Система управления предприятием БЭСТ-5. Руководство пользователя (стр. 10 )

Работая с документами, зарегистрированными на листе кассовой книги, Вы можете разнести указанные в них суммы платежей по партнерам и соответствующим документам-основаниям и при необходимости сформировать счета-фактуры (см. п.9.2.4).

9.1.4.  Расчеты с партнерами

Ведя свою деятельность, каждое предприятие систематически вступает в деловые контакты с другими предприятиями и частными лицами с целью приобретения и продажи материальных ценностей, выполнения работ, оказания услуг и т. д. В связи с этим у него возникает необходимость учета расчетов по обязательствам перед различными контрагентами. Справиться с данной задачей помогает приложение Расчеты с партнерами.

В приложении реализованы следующие функции:

Ø  Ведение классификации видов расчетов, объектов расчетов и методов расчетов с партнерами;

Ø  Ведение картотеки расчетов с партнерами по сделкам закупки и продажи;

Ø  Оперативная детализация состояния расчетов с партнерами в разрезе документов-оснований сделок (договоров/этапов договоров, счетов/заказов или счетов-фактур);

Ø  Оперативная детализация расчетов до уровня оплаты конкретных документов поставки по сделке или партнеру;

Ø  Оценка расчетов по заказам покупки или заказам продажи в том случае, когда заказы не выступают объектами расчетов;

Ø  Оформление начисления или списание обязательств по объектам расчетов или взаимозачета обязательств с использованием специальных документов – актов по расчетам;

Ø  Формирование разнообразных отчетов для анализа расчетов по обязательствам.

Расчеты по обязательствам ведутся в оперативном режиме – независимо от выполнения процедур бухгалтерского учета. Информация по расчетам, накапливаемая в рассматриваемом приложении, адресована руководителям различного ранга и менеджерам, ответственным за операции закупки и продажи товаров.

Расчеты с партнерами подразделяются на две категории: расчеты по закупкам и расчеты по продажам. При этом один и тот же партнер может одновременно выступать в двух ролях, т. е. быть и поставщиком, и покупателем.

Параметры, характеризующие партнеров как участников сделок закупки/продажи (валюта расчетов, кредитный лимит и т. д.), указываются в режиме (Общие данные\Партнеры предприятия\Картотека партнеров). Эти характеристики вводятся не напрямую, а через так называемые группы учета. Наличие такого понятия как группа учета связано с тем, что в пределах одного предприятия могут быть выделены категории контрагентов, на которых распространяются однотипные правила расчетов. Для описания этих правил, а именно, перечня групп учета и их параметров – используется вспомогательный справочник Группы учета, расположенный в режиме настройки приложения Расчеты с партнерами. Другими словами, каждому поставщику/покупателю ставят в соответствие определенную группу учета, в которой как раз и содержится общий регламент расчетов.

В приложении также существует понятие метод расчетов. Расчеты могут производиться двумя методами:

Ø  По партнеру. В этом случае подводится общий баланс расчетов с партнером – без детализации по конкретным сделкам. Этот метод целесообразно использовать при разовых или редких деловых контактах с данным поставщиком/покупателем;

Ø  По сделкам. В этом случае баланс расчетов одновременно подводится по каждой сделке и по партнеру в целом.

Если расчеты ведутся по сделкам, то также необходимо определить документ-основание сделки. В системе выделяются следующие виды документов-оснований:

Ø  Договор/этап договора;

Ø  Заказ (или счета на оплату);

Ø  Счет-фактура.

Общая картина расчетов по обязательствам формируется на основании данных первичных документов, вводимых в систему.

Помимо метода расчетов и вида документа-основания сделки, регламент расчетов с партнером характеризуется используемым видом валюты, величиной кредитного лимита и видом реакции системы на его превышение (запрет на отгрузку, предупреждение, отказ от отслеживания суммы лимита). Именно эти параметры указываются в рамках настройки группы учета, которая далее ставится в соответствие тому или иному партнеру.

В системе также используется дополнительный метод контроля расчетов – метод расчетов по документам, когда объектом контроля является оплата каждого документа поставки. В этом случае контроль расчетов ведется по партнеру или по сделкам с партнером, выделяются относящиеся к этим объектам учета документы поставки и оплаты, а затем документы оплаты разносятся на документы поставки. Описанный метод может применяться в автоматическом режиме – по мере выполнения операций, и также может использован в ручном режиме, когда пользователь самостоятельно выбирает документ поставки для отнесения на него платежа.

