Зміст (стр. 3 )

Кнопка «Реквізити ТМЦ» відкриває на екрані спеціальне вікно для корегування реквізитів товарно-матеріальних цінностей, за допомогою якого можна змінити будь-який реквізит товару, що визначений у довіднику ТМЦ. Після заведення всього переліку товарів для видаткової накладної, потрібно натиснути на кнопку «Назад», щоб повернутися на попередню сторінку форми.

При натисканні на кнопку «Проглянути» на екрані з’являється таблиця з переліком заведених за вказаний місяць видаткових накладних по всіх категоріях ТМЦ та матеріально-відповідальних особах. Для швидкого пошуку потрібної накладної в таблиці, можна скористатися панеллю фільтра, яка містить список з найменуванням реквізитів накладної та поле для заведення текстового фрагменту, що дозволяє відображати лише записи з вказаним фрагментом в обраному реквізиті. Кнопка «З існуючої» створює нову копію поточної видаткової накладної. Кнопка «З замовлення» дозволяє автоматично сформувати видаткову накладну на підставі раніше заведеного замовлення на одержання товарів зі складу, яке користувач може обрати з переліку замовлень, що відкривається на екрані. Аналогічним чином, при натисканні на кнопку «З рахунку», на екрані відкриється перелік раніше заведених рахунків на передплату. Після вибору необхідного рахунку, для новоствореної видаткової накладної потрібно буде лише обрати відповідну торгову операцію. Кнопка «Знищити» дозволяє знищити поточну видаткову накладну.

Після заведення всього переліку товарів по видаткової накладної, користувач повинен сформувати по ній проводки, для чого потрібно натиснути на кнопку «Сформувати проводки», та одразу може переглянути їх за допомогою кнопки «Перегляд проводок». В залежності від вказаної торгової операції, на новій сторінці в таблиці з’являється перелік проводок, яка має наступні графи: порядковий номер, рахунок, код аналітики та стаття для дебету, рахунок, код аналітики та стаття для кредиту, сума та ознака довідкової проводки. Всі реквізити у проводках можна відредагувати або вручну, або за допомогою відповідних форм для вибору реквізитів (рахунків, статей чи партнерів), які відкриваються на екрані при натисканні на кнопки з трьома крапками, що з’являються у графах таблиці у режимі редагування (ці форми також можна визвати просто двічі клацнувши «мишкою» по відповідній графі). Для того, щоб після перегляду проводок повернутися до заведення нової видаткової накладної, необхідно натиснути на кнопку «Назад».

Якщо видаткова накладна включена до товарного звіту, то поля для заведення реквізитів цього документу будуть неактивними (на екрані відображаються світло-сірим кольором), що виключає внесення змін до даної накладної. Кнопка «Відмінити проведення» дозволяє тимчасово виключити поточну видаткову накладну з відповідного звіту (при цьому поля на формі знову стануть активними), користувач може зробити необхідні корегування, а потім за допомогою кнопки «Провести документ» повторно включити цю накладну в товарний звіт. Якщо для обраної категорії ТМЦ у відповідному довіднику не вказана ознака «Формувати товарні звіти», по користувач обов’язково повинен провести поточну накладну, щоб товари з цього документу враховувалися при формуванні оборотної відомості, а проводки могли використовуватися для формування інших відомостей.

На підставі заведеної видаткової накладної можна одразу створити податкову накладну, для чого потрібно скористатися кнопкою «Податкова». При цьому на екрані з’являється нова форма з новоствореною податковою накладною, в яку автоматично переносяться всі реквізити з поточного документу та перелік заведених товарів.

