Порядок составления основных Перечней 1-го и 2-го уровней
Базовый Перечень "Выходов" – 1-й уровень (Форма № 1)
Графа 1 – порядковый номер функции.
Графа 2 – краткое содержание функции по общецелевому направлению деятельности АО.
Графа 3 – показатель "выхода" ("выходов") по данной функции.
Графа 4 – структурное подразделение АО, ответственное за надлежащее и своевременное обеспечение "выхода".
Графа 5 – указывают названия структурных подразделений и их номер, которым необходим данный "выход".
Графа 6 – проставляют дату и визу руководителя структурного подразделения о том, что показатель "выхода" удовлетворяет требованиям данного подразделения.
Основной Перечень "Входов" – 1-й уровень (Форма 2)
Графа 1 – порядковый номер функции.
Графа 2 – показатель "входа", необходимый для выполнения функций, закрепленных за подразделением.
Графа 3 – указывают название структурного подразделения или его номер, ответственного за своевременное и надлежащее обеспечение данного "входа".
Графа 4 – проставляют: дату и визу руководителя структурного подразделения, согласного обеспечивать поступление данного "входа
Графа 5 – заполняют в случае наличия разногласий с поставщиком "входа".
Для заполнения основных Перечней 2-го уровня используются те же формы изменениями содержания в отдельных графах:
Основной Перечень "выходов" – 2-й уровень (Форма № 1)
Графа 1 – порядковый номер функции.
Графа 2 – краткое содержание функции, выполняемой данным структурным подразделением.
Графа 3 – показатель "выхода" ("выходов") по данной функции.
Графа 4 – внутреннее подразделение, вводящее в состав данного структурного подразделения, ответственное за надлежащее и своевременное обеспечение "выхода" ("выходов").
Графа 5 – указывают названия структурных подразделений и их номер, которым необходим данный "выход'.".
Графа 6 – проставляют дату и визу руководителя структурного подразделения о том, что показатель "выхода" удовлетворяет требованиям данного подразделения.
Основной Перечень "входов" - 2-й уровень (Форма 2)
Графа 1 – порядковый номер функции.
Графа 2 – показатель "входа", необходимый для выполнения функций закрепленных за подразделением.
Графа 3 – указывают название структурного подразделения или его номер, ответственного за своевременное и надлежащее обеспечение данного "входа".
Графа 4 – проставляют дату и визу руководителя структурного подразделения, согласного обеспечивать поступление данного "входа"
Графа 5 – заполняют в случае наличия разногласий с поставщиком.
Основные Перечни "входа" 1-го уровня утверждает Генеральный директор АО и подписывают руководители головных функциональных подразделений.
Основные Перечни 2-го уровня утверждают руководители вышестоящих структурных подразделений и подписывает непосредственно руководитель данного структурного подразделения.
(Форма титульного листа)
Макет стандарта Утверждаю Генеральный директор
АО ________________
___________________
СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ
«РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЙ УПРАВЛЕНИЕ»
(ОРГАНИЗАЦИЯ И ВЕДЕНИЕ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА)
Введен в действие от «____» ______________200 года
(город)
Примечание: после насыщения конкретным содержанием и спецификой организации и утверждения макет становится стандартом организации (СТО).
СОДЕРЖАНИЕ СТО
Настоящий стандарт определяет порядок проектирования, согласования, утверждения и применения регламентного управления в процессе осуществления производственно-хозяйственной деятельности структурными подразделениями и должностными лицами АО.
1 Общие положения
1.1 Регламентное управление распространяется на организацию и ведение общецелевых направлений деятельности АО и выполнение в процессе производства различных функций по обеспечению и обслуживанию технологического процесса предприятия.
1.2 Раздел "Регламентное управление" является обязательной принадлежностью функционально-технологических СТО.
1.3 Под регламентным управлением понимается документированное описание порядка и последовательности выполнения процессов должностными лицами при осуществлении возложенных на них - предметов управления по конкретной функции.
В регламенте определяют, кто, когда и в каких случаях решает те или иные задачи и несет ответственность за своевременное и качественное выполнение процедур, закрепленных за тем или иным должностным лицом.
1.4 Регламент – это состав процедур, выполняемых должностными лицами в определённой технологической последовательности при решении тех или иных задач производства. Процесс - совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы.
Процедура – это документ, детализирующий цель, назначение функции (работы) и определяющий, кем и как она (работа) должна быть правильно выполнена. По ГОСТу - это установленный способ осуществления деятельности или процесса.
