Зміст (стр. 17 )

- на протязі місяця, по мірі надходження в бухгалтерію підприємства товарно-грошових звітів, необхідно заводити проводки по цих документах; для більш швидкого заведення звітів, потрібно користуватися такою можливістю, як формування проводок за допомогою бухгалтерських операцій, які попередньо мають бути визначені у відповідному довіднику, або додавання зустрічних проводок по внутрішньому переміщенню з раніше заведених товарно-грошових звітів; якщо при поставці товарів надходить податкова накладна, то разом з сумою ПДВ також варто заводити її номер, що в подальшому може бути використано при формуванні реєстру отриманих податкових накладних; після заведення всіх проводок по звіту, обов’язково потрібно звірити загальну суму оборотів по проводках, з загальними сумами оборотів по звіту; під час заведення звітів також передбачена можливість заводити товари по документах в розрізі номенклатури, що дозволяє вести кількісно-сумовий облік товарів по матеріально-відповідальній особі, або одержувати відомість руху зворотної тари по кожному такому звіту;

- всі проводки по операціях, які не можливо сформувати під час виписки касових ордерів, заведення виписок банку, авансових чи товарно-грошових звітів, необхідно заводити у журнал інших операцій, створивши для кожної такої операції окрему закладку;

- програма надає достатньо широкі можливості для обліку наданих та отриманих робіт і послуг; по підприємству можна завести перелік договорів, в яких зазначають не тільки предмет договору, але й перелік послуг та їх вартість; за кожний місяць на підставі існуючих договорів можна швидко сформувати рахунки на послуги, при необхідності одразу роздрукувати весь перелік рахунків на принтері, та по вказаних для рахунків бухгалтерських операціях сформувати проводки; на підставі виписаних рахунків на послуги, можна також сформувати акти виконаних робіт та податкові накладні, без повторного заведення даних по цих документах; при виписці рахунків та актів виконаних робіт, для розрахунку вартості послуг, можна враховувати індекс інфляції за попередній місяць; програмою також передбачена можливість формування реєстрів заведених договорів, виписаних рахунків на послуги та актів виконаних робіт за будь-який період; для обліку отриманих робіт та послуг, можна скористатися власним накопичувальним реєстром;

- перед тим, як одержувати будь-які визначені в даній програмі оборотно-сальдові відомості, необхідно завести сальдо на початок місяця в розрізі визначеної аналітики по всіх рахунках; початкове сальдо заводиться лише один раз, на наступний місяць сальдо автоматично переноситься після формування оборотної відомості по рахунках;

- в кінці кожного місяця, на підставі всіх заведених даних, бухгалтер може одержати різноманітні відомості, а саме, групування оборотів по будь-якому обраному рахунку, оборотно-сальдову відомість по рахунку в розрізі визначених для нього аналітичних об’єктів першого рівня, відомість товарообороту по окремих господарських операціях, відомість обліку витрат по відповідних рахунках 9-го класу;

- перед формуванням оборотної відомості по рахунках, необхідно виконати перевірку внутрішніх переміщень між матеріально-відповідальними особами, а в разі наявності підрозділів, що займаються роздрібною торгівлею чи громадським харчуванням, виконати розрахунок собівартості реалізованих товарів та провести контроль собівартості товарів (робіт, послуг) з доходами від їх реалізації;

- після формування оборотної відомості по рахунках за місяць, можна не тільки роздрукувати цю відомість в скороченому варіанті, але і надрукувати докладні аналітичні відомості руху коштів по будь-якому обраному рахунку чи субрахунку, а також роздрукувати Головну книгу;

- якщо після формування оборотної відомості по рахунках виявилися розбіжності між загальними сумами оборотів по дебету та кредиту, то можна скористатися такими сервісними програмами, як стикування оборотів після формування балансу та вибір необхідних проводок зі звітів матеріально-відповідальних осіб та журналу інших операцій;

- на протязі місяця, для обліку розрахунків з партнерами можна використовувати відомість розрахунків з торговими партнерами за період, яка у стислому вигляді дозволяє надавати керівникам інформацію про стан розрахунків на будь-яку дату, друкувати акти для взаємної звірки розрахунків по окремому партнеру за період, формувати відомість дебіторів на кінець місяця та відомість боржників, що дозволяє відслідковувати накопичення боргів в динаміці за останні шість місяців; в разі необхідності, бухгалтер має можливість розрахувати пеню на неоплачені рахунки на роботи та послуги.