Якщо заведена видаткова накладна містить перелік алкогольної продукції, то на підставі цього документу можна надрукувати товарно-транспортну накладну на переміщення алкогольних напоїв. Для цього необхідно натиснути кнопку «ТТН на алкоголь», та у новій сторінці на формі можна вказати всі необхідні реквізити для такої накладної, а саме: марку і державний номер автомобіля, номер подорожного листа, П. І.Б. водія, номер причепа, найменування вантажоперевізника, вантажовідправника та місце його знаходження, пункт навантаження, вид перевезення, вантажоодержувача, пункт розвантаження, перелік супровідних документів. Всі ці реквізити можна буде вибрати з раніше заведених аналогічних видаткових накладних. Друк ТТН на алкогольну продукцію відбувається на бланки сурової звітності у два етапи, спочатку першої сторінки (кількість рядків з товарами для якої можна вказати за допомогою відповідного лічильника), а потім – друга сторона. Щоб більш точно налаштувати розміщення реквізитів на бланку, можна скористатися кнопкою редагування макетів ТТН на переміщення алкогольних напоїв.

При формуванні видаткових накладних по операціях переміщення товарно-матеріальних цінностей між будь-якими матеріально-відповідальними особами, можна встановити для цієї накладної «Ознаку внутрішнього переміщення», щоб повторно не набирати відповідну прибуткову накладну для одержувача.

Для видаткових накладних передбачена низка друкованих форм, які користувач може самостійно змінювати за допомогою редактору макетів друкованих документів, що з’являється на екрані при натисканні кнопки «Редагування макетів документів» на панелі інструментів головного вікна, або при виборі аналогічного пункту в меню „Файл”. Які з цих друкованих форм будуть надруковані та кількість їхніх копій, залежить від переліку макетів, що вказаний для обраної торгової операції у відповідному довіднику.

Для того, щоб роздрукувати поточну видаткову накладну на принтері чи продивитися її друковану форму у вікні попереднього перегляду, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна чи натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна. При встановленні ознаки «При друці накладної сортувати за номенклатурними номерами», перелік товарів буде надрукований в порядку зростання не порядкових, а номенклатурних номерів.

5.8.3.2. Реєстр видаткових накладних

Цей модуль програми призначений для перегляду та друку реєстрів заведених видаткових накладних за будь-який вказаний період.

Для формування реєстру необхідно лише вказати початок та кінець періоду, значення для яких користувач може обрати за допомогою календаря при натисканні на відповідні кнопки, що розташовані праворуч від цих дат, вибрати з відповідних списків потрібний об’єкт автоматизації, категорію товарно-матеріальних цінностей та вказати код матеріально-відповідальної особи, по якій заводилися накладні. Код МВО можна вибрати з довідника матеріально-відповідальних осіб за допомогою відповідної форми для вибору реквізитів, яка відкриваються на екрані при натисканні на кнопку, що розташована праворуч від поля для заведення цього реквізиту.

Після цього одразу оновиться таблиця з переліком видаткових накладних, що містить такі реквізити: номер і дату накладної, найменування покупця, суму по облікових цінах, суму по цінах постачальника, суму по цінах з націнкою, суму за роздрібними цінами, суму націнки, суму ПДВ, суму транспортних витрат, ПДВ на транспортні витрати, суму знижки, суму збору на хмелярство, загальну суму до оплати по видатковій накладній, номер товарного звіту, ознаку сформованих проводок по документу («так» чи «ні»). Перелік сум, що будуть відображатися у таблиці, користувач може самостійно налаштувати, для чого потрібно клацнути правою кнопкою «миші» по таблиці, та у відкритому контекстному меню позначити рядки для відповідних сум. Вище таблиці на формі висвітлюються відповідні підсумкові суми для видимих граф по всіх видаткових накладних за обраний період.

Для реєстру накладних передбачена друкована форма, яку може користувач самостійно змінювати за допомогою редактору макетів друкованих документів, що з’являється на екрані при натисканні кнопки «Редагування макетів документів» на панелі інструментів головного вікна, або при виборі аналогічного пункту в меню „Файл”. Вибрати необхідний макет реєстру видаткових накладних можна з відповідного списку на верхній панелі форми.

Для того, щоб роздрукувати сформований реєстр накладних на принтері чи продивитися його друковану форму у вікні попереднього перегляду, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна чи натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна.

5.8.3.3. Відомість перевірки проводок з видаткових накладних

Даний програмний модуль призначений для перевірки сформованих по видаткових накладних проводок з відповідними загальними сумами по цим документам за будь-який вказаний період.

