Сборник методических пособий (стр. 13 )

Схема1–Схема рганизации работы по предмету управления (наименование предмета управления) по функции (наименование функции)

Краткое содержание работы	Наименование структурного подразделения
1	2	3	4	5	6	7

(Форма титульного листа)

Макет стандарта Утверждаю Генеральный директор АО

________________

________________

СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ

«ОРГАНИЗАЦИЯ И ВЕДЕНИЕ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА»

Введен в действие От «____» ___________200 года

(город)

Примечание: после насыщения конкретным содержанием и спецификой организации и утверждения макет становится стандартом организации (СТО).

СОДЕРЖАНИЕ СТО

Настоящий стандарт определяет организацию и порядок ведения работ по внутреннему аудиту.

1 Общие положения

1.1 Под внутренним аудитом понимается осуществление независимых проверок достоверности выполнения требований стандар­тов предприятия структурными подразделениями, принятых к при­менению в АО.

1.2 Внутренний аудит распространяют на все структурные под­ разделения АО. Он может быть обязательным и инициативным. Обязательный аудит осуществляют по решению руководства АО. Инициативный - по плану работы группы организационного проектирования.

1.3 Организацию и методическое руководство по ведению внут­реннего аудита выполняют группа аудита и организационного проектирования

1.4 Основные цели внутреннего аудита состоят в следующем: - поддержание стандартов АО в рабочем состоянии;

- соблюдение требований стандартов АО должностными лица­ ми в процессе выполнения ими должностных обязанностей;

- выявление несоответствия требований стандартов практике производства и принятия мер к их устранению.

2 Функции, права и ответственность

2.1 На группу аудита и организационного проектирования возлага

ют следующие функции по внутреннему аудиту:

№ п/п	Краткое содержание функции	Назначение функции
1	Координация и методическое руководство работой комиссии по внутреннему аудиту	Организация работы комиссии по внутреннему аудиту
2	Организация и ведение делопроизводства по внутреннему аудиту	Документированное подтверждение факта проведения аудита
3	Подготовка, планирование и проведение внутреннего аудита	Организация проведения аудита в структурных подразделениях АО
4	Отчет об аудите	-"-

2.2 Для выполнения возложенных функций группу аудита и оргпроектирования наделяют следующими правами:

а) требовать от руководителей всех уровней управления наличия необходимых стандартов предприятия, которые регламентируют производственно - хозяйственную деятельность вверенных им структурных подразделений;

б) требовать предоставление всей необходимой документированной информации, касающейся организации и ведения производствен­но-хозяйственной деятельности в соответствии с требованиями стан­дартов;

в) контролировать выполнение требований корректирующих дей­ствий по результатам проведения аудита.

2.3 Группа аудита и оргпроектирования несет ответственность за надлежащее выполнение функций, поименованных в п. 2.01 на­стоящего стандарта.

3 Основные производственные связи

По функции "Организация и ведение внутреннего аудита" нали­чие основных производственных связей не требуется.

4 Регламентное управление

4.1 Регламентное управление по функции "Организация и веде­ние внутреннего аудита" выполняют по схеме организации подго­товки, планирования и проведения аудита (см. схему).

Позиция 1. Составляют график аудита и одновременно опреде­ляют должностные лица, которым доверяют проводить аудит. Обычно, эти лица являются сотрудниками независимых Служб АО. Им сообщают дату проведения и структурное подразделение, в кото­ром намечают проводить аудит

Позиция 2. График аудита подписывает Исполнительный ди­ректор предприятия и утверждает Генеральный директор АО.

Позиция 3. Позиция 4. График доводят до сведения должно­стных лиц, которые проводят аудит, а также до руководителей структурных подразделений, где будут осуществлять.

Позиция 5. Позиция 6. Согласуют отдельные процедуры по организации и проведению аудита в структурных подразделениях.

Позиция 7. Разрабатывают техническое задание по составлению теста на проведение аудита.

Позиция 8. В соответствии с техническим заданием разрабатывают тест на проведение аудита в структурных подразделениях (см. форму

Позиция 9. Утверждают тест на проведение аудита.

