Теоретичний матеріал для самостійного вивчення предмету «Інформатика та компютерна техніка» для спеціальності 5. «Організація виробництва» (стр. 21 )

Тема10. Система управління базами даних Access.

План вивчення теми

1. Завантаження баз даних та окремих файлsв, які були створені в Excel.

2. Формування ключових полів та індексів. Установлення відношень

3. Створення форм та звітів в автоматичному режимі.

4. Створення форм та звітів з підрахунками.

Лекція до теми

Створення найпростішої бази даних

Відразу пояснимо, що якщо в базі немає ніяких даних (порожня база), це однаково повноцінна база даних. Хоча даних у базі не має, але інформація в ній все-таки є – це структура бази. Вона визначає методи занесення даних і зберігання їх у базі.

Найпростіший «некомп’ютерний» варіант бази даних – діловий щоденник, у якому кожному календарному дню виділено по сторінці. Навіть, якщо в ньому не записано ні рядка, він не перестає бути щоденником, оскільки має структуру, що чітко відрізняє його від записних книжок, робочих зошитів й іншої продукції.

Бази даних можуть містити різні об’єкти, але як ви вже знаєте, що основними об’єктами будь-якої бази даних є її таблиці. Найпростіші база даних має хоча б одну таблицю. Відповідно, структура найпростішої бази даних тотожно дорівнює структури її таблиці.

Ми знаємо, що структуру двомірної таблиці утворюють стовпці й рядки. Їхніми аналогами в структурі найпростішої бази даних є поля і записи. Якщо записів у таблиці поки що не має її структура утворена тільки набором полів. Змінивши склад полів базової таблиці (або їхньої властивості), ми змінюємо структуру бази даних й відповідно, одержуємо нову базу даних.

Властивості полів бази даних

Поля бази даних не просто визначають структуру бази – вони ще визначають групові властивості даних, записуваних в осередки, що належать кожному з полів. Нижче перераховані основні властивості полів таблиць баз даних:

 Ім’я поля – визначає, як варто звертатися до даних цього поля при автоматичних операціях з базою ( за замовчуванням імена полів використовуються як заголовки стовпців таблиць).

 Тип поля – визначає тип даних, які можуть утримувати в даному полі.

 Розмір поля – визначає граничну довжину (у символах), які можуть розміщуватись в даному полі.

 Формат поля – визначає спосіб форматування даних в осередках, що належать полю.

 Маска вводу – визначає форму, у якій вводяться дані в поле (засіб автоматизації введення даних).

 Підпис – визначає заголовок стовпця таблиці для даного поля (якщо підпис не зазначений, то як заголовок стовпця використовується властивість Ім’я поля).

 Значення за замовчуванням – те значення, що вводиться в комірки поля автоматично (засіб автоматизації введення даних).

 Умова на значення – обмеження, використовуване для перевірки правильності введення даних (засіб автоматизації введення, що використовується, як правило, для даних, що мають числовий тип, грошовий тип або тип дати).

 Повідомлення про помилку – текстове повідомлення, що видається автоматично при спробі введення в поле помилкових даних (перевірка помилковості виконується автоматично, якщо задано властивість Умова на значення)

 Обов’язкове поле – властивість, що визначає обов’язковість заповнення даного поля при наповненій базі.

 Порожні рядки – властивість, що дозволяє введення порожніх рядкових даних (від властивості Обов’язкове поле відрізняється тим, що ставиться не до всіх типів даних, а лише до деяких, наприклад до текстового).

 Індексоване поле – якщо поле має цю властивість, всі операції, пов’язані з пошуком або сортуванням записів за зазначенням, що зберігається в даному полі, істотно прискорюються. Крім того для індексованих полів можна зробити так, що значення в записах будуть перевірятися по цьому полю на наявність повторів, що дозволяє автоматично виключати дублювання даних.

Тут потрібно звернути увагу на те, що оскільки в різних полях можуть утримуватися дані різного типу, та й властивість в полів можуть розрізнятися залежно від типу даних. Так, наприклад, список вищесказаних властивостей полів ставиться в основному до полів текстового типу. Поля інших типів можуть мати або не мати ці властивості, але можуть додавати до них і свої. Наприклад, для даних, що представляють дійсні числа, важливою властивістю є кількість знаків після десяткової коми. З іншого боку, для полів, які використовуються для зберігання малюнків, звукозаписів, відео кліпів й інших об’єктів OLE, більшість вищевказаних властивостей не мають змісту.

Типи даних

З основними типами даних ми вже знайомі. Так, наприклад, при вивченні електронних таблиць Microsoft Excel ми бачили, що вони працюють із трьома типами даних: текстами, числами й формулами. База даних Microsoft Access працює із наступними типами даних:

 Текстовий – тип даних, який використовується для зберігання звичайного неформатованого тексту обмеженого розміру (до 255 символів).

 Поле Мемо – спеціальний тип даних для зберігання більших обсягів тексту (до 65535 символів). Фізично текст не зберігається в поле. Він зберігається в іншому місці бази даних, а в полі зберігається покажчик на нього, але для користувача такий поділ не завжди помітний.