Для формування відомості необхідно лише вказати початок та кінець періоду, значення для яких користувач може обрати за допомогою календаря при натисканні на відповідні кнопки, що розташовані праворуч від цих дат, вибрати з відповідних списків потрібний об’єкт автоматизації, категорію товарно-матеріальних цінностей та вказати код матеріально-відповідальної особи, по якій заводилися накладні. Код МВО можна вибрати з довідника матеріально-відповідальних осіб за допомогою відповідної форми для вибору реквізитів, яка відкриваються на екрані при натисканні на кнопку, що розташована праворуч від поля для заведення цього реквізиту.

Після цього одразу оновиться таблиця з переліком видаткових накладних, що містить такі графи: номер і дату накладної, найменування покупця, суму товару і суму тари по документу, суму товару і суму тари по проводках, ознаку перевірки по документу («Ок» якщо суми між собою співпадають та «! ! !» якщо відрізняються). Вище таблиці на формі висвітлюються відповідні підсумкові суми для документів та проводок по всіх видаткових накладних за обраний період. При формуванні відомості перевірки по товару враховуються лише ті проводки, для яких в кредиті присутній такий самий рахунок, що вказаний у довіднику для обраної категорії ТМЦ, а для тари – проводки з рахунком 284 у кредиті.

Для того, щоб роздрукувати сформовану відомість перевірки на принтері чи продивитися її друковану форму у вікні попереднього перегляду, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна чи натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна, але в цій відомості будуть відображатися лише видаткові накладні, які мають відхилення між сумами по документах та сумами по проводках.

5.8.3.4. Відомість реалізації в розрізі покупців

Цей модуль програми призначений для формування та друку відомості реалізації в розрізі покупців за будь-який вказаний період.

Для формування відомості необхідно лише вказати початок та кінець періоду, значення для яких користувач може обрати за допомогою календаря при натисканні на відповідні кнопки, що розташовані праворуч від цих дат, вибрати з відповідних списків потрібний об’єкт автоматизації, категорію товарно-матеріальних цінностей та вказати код матеріально-відповідальної особи. Код МВО можна вибрати з довідника матеріально-відповідальних осіб за допомогою відповідної форми для вибору реквізитів, яка відкриваються на екрані при натисканні на кнопку, що розташована праворуч від поля для заведення цього реквізиту.

Після цього одразу оновиться таблиця, в який перелік видаткових накладних буде згрупований по окремих покупцях, та містить такі реквізити: код та найменування покупця, номер і дату накладної, суму по облікових цінах, суму по цінах постачальника, суму по цінах з націнкою, суму за роздрібними цінами, суму націнки, суму транспортних витрат, ПДВ на транспортні витрати, суму знижки, суму збору на хмелярство, суму ПДВ, загальну суму до оплати по видаткових накладних. Перелік сум, що будуть відображатися у таблиці, користувач може самостійно налаштувати, для чого потрібно клацнути правою кнопкою «миші» по таблиці, та у відкритому контекстному меню позначити рядки для відповідних сум. Після переліку накладних для окремого покупця, у таблиці відображаються відповідні підсумкові суми для видимих граф по даному покупцю, так само як вище таблиці на формі висвітлюються аналогічні загальні підсумки для всіх видаткових накладних за обраний період.

Для відомості реалізації в розрізі покупців передбачена друкована форма, яку може користувач самостійно змінювати за допомогою редактору макетів друкованих документів, що з’являється на екрані при натисканні кнопки «Редагування макетів документів» на панелі інструментів головного вікна, або при виборі аналогічного пункту в меню „Файл”. Вибрати необхідний макет відомості реалізації можна з відповідного списку на верхній панелі форми.

Для того, щоб роздрукувати сформований відомість на принтері чи продивитися його друковану форму у вікні попереднього перегляду, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна чи натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна.

5.8.3.5. Формування пакетів видаткових накладних

Даний програмний модуль призначений для формування пакетів однотипних видаткових накладних одразу по декількох матеріально-відповідальних особах при інтенсивній виписці таких документів.

