Счетная палата Эффективно ли администрируются фонды программ социального пособия и направляются ли они малообеспеченным слоям населения? (стр. 14 )

Документирование деятельности по внесению изменений в АИССП должно быть улучшено

Релевантным примером в этом отношении является неадекватное документирование произведенных изменений в исходном коде АИССП. Исходя из начального периода промышленной эксплуатации, который по причине зарегистрированных задержек был запущен в срочном режиме, а период тестирования был сокращен, в настоящее время отмечается ряд проблем технического и функционального порядка. Важно отметить, что тестирование системы фактически было начато 15 октября 2012 года в рамках 2 УСОЗС. В ходе тестирования системы в АИССП было введено свыше 6,0 тысяч заявлений о выделении социального пособия. В этом процессе были обнаружены отклонения в развитии АИССП от первоначальной технической оферты. Для решения установленной ситуации были разработаны и утверждены изменения в технических спецификациях, пилотирование и тестирование которых было произведено в августе 2013 года, была подтверждена техническая реализация изменений. В результате, пилотирование системы состояло из двух отдельных этапов. Согласно плану технического обслуживания, предложенному поставщиком, все обращения пользователей системы (которые в большей части принимаются от работников УСОЗС) должны быть направлены поставщику посредством горячей линии или электронной почты. Согласно утверждениям работников УСОЗС, имеется неопределенность и задержки в решении проблем по использованию системы, однако количество технических проблем постоянно уменьшается и в ближайшем будущем они будут значительно минимизированы.

Несмотря на то, что МТСЗС взяло на себя основную ответственность по обеспечению автоматизации процессов в области социальной помощи, в этих условиях работники УСОЗС не обеспечены необходимыми надежными инструментами, ответственность по решению технических проблем была возложена на стороннее юридическое лицо. Следует отметить и то, что любые изменения, корректировки в рамках АИССП должны быть запущены и выполнены с разрешения и при осуществлении мониторинга МТСЗС. Порядок, согласно которому организовано обслуживание, свидетельствует об отсутствии надежных инструментов контроля процесса, были скомпрометированы принципы создания системы и имеются недостатки в сотрудничестве с УСОЗС. Непосредственное участие работников министерства в процессе обслуживания должно способствовать формированию внутреннего потенциала по соответствующему управлению системой, отмечая в настоящее время полную зависимость от поставщика и отсутствие надежных инструментов контроля.

Рекомендации руководству МТСЗС:

Обеспечить разработку проектов необходимых нормативных актов для надлежащего функционирования АИССП, исходя из реальной ситуации и взаимодействия с другими государственными учреждениями, а также внесение их на утверждение, согласно соответствующим процедурам. Обеспечить более активное вовлечение работников министерства во все этапы по управлению и развитию системы, с разработкой необходимых менеджерских инструментов, чтобы был обеспечен постоянный процесс контроля и мониторинга.

Необходима разработка регулирующей базы по формированию регистров в рамках АИССП

Согласно информации, представленной МТСЗС, в рамках АИССП была предложена автоматизация 10 регистров (например: Регистр списков о числе получателей социальной помощи и начисленной сумме, Регистр учета заявлений для предоставления социального пособия, Регистр учета получателей услуг питания в столовых социальной помощи и др.). Вместе с тем, в настоящее время не разработаны и не утверждены положения о порядке ведения указанных регистров, таким образом, не были соблюдены положения ст.16 (3) Закона №71-XVI от 01.01.200153.

В соответствии с положениями, установленными Законом №71-XVI от 01.01.2001, в качестве владельца АИССП МТСЗС должно обеспечить документированным способом делегирование субъектам правоотношений (особенно регистраторам) и полномочий, связанных с формированием информационного ресурса, что до настоящего времени не было реализовано. Как результат, регистрация данных в системе, а также доступ к ней не организованы в установленном законодательной базой порядке.

Рекомендации руководству МТСЗС:

Обеспечить разработку и утверждение положения, необходимого для функционирования АИССП. Обеспечить передачу полномочий по формированию информационного ресурса АИССП субъектам правоотношений в соответствии с законодательными положениями, включив в соответствующие соглашения все требования и условия по исполнению полномочий владельца, держателя, регистратора и субрегистратора регистра,  когда это применимо.

Процедуры сбора информации в АИССП требуют оптимизации

АИССП была внедрена в рамках МТСЗС для автоматизации потока данных и облегчения процедур по вводу, учету и обработке заявлений по предоставлению социальных выплат, а также для оптимизации потока информации по обработке заявлений по предоставлению социальных пособий, по вводу и организации информации в АИССП. Для регламентирования указанного бизнес-процесса и сдачи в эксплуатацию АИССП был утвержден Приказ министра труда, социальной защиты и семьи № 000/a от 01.01.200154.