8. ПОСЛІДОВНІСТЬ ДІЙ ДЛЯ ВЕДЕННЯ КІЛЬКІСНО-СУМОВОГО ОБЛІКУ

Для того, щоб розпочати ведення кількісно-сумового обліку товарно-матеріальних цінностей за допомогою програмного комплексу «УКС-Ринок», можна дотримуватися наступної послідовності дій:

- по-перше, необхідно завести залишки ТМЦ по визначених категоріях на початок місяця по матеріально-відповідальних особах; після цього користувач повинен зробити актуалізацію оперативних залишків на дату заведення цих залишків, щоб можна було виписувати видаткові накладні;

- в разі наявності у підприємства підрозділів, що займаються роздрібною торгівлею чи громадським харчуванням, при надходженні товарів можна формувати реєстри роздрібних цін, в яких розраховується роздрібна ціна виходячи з необхідного відсотку націнки;

- при надходженні товарно-матеріальних цінностей на склад виписуються прибуткові накладні, кожна операція по видатку ТМЦ повинна супроводжуватися випискою видаткових накладних; для додавання в накладні товарно-матеріальних цінностей варто використовувати спеціальну форму для вибору ТМЦ з переліку, за допомогою якої можна одразу добавити новий товар в довідник товарно-матеріальних цінностей; для кожних накладних необхідно обов’язково вказувати торгову (господарську) операцію, не тільки для формування проводок, але і для друку самих цих документів (необхідні макети друкованих форм повинні бути визначені в довіднику торгових (господарських) операцій); якщо для обраної категорії ТМЦ не вказана ознака для формування товарних звітів, то після виписки прибуткових та видаткових накладних необхідно провести ці документи, щоб дані документи були враховані при формуванні оборотної відомості за місяць; для прискорення виписки прибуткових накладних можна скористатися такою можливістю, як формування таких документів на підставі існуючих реєстрів роздрібних цін; видаткові накладні також можна сформувати на підставі раніше виписаних рахунків на предоплату або замовлень на одержання товарів зі складу; при виписці видаткових накладних для операцій внутрішнього переміщення між матеріально-відповідальними особами, варто вказувати спеціальну ознаку внутрішнього переміщення, щоб не заводити зустрічну прибуткову накладну по іншій особі; разом з випискою видаткової накладної на продаж товарів, можна автоматично сформувати відповідну податкову накладну; при виписці великої кількості однотипних видаткових накладних, наприклад при передачі товарів з розподільчого складу у магазини, можна скористатися такою можливістю, як формування пакетів видаткових накладних, за допомогою якої всю виписку таких документів можна також суттєво прискорити;

- при списанні товарно-матеріальних цінностей або зміні їх облікової вартості, необхідно формувати відповідно акт списання та акт переоцінки ТМЦ; для кожного з цих документів також необхідно обов’язково вказувати торгову (господарську) операцію для формування проводок по них, а якщо для обраної категорії ТМЦ не вказана ознака для формування товарних звітів, то після виписки актів на списання чи на переоцінку, необхідно провести ці документи, щоб вони були враховані при формуванні оборотної відомості за місяць;

- для кожного типу документів, таких як прибуткові чи видаткові накладні, акти списання чи переоцінки ТМЦ, можна сформувати реєстри цих документів за будь-який вибраний період та сформувати відомості перевірки проводок по товару чи тарі з загальними сумами по таких документах;

- далі всі виписані прибуткові та видаткові накладні, акти списання чи переоцінки, необхідно включити в товарний звіт за обраний період по матеріально-відповідальній особі; для самого першого товарного звіту початкове сальдо береться як загальна сума по заведених залишках; після включення в товарний звіт всіх необхідних документів, потрібно обов’язково експортувати проводки з цього звіту, які сформовані для кожних, включених в даний товарний звіт накладних чи актів, щоб ці проводки могли використовуватися для формування інших бухгалтерських відомостей; після експорту проводок необхідно звірити загальні суми оборотів по товарному звіту з сумою оборотів по проводках та переконатися в тому, що проводки по всіх документах сформовані правильно; в разі необхідності, можна сформувати реєстр товарних звітів за будь-який період;

- оперативні залишки товарно-матеріальних цінностей по кожній матеріально-відповідальній особі, які змінюються після виписки кожної накладної, можна проглянути та в разі необхідності актуалізувати на будь-яку дату; в переліку оперативних залишків також відображається дата останнього надходження для кожного товару та найменування постачальника;

- за допомогою картки ТМЦ можна відслідковувати рух обраного товару за необхідний період; відомості по надходженню, продажу (видатку) та списанню товарно-матеріальних цінностей за будь-який період дозволяють згрупувати товари по артикулах, товарних групах, партнерах, торгових (господарських) операціях, матеріально-відповідальних особах;