1.5 Основные цели регламентного управления состоят в обеспечении
а) четкого разделения и специализации работы должностных лиц;
б) координации решения взаимосвязанных задач производства;
в) стандартизации приемов и методов решения текущих проблем производства;
г) определения трудоемкости и оценки качества выполнения работы
д) ответственности и стимулирования работы должностных лиц, а также руководителей процессов в выполнении закрепленных за ними должностных обязанностей.
2 Процедуры
2.1 Любой процесс (предмет управления) по каждой функции, выполняемый тем или иным структурными подразделением, должен быть описан определенным составом процедур. Перечень таких предметов управления должен быть определен по каждой функции.
2.2 При составлении процедур следует руководствоваться следующим порядком:
1 Изучение существующей практики.
2 Анализ существующей практики.
3 Разработка проекта применения процедур.
4 Издание проекта процедур для замечаний и предложений.
5 Изучение замечаний и предложений.
б Доработка и издание процедур.
7 Утверждение.
8 Издание процедур для пользования.
9 Выполнение процедур.
10 Наблюдение и проверка их выполнения.
2.3 В процедуру не включают вид производственной деятельности, по которой невозможно осуществлять контроль ее выполнения.
2.4 Состав процедур и их изложение документировано оформляют в функционально-технологических СТО. Порядок применения процедур рекомендуется излагать в шести частях:
1. Цель – описывае т намерение документа.
2. Назначение – область распространения требований процедуры или персонал, для которого процедур применяется.
3. Ссылки – другие документы, которые имеют отношение к применению процедуры.
4. Определения – поясняют слова или термины.
5. Действия – детализируют работу того или иного должностного лица, который занят этой деятельностью.
Эта часть должна идентифицировать, насколько возможно, кто делает, что, а также когда, где и почему функция выполняется.
6. Документация - документы, на которые ссылались в результате выполнения процедуры. Копии или образцы этик документов должны быть приложены к СТО.
2.05. По каждому общецелевому направлению деятельности составляют указатель процедур, Который должен охватывать все функции, подлежащие процессуализации по данному направлению деятельности
3 Составление и оформление процедур
3.1 Составление и оформление процедуры осуществляют на едином типовом бланке. Таким бланком является организационно-технологическая карта (орггехкарта)-форма.
3.2 Описание процедуры по оргтeхкарте должно быть ясным и понятными. Предложения составляют настолько короткими, насколько. возможно.
3.3 Оргтехкарту составляют по предмету управления для конкретной функции (работы), выполняемой соответствующим структурным подразделением. Он отражает последовательность операций, выполняемых соответствующими должностными лицами.
3.4 Оргтеккарта должна включать в себя весь перечень операций, определяющим объем работ по данному процессу предприятия (предмету управления).
3.5 Выполнение процедуры, изложенной в оргтехкарте, распространяется только на работников данного структурного подразделения.
3.6 Должностные лица, поименно ванные в оргтехкарте, несут полную ответственность за своевременное и качественное выполнение своих процедур.
3.7 При составлении структурно-функциональных СТО и СТО: "Должностные обязанности", в которых определяются функции структурных подразделений, обязанности, права и ответственность должностных лиц, ссылка на соответствующие СТО и приложенные к ним оргтеккарты является обязательной.
3.8 Ответственность за наличие соответствующих СТО и оргтехкарт к ним по определенной функции несет руководитель структурного подразделения.
3.9 Составление оргтекарты возлагается на руководителя процесса или на должностное лицо, который выполняет наиболее сложный и большой объем работ по данному предмету управления.
3.10 Оргтехкарту согласует с руководителем соответствующего головного функционального подразделения и утверждает руководитель структурного подразделения, где эту функцию непосредственно выполняют:
3.11 Основанием для составления оргтехкарты по предмету управления являются:
а) схема организации работ по предмету управления (схема 1);
6) основной Перечень "выходов" (1-й уровень), см. СТО: "Организация производственных связей" (форма
4 Требования по составлению схемы организации работ
4.1 Схему организации работ по функции (схема 1) выполняет головное функциональное подразделение по соответствующему общецелевому направлению деятельности АО.
4.2 Схема представляет собой 2-х координатную сетку, в которой располагают:
а) по горизонтали – состав структурных подразделений и должностные лица, участвующие в выполнении данной процедуры по соответствующему предмету управления;
б) по вертикали – наименований операций, выполняемых персоналом подразделения в последовательном порядке по соответствующим структурам.
