Теоретичний матеріал для самостійного вивчення предмету «Інформатика та компютерна техніка» для спеціальності 5. «Організація виробництва» (стр. 28 )

здійснення менеджером

1. Інформаційні ресурси, необхідні для управлінської діяльності.

2. Основи інформаційного забезпечення АРМ менеджера.

3. Оцінка якості організації інформаційного забезпечення АРМ менеджера

3.1. Інформаційні ресурси, необхідні для здійснення менеджером управлінської діяльності

Для ефективного управління менеджеру потрібні інформаційні ресурси, які б дозволяли йому належним чином виконувати всі свої функції: планування, організацію, мотивацію і контроль (рис.3).

Рис.3. Основні функції менеджера

Загалом інформаційні ресурси прийнято поділяти на внутрішньомашинні та зовнішньомашинні.

Внутрішньомашинними ресурсами є всі інформаційні ресурси в електронному вигляді: програмне забезпечення, бази даних, окремі файли.

До зовнішньомашиннних відносять інформаційні ресурси на немагнітних носіях та усну інформацію.

3.2. Основи інформаційного забезпечення АРМ менеджера

Під час проектування АРМ менеджера повинні враховуватись всі потреби спеціаліста на даному робочому місці.

Інформація, яка надходить в АРМ, повинна відповідати відомим критеріям її якості.

Інформаційне забезпечення АРМ менеджера повинно проектуватись з врахування потреб інформаційної системи в цілому, внаслідок чого це інформаційне забезпечення буде зазвичай надлишковим з погляду виконання на робочому місці прямих функціональних обов’язків спеціаліста.

3.3. Оцінка якості організації інформаційного забезпечення АРМ менеджера

Оцінка якості організації інформаційного забезпечення АРМ менеджера є частиною оцінки якості та ефективності автоматизованої інформаційної системи в цілому.

До базових характеристик АРМ належать якість, надійність та споживчі властивості.

Якість АРМ оцінюють за:

· ступенем задоволення інформаційних потреб користувачів;

· адекватністю АРМ реальним інформаційним і технологічним процесам об’єкта управління;

· економічною ефективністю.

· Споживчі властивості АРМ визначаються:

· функціональною повнотою;

· своєчасністю;

· функціональною надійністю;

· адаптивною надійністю;

Лекція 4. Програмне забезпечення АРМ менеджера

План

1. Призначення, структура та особливості використання сучасних програмних продуктів.

2. Системи управління підприємством

4.1. Призначення, структура та особливості використання сучасних

програмних продуктів

Програмне забезпечення для АРМ менеджера поділяють на системне, прикладне універсального призначення та спеціалізоване. Причому, спеціалізоване програмне забезпечення може бути автономне і інтегроване.

Що стосується системного програмного забезпечення, то в курсі "АРМ менеджера" це питання не деталізується, оскільки для кінцевого користувача (менеджера) основним є прикладне програмне забезпечення. Стосовно системного програмного забезпечення слід лише відзначити, що воно повинно підтримувати мережеві технології.

З прикладного програмного забезпечення універсального призначення найпоширенішими є офісні програмні пакети. З комерційних продуктів до них відноситься, нприклад, пакет MS Office, а з вільного програмного забезпечення - пакет Open Office. До складу кожного з пакетів входять: текстовий редактор (Word, Write), редактор електронних таблиць (Excel, Calc), редактор презентацій (Power Point, Impress) та система управління базами даних (Access, Base).

Створення АРМ на основі прикладного програмного забезпечення універсального призначення передбачає добре знання користувачем прийомів роботи з програмним забезпеченням, оскільки саме на нього, як на спеціаліста у конкретній предметній галузі, покладається зазвичай задача створення та налаштування АРМ.

Зі спеціалізованого прикладного програмного забезпечення найбільшого поширення набули системи управління підприємством, яких на ринку також є достатньо багато.

Модульна побудова цих програмних продуктів дозволяє використовувати або окремі модулі та їх комбінації в автономному режимі (на одному комп’ютері), або всі модулі продукту в мережевому варіанті повністю як інтегральну систему.

