быть подшиты или сброшюрованы и оформлены в соответствии с настоящей Инструкцией.

Все выявленные недостатки при приеме-передаче материалов устраняются силами подразделения, осуществляющего передачу.

8.1.4. В случае ликвидации квалификационной коллегии судей лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся исполненные документы в дела или производства, оформляет их, составляет на них описи и передает в архив Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации. Передача законченных дел по номенклатуре может осуществляться по самой номенклатуре.

Не допускается приема в архив неподшитых и неоформленных дел и материалов.

8.2. Организация архивного хранения

8.2.1. Все дела и материалы в архиве учитываются в инвентарных книгах учета поступления и выбытия дел и материалов. Дела и материалы учитываются по описям, по которым они передаются из подразделений в архив. Книги заводятся на секретные и несекретные материалы отдельно.

В архиве учет дел и материалов осуществляется в единицах хранения. Единица хранения – физически обособленная совокупность документов, заключенных в обособленную обложку (том).

По запросу соответствующего государственного или муниципального архива Коллегия составляет паспорт архива.

8.2.2. Материалы с постоянными сроками хранения размещаются отдельно от материалов с временными сроками хранения. Материалы в архиве хранятся по видам, описям, в порядке номеров по описи.

8.2.3. Работник, ответственный за ведение архива Коллегии, принимает меры по обеспечению надлежащего хранения поступивших дел и производств.

8.2.4. Для получения дел и материалов во временное пользование из архива необходимо согласие руководителя аппарата либо секретаря Коллегии. Работник структурного подразделения должен оформить заявку с указанием номера описи и порядкового номера дела или материала.

8.2.5. Выдача материалов во временное пользование производится под расписку в книге учета выдачи дел и производств во временное пользование с последующим контролем за их возвратом.

На выдачу секретных и несекретных дел и производств заводятся отдельные книги выдачи.

8.2.6. Работник архива должен своевременно отбирать находящиеся в архиве дела и материалы с истекшими сроками хранения и составлять акты о выделении их к уничтожению (приложение № 31).

8.2.7. Запрос об истребовании дел или материалов из государственных и муниципальных архивов направляется за подписью руководителя аппарата либо секретаря Коллегии, имеющего непосредственное отношение к этим материалам.

Получение и возврат дел из государственных и муниципальных архивов во временное пользование производятся по установленным архивами правилам.

8.2.8. Под архивы Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации или управлением Судебного департамента в субъекте Российской Федерации выделяются помещения, отвечающие действующим правилам хранения и использования документов, обеспечивать их соответствующим металлическим оборудованием для хранения материалов и противопожарными средствами.

IX. Экспертиза ценности документов

9.1. Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

9.2. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов и подготовке к передаче на постоянное хранение, а также для организации отбора документов к уничтожению в Коллегии может быть создана экспертная комиссия.

Деятельность экспертных комиссий определяется соответствующими положениями, согласованными с уполномоченными органами исполнительной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации в области архивного дела или органами местного самоуправления и утвержденными руководителями.

9.3. Экспертная комиссия формируется в составе работников аппарата и назначается распоряжением Председателя Коллегии.

9.4. Экспертные комиссии в своей работе руководствуются законодательством Российской Федерации об органах судейского сообщества и архивном деле в Российской Федерации, методическими рекомендациями Федерального архивного агентства и соответствующими положениями о данных комиссиях.

9.5. Экспертная комиссия вправе:

рассматривать проекты ведомственного перечня документов, примерных номенклатур дел, нормативно-методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и их подготовки к архивному хранению и давать на них заключения;

рассматривать предложения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, и об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.

принимать участие в проведении экспертизы ценности документов;

организовать отбор документов для дальнейшего хранения или уничтожения;

осуществлять методическое руководство разработкой номенклатур дел и рассматривать проекты номенклатур дел, давать им экспертную оценку и вносить их  на рассмотрение экспертно-проверочной комиссий уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела;

рассматривать годовые разделы описей дел постоянного хранения;

рассматривать акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

участвовать в подготовке и рассмотрении проектов перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел и других нормативно-методических документов по делопроизводству, давать заключения на них;

рассматривать акты об утрате или неисправимом повреждении документов;

участвовать в проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников.

9.6. Экспертная комиссия при необходимости может приглашать на свои заседания представителей уполномоченных органов исполнительной власти в области архивного дела, а также иных организаций.

9.7. Переданные в архив материалы, в которых находятся документы, представляющие интерес для науки, истории, или получившие широкое обсуждение в печати, или содержащие сведения о лицах, имеющих выдающиеся заслуги перед государством и обществом, могут отбираться экспертными комиссиями на постоянное хранение.

X. Составление описей дел

10.1. По окончании календарного года на дела, подлежащие сдаче на хранение в архив, составляются описи в двух экземплярах. Опись представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о делах и материалах (приложение № 32).

Дела и материалы, отобранные на постоянное хранение, оформляются и описываются в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (приказ Минкультуры России ).

При составлении описей дел постоянного хранения уточняются заголовки дел или томов. Заголовки должны быть конкретными и полностью раскрывать содержание документов дела, то есть должны быть указаны виды документов, названия организаций, темы или основные вопросы документов и тому подобное.

При составлении описи дел по номенклатуре используется систематизация дел в самой номенклатуре.

10.2. На завершенные дела постоянного (свыше 10 лет), временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, ежегодно составляются описи. На дела временного (менее 10 лет) хранения описи не составляются. Учет их ведется по номенклатуре дел.

Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения и дела временного хранения.

10.3. Описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным руководством руководителя аппарата либо секретаря Коллегии. По этим описям документы сдаются в архив не позднее чем через три года после завершения дел в производстве.

Описи служат основой для подготовки сводной описи, которая составляется в случае необходимости сдачи дел на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации либо в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.

10.4. Описи дел аппарата Коллегии составляются и передаются в архив через два года после завершения дел в делопроизводстве.

10.5. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи – валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при последовательном внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и тому подобное.

10.6. В конце описи после описательной статьи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

10.7. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем аппарата либо секретарем Коллегии и работником, ответственным за архив.

10.8. Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате Коллегии.

10.9. Сводные или отдельные описи материалов постоянного хранения, составленные в архиве могут быть направлены на утверждение:

Высшей квалификационной коллегией судей Российской Федерации в экспертно-проверочную комиссию Государственного архива Российской Федерации;