Хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе осуществляется в специально оборудованных помещениях (архивах).

Банк хранит первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», с изм. и доп.), но не менее пяти лет.

Сроки хранения на бумажных носителях:

- годовая бухгалтерская отчетность имеет постоянный срок хранения;

- мемориальные ордера, кассовые документы, расчетные документы, первичные учетные документы подлежат

хранению в течение 5 лет. В тех случаях, когда в общий сшив документов дня помещены

документы с разными сроками хранения, по истечении 5 лет документы должны быть расформированы

для отбора документов со сроком хранения более 5 лет для дальнейшего хранения, в противном случае

ко всему сшиву должен быть применен более длительный срок хранения;

- депозитные договоры, договоры вклада имеют срок хранения 5 лет после истечения срока договора;

- платежные документы и счета по расчетам на приобретение недвижимости производственного и непроизводственного назначения подлежат хранению до конца эксплуатации зданий и сооружений. При отборе документов дня на уничтожение такие документы должны быть изъяты из сшивов для дальнейшего хранения;

- документы, имеющие отношения к вопросам учета и распоряжения землей, зданиями и имуществом (свидетельства о праве собственности, свидетельства о включении в реестры, договоры купли-продажи, акты приема-передачи, проектно-сметные документы, разрешения на строительство и другие аналогичные документы), имеют постоянный срок хранения;

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

- документы (протоколы, описи, акты) об инвентаризации зданий и сооружений подлежат хранению в течение 5 лет;

- рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики должны храниться не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз;

- документы по основным средствам (акты приема-передачи, ведомости переоценки и определения износа) подлежат хранению до списания основных средств;

- лицевые счета по заработной плате сотрудников кредитной организации подлежат хранению в течение 75 лет;

- в течение 75 лет подлежат хранению трудовые договоры с сотрудниками, которые не были оформлены в штат кредитной организации, договоры гражданско-правового характера, на вознаграждение по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начислялись страховые взносы. Документы индивидуального (персонифицированного) учета, содержащие сведения о страховых взносах и страховом стаже сотрудников кредитной организации, в связи с отсутствием установленного срока их хранения в Федеральном законе РФ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» по аналогии с документами по личному составу хранятся также 75 лет;

Банк вправе организовать хранение бухгалтерских документов в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием средств вычислительной техники согласно утвержденного регламента «Регламент хранения в электронном виде документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций»  . При этом должна обеспечиваться возможность распечатывания бумажных копий бухгалтерских документов по формам, установленным нормативными актами Банка России.

Допускается формирование и хранение электронного архива по следующим первичным учетным документам, регистрам бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности:

-ежедневные оборотно-сальдовые ведомости,

-ежедневные балансы,

-ежедневные проверочные ведомости открытых и закрытых лицевых счетов,

-ежедневные расшифровки отдельных балансовых счетов для расчета обязательных экономических нормативов,

-ежедневные сведения для контроля за текущей ликвидностью,

-ежедневные выписки по клиентским счетам юридических лиц,

-платежные поручения для зачисления на расчетные счета клиентов, поступившие в электронном виде (при условии получения на бумажном носителе сводного документа поступивших платежей).

-мемориальные ордера и банковские ордера, сформированные в АБС Банка.

       Лицевые счета, ведущиеся в виде электронных баз данных, распечатываются ежедневно по клиентским счетам для выдачи клиенту в виде выписки, если иное не предусмотрено договором с клиентом. Лицевые счета, выписки из которых клиентам не выдаются, печатаются по мере необходимости.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях (электронных документов) соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных (бумажных) носителях.

Программы, с помощью которых осуществлялось создание электронных баз данных, и иные программные средства подлежат хранению не менее 5 лет после прекращения пользования ими.

Отчетность в виде электронных документов, представленная в учреждения Банка России, хранится в электронном виде не менее 5 лет. Копии отчетов на бумажном носителе с полученными извещениями учреждений Банка России об их приемке в электронной форме хранятся не менее 5 лет, годовые – постоянно.

8.5. Первичные учетные документы. Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения операции.

Первичные документы должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах  бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, созданные в соответствии с требованиями  документооборота.

Каждый из документов, на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должен содержать следующие реквизиты:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;        

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание операции;

5) величина натурального и (или) денежного измерения операции с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8.5.1. Расчетные документы для осуществления безналичных операций должны удовлетворять следующим требованиям:

    расчетные документы заполняются на бланках, включенных в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (платежное поручение формы 0401060; платежное требование формы 0401061, инкассовое поручение формы 0401071, платежный ордер формы 0401066  и т. п.), оформленные в соответствии с Положением Банка России от 01.01.2001г.   или принятых в общемировой банковской практике или утвержденных внутренними документами ТКБ документы могут быть оформлены на бумажном носителе или в электронном виде с использованием аналогов собственноручной подписи в соответствии с действующими нормативными актами и договором банковского счета между банком и физическим лицом; расчетные документы принимаются к исполнению при наличии на первом экземпляре подписи лиц (лица) и печати, заявленных в карточке, либо печати и подписи ответственного сотрудника банка, если оформление расчетного документа поручено банку клиентом; расчетные документы заполняются с применением средств оргтехники, ЭВМ или от руки ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Второй и последующие экземпляры расчетного документа могут быть изготовлены копированием при условии отсутствия искажений.

8.5.2. Документы, используемые для документального оформления кассовых операций, определены соответствующими внутренними документами Банка.

8.5.3. Документы, используемые для документального оформления хозяйственных операций.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93). Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, разрабатываются Банком самостоятельно и содержит следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дату составление документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Первичные документы должны содержать все необходимые реквизиты, в том числе, в обязательном порядке подпись уполномоченных лиц (для «электронного» документа в качестве подписи принимается «электронная» подпись).

Перечень документов, используемых банком для документального оформления хозяйственных операций приведен в приложении № 1 к Учетной Политике.

8.5.4. Банк осуществляет расчеты по счетам клиентов в формах, установленных законодательством.

Банком используются следующее цифровое обозначение документов, по которым совершаются операции:

Условное цифровое обозначение документа/Наименование документа

  01  Списано, зачислено по платежному поручению, по поручению банка

  02  Оплачено, зачислено по платежному требованию

  03  Оплачен наличными денежный чек, выдано по расходному кассовому ордеру

04  Поступило наличными по объявлению на взнос наличными, приходному  кассовому ордеру, препроводительной ведомости к сумке 0402300

  06  Оплачено, зачислено по инкассовому поручению

  07  Оплачено, поступило по расчетному чеку

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23