4.2. Системи управління підприємством

Системи управління підприємством з’явились на ринку України відносно недавно. Загальне їх позначення в англомовній літературі - СРМ (Corporate Performance Management) - перекладається як управління ефективністю у бізнесі. Системи СРМ призначені для глибокого аналізу основних показників господарської та фінансової діяльності підприємства та підтримання процесів:

· стратегічного управління та планування;

· прогнозування та багатоваріантного аналізу можливого розвитку подій з використанням інструменту "що, якщо...";

· бюджетування і фінансової консолідації;

· координування роботи структурних підрозділів;

· контролю та аналізу виконання бюджетів і планів за напрямами діяльності, центрам відповідальності тощо;

· оперативного попередження про відхилення від планових показників з

наданням можливості аналізу причин;

· підготовки необхідної управлінської звітності.

Основою менеджменту підприємств є бюджетування. Воно і покладено

в основу функціонування СРМ. Це дозволяє значно підвищити обґрунтованість і точність фінансових планів, середньо - та довгострокових прогнозів і бюджетів, одночасно забезпечуючи звітність в процесі їх виконання.

На практичних заняттях основна увага була приділена ознайомленню з системою управління ПАРУС версії 7.4.

Лекція 5. Використання пакетів прикладних програм універсального призначення для автоматизації робочого місця менеджера

План

1. Характеристика пакетів прикладних програм універсального призначення, які використовуються для автоматизації робочого місця менеджера.

2. Принципи та напрями використання редактора електронних таблиць Excel.

3. Принципи та напрями використання текстового редактора Word.

4. Планування особистої роботи менеджера за допомогою органайзерів.

5. Інтернет як потужний інформаційний ресурс. Проектування Web-сторінок для їх презентації у віртуальному просторі

5.1. Характеристика пакетів прикладних програм універсального призначення, які використовуються для автоматизації робочого місця менеджера

До універсального відноситься проблемно-орієнтоване прикладне програмне забезпечення, призначення для забезпечення комп’ютерних технологій певного проблемного напряму. Зокрема, розглянуте в цьому посібнику універсальне програмне забезпечення призначене для вирішення задач підготовки складних текстових документів (текстовий редактор Word), виконання складних математичних обчислень та візуалізації їх результатів (редактор електронних таблиць Excel), створення, супроводу та експлуатації баз даних (система управління базами даних Access) та створення і демонстрації комп’ютерних презентацій (редактор комп’ютерних презентацій PowerPoint).

Універсальність цього програмного забезпечення полягає в тому, що його можна використовувати без обмежень щодо призначення, цілей, задач організації чи потреб приватних осіб.

Така універсальність породжує складність цього програмного забезпечення, що, в свою чергу, спричиняє ситуацію, коли кожний конкретний користувач рідко може похвалитись знанням усіх можливостей та прийомів роботи з програмним забезпеченням. Та, очевидно, в цьому й немає необхідності. Для ґрунтовного вивчення усіх можливостей програмного продукту та технологій виконання в ньому конкретних операцій та процедур слід користуватись описом цього продукту, яку надає фірма-виробник, текстами допомоги, які входять до складу програмного продукту або ж спеціальними популярними виданнями.

5.2. Принципи та напрями використання редактора електронних таблиць Excel

Бухгалтери, економісти, інженери та представники багатьох інших професій повсякденно працюють з інформацією, яка оформлена у вигляді таблиць текстового або числового типу. Для табличних розрахунків характерні прості формули та великі обсяги даних. Якщо вихідних даних небагато і розрахунок за табличною формою є одноразовим, то можна використати мікрокалькулятор. Однак, якщо подібні розрахунки є постійними чи супроводжуються великими обсягами обчислень, то працівник, що їх виконує, втомлюється, стає неуважний, і, як наслідок, робить помилки. Аналіз великої кількості даних, що пов’язані між собою складними залежностями, потребує надзвичайної ретельності та чималих затрат часу. Швидке створення, заповнення, оформлення та друкування таблиць у зручному вигляді, обчислення сум чи середніх значень чисел, розміщених у стовпцях чи рядках таблиці, складніший аналіз даних - це ті завдання, які найкраще вирішувати за допомогою табличного процесора.