Спочатку необхідно буде вказати у полі на формі рік, що повинен задаватися чотирма цифрами, вибрати з відповідних списків місяць, об’єкт автоматизації, категорію товарно-матеріальних цінностей та вказати код матеріально-відповідальної особи, для якої виписується нова накладна. Код МВО можна вибрати з довідника матеріально-відповідальних осіб за допомогою стандартної форми для вибору реквізитів, яка відкриваються на екрані при натисканні на кнопку, що розташована праворуч від поля для заведення цього реквізиту.

Для формування нового пакету видаткових накладних натискаємо на кнопку «Новий пакет». Програма очищає поля на формі та встановлює курсор на поле для заведення номеру пакету, а в поле для дати формування додає поточну дату. Нумерація пакетів накладних відбувається автоматично, шляхом збільшення на одиницю номеру для останнього заведеного пакету (кожний рік нумерація видаткових накладних починається заново). Номер повинен бути унікальним цілим числом у діапазоні від 1 до 99999. Далі необхідно вибрати зі списку торгову (господарську) операцію для всіх накладних в пакеті, що визначені для обраної категорії ТМЦ. Подальше формування пакету складається з кількох етапів.

По-перше, необхідно визначити перелік матеріально-відповідальних особах, по яких будуть сформовані видаткові накладні, для чого потрібно натиснути кнопку «Додати МВО». При цьому на формі відкриється нова сторінка, на якій розташований перелік з доступними МВО, що містить список усіх визначених для даного об’єкту автоматизації матеріально-відповідальних осіб, та перелік з вибраними МВО, в який користувач за допомогою відповідних кнопок повинен перенести лише потрібних осіб. Після формування переліку вибраних МВО, потрібно повернутися на попередню сторінку форми, скориставшись для цього кнопкою «Назад», а в заголовку таблиці одразу з’являться найменування вибраних матеріально-відповідальних осіб.

На другому етапі необхідно сформувати перелік товарів, який буде розподілятися між усіма обраними одержувачами, для чого можна використати стандартне вікно для вибору товарно-матеріальних цінностей з переліку, яке відкривається на екрані при натисканні на кнопку з трьома крапками у режимі редагування в графі з номенклатурним номером, або двічі клацнути по цій графі «мишкою». Вікно вибору містить власну таблицю з переліком всіх товарно-матеріальних цінностей для обраної товарної групи (необхідну товарну групу можна вибрати зі списку у верхній частині вікна), по яких існують залишки. В цій таблиці користувач повинен по черзі відшукати всі товари, що будуть відпускатися зі складу, та для кожного з них вказати загальну кількість для всіх одержувачів. Як тільки для потрібних товарів з обраної товарної групи вказані кількість для видатку, користувач повинен натиснути на кнопку «Занести до документу», щоб усі ці товари попали в поточний пакет видаткових накладних. Для швидкого пошуку потрібних товарів в переліку ТМЦ, можна скористатися фільтром, для чого спочатку необхідно вибрати зі списку реквізит, до якого буде застосовуватися фільтр, а потім вже вказати сам текстовий фрагмент для фільтру (при цьому в таблиці будуть відображатися лише записи, що містять вказаний фрагмент в обраному реквізиті). Після закриття вікна для вибору товарно-матеріальних цінностей з переліку, в таблиці відображається перелік вибраних товарів з вказаними нерозподіленими залишками по пакету накладних. Для знищення непотрібних рядків в цій таблиці, можна скористатися навігатором на нижній панелі вікна.

На третьому етапі, користувач повинен для кожної матеріально-відповідальної особи в таблиці вказати замовлену кількість товарів в переліку, при цьому після кожного заведеного значення залишок від загальної кількості товару буде також зменшуватися.

Далі потрібно сформувати видаткові накладні по даному пакету, для чого необхідно натиснути на кнопку «Сформувати видаткові накладні», що знаходиться на нижній панелі вікна. Хід виконання цього процесу буде відображається на індикаторі у середній частині форми.

