Самоучитель по бухгалтерскому учету (стр. 4 )

-  в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;

·  по значению –

-  локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

-  зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;

-  надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;

-  на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и не оговоренные исправления не допускаются.

Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

-  использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;

-  отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;

-  отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;

-  не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;

-  наличие подчисток и помарок в документах;

-  нарушение правила исправления ошибок в документах;

-  исправления в кассовых документах;

-  записи простым карандашом;

-  отсутствие прочерков в свободных строках;

-  отсутствие штампа или записи «оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;

-  арифметические ошибки при таксировке документов.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается специальная отметка, исключающая возможность ее повторного использования.

3.7. Порядок хранения бухгалтерских документов

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах, рекомендуемых Министерством финансов Российской Федерации или разработанных министерствами и ведомствами при соблюдении общих методологических принципов.

Информация о хозяйственных операциях, произведенных предприятием за определенный период времени, из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению согласно ст. 17 Закона о бухгалтерском учете в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.

Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов рекомендуется вести номенклатуру дел.

Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку – дело. Все папки, находящиеся в подразделении, образуют номенклатуру дел. Список дел может быть оформлен следующим образом:

Индекс дела	Наименование дела	Количество дел в папке	Срок хранения	Примечания

-  индекс дела (номера на папке) может состоять из присвоенного под-разделению номера и внутреннего номера;

-  наименование дела (заголовок);

-  количество дел в папке (заполняется при формировании папки);

-  срок хранения;

-  примечание (может указываться, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов).

Первичные документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Сроки хранения документов в архиве предприятия определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков хранения[6], утв. Росархивом 06.10.2000 (ред. от 01.01.2001).

В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государственные архивы.

Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

Меры, которые необходимо предпринять в связи с утерей (пропажей или гибелью) первичных бухгалтерских документов, указаны в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 01.01.2001 № 105.

В соответствии с п. 6.8 этого Положения в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает своим приказом комиссию по расследованию. В нее следует включить работников бухгалтерии и специалистов, которые могут выявить причины утраты документов, – главного инженера, начальника службы безопасности и т. п.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляют актом, в котором необходимо указать причины утраты документов, описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений. У лиц, ответственных за сохранность документов (главного бухгалтера, делопроизводителя или др.), необходимо получить письменные объяснения. К акту прилагается опись пострадавших документов. Акт утверждает руководитель организации.

Вопросы для самопроверки

1. Дайте определение документооборота. Какие этапы включает документооборот в бухгалтерском учете? Кто утверждает график документооборота?

2. По каким признакам классифицируются документы бухгалтерского учета?

3. Что представляют собой документы бухгалтерского оформления?

4. Кто имеет право подписывать документы, которыми оформляются операции с денежными средствами?

5. Как производится проверка первичного документа в бухгалтерии?

финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Отражение хозяйственных средств и процессов в обобщенном виде на синтетических счетах называется синтетическим учетом. Содержание синтетических счетов раскрывают данные аналитических счетов. Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета.

К счетам синтетического учета, имеющим несколько групп аналитических счетов, открывают субсчета. Субсчета необходимы для получения укрупненных показателей для анализа и составления баланса. Субсчет является промежуточным звеном между синтетическим счетом и открытыми к нему аналитическими счетами.

Например, к синтетическому счету 10 «Материалы» могут быть открыты субсчета:

1.  Сырье и материалы.

2.  Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали.

3.  Топливо.

4.  Тара и тарные материалы.

5.  Запасные части.

6.  Прочие материалы.

7.  Материалы, переданные в переработку на сторону.

8.  Строительные материалы.

9.  Инвентарь и хозяйственные принадлежности.

10.  Специальная оснастка и специальная одежда на складе.

11.  Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации.

На каждом из этих субсчетов будут объединены данные на основе аналитических счетов.

Синтетические счета, не требующие ведения аналитического учета, называются простыми («Касса», «Расчетный счет» и др.). Счета, которые требуют ведения аналитического учета называются сложными («Материалы», «Вложения во внеоборотные активы», «Товары» и др.).

Аналитические счета – счета бухгалтерского учета, предназначенные для детализации, конкретизации информации о наличии, состоянии и движении средств и их источников, содержащейся в синтетических счетах. Они открываются в развитие определенного синтетического счета в разрезе его видов, частей, статей, и где это требуется, с оценкой информации в натуральном, трудовом и денежном выражении. Различают аналитические счета, открытые к активным и пассивным синтетическим счетам.

Между синтетическим счетом и относящимися к нему аналитическими счетами существует определенная взаимосвязь:

·  сальдо начальное и конечное данного синтетического счета равно сумме остатков на всех аналитических счетах, открытых к данному счету;

·  суммы оборотов по дебету и кредиту одного синтетического счета, должны быть равны суммам оборотов (соответственно) по дебету и кредиту всех аналитических счетов, относящихся к нему.

Отражение хозяйственных средств и процессов в детализированном виде на аналитических счетах называется аналитическим учетом. Аналитический учет организуется в карточках или книгах.

Регистрация хозяйственных операций в бухгалтерском учете может производиться в форме хронологической или систематической записи. Хронологическая запись фиксирует хозяйственные операции в порядке их совершения и оформления, а систематическая – посредством двойной записи на счетах бухгалтерского учета в соответствии с содержанием хозяйственных операций.