Табличні процесори (інші терміни - електронні таблиці або табличні редактори) - незмінний атрибут програмного забезпечення персонального комп’ютера. Електронна таблиця є універсальним засобом для автоматизації розрахунків за табличними даними. Її створюють у пам’яті комп’ютера, потім її можна переглядати, змінювати, записувати на магнітний диск, друкувати на принтері. На екрані таблиця подається у вигляді матриці, що складається зі стовпців та рядків.

За допомогою електронних таблиць можна не тільки автоматизувати розрахунки, а й ефективно аналізувати їхні можливі варіанти. Змінюючи значення одних даних, можна спостерігати за змінами інших, що залежать від них. Такі обчислення виконуються швидко і без помилок, надаючи користувачеві за лічені хвилини велику кількість варіантів розв’язання задачі. Все це дає підстави вважати електронні таблиці обов’язковим елементом інженерної, управлінської та наукової діяльності.

5.3. Принципи та напрями використання текстового редактора Word

Текстовий редактор Word є складовою програмного продукту Microsoft Office. Цей продукт містить також інші пакети, зокрема процесор електронних таблиць Excel та систему управління базами даних Access, тобто ті пакети, які можуть використовуватись для формування системи документообігу в установах та організаціях.

Для підготовки документів використовують спеціальні програми - текстові редактори, найпоширенішим серед яких є Microsoft Word для Windows або просто Word. Популярність редактора Word обумовлена його численними перевагами, до яких у першу чергу належать широкі функціональні можливості. Важко знайти таке завдання при роботі з текстом, яке не можна було б розв’язати засобами Word.

Поряд з цим Word порівняно простий у користуванні. Візуальні засоби Word (його меню, панелі інструментів та інтерфейс роботи з мишею) знімають потребу у запам’ятовуванні численних комбінацій клавіш. Крім цього, в комплект поставки Word входять різноманітні вбудовані шаблони і стилі для створення документів, з якими можна швидко й ефективно працювати. Word повністю автоматизує багато важливих завдань, серед яких створення нових документів, перетворення файлів інших текстових редакторів у файли формату Word і навпаки, форматування абзаців та виправлення тексту. При роботі з Word можна не лише контролювати усі параметри створюваних документів, але й настроювати саме середовище Word - меню, панелі інструментів, комбінації клавіш та режим перегляду документа.

Існує декілька версій Word для Windows, причому, кожна наступна версія сумісна з попередніми і має ряд додаткових можливостей.

5.4. Планування особистої роботи менеджера за допомогою органайзерів

5.5. Інтернет як потужний інформаційний ресурс. Проектування Web-сторінок для їх презентації у віртуальному просторі

Основним постачальником послуг (сервісів) доступу до глобальних мереж є провайдери. Хороший провайдер забезпечує самостійно або через спеціалізованих підрядників доступ до всіх сервісів Internet.

Всі мережеві сервіси надаються з використанням технології "клієнт-сервер".

Сервер в глобальній мережі - це комп'ютер або програма, що надає клієнтам певні мережеві послуги. Клієнт - це прикладна програма, яка працює на комп'ютері користувача, передає запити серверу і отримує відповіді на них.

Різні сервіси мають різні прикладні протоколи і формати даних і це ще одна причина необхідності використання універсальних протоколів обміну даними ТСР/ІР.

Основними сервісами глобальних мереж є:

· FTP (File Transfer Protocol) - протокол передавання файлів, один з найстарших сервісів мереж. Дає можливість обмінюватись двійковими і текстовими файлами між довільним комп'ютерами (не обов'язково з сервером). Прикладом клієнтської програми може бути CuteFTP;

· E-Mail - електронна пошта, найстарший сервіс мереж. Призначений для обміну повідомленнями з використанням спеціальних служб через поштові сервери. Прикладом програми-клієнта може бути TheBat!;

· Mail List - розсилання електронної пошти за переліками. Призначення те ж, що й у електронної пошти, але повідомлення надсилаються не одному абоненту, а усім, внесеним до відповідного переліку;

· Usenet - групи новин або конференцій. Забезпечує обмін інформацією між усіма, хто користується цим сервісом (учасниками конференції). Електронний аналог дошки оголошень. Сервіс забезпечується або браузером, або спеціальними клієнтами як Microsoft Internet News;