- на протязі місяця можна виписувати рахунки на передплату для продажу товарів, заводити замовлення на одержання товарів зі складу, які надходять від завідуючих магазинів, та на підставі цих замовлень в свою чергу формувати замовлення на поставку товарів по кожному постачальнику;

- в кінці кожного місяця необхідно по кожній матеріально-відповідальній особі сформувати оборотну відомість, і в разі необхідності надрукувати її в скороченому чи розгорнутому вигляді; під час формування даної відомості переносяться залишки товарно-матеріальних цінностей на перше число наступного місяця;

- для проведення інвентаризації по матеріально-відповідальній особі необхідно також сформувати оборотну відомість, вказав при цьому для кінцевої дати періоду число, що передує даті інвентаризації; після формування оборотної відомості необхідно створити і роздрукувати інвентаризаційний опис, потім фактичні залишки по результатах інвентаризації занести в порівнюючу відомість та поновити фактичні залишки на дату інвентаризації для обраної матеріально-відповідальній особи, або перенести фактичні залишки на іншу особу.

9. ПОСЛІДОВНІСТЬ ДІЙ ДЛЯ ВЕДЕННЯ ПОДАТКОВОГО ОБЛІКУ

Ведення податкового обліку за допомогою програмного комплексу «УКС-Ринок», складається з таких етапів:

- спочатку виписуються податкові накладні, які можуть бути сформовані вручну, або створені на підставі видаткових накладних по продажу товарів, рахунків на послуги чи актів виконаних робіт; в разі необхідності, можна сформувати реєстр виписаних податкових накладних за будь-який період;

- при необхідності, для раніше виписаних податкових накладних можна сформувати розрахунок на коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної для уточнення податкового кредиту чи податкового зобов’язання;

- наступний етап, це формування реєстру отриманих чи виданих податкових накладних; інформація по отриманих податкових накладних в реєстр може заноситися з раніше заведених прибуткових накладних, рахунків чи актів виконаних робіт за послуги, товарно-грошових звітів матеріально-відповідальних осіб або чеків на оплату витрат, що заносяться при заведенні авансових звітів; дані по виданих податкових накладних заносяться в реєстр на підставі власноруч виписаних за допомогою даної програми податкових накладних;

- на підставі заведеного реєстру отриманих та виданих податкових накладних, можна сформувати податкову декларацію з податку на додану вартість, одержати розрахунок коригування сум ПДВ до податкової декларації (Додаток 1), довідки щодо залишку суми від’ємного значення попередніх податкових періодів (Додаток 2), та розшифровки податкових зобов’язань та податкового кредиту у розрізі контрагентів (Додаток 5 до податкової декларації); інформацію по всіх цих документах можна записати в спеціальний XML-файл для передачі даних в електронному вигляді.

10. ПОСЛІДОВНІСТЬ ДІЙ ДЛЯ ОБЛІКУ ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ

Для того, щоб проводити облік основних засобів за допомогою програмного комплексу «УКС-Ринок», можна дотримуватися наступної послідовності дій:

- перевірити і в разі необхідності доповнити новими записами довідник груп основних засобів, не забув вказати для кожної такої групи норму амортизації; сформувати довідники категорій основних засобів та місць їх знаходження;

- по кожній матеріально-відповідальній особі завести в довідник інвентарних об’єктів занести перелік основних засобів, що закріплені за тими особами; при заведенні даних в довідник необхідно обов’язково вказувати первісну вартість об’єктів та нарахований знос під час заведення, рахунок, по якому обліковується даний об’єкт, рахунок для нарахування зносу та групу основних засобів; по закінченню формування довідника інвентарних об’єктів, необхідно сформувати залишки на початок обраного місяця по всіх заведених основних засобах;

- визначити довідник операцій для обліку основних засобів, таких як надходження, ремонт (модернізація), продаж, ліквідація, переміщення і таке інше, та створити операцію для відображення нарахованого за місяць зносу; для кожної такої операції мають бути визначені макети для друку документів та перелік бухгалтерських проводок;

- на протязі місяця, при надходженні, вибутті чи ремонті (модернізації) інвентарних об’єктів, необхідно заводити первинні документи по руху основних засобів, для яких потрібно обов’язково вказувати відповідну операцію, не тільки для формування проводок, але і для друку самих цих документів; в разі необхідності, можна сформувати реєстр первинних документів по руху основних засобів за будь-який період;

- відомість руху основних засобів в розрізі категорій та місць знаходження дозволяє за будь-який період одержати згруповані дані по руху не тільки по окремих інвентарних об’єктах, але і в розрізі категорій основних засобів, місць їх знаходження та операціях руху;