4.3 Расшифровку содержания операций в схеме не дают Её осуществляет структурное подразделение, где непосредственно выполняют данную функции которую соответственно отражают на бланке оргтeхкарты.
5 Требования по заполнению оргтехкарты
5.1 Орггехкарту составляют на типовой форме бланка (форма соответствии с требованиями настоящего стандарта (раздел 3 "Составление и оформление процедур").
5.2. Текст оргтехкарты печатают машинописным шрифтом, жирной черной лентой на одной стороне бланка.
5.3 Опечатки, описки и неточности, обнаруженные в процессе выполнения документа, разрешается исправлять аккуратной подчисткой и напечатыванием на том же месте исправного текста. Повреждение листов документа, помарки и следы не полностью удаленного прежнего текста не допускаются.
5.4 Оргтехкарту комплектуют в следующем виде:
а) обложка оргтехкарты;
б) последующие страницы;
в) приложения к оргтеккарте.
5.5 Оргтехкарты по комплексу выполняемой функции разрешается объединять в сборник с общей обложкой. Все листы сборника, включая обложку, содержание, приложения и др., должны иметь сквозную нумерацию. Страницы проставляют внизу в середине листа.
6 Заполнение строкограф бланка оргтехкарты
6.1 Строкографы бланка заполняют следующем образом:
Строкографа 1 Указывают номер процедуры через интервал,, кратный "5".
Строкографа 2 "Содержание процедуры". Дают в краткой форме содержание процедуры. Излагают в повелительной форме "составить", "разработать", "принять" и пр..
Строкографа 3 "Шифр документа". Указывают шифр документа, информация которого необходима при выполнении процедуры.
Строкографа 4 " № строкографы документа". Образец бланка документа прилагают к оргтехкарте.
Строкографа 5 "Сопутствующая документация". Указывают необходимые данные как дополнительный источник информации при выполнении процедуры.
Строкографа 6. "Исполнитель (должность)". Указывают наименование должности, исполняющей эту процедуру.
Строкографы 7, 8, 9, 10, 11, 12. Шифр подразделения (службы, цеха, отдела), в котором выполняют данную процедуру. Отмечают знаком "+" ту строкографу подразделения, где эту операцию выполняют.
Строкографа 13 "Оргтехкарта который заимствуют из соответствующего журнала-указателя.
Строкографа 14 "Наименование работы (функции)". Указывают краткое ее содержание.
Строкографы 15 и 16. "Лист", "Листов". Указывают страницу листа и количество листов в оргтехкарте.
Строкографы 17 и 18. "Подразделение, шифр, и наименование". Строкографа 17. А, Б, В, Г, Д, Е – индексы подразделений, перенесенные в строкографу 24 для установления места выполнения процедуры. Строкографа 18. Указывают наименование подразделения, которое задействовано в выполнении работы по данной функции. Отмечают знаком "+".
Строкографа 19. "Шифр работы". Проставляют шифр работы, согласно классификатору функций, принятому в организации.
Строкографы 20 и 21. Указывают должность лица, которое составило данную оргтeхкарту, с простановкой росписи и даты составления.
Строкографы 22 и 23. Указывают должность лица, которое утвердило документ, с простановкой росписи и даты утверждения.
Строкографа 24. Проставляют знак +,означающий, что это подразделение выполняют данную процедуру.
6.2 Оргтехкарту утверждает руководитель головного функционального подразделения на основании схемы организации выполнения работы, составленной вверенным ему подразделением.
ОРГТЕХКАРТА № 13 | Лист | 15 | Подразделение | Шифр работы | |||||||
Листов | 16 | Шифр 17 | Наименование 18 | Шифр | Наименование | 19 | |||||
Наименование работы: 14 | А | Г | Исполнитель (должность) | Утверждаю (должность) | |||||||
Б | Д | 20 | 22 | ||||||||
В | Е | (роспись, дата) 21 | (роспись, дата) 23 | ||||||||
Обрабатываемая документация | Сопутствующая документации (шифр докум.) | Исполнитель (должности) | Шифр подразделения (цеха, отдела), в котором выполняется операция | ||||||||
№ опер. | Содержание операции | Шифр документа | № строкографы документа | А А | Б Б | В | Г | Д | Е | ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
Форма
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 |