· WWW (World Wide Web) - світова "павутина", служба доступу до гіпертекстового простору. Використовує протокол http (Hyper Text Transfer Protocol). Гіпертекстовий простір заповнений гіпертекстовими документами (Web-сторінками), пов'язаними між собою гіперпосиланнями. Більшість гіпертекстових документів зберігається на Web-серверах. Ці документи можуть, однак, зберігатись на довільному комп'ютері в мережі. Сервіс забезпечується програмами - браузерами, наприклад: Internet Explorer, Netscape Communicator, Mozilla;

Web-сторінка - це те зображення, яке користувач бачить на екрані монітора у вікні браузера, який інтерпретує за запитом користувача HTML-документ HTML-документ (Web-документ) - це текстовий файл, що містить опис зображення документу на мові гіпертекстової розмітки HTML (Hyper Text Markup Language)

· IRC (Internet Relay Chat) - служба, що забезпечує проведення конференцій в реальному часі. Цю службу називають звичайно просто чатом. Для доступу до сервісу можна скористатись програмами mIRC або mIRC32;

· ICQ (акронім виразу "I seek you" - я тебе шукаю) - встановлення ІР-адреси користувача, комп'ютер якого в даний момент підімкнений до мережі. Необхідність такої послуги викликана тим, що частина користувачів не має постійної ІР-адреси. В кожному сеансі вони отримують динамічну адресу, яку надає сервер. Саме цю адресу визначає служба ICQ, що дає можливість організувати зв'язок на принципах IRC;

· Telnet - служба віддаленого доступу, яка дозволяє працювати на довільному комп'ютері мережі, як на власному (якщо, зрозуміло, це дозволяє власник віддаленого комп'ютера). Програма-клієнт з такою назвою є в кожній операційній системі.

Для створення Web-сторінок використовують або найпростіший текстовий редактор, або спеціалізоване програмне забезпечення

Мова HTML (Hyper Text Markup Language - мова розмітки гіпертекстових документів) не дивлячись на прогрес у розвитку засобів та мов програмування для Web залишається основною мовою для створення Web-документів.

Строго кажучи HTML не є повноцінною мовою програмування, та й процес створення Web-документів дійсно більше нагадує процес його опису, ніж його програмування.

Під час класичного програмування мовами високого рівня процес відбувається за наступною схемою (рис.4):

Рис.4. Загальна схема програмування мовами високого рівня

Написаний текст програми передається для обробки або за допомогою компілятора, або за допомогою інтерпретатора. В першому випадку отримуємо скомпільовану програму в машинних кодах (файл. exe або. com), в результаті виконання якого отримуємо результати роботи програми. В другому випадку текст програми відразу інтерпретується і виконується, в результаті чого маємо результати виконання програми.

В обох випадках результат виконання всіх операцій та процедур є передбачуваним, а будь-яка помилка, не передбачена програмою, спричинює зупинку її виконання та появу повідомлення про помилку.

У випадку роботи з Web-документом його інтерпретатором може бути лише програма-браузер. Саме тут видно результати програмування - Web-сторінку. Різні браузери можуть інтерпретувати один і той же ж код по-різному. Крім цього, помилки у програмі не призводять до зупинки, а лише до спотворення результатів її виконання. З огляду на ці обставини, результат інтерпретування Web-документу не є (і не може бути) однозначний, що ускладнює процес створення таких документів, якщо підходити до ідеології їх програмування з критеріями класичного програмування.

Якщо можна так висловитись, то програмування для Web значно "демократичніше" від класичного програмування та орієнтоване на кінцевого користувача, тобто на потенційного адресата таких документів. Лише від користувача залежить, чи буде сторінка взагалі переглянута, в якому режимі її переглядатимуть і чи захочеться користувачеві переналаштовувати свій комп’ютер, щоб побачити Web-сторінку у найкращому вигляді.

Лекція 6. Проектування АРМ менеджера. Ефективність використання АРМ менеджера у діяльності організації

План

1. Підходи до проектування АРМ як елементу інформаційної системи управління підприємством.

2. Принципи проектування АРМ.

3. Етапи проектування АРМ.

4. Етапи впровадження АРМ.

