ViPNet Клиент [Деловая почта] (стр. 8 )

ü  Подписать 8- подписать вложение текущим (внутренним) или выбранным (внешним) сертификатом подписи (подробно см. п. 6.5.1.2).

ü  Проверка подписи – см. раздел 6.5.2, Проверка подписи

ü  Удалить подпись - удалить все подписи с данного вложения (для неупакованного письма).

ü  Свойства – выводятся имя вложения и имя файла вложения.

ü  Удалить – удаление вложения из почты (удаление возможно только из неупакованного письма).

3.  Свойства - эта вкладка предназначена для вывода общей информации по письму и отражает следующее:

ü  Регистрационный номер

ü  Дата и время создания письма

ü  Отправитель.

7  Функции программы Деловая почта

Данная глава описывает различные действия, которые можно производить в программе Деловая Почта, а именно:

·  Работа с письмами – подробности в разделе 6.1.

·  Работа с вложениями - подробности в разделе 6.2

·  Работа с Адресной книгой - подробности в разделе 6.3

·  Работа с папками - подробности в разделе 6.4

·  Подпись, проверка и удаление подписи при работе с письмами - подробности в разделе 6.5

·  Работа с подписью отдельных файлов в Деловой Почте - подробности в разделе 6.6

·  Шифрование и расшифрование документов - подробности в разделе 6.7

·  Квитанции о доставке и прочтении в виде отдельного письма - подробности в разделе 6.8

·  Автопроцессинг - подробности в разделе 6.9

·  Смена пользователя - подробности в разделе 6.10

·  Поиск документа а Деловой Почте - подробности в разделе 6.11

·  Архивация и автоархивация - подробности в разделе 6.12

7.1  Работа с письмами

Действия по работе с письмами (создание, редактирование и пр.) осуществляются в окне письма (главное меню окна письма, панель инструментов) и в главном окне Деловой почты (главное меню, панель инструментов и меню, вызываемое щелчком правой клавиши мыши на выбранном письме). Одни и те же действия над письмами могут быть инициированы использованием однотипных (по действию) элементов различных меню и панели инструментов.

Опишем последовательно следующие действия, которые можно производить с письмами:

*  Создание письма – см. п. 6.1.1

*  Отправка письма - см. п. 6.1.2

*  Прием письма – см. п. 6.1.3

*  Ответить автору письма и автору письма с вложениями– см. пп. 6.1.5 и 6.1.6

*  Ответить всем и ответить всем с вложениями – см. пп. 6.1.7 и 6.1.8.

*  Удаление писем – см. п. 6.1.9

*  Экспорт/импорт писем – см. п. 6.1.10

*  Копирование писем с помощью механизма drag&drop – см. п. 6.1.11.

*  Печать письма - см. п.6.1.12.

*  Переслать письма как вложения - см. п. 6.1.13

7.1.1  Создание письма

Существует две возможности создания писем. Это создание абсолютно нового письма и создание письма на основе созданного (использование шаблона).

Для создания нового письма нужно в главном окне Деловой почты нажать на панели инструментов кнопку Создать новое письмо со значком или выбрать пункт меню Создать|Новое письмо или воспользоваться комбинацией клавиш CTRL+N.

На экране появится окно письма с названием Исходящее: (Рисунок 8).

Для создания нового письма в окне Письма нужно сделать следующее:

1.  Написать имя письма (поле тема),

2.  Написать текст письма,

3.  Из адресной книги выбрать адрес (адреса) – для вызова адресной книги в меню выбрать пункт Редактирование, а затем Добавить получателя,

4.  Выбрать вложения – присоединить нужные файлы к письму. Для этого надо выбрать в письме пункт Редактирование и затем Добавить вложение. В появившемся окне содержимого дисков выбрать нужные файлы и нажать кнопку Добавить. При этом возможен выбор сразу нескольких файлов.

После создания письмо нужно отправить.

7.1.2  Отправка письма

Отправка может быть произведена из окна письма (сразу после создания или после сохранения его в хранилище писем и повторном открытии) либо из главного окна (после сохранения созданного письма).

Для отправки письма из главного окна программы нужно выбрать это письмо из папки исходящих, затем можно воспользоваться кнопкой Отправить и получить почту на панели инструментов или меню Письмо/Отправить или правой кнопкой мыши и выбором меню Отправить. Для отправки из окна письма можно воспользоваться меню Письмо /Отправить или нажатием кнопки Отправить со значком . При выполнении этого действия окно письма закрывается (сообщения программы при закрытии письма см. в разделе 6.1.4).

В любом случае при выполнении команды по отправке письма письмо упаковывается в адреса указанных получателей, и дальнейшая модификация письма, за исключением добавления в список получателей, будет запрещена.