Позиция 10. Перед проведением аудита руководителю структурного подразделения дают копию теста и, соответственно, согла­суют режим проведения аудита в данном структурном подразделении. Перед выполнением аудита все должностные лица структурного подразделения, причастные к этой работе, участвуют в совещании, где аудитор кратко знакомит их с целями и масштабами аудита.

Руководством для проведения аудита являются тест, куда записывают объективные данные и всю существенную информацию, связанную с идентификацией проверяемых данных.

Позиция 11. По завершении аудита на бланке теста в графе "соответствие деятельности" указывает один из вариантов реше­ния "приемлемо", "не приемлемо" или "смотри примечание". В при­мечании дают более подробные сведения о несоответствии.

Позиция 12. Заполняют формы требований корректирующих действий ( форму № 12). Ее составляет аудитор. В документе указы­вают на характер несоответствия и оставляют пустые графы для их последующего заполнения.

Позиция 13. Утверждают отчет о проведении аудита и, соот­ветственно, ставят на контроль исполнения документ "Требования корректирующих действий" (ТКД).

5 Оценка эффективности выполнения требований аудита.

5.1 Оценку эффективности выполнения ТКД осуществляет группа аудита и организационного проектирования в соответствии с требованиями СТП «Система оценки исполнительской дисциплины структурных подразделений АО».

5.2 Нормы и нормативы, по которым устанавливают критерии и оценочные показатели деятельности структурных подразделений и должностных лиц, в зависимости от сложившийся производственной ситуации, могут уточняться и корректироваться. Эту работу выполняет Исполнительная дирекция предприятия.

Форма 1 – Типовой тест для аудита

№ п/п	Краткое содержание требований	Соответствие деятельности	ППримечание
1	2	3	4
11	Контроль определенной функции Имеется ли руководство по обеспечению качества в наличии и утверждено ли оно? 1.1Являются ли контролируемыми копии? 1.2 Являются ли копни самыми последними изданиями? 1.3 Знакомы ли должностные лица структурного подразделения с их обязанностями по руководству?
2	Определяет ли организационная структура ответственность и полномочия по качеству? 2.1 Применяются ли эти полномочия на практике?
33	Заключен ли догoвор с сертификационным органом, чтобы установить сертификационные требования? 3.1 Утверждена и действует ли процедура?
4 4	В действии ли соответствующая документация процедуры контроля? 4.1 Утверждена ли процедура? 4.2 Процедура: 4.2.1 Обеспечивает ли унифицированное представление информации? 42.2 Подробное определение требований 4.2.3 Подробное распределение требований
5	Утверждена и в действии ли процедура контроля службы? 5.1 Все ли должностные лица службы знают свои обязанности по процедуре? 5.2 Является ли процедура проверяемой? 5.3 Когда был проведен последний аудит?
6	Утверждена и имеется ли в наличии процедура меж структурного контроля? 6.1 Все ли структурные подразделения знают их обязанности по процедуре? 6.2 Проверяется ли процедура? 6.3 Когда был проведен последний аудит?
7	Имеются ли соответствующие условия для внутренней проверки функционирования структурного подразделения? 7.1 Есть ли утвержденная процедура и в действии ли она? 7.2 Определена ли ответственность за организацию проверок? 7.3 Имеются ли возможности для решения до конца замечаний? 7.4 Была ли уже выполнена проверка?
8	Имеются ли данные, подтверждающие контроль взаимодействия в процессе производства в действии? 8.1 Доступна ли процедура? 8.2 Утверждена ли процедура?
9	Имеется ли в наличии процедура контроля изменений? 9.1 Утверждена ли процедура? 9.2 Все ли структуры знают их обязанности? 9.3 Проверяется ли процедура? 9.4 Когда был выполнен последний аудит?
10	Имеется ли возможность для внешних проверок функционирования структурного подразделения? 10.1 Процедуры? 10.2 Определена ли ответственность за организацию проверок? 10.3 Имеются ли возможности для решения замечаний? 10.4 Была ли выполнена проверка? 10.4.1 Решены ли замечания?
11	Имеется ли процедура по корректирующим действиям? 11.1 Утверждена ли процедура? 11.2 Предпринимаются ли корректирующие действия, когда наблюдаются несоответствия? 11.3 Советуются ли с руководителем структурного подразделения обеспечения качества по всем несоответствиям? 11.4. Документированы ли корректирующие действия? 11.5 Проверяет ли руководство состояние системы?

