Инструкция по делопроизводству в квалификационных коллегиях судей Российской Федерации (стр. 9 )

распоряжения Председателя, руководителя аппарата и секретаря Коллегии, в которых установлены конкретные сроки исполнения;

решения Коллегии;

решения Президиума Коллегии;

решения совещаний аппарата Коллегии;

графики заседаний Коллегии.

6.3. Контроль исполнения документов, перечисленных в пункте 6.2, осуществляют руководитель аппарата либо секретарь Коллегии.

6.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

Конечная дата исполнения документа определяется Председателем Коллегии, лицом, его замещающим, руководителем аппарата либо секретарем Коллегии (в зависимости от того, кем поступивший документ первично рассмотрен), исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Конечная дата исполнения определяется в резолюции или указывается в тексте документа.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее следующего за ним рабочего дня.

6.5. Поручения с конкретным сроком исполнения подлежат исполнению в указанный срок.

Ответ на парламентский запрос Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации или Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации должен быть дан в 15-дневный срок, ответ на запрос или обращение члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы – в 30-дневный срок со дня его поступления или в иной согласованный с инициатором запроса срок.

Если запрос или обращение требует дополнительной проверки или дополнительного изучения связанных с ним материалов, то автор запроса должен быть письменно извещен об этом в 3-дневный срок с момента поступления запроса или обращения в Коллегию.

Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по получении документа исполнителем или не менее чем за 2 – 3 дня до истечения срока, если в ходе исполнения выясняется невозможность его соблюдения. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

Изменение срока исполнения документа производится лицом, установившим этот срок, путем проставления на документе (поручении) нового срока, даты изменения и подписи. Изменения вносятся также в регистрационно-контрольные формы – электронную карточку и другие.

6.6. Особую группу составляют контрольные документы, на которых в соответствии с резолюцией Председателя Коллегии проставляется отметка о контроле. Контроль исполнения этой группы документов осуществляет руководитель аппарата либо секретарь Коллегии.

Данные документы передаются для регистрации, учета, передачи, рассмотрения, исполнения, изготовления, подписания, снятия копий и отправки отдельно от общей почты.

Срок исполнения документа устанавливается в резолюции. Поручения с пометкой «срочно» исполняются в 3-дневный срок, остальные – в 10-дневный срок.

Документ считается исполненным и снятым с контроля после того, как работник аппарата Коллегии, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства, сделает на документе отметку о выполнении поручения путем проставления отметки.

Если информация об исполнении документа не поступила, документ считается неисполненным.

6.7. Работник аппарата Коллегии, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства, в порядке предупредительного контроля напоминает исполнителям и руководителю аппарата либо секретарю Коллегии о сроках исполнения распоряжений (их отдельных пунктов), поручений по служебным документам не позднее, чем за 3 дня до их истечения.

6.8. Работник аппарата Коллегии, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства, готовит для руководителя аппарата либо секретаря Коллегии справку о состоянии исполнительской дисциплины в Коллегии, о ходе исполнения контролируемых распоряжений и служебных документов с поручениями Председателя Коллегии и его заместителей. Руководитель аппарата либо секретарь Коллегии представляет ее Председателю Коллегии. На основании справок формируются аналитические отчеты за полугодие, год для представления Председателю Коллегии.

6.9. Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных регистрационно-контрольных форм (журналов или электронных карточек).

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов, заявителям и тому подобное.

Если документ пересылается на исполнение в соответствующий орган государственной власти, орган судейского сообщества с последующим информированием о результатах рассмотрения, документ направляется вместе с обращением. До получения ответа материал находится в делопроизводстве у исполнителя, готовившего документ к отправке, и не снимается с контроля до момента получения соответствующего ответа.

6.10. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей и руководства о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и распоряжений, позволяет проводить анализ исполнительской дисциплины.

Работники, ответственные за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии, незамедлительно вносят в свои электронные карточки текущую информацию о ходе исполнения контролируемых документов и поручений и доводят ее до сведения исполнителей.

6.11. После завершения исполнения документа и внесения всех необходимых сведений об исполненном документе в базу данных информационной системы электронного документооборота либо в соответствующий журнал документы подлежат передаче в соответствующий наряд.

VII. Составление номенклатуры дел.

Формирование, оформление и организация оперативного хранения дел, материалов и нарядов

7.1. Составление номенклатуры дел

7.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного (свыше 10 лет) и временного  хранения, а также для учета дел.

Номенклатура дел составляется на основании Перечня типовых управленческих документов с указанием сроков хранения (приложения № 22, № 23).

В квалификационных коллегиях судей номенклатура дел на предстоящий период составляется до 15 декабря текущего года, утверждается Председателем Коллегии и вводится в действие с 1 января следующего календарного года (приложения № 24, № 25).

Номенклатура дел может быть согласована с архивным учреждением.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Внутри разделов дела могут располагаться в следующем порядке: организационно-распорядительные, плановые, отчетные, относящиеся к выполнению основной деятельности, относящиеся к учетной работе. В конце разделов располагаются регистрационные и учетные делопроизводственные формы.

Номенклатура секретных дел составляется отдельно от номенклатуры несекретных дел.

7.1.2. Номенклатура дел действует в течение одного года. В случае изменений номенклатура дел составляется и согласовывается заново в установленном порядке.

При отсутствии изменений номенклатура дел на следующий год (не позднее 15 декабря текущего года) утверждается с соответствующими поправками и вводится в действие с 1 января следующего года.

7.1.3. В номенклатуру дел включаются все дела и документы квалификационной коллегии судей, а также справочные картотеки, книги учета и регистрации. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий. Материалы по вопросам, решение которых продолжается свыше года (переходящие), включаются в номенклатуру дел каждого года. Переходящие материалы не могут составлять более одного тома и иметь постоянный срок хранения.

7.1.4. Каждому наряду, включенному в номенклатуру, присваивается индекс.

7.1.5. Заголовок наряда должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заводить наряды с неконкретными заголовками запрещается.

Наименования организаций, ведомств, географические названия и другие должны соответствовать их официальному полному или сокращенному названию.

Заголовок наряда состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида наряда (переписка, книга учета и т. д.) или документов (приказы, протоколы и т. д.);

название организации, которой документ будет адресован или от которой будет получен ответ, либо подразделения, подготовившего документ;

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не конкретизируются, а указывается их общее видовое название.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например: «Переписка с Верховным Судом Российской Федерации по исполнению решений Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации».

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке указывается их общее видовое название.

Например: «Переписка с председателями квалификационных коллегий судей субъектов Российской Федерации по вопросам применения законодательства о статусе судей».

Если содержание наряда касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период, на (за) который составлены планы или отчеты.

Если наряд будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка.

7.1.6. Графа «Примечание» номенклатуры дел используется по мере необходимости для отметок о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и так далее.