При натисканні на кнопку «Проглянути» на екрані з’являється таблиця з переліком сформованих за вказаний місяць пакетів видаткових накладних по всіх категоріях ТМЦ та матеріально-відповідальних особах. Для швидкого пошуку потрібного пакету в таблиці, можна скористатися панеллю фільтра, яка містить список з найменуваннями його реквізитів та поле для заведення текстового фрагменту, що дозволяє відображати лише записи з вказаним фрагментом в обраному реквізиті. Кнопка «Сформувати пакет з замовлень» дозволяє автоматично сформувати пакет видаткових накладних на підставі раніше заведених замовлень на одержання товарів зі складу, які користувач може вибрати в таблиці з переліком цих замовлень, що відкривається на екрані (проставити за допомогою «миші» позначки для необхідних замовлень в крайній лівій графі таблиці, або скористатися відповідною кнопкою для виділення одразу всіх замовлень). Кнопка «Знищити» дозволяє знищити поточну видаткову накладну. В правому верхньому куті форми розташований навігатор, який дозволяє в межах обраного місяця та матеріально-відповідальної особи переміщатися з одного пакету накладних до іншого.

Для того, продивитися друковані форми сформованих видаткових накладних для поточного пакету у вікні попереднього перегляду та роздрукувати їх на принтері, необхідно скористатися кнопкою „Друк накладних” на нижній панелі вікна.

5.8.4. Акти на списання товарно-матеріальних цінностей

В цьому переліку згруповані пункти меню для виписки актів на списання товарно-матеріальних цінностей, формування реєстрів цих документів та формування відомості для перевірки проводок по актах на списання.

5.8.4.1. Виписка актів на списання товарно-матеріальних цінностей

Даний програмний модуль призначений для виписки актів на списання товарно-матеріальних цінностей.

Спочатку необхідно буде вказати у полі на формі рік, що повинен задаватися чотирма цифрами, вибрати з відповідних списків місяць, об’єкт автоматизації, категорію товарно-матеріальних цінностей та вказати код матеріально-відповідальної особи, для якої виписується новий акт. Код МВО можна вибрати з довідника матеріально-відповідальних осіб за допомогою стандартної форми для вибору реквізитів, яка відкриваються на екрані при натисканні на кнопку, що розташована праворуч від поля для заведення цього реквізиту.

Для формування нового акту на списання натискаємо на кнопку «Новий акт». Програма очищає поля на формі та встановлює курсор на поле для заведення номеру акту, а в поле для дати акту додає поточну дату. Нумерація актів відбувається автоматично, шляхом збільшення на одиницю номеру для останньої заведеного акту (кожний рік нумерація актів на списання починається заново). Номер повинен бути унікальним цілим числом у діапазоні від 1 до 999999. Далі необхідно вибрати зі списку торгову (господарську) операцію, які визначені для обраної категорії ТМЦ, та в разі потреби занести в коментар деяку додаткову інформацію. Дату акту користувач може заводити вручну, або вибрати потрібне значення за допомогою календаря, який з’являється на екрані при натисканні на відповідні кнопки, що розташовані праворуч від цієї дати. Суми товару і тари по облікових цінах для акту автоматично перераховуються при додаванні рядків в перелік товарів.

Перелік товарів для акту на списання ТМЦ заводиться в таблицю, яка містить такі графи: номенклатурний номер товару, найменування, одиницю виміру, ціна облікова, оперативний залишок товару, кількість, сума за обліковими цінами, ціна постачальника, сума за цінами постачальника причина списання товару. Графи для ціни та суми постачальника в таблиці будуть відображатися тільки в разі встановлення позначки «Редагувати ціну постачальника».