Первичная обработка заявлений по предоставлению социального пособия  осуществляется „социальным ассистентом”, они первоначально вносятся заявителями в бумажной форме, а впоследствии вводятся в АИССП. После заполнения в электронном формате заявление направляется проверяющему для просмотра и утверждения. Заявления, утвержденные в системе проверяющим лицом, передаются для подтверждения другому участнику системы – районному менеджеру. Он, в свою очередь, имеет возможность подтвердить или отклонить (вернуть назад проверяющему по различным мотивам) определенные заявления из списка. В результате движения информации в системе и после подтверждения списка заявлений на получение социального пособия сведения о предоставлении платежей направляются в НКСС, которая передает данные о начисленных социальных выплатах уполномоченным учреждениям.

Следует отметить, что проверяющее лицо (которое присутствует только в рамках УСОЗС районных советов и муниципиев Кишинэу и Бэлць) должно произвести фотографическое сканирование внесенного вручную заявления и относящихся к нему актов (сертификата о собственности земель, сертификата о заработной плате, сертификата об образовании, сертификата о выдачи патента/лицензии и др.) и присоединить их к электронному заявлению в систему. Эта деятельность в некоторых случаях не проводится, так как для сканирования каждого дела отдельно необходимо около 15-20 минут, в результате проверяющим лицом были сканированы и, соответственно, размещены в АИССП лишь социальные анкеты. Отмечается факт, что были закуплены и переданы отделам/управлениям социального обеспечения и защиты семьи районных советов и муниципиев Кишинэу и Бэлць 42 прибора оптического сканирования, в то время как необходимое число их намного больше (около 1500). Необходимость сохранения в системе копий сканированных актов определена отсутствием обмена данными с важными регистрами, базой данных и государственными информационными системами (МИТС, АЗОК, МП, ПП, ГГНИ и др.) по причине отсутствия данных или технических возможностей информационного обмена.

Рисунок №2

Бизнес-процессы по предоставлению социального пособия

Источник. Постановление Правительства № 000 от 01.01.2001 «Об утверждении Положения о порядке установления и выплаты социального пособия».

Справка:

1. Заявитель социального пособия заполняет заявление на бумаге.

2. Социальный ассистент вводит заявление в АИССП:

АИССП производит автоматизированные процедуры проверки соответствия требованиям и, при необходимости, исчисляет сумму социальных выплат. АИССП автоматически сгенерирует уведомление о решении предоставить или не предоставить социальное пособие и автоматически присоединит к соответствующему заявлению. АИССП разместит заявление в положение „к оплате” (в случае позитивного решения) или в положение „отклонено уведомление” (в случае, ели заявление не пройдет проверку соответствия требованиям).

3. УСПЗС ежемесячно составляет в 2 экземплярах платежные ведомости всех получателей социального пособия.

4. До 2 числа каждого месяца УСПЗС представляет ТКСС платежные ведомости всех получателей социального пособия в электронном виде, сопровождаемые их точной копией на бумажном носителе.

5. ТКСС регистрирует в соответствующих регистрах получение платежных ведомостей.

6. В соответствии с информацией, введенной ТКСС, НКСС формирует обобщенные платежные ведомости по стране.

7. Платежное поручение подтверждается подписью лица НКСС, имеющего право подписи, и направляется финансовому учреждению не позднее 15 числа каждого месяца.

8. Финансовое учреждение на основании полученной от НКСС информации в электронном виде осуществляет выплату социального пособия.

9. Финансовое учреждение представляет ежемесячно НКСС до 7 числа следующего за отчетным месяцем отчет о выплате социального пособия.

Неблагоприятным аспектом этой деятельности является то, что сканирование актов, проверка правильности составления заявлений и полноты дел производятся лишь на районном уровне. Этот процесс ведет к риску значительного затягивания определения права заявителя на социальное пособие, а также может привести к компрометированию (краже, уничтожению/ искажению, потере и др.) информации, имеющейся на бумажном носителе, хранящейся в деле.

Комплексная деятельность, инициированная МТСЗС по управлению областью социальной помощи, не была отрегулирована, учитывая технологический характер автоматизации, что является одним из мотивов зарегистрированных технических проблем. Таким образом, для повышения эффективности этих действий должна быть осуществлена деятельность по реформированию и реинжинирингу бизнес-процессов, подлежащих автоматизации.

Рекомендации руководству МТСЗС:

Обеспечить запуск процедуры реинжиниринга процессов, связанных с регистрацией информации в системе, для повышения эффективности применения ИТ. Обеспечить внедрение контролей по информационной безопасности для минимизации риска искажения информации в системе.

Качество информации из АИССП имеет прямое влияние на качество услуг социальной системы

Согласно Постановлению Правительства № 000 от 01.01.200155, для правильного и последовательного формирования информационных ресурсов в области социальной помощи необходим обмен информацией с информационными ресурсами как минимум 8 АИС (многие из которых не реализованы полностью или не могут поставлять данные). Этот обмен данными не выполнен, хотя в техническом задании, разработанном при контрактации услуг по разработке АИССП, было предусмотрено осуществление соответствующих связей. Так, АИССП производит обмен с частью необходимых данных лишь с ГРН (однонаправленных – импорт данных из ГРН), а также с информационными системами НКСС, НМСК и НАЗН, из которых с двумя последними учреждениями не подписаны соглашения об этом обмене.