5. Рівні ефективності використання АРМ. Методи визначення економічної ефективності використання АРМ

6.1. Підходи до проектування АРМ як елементу інформаційної
системи управління підприємством

Принциповим є те, що автономне використання АРМ без зв’язку з іншими комп’ютерами (а точніше - інформаційними технологіями, які використовуються в організації) не дає виграшу ні в часі, ні в коштах. Ефект від використання інформаційних технологій в такому вигляді буде негативним.

Використання АРМ лише тоді є доцільним і дає очікуваний результат, коли специфіці використання цих технологій підпорядкована вся діяльність організації: структура, розподіл обов’язків і компетенцій, система навчання та підвищення кваліфікації персоналу, технологічні процеси та процеси управління.

Лише в тому випадку, коли АРМ є інтегральною складовою частиною інформаційної системи організації, лише тоді їх використання дасть очікуваний ефект, а вкладені кошти окупляться протягом розрахункового періоду.

Це, однак, в жодному випадку не означає, що АРМ - жорсткий і незмінний елемент інформаційної системи, який може залишатись незмінним в той час, коли організація та її інформаційна система розвиваються і змінюються у відповідності із змінами умов їх функціонування (як зовнішніх, так і внутрішніх). Навпаки, основною характеристикою правильно запроектованого і реалізованого АРМ є його здатність адаптуватись до можливих змін в інформаційній системі організації та змін апаратного та програмного забезпечення. Останнє є особливо важливим, оскільки зміни в цій царині відбуваються надзвичайно швидко.

6.2. Принципи проектування АРМ

До основних принципів, яких слід дотримуватись під час проектування АРМ, належать наступні:

· повнота інформаційного забезпечення користувача;

· адаптування до стилю і методів роботи конкретного користувача;

· можливість агрегування інформації за рівнями управління;

· незалежність користувачів;

· інформаційна рівноправність.
Принцип повноти інформаційного забезпечення передбачає

забезпечення користувача кожного АРМ усією інформацією, необхідною для виконання користувачем своїх обов’язків на цьому робочому місці.

Адаптування до стилю і методів роботи користувача передбачає, врахування навичок конкретного користувача (менеджера) у виконанні ним своїх обов’язків. Сюди слід віднести особливості сприйняття ним різних видів представлення даних (текст, таблиці, зображення, звук), послідовність обробки цих даних та використовуване зазвичай програмне забезпечення, методи і способи представлення результатів своєї роботи тощо.

Можливість агрегування інформації за рівнями управління враховує особливості використання наявних даних менеджерами різних рівнів управління. На оперативному рівні керівник звичайно використовує найдетальніші дані і бажано у друкованому вигляді. На стратегічному рівні використовуються дані переважно в агрегованому вигляді (узагальнені чи інтегральні показники). Часто на цьому рівні використовують систему індикативних показників, що за умови перевіреної надійності джерела даних значно полегшує сприйняття та використання даних. На тактичному рівні управління використовуються різні форми представлення даних: деталізовані та агреговані.

Принцип незалежності вимагає такої організації обміну даними в інформаційній системі, за якої на кожному робочому місці можна виконувати свої функціональні обов’язки без необхідності безпосереднього обміну обробленими даним між окремими АРМ.

Інформаційна рівноправність вимагає доступу користувачів всіх АРМ до одних і тих же ж даних (з погляду актуальності, своєчасності та достовірності джерел).

6.3. Етапи проектування АРМ

Під час проектування АРМ слід організовувати роботу, поділяючи її на основні етапи. Такими етапами є:

· аналіз системи прийняття рішень в організації;

· аналіз інформаційних вимог (потреб) АРМ;

· аналіз потреб в агрегованих даних;

· розробка схеми бази даних;

· розробка системи обробки інформації;

· розробка системи контролю за експлуатацією АРМ;

· розробка інтерфейсу користувача АРМ.

Дотримання такого структурування робіт із розробки АРМ дозволяє своєчасно зауважити неточності у формулюванні завдань, уточнити завдання послідовно на кожному етапі розробки і забезпечити проектування АРМ, яке б максимально відповідало потребам організації та враховувало особливості роботи спеціаліста на цьому робочому місці.

6.4. Етапи впровадження АРМ