 Числовий – тип даних для зберігання дійсних чисел.

 Дата/час – тип даних для зберігання календарних дат і поточного часу.

 Грошовий – тип даних для зберігання грошових сум. Теоретично, для їхнього запису можна було б користуватися й полями числового типу, але для грошових сум є деякі особливості (наприклад, пов’язані із правилами округлення), які роблять більше зручним використання спеціального типу даних, а не настроювання числового типу.

 Лічильник – спеціальний тип даних для унікальних (не повторюваних у поле) натуральних чисел з автоматичним нарощуванням. Природне використання – для порядкової нумерації записів.

 Логічний – тип для зберігання логічних даних (можуть приймати тільки два значення, наприклад, Так чи Ні).

 Поле об’єкта OLE – спеціальний тип даних, призначений для зберігання об’єкта OLE, наприклад, мультимедійних. Реально, звичайно, такі об’єкти в таблиці не зберігаються.

Як і у випадку полів Мемо, вони зберігаються в іншому місці внутрішньої структури файлу бази даних, а в таблиці зберігаються тільки покажчики на них (інакше робота з таблицями була б надзвичайно вповільненою).

 Гіперпосилання – спеціальне поле для зберігання адрес URL Web - об’єктів Інтернету. При натисканні на посилання автоматично відбувається запуск браузера й відтворення об’єкта в його вікні.

 Майстер підстановок – це не спеціальний тип даних. Це об’єкт, настроюванням якого можна автоматизувати введення даних в поле так, щоб не вводити їх в ручну, а вибирати із списку, що розкривається.

Безпека баз даних

Безпека бази даних – це теж файли, але робота з ними відрізняється від роботи з файлами інших типів, створюваних іншими додатками. Вище ми бачили, що всю роботу з обслуговуванням файлової роботи бере на себе операційна система. Для баз даних пред’являються особливі вимоги з погляду безпеки, тому в них реалізований інший підхід до збереження даних.

При роботі зі звичайними додатками для збереження даних ми видаємо відповідну команду, задаємо ім’я файлу й довіряємося операційній системі. Якщо ми закриємо файл, не зберігши його, то вся робота зі створення або редагування файлу пропадає без повторно.

Бази даних – це особливі структури. Інформація, що у них утримується, дуже часто має суспільну цінність. Не рідко з однією й тією же базою (наприклад, з базою реєстрації автомобілів у ГИБДД) працюють тисячі людей по всій країні. Від інформації, що втримується в деяких базах, може залежати благополуччя великої кількості людей. Тому цілісність вмісту бази не може і не повинна залежати ні від конкретної дії якогось користувача, що забув зберегти файл перед вимкненням комп’ютера, ні від перебоїв електромережі.

Проблема безпеки баз даних вирішується тим, що в СУБД для збереження інформації використовується подвійний підхід. У операційній частині, як звичайно бере участь операційна система комп’ютера, але деякі операції збереження відбуваються в обхід операційної системи.

Операції зміни структури бази даних, створення нових таблиць або інших об’єктів відбувається при збереженні файлу бази даних. Про ці операції СУБД попереджує користувача. Це, так сказати, глобальні операції., їх ніколи не проводять із базою даних, що перебуває в комерційній експлуатації, - тільки з її копією. У цьому випадку будь-які збої в роботі обчислювальних систем не страшні.

З іншого боку операції по зміні змісту даних, що не зачіпають структуру бази, максимально автоматизовані і використовуються без попередження.

Форми

Форма - об'єкт, у якому розміщуються елементи керування, що приймають дії користувачів або служать для введення, відображення і зміни даних у полях.

У звичайному режимі форма відображає на екрані тільки один запис.

Елемент керування - графічний об'єкт (поле, прапорець, прямокутник, кнопка, ...) для наочної роботи з даними.

Типи форм:

Звичайна форма	Кожне поле розташовується на окремому рядку; підпис знаходиться ліворуч від поля.
Стрічкова форма	Поля, що утворюють один запис, розташовані в одному рядку; їхні підписи виводяться один раз у верхній частині форми.
Таблична форма	Поля записів розташовані у форматі таблиці, де кожному запису відповідає один рядок, а кожному полю — один стовпець.

Підлегла форма - це форма, що знаходиться усередині іншої форми.

Підлеглі форми особливо зручні для відображення даних з таблиць або запитів, зв'язаних відношенням «один-до-багатьох». Підлегла форма може відображатися у вигляді таблиці, у вигляді звичайної або стрічкої форми. Головна форма може відображатися тільки як звичайна форма.

Автоматичне створення форм

Майстром можна створити стандартну форму на основі існуючих стилів оформлення.

У подальшому, стилями можна керувати за допомогою автоформата.

Автоформат - набір форматів, що визначають вид елементів керування і розділів форми або звіту.

На практиці спочатку зручніше створити форму майстром, а вже після в режимі конструктора змінить її форматування на бажане, додати допоміжні об'єкти.

Майстер Автоформа створює за один крок форму, що використовує поточний автоформат, всі поля джерела записів і всі поля з підлеглих джерел записів. Також з його допомогою можна відразу створити звичайну форму на базі відкритого в режимі таблиці запиту або таблиці.