При упаковке письмо попадает в каталог .\OUT каталога транспорта.

После упаковки в графе Атрибуты папки исходящих появится признак У или у (упаковано).

Вообще говоря, транспорт запускается при запуске Деловой почты (в настройках по умолчанию включен флажок автоматического запуска транспорта при старте Деловой почты, см. раздел 7.3), и упаковка письма происходит «мгновенно». Поэтому Вы можете не увидеть признака У (у), т. к. сразу появится О или о (отправлено), а потом Д или д (доставлено).

Появление признака О (о), что означает, что письмо отправлено, т. е. получена квитанция об отправке. Когда на сообщение будет получена квитанция о доставке, то в графе Атрибуты появится буква Д или д. Подробнее об атрибутах можно прочесть в разделе 5.1, перечень атрибутов представит Таблица 1).

7.1.3  Прием письма

Если Вам пришло письмо, то появится сообщение транспорта о том, что получены новые письма (см. Рисунок 4). В папке входящих появятся письма, адресованные на Ваш абонентский пункт. Название Входящие выделится жирным шрифтом, а в скобках будет указано количество принятых непрочтенных писем (Рисунок 2).

Вы можете прочесть письмо (письма), можете переместить его в подпапку папки Входящие, можете удалить (при удалении письмо переместится в папку Удаленные), а можете удалить из папки Удаленные (письмо переместится в папку Аудит). Вы можете создать новую папку и поместить туда письма.

Количество принятых непрочтенных писем в скобках (в папках Входящие, Удаленные, и Аудит и их подпапках и др., исключая папку исходящих писем) будет представлено в виде суммы двух слагаемых (M+N), первое из которых (M) равно числу непрочтенных писем в папке верхнего уровня, а второе (N) равно суммарному числу непрочтенных писем в подпапках всех уровней вложенности. Как только будет прочитано одно из писем и все его вложения, количество писем соответствующего слагаемого уменьшится на 1. Причем, если первое слагаемое станет равным нулю (M=0), то в скобках у названия папки будет написано 0+ N, а если второе слагаемое станет равным нулю (N=0), то будет написано M. А если будут прочитаны все документы и все вложения во всех уровнях (т. е. M=0 и N=0), название папки (подпапки) будет написано обычным шрифтом, и исчезнут скобки с количеством непрочтенных писем.

Если Вы создадите свою папку (не в папке исходящих писем), то к ней будут применяться правила прочтения документов, описанные выше.

7.1.4  Сообщения программы при закрытии письма

Закрытие письма происходит в окне Письма при выполнении команд Письмо-> Закрыть (или нажатии на r в окне или клавиши Esc на клавиатуре) или Письмо-> Отправить.

При закрытии окна письма на экране могут появиться сообщения программы и вопросы, на которые пользователь должен ответить.

Перечислим их и ситуации, при которых они появляются, а также возможные ответы пользователя:

Вы хотите сохранить изменения? (ответы: Да/Нет/Отмена).

Этот вопрос появляется, когда Вы закрываете окно (без отправки) нового или неотправленного письма. При этом автосохранение писем (см. раздел 7.4) может быть включено, но письмо еще не успело сохраниться автоматически в папке исходящих до закрытия письма. При ответе Да письмо будет сохранено, и окно будет закрыто. Ответ Нет (или клавиши Esc) закрывает окно без изменений (а новое письмо просто не будет создано). При ответе Отмена письмо останется открытым для дальнейшего редактирования.

Деловая почта автоматически сохранила черновик этого письма. Вы хотите его оставить? (Ответы: Да/Нет/Отмена).

Это сообщение появляется, если автосохранение писем включено (см. раздел 7.4), и для нового письма это автосохранение прошло (т. е. письмо было автоматически сохранено в папке исходящих), а Вы закрываете окно письма (без отправки; например, передумали создавать письмо). При ответе Да окно письма будет закрыто, и письмо останется в папке исходящих. При ответе Нет окно письма будет закрыто, и письмо будет удалено из папки исходящих. При этом письмо не попадает в папку Удаленные. При ответе Отмена окно письма останется открытым для дальнейшего редактирования.

Одно или несколько вложений открыты. Изменения, сделанные в них после закрытия письма, не будут сохранены. Хотите ли Вы закрыть письмо, не закрывая открытые вложения? (ответы: Да/Нет).

Это сообщение и вопрос появляются, если при закрытии окна после редактирования Вы оставите открытыми вложения. Чтобы этот вопрос не появлялся, то после редактирования вложения его надо сохранить и закрыть. При ответе Да письмо будет закрыто, а вложения останутся открытыми. При ответе Нет (или клавиши Esc) письмо останется открытым для дальнейшего редактирования.