- в кінці кожного місяця або кварталу по всьому переліку заведених інвентарних об’єктів можна автоматично нарахувати амортизацію за місяць по бухгалтерському обліку основних засобів, при цьому одразу сформувати проводки в розрізі відповідних рахунків для відображення нарахованого зносу;

- в кінці кожного місяця, після розрахунку амортизації та заведення всіх первинних документів по руху основних засобів, необхідно по кожній матеріально-відповідальній особі сформувати оборотну відомість; під час формування даної відомості, залишки по первинній вартості основних засобів та нарахованому зносу переносяться на наступний місяць;

- для проведення інвентаризації основних засобів по матеріально-відповідальних особах, необхідно попередньо сформувати оборотну відомість, а після її формування потрібно створити і роздрукувати інвентаризаційний опис; занести фактичну наявність інвентарних об’єктів в той же самий опис, сформувати первинні документи в разі виявлення нестачі чи надлишків, або перенести фактичні залишки на іншу особу;

- на підставі існуючих залишків основних засобів на початок та кінець кварталу, заведених первинних документів по руху інвентарних об’єктів та нарахованої амортизації, можна сформувати та надрукувати відомість про наявності та руху громадського майна, яка є п’ятим розділом Звіту про розмежування та закріплення власності у споживчий кооперації України (Форми 1-р).

11. ПОСЛІДОВНІСТЬ ДІЙ ДЛЯ ОБРОБКИ ДОКУМЕНТІВ ПО ЗВІТНОСТІ

Для обробки документів по бухгалтерській та відомчій звітності, за допомогою програмного комплексу «УКС-Ринок», можна дотримуватися наступної послідовності дій:

- для всіх, визначених користувачем категорій документів, створити відповідні макети звітних документів, використовуючи для цього спеціальний модуль програми; при створенні макетів необхідно вказати код документу, його повну і скорочену назву, окремо описати кожну сторінку бланку; якщо дані по документу можна розрахувати на підставі інформації по оборотно-сальдових відомостях за місяць чи переліку бухгалтерських проводок, то для кожної графи даного документу визначити формули для розрахунку значень по кожному рядку;

- сформувати переліки відношень для внутрішнього документального контролю заведеної чи розрахованої інформації по документах, орієнтуючись при цьому на підсумки по рядках, графах і таке інше;

- аналогічним образом сформувати переліки відношення для контролю інформації між документами, для того щоб дані з одного документу коректно ув'язувалась з даними іншого документа (вони можуть належать як до одної, так і до різних категорій);

- після цього можна приступати до заведення даних по звітних документах; якщо для документа визначені формули для розрахунку даних по формулах, то ці дані можна безпосередньо розрахувати; якщо для поточного документу визначені відношення для внутрішнього документального контролю, то можна перевірити заведені чи розраховані дані на відповідність до цих контрольних відношень; за допомогою програми для формування звітних документів можна ці документи і роздрукувати;

- провести внутрішній документальний контроль інформації по обраному звітному документу можна також і окремо, при цьому на екрані користувач зможе одержати звіт, в якому будуть перелічені всі контрольні відношення, що не відповідають умовам істинності, та значення для всіх аргументів, які ці відношення складають;

- якщо для документів передбачений перелік контрольних відношень між суміжними документами, то аналогічних чином можна перевірити заведені чи розраховані дані між цими документами;

- для збереження макетів звітних документів, заведеної інформації по них, відношень для внутрішнього та міждокументного контролю даних, в разі їх перенесення на інший комп’ютер, або поновлення макетів документів та контрольних відношень, можна скористатися відповідними службовими програмами.

12. РЕЗЕРВНЕ КОПІЮВАННЯ ДАНИХ

При роботі з програмним комплексом «УКС-Ринок», необхідно здійснювати резервне копіювання бази даних на зовнішні носії, такі як флеш-диски, магнітооптичні чи CD-RW диски, або на жорсткі диски інших комп'ютерів в мережі. Ехе-файл самої програми, файли допомоги та інші додаткові файли, потрібно зберегти на зовнішньому носію всього один раз - після установки цього комплексу програм, або після одержання нової версії даного програмного забезпечення. Базу даних бажано зберігати наприкінці кожного робочого дня, і при цьому використовувати два комплекти зовнішніх носіїв, застосовуючи їх через день. Весь процес збереження бази даних на зовнішній носій відбувається на сервері (головному комп’ютері), та полягає в копіюванні файлу бази даних (зазвичай він має ім’я “UKS-Rynok.mdb”) на ці пристрої за допомогою відповідного пункту меню.

Якщо по якимсь причинами відбулося руйнування бази даних і за допомогою додаткових сервісних програм відновити її не вдалося - необхідно буде просто перезаписати даний файл із останньої збереженої копії.