4.4. Метод двойной записи

Метод двойной записи заключается в следующем: всякая хозяйственная операция затрагивает два счета (две статьи баланса) и поэтому должна записываться дважды – в дебет одного счета и в кредит другого. Причем записи на счетах производятся таким образом, что дебет одного счета может быть взаимосвязан с кредитом одного или нескольких счетов, а кредит одного счета с дебетом одного или нескольких счетов в одинаковых суммах.

Благодаря методу двойной записи, объекты бухгалтерского учета получают отражение на счетах во взаимной связи, что имеет важное значение для контроля.

Процедура определения счетов, затрагиваемых данной хозяйственной операцией, и последующего отражения в этих счетах суммы произведенной операции называется, бухгалтерской проводкой – сумма операции как бы проводится от счета к счету.

Бухгалтерская проводка составляется только на основании документов.

Для составления бухгалтерской проводки по какой-либо хозяйственной операции необходимо:

·  определить сущность происходящих в результате операции изменений в хозяйственных средствах предприятия;

·  по «Плану счетов» выбрать счета, по дебету и кредиту которых, должна быть, записана сумма данной хозяйственной операции.

Взаимная связь между счетами, возникающая при двойной записи, называется корреспонденцией счетов, а счета, между которыми возникает такая связь, называются корреспондирующими счетами.

В результате обработки документов бухгалтер устанавливает корреспонденцию счетов или проводку (сумма операции как бы, проводится от счета к счету), указывая дебетуемый и кредитуемый счета. Проводка (корреспонденция) может быть простой, если на основании документа по операции указываются два счета, и сложной – при участии трех и более счетов.

Многообразие хозяйственных операций, совершаемых на предприятии, оказывает влияние на величину имущества и источники его образования. Одни операции изменяют состав средств, другие – источники этих средств, третьи увеличивают одновременно как состав средств, так и их источники, четвертые одновременно уменьшают то и другое. Это находит отражение в изменении статей баланса. Но, как бы ни были разнообразны эти изменения, у работников бухгалтерии не должно возникать затруднений в установлении корреспонденции счетов, в конечном итоге все они сводятся к четырем видам.

Первый вид хозяйственных операций вызывает изменения только в активе баланса: одна его статья увеличивается, другая – уменьшается на сумму хозяйственной операции, то есть видоизменяется состав хозяйственных средств, их размещение. Итог баланса не изменяется.

Пример. За ранее отгруженный товар поступили деньги – руб. Следовательно, в балансе по статье «Расчетный счет» сумма увеличится, а по статье «Расчеты с покупателями и заказчиками» – уменьшится (уменьшится задолженность). Корреспонденция счетов (проводка) будет иметь вид:

Дебет счета 51 «Расчетный счет» – руб.,

Кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» – руб.

К операциям первого вида относятся все операции по использованию материальных ценностей в процессе производства, по выпуску готовой продукции из производства, ее отгрузки, погашению дебиторской задолженности, получению денежных средств в кассу наличными с расчетного счета и др.

Второй вид хозяйственных операций вызывает изменения только в пассиве баланса: одна его статья увеличивается, другая – уменьшается, то есть видоизменяются источники хозяйственных средств. Итог баланса не изменяется.

Пример. На основании начисленной заработной платы, начислен налог на доходы в сумме 1 300 руб. В балансе по статье «Расчеты с персоналом по оплате труда» задолженность уменьшится, то есть дебетуется, а по статье «Расчеты по налогам и сборам» – задолженность увеличится, то есть кредитуется. Корреспонденция счетов (проводка) будет иметь следующий вид:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – 1 300 руб.,

Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» – 1 300 руб.

Третий вид хозяйственных операций вызывает изменения в активе и пассиве баланса одновременно в сторону увеличения его статей. Итог баланса также увеличивается на сумму хозяйственной операции по активу и пассиву.

Пример. От поставщика получены материалы, на сумму руб. оплата за которые, не произведена. Статья актива баланса «Запасы» и пассива баланса «Кредиторская задолженность перед поставщиками» увеличится на сумму стоимости материалов.

Соответственно корреспонденция счетов будет иметь следующий вид:

Дебет счета 10 «Материалы» руб.,

Кредит счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – руб.

К этому виду операций относятся начисления средств в счет учредительных взносов, износа (амортизации) по основным средствам, износа по нематериальным активам, отчислений на социальное страхование, начисление заработной платы и премий за счет себестоимости продукции, получение кредитов, авансовые поступления от заказчиков и др.

Четвертый вид хозяйственных операций вызывает изменения в активе и пассиве баланса одновременно в строну уменьшения его статей. Итог баланса также уменьшится на сумму хозяйственной операции.

Пример. На основании начисленных налогов, переводим деньги в бюджет в сумме 6 000 руб. Статья актива баланса «Расчетный счет» и статья пассива баланса «Задолженность перед бюджетом» уменьшается. Итог баланса также уменьшается на сумму хозяйственной операции. Корреспонденция счетов (проводка) будет иметь следующий вид:

Дебет счета 51 «Расчетный счет» – 6 000 руб.,

Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» – 6 000 руб.

К этому виду относятся все операции по оплате всех видов кредиторской задолженности (бюджету, соцстраху, арендодателям, поставщикам, рабочим и служащим), зачету ранее полученных авансов, реформация баланса по списанию использованной в течение года прибыли и др.

Все четыре вида хозяйственных операций можно выразить формулами, заменив буквенным выражением: А – актив, П – пассив, Х – хозяйственная операция, повлекшая за собой изменения (увеличение или уменьшение).

1 вид: А – Х + Х = П

Дебет	Активный счет	Кредит		Дебет	Активный счет	Кредит
	–		+

Изменения, равные и противоположные по значению, произошли только в активе баланса.