Існують:

Автоформа: у стовпець

Автоформа: стрічкова

Автоформа: таблична

Крім цього, автоматично можна створити форму з діаграмою і (якщо встановлено Excel) зведену таблицю.

Розділи форм у режимі конструктора:

Заголовок форми	Містить загальні для всіх записів відомості (наприклад: назва форми). Відображається вгорі екрана в режимі форми і на початку першої сторінки при друку.
Верхній колонтитул (Заголовок сторінки)	Звичайно відображає заголовки стовпців або інші відомості, що потрібно надрукувати зверху на кожній сторінці. Розділ видно тільки при друку форми.
Область даних	Обов'язковий розділ. Містить самі записи.
Нижній колонтитул (Примітки сторінки)	Звичайно відображає дату, номер сторінки або інші відомості, що потрібно надрукувати знизу на кожній сторінці. Розділ видно тільки при друку форми
Примітки форми	Містить загальні для всіх записів відомості (наприклад: кнопки команд). Відображається внизу екрана в режимі форми і наприкінці останньої сторінки при друку.

Верхній і нижній колонтитули, а також заголовок і примітку форми, можна додавати тільки парами.

Список полів містить імена всіх полів базової таблиці (запиту). Перетаскуванням мишею імені поля на макет форми створюється відповідний елемент керування.

Для додавання у форму елементів керування використовується панель елементів.

Елементи керування можуть бути:

Зв'язаними (приєднаними) – відображають дані з таблиці (запиту).

Обчислювальними – відображають дані, що є результатом обчислень.

Вільними – елементи без джерела даних (візуальне оформлення, збір додаткової інформації для макросів).

Існують

Елементи керування для введення, відображення і добору даних:

Написи - використовуються для відображення описового тексту.

Поля - використовуються для відображення даних із джерела записів.

Групи параметрів - використовуються для відображення обмеженого набору альтернатив.

Вимикачі, перемикачі, прапорці - використовуються для включення (вимикання) дії визначеної опції.

Списки - використовуються для відображення значень, одне з яких можна вибрати.

Поля зі списком - комбінація двох елементів: поля і списку, що розкривається.

Кнопки - використовуються для виконання дії або набору дій.

Підлеглі форми / звіти.

Елементи керування для виводу графіки й об'єктів:

Малюнки – вільний малюнок.

Вільні рамки об'єкта - використовуються для відображення об'єкта OLE, не збереженого в БД.

Зв'язані рамки об'єкта - використовуються для відображення об'єкта OLE збереженого в БД.

Елементи керування для організації даних:

Розриви сторінок

Вкладки

Лінії

Прямокутники

Інші кнопки на панелі елементів:

Вибір об'єкта – дозволяє виділяти об'єкти.

Майстр – включає / відключає використання майстрів при створенні таких елементів керування, як список, поле зі списком, група параметрів, підлегла форми, кнопка.

Інші елементи – додавання одного з встановлених елементів ActiveX. (наприклад календаря)

Властивості об’єктів

З групою елементів керування можна працювати як з одним цілим, якщо викликати команду «Групувати» з меню «Формат».

Кожен елемент керування, кожен розділ форми, а також сама форма мають численні властивості, які можна змінювати. У режимі конструктора вікно властивостей відображає властивості поточного (виділеного) об'єкта.

Вікно властивостей містить п'ять вкладок:

Макет

Дані

Події

Інші

Усі

Використовуючи властивість «Ім'я» на вкладки «Інші» можна озаглавити будь-який об'єкт.

Використовуючи вкладку «Події» можна призначити процедуру або макрос, що будуть реагувати на визначену дію.

Обчислення значень у формах:

Звичайно елементом керування, що використовується для виводу обчислювальних значень є поле, але можна також використовувати і будь-які інші елементи керування, що мають властивість «Дані».

Якщо використовується поле, то можна ввести вираз безпосереднє в нього. У загальному випадку використовується комірка «Дані». Перед кожним виразом треба ставити знак рівності (=).

Для обчислення підсумкових значень у формі треба додати текстове поле в область приміток і ввести в комірку властивості «Дані» вираз, що містить статистичну функцію.

Звертання до елемента керування підлеглої форми:

= [Ім'я_подлег_форми].Form![ім'я_поля]

Питання для самоконтролю

1) Що таке БД?

(База даних – це впорядкована сукупність даних, призначена для їх зберігання, накопичення і обробки за допомогою комп’ютера).

2) Чим відрізняються фактографічні та документальні БД?

(Фактографічні БД згідно запиту надають конкретну інформацію про об’єкт, що в них зберігається.

Документальні БД містять список джерел (документів),які зберігаються в інших місцях).

3) Що таке інформаційно-пошукова система?

(Інформаційно-пошукова система – це система, де зберігається інформація, з якої на вимогу користувача видається потрібна інформація, пошук якої здійснюється або вручну, або автоматично).

4) Що таку СУБД?

(СУБД – це програма для введення, зберігання, пошуку та обробки інформації в базі даних).

5) Які існують моделі баз даних?

(Існує ієрархічна, мережева, реляційна моделі баз даних).