Потрібний номенклатурний номер можна вибрати за допомогою вікна для вибору товарно-матеріальних цінностей з переліку, яке відкривається на екрані при натисканні на кнопку з трьома крапками у режимі редагування, або двічі клацнути по цій графі «мишкою». Вікно вибору містить власну таблицю з переліком всіх товарно-матеріальних цінностей для обраної товарної групи (необхідну товарну групу можна вибрати зі списку у верхній частині вікна), по яких існують залишки. В цій таблиці користувач повинен по черзі відшукати всі товари, що мають бути списані, та для кожного з них вказати потрібну кількість. Як тільки для потрібних товарів з обраної товарної групи вказані необхідна кількість, користувач повинен натиснути на кнопку «Занести до документу», щоб усі ці товари попали в поточний документ. Для швидкого пошуку потрібних товарів в переліку ТМЦ, можна скористатися фільтром, для чого спочатку необхідно вибрати зі списку реквізит, до якого буде застосовуватися фільтр, а потім вже вказати сам текстовий фрагмент для фільтру (при цьому в таблиці будуть відображатися лише записи, що містять вказаний фрагмент в обраному реквізиті). У вікні для вибору товарно-матеріальних цінностей присутні також кнопка «Реквізити артикулу», яка дозволяє відкоригувати значення для усіх, визначених у довіднику ТМЦ, реквізитів поточного товару у переліку, та кнопка «Знищити артикул», яка не тільки вилучає поточний товар з переліку товарно-матеріальних цінностей у даній таблиці, але і знищує цей товар в довіднику ТМЦ.

При закритті вікна для вибору товарно-матеріальних цінностей з переліку, або при переході курсору на наступний рядок таблиці, програма автоматично перераховує загальні суми товарів і тари за обліковими цінами. Для знищення непотрібних рядків в даній таблиці, можна скористатися навігатором на нижній панелі вікна.

Кнопка «Знищити» дозволяє знищити поточний акт на списання. При натисканні на кнопку «Проглянути» на екрані з’являється таблиця з переліком заведених за вказаний місяць актів на списання по всіх категоріях ТМЦ та матеріально-відповідальних особах. Для швидкого пошуку потрібного акту в таблиці, можна скористатися панеллю фільтра, яка містить список з найменуванням реквізитів акту та поле для заведення текстового фрагменту, що дозволяє відображати лише записи з вказаним фрагментом в обраному реквізиті. Кнопка «Реквізити ТМЦ» відкриває на екрані спеціальне вікно для корегування реквізитів товарно-матеріальних цінностей, за допомогою якого можна змінити будь-який реквізит товару, що визначений у довіднику ТМЦ. Поруч з цими кнопками на формі розташований навігатор, який дозволяє в межах обраного місяця та матеріально-відповідальної особи переміщатися з одного акту до іншого.

Після заведення всього переліку товарів по акту списання, користувач повинен сформувати по ньому проводки, для чого потрібно натиснути на кнопку «Сформувати проводки», та одразу може переглянути їх за допомогою кнопки «Перегляд проводок». В залежності від вказаної торгової операції, на новій сторінці в таблиці з’являється перелік проводок, яка має наступні графи: порядковий номер, рахунок, код аналітики та стаття для дебету, рахунок, код аналітики та стаття для кредиту, сума та ознака довідкової проводки. Всі реквізити у проводках можна відредагувати або вручну, або за допомогою відповідних форм для вибору реквізитів (рахунків, статей чи партнерів), які відкриваються на екрані при натисканні на кнопки з трьома крапками, що з’являються у графах таблиці у режимі редагування (ці форми також можна визвати просто двічі клацнувши «мишкою» по відповідній графі). Для того, щоб після перегляду проводок повернутися до заведення нового акту на списання, необхідно натиснути на кнопку «Назад».

Якщо акт на списання ТМЦ включений до товарного звіту, то поля для заведення реквізитів цього документу будуть неактивними (на екрані відображаються світло-сірим кольором), що виключає внесення змін до даного акту. Кнопка «Відмінити проведення» дозволяє тимчасово виключити поточний акт з відповідного звіту (при цьому поля на формі знову стануть активними), користувач може зробити необхідні корегування, а потім за допомогою кнопки «Провести документ» повторно включити цей акт в товарний звіт. Якщо для обраної категорії ТМЦ у відповідному довіднику не вказана ознака «Формувати товарні звіти», по користувач обов’язково повинен провести акт на списання, щоб товари з цього документу враховувалися при формуванні оборотної відомості, а проводки могли використовуватися для формування інших відомостей.

Для актів на списання ТМЦ передбачена друкована форма, яку користувач може самостійно змінювати за допомогою редактору макетів друкованих документів, що з’являється на екрані при натисканні кнопки «Редагування макетів документів» на панелі інструментів головного вікна, або при виборі аналогічного пункту в меню „Файл”.