Форма 2 – Требования корректирующие действия

ТКД № ___; Основа аудита:

Требования обеспечения качества для _______________________

10.4.2 Оснащение лабораторной работы

10.4.3 Задание

Ознакомиться с п. 10.1.1 и выполнить работу в соответствии с методикой.

10.4.4 Методика и порядок выполнения лабораторной работы

1 Ознакомление с разделом п. 10.1.1 «Основные сведения».

2 Оформление записей для отчета с творческой переработкой материала, касающегося структуры и содержания изучаемых стандартов.

3 Разработка по указанию преподавателя раздел(а)(ов) стандарта для предприятия конкретного профиля.

4 Порядок выполнения согласно п. 10.1.1.

5 Оформление отчета на стандартных бланках белой писчей бумаги с титульным листом (образец на кафедре) со всеми рисунками и текстом, выполненным от руки.

10.4.5 Контрольные вопросы

1 Задачи обеспечения результативного и эффективного управления деятельностью структурных подразделений.

2 Структура и содержание функционально-технологического стандарта.

3 Порядок проектирования, согласования, утверждения применения ФТ СТО.

4 Структура и содержание СТО «Организация производственных связей».

5 Структура связей в сфере вещественной части производства и в сфере организации труда и управления.

6 Основной перечень «входов» разных уровней процессов.

7 Структура и содержание СТО «Регламентное управление».

8 Структура и содержание оргтехкарты.

9 Структура и состав стандарта «Организация и ведение внутреннего аудита».

10 Типовой тест для аудита.

11 Требования корректирующих действий.

10.4.6 Требования к отчету

1 Отчет выполняется на стандартных листах белой бумаги.

2 Отчет выполняется в соответствии с требованиями стандартов на текстовые документы.

3 Титульный лист выполняется по образцу.

4 Отчет выполняется от руки, никакие копии не допускаются. Материал стандартов, вся информация творчески обрабатывается. Объём задания на лабораторную работу задаётся персонально каждому студенту.

5 После выполнения работы сразу окончательно оформляется отчёт.

6 Лабораторная работа должна быть защищена сразу после выполнения или на следующем занятии (по графику).

7 Студенты должны ознакомиться с графиком сдачи (защиты) лабораторных работ.

10.4.7 Требования безопасности

Работа выполняется в общей аудитории и не требует особых мер безопасности.

10.4.8 Литература

1 Подлипаев внедрения и постоянного улучшения системы менеджмента качества на предприятии. М. «Гелиос ПРВ». 20с.

2 Подлипаев Е. А. и другие. Высокие технологии. Организация внедрения системы менеджмента качества на предприятии. Том 1. М. «Гелиос ДРВ». 20с.

3. , и другие. Высокие технологии. Организация внедрения системы менеджмента качества на предприятии. Том 2. М. «Гелиос АРВ». 20с.

4. Настоящие методические указания.

5 Электронная версия работы.

Лабораторная работа: 10.5 «Исследование макета стандарта «Должностные обязанности». Разработка элементов стандарта»

10.5.1 Основные сведения

Макет стандарта для предприятия является типовым. Он уста­навливает требования и порядок составления, согласования, утвер­ждения и применения СТО: "Должностные обязанности". Стандарт "Должностные обязанности" должен быть составлен на каждую должность, которая предусмотрена штатным расписанием предприятия. Он устанавливает нормативно-правовой статус работника по занимаемой должности, его обязанности, права и ответственность по закрепленной функции.

Основанием для разработки CTО: "Должностные обязанности являются: а) СТО: "Положение о структурном подразделении"; 6) функционально-технологический СТО по конкретному пред­мету управления по функции, закрепленной за структурным подразделением.

Макетом стандарта "Должностные обязанности" устанавлива­ются пять разделов:

1 Общая часть. 2 Функциональные обязанности работника по предмету управ­ления. 3 Взаимосвязь с другими работниками по выполнению совместной работы. 4 Права. 5 Ответственность.

Основным исходным документом для разработки в вве­дении в действие СТО "Должностные обязанности" являет­ся ФТ СТО по соответствующему предмету управления (про­цессу предприятия). Это устанавливается Перечнем процедур (форма 1).