Картотека расчетов

Вся информация о расчетах по обязательствам сконцентрирована в Картотеке расчетов (Рисунок 9‑14). Картотека расчетов формируется полностью в автоматическом режиме. Расчеты с партнерами отслеживаются в реальном масштабе времени. В картотеке присутствуют карточки двух видов. Первый вид карточек – это карточки расчетов с партнерами по закупкам или по продажам. Второй вид карточек – это карточки по каждому документу-основанию расчетов (договору, заказу, счету-фактуре), если расчеты ведутся в таком разрезе.

Карточка расчетов по партнеру в целом создается автоматически, как только партнеру присваивается статус поставщика или покупателя. Если расчеты с данным партнером ведутся по сделкам, то дополнительно к карточке партнера будут создаваться карточки расчетов по каждой сделке. В карточке расчетов по сделке накапливаются данные о расчетах в рамках этой сделки (текущее сальдо, обороты по оплате и поставкам), а в карточке партнера ведется суммарный учет по всем сделкам. Карточка по документу-основанию может создаваться или в момент регистрации самого документа-основания, или в момент выполнения операции, в которой «участвует» этот документ.

Рисунок 9‑14 Картотека расчетов

При входе в Картотеку расчетов на экране выводится список партнеров в разрезе выбираемого типа операций (т. е. по закупкам и по продажам в отдельности) с указанием оборотов и сальдо расчетов по каждому партнеру. По каждому из партнеров отображаются его название, группа учета, к которой он относится, применяемые метод и валюта расчетов, суммы прихода, расхода и долга партнеру/перед партнером. Суммы, имеющие знак минус, означают задолженность предприятия пользователя перед партнером, а суммы со знаком плюс – долг партнера перед предприятием пользователя.

При закупках под приходом понимается поступление товаров, работ и услуг, а расходом – их оплата. Наоборот, при продажах приходом является платеж от клиента, а расходом – отгрузка ему товаров, выполнение работ/оказание услуг.

В правой части картотеки присутствует колонка «Р» – признак разнесения оплаты на документы поставок. Если в колонке находится галочка, это значит, что операция разноски по карточке выполнена, и все оплаты сопоставлены с документами поставки. За этой колонкой следует колонка «З».В ней отражаются статусы карточек. Наличие галочки в этой колонке означает, что данная карточка закрыта для дальнейшей работы, и по ней запрещены все операции. Желаемая форма отображения картотеки – только открытые или все существующие карточки расчетов – выбирается с помощью кнопки Вид.

Чтобы детализировать сведения о расчетах с партнером, достаточно установить курсор на нужной строке картотеки и далее воспользоваться клавишей <Enter> или кнопкой Подробно. После этого появится окно с подробными данными о текущем балансе расчетов.

Содержимое этого окна зависит от выбранного метода расчетов с партнерами. При выборе метода расчетов По партнеру отображается перечень документов оплат и поставок, где фигурирует данный контрагент и из которых сложилась текущая картина расчетов. Для обращения к конкретному документу используется кнопка Документ.

При выборе метода расчетов По сделке для выбранного партнера выводится список заключенных с ним сделок. Обращение к документу-основанию сделки осуществляется нажатием кнопки Сделка. Следующий уровень детализации данных – отображение перечня документов оплат и поставок, повлиявших на картину расчетов по выбранной сделке. Детализация выбранной сделки по документам выполняется с помощью кнопки Подробно. И, наконец, нажав кнопку Документ, Вы можете просматривать и редактировать содержимое интересующего Вас документа, относящегося к выбранной сделке.

Регистр расчетов

Вторым важнейшим набором данных этого приложения является Регистр расчетов (Рисунок 9‑15). В него заносятся все операции, влияющие на картину расчетов с каждым партнером или по каждой сделке.

Рисунок 9‑15 Регистр расчетов

В регистре расчетов накапливаются данные об операциях, которые были выполнены в корреспонденции с объектом расчетов при сохранении первичных документов. По каждой операции указываются реквизиты идентификации объекта расчетов, первичного документа, который является основанием записи, и сумма операции, которая отнесена на расчеты, выраженная в валюте расчетов. Иначе говоря, этот регистр показывает, из каких составляющих сложилось сальдо расчетов с партнером.

Записи в данном регистре формируются непосредственно при вводе первичных документов, изменяющих баланс расчетов. Внесение записей выполняется в валюте расчетов. Перевод суммы документа (если она была выражена в иной валюте) в валюту расчетов выполняется в момент записи документа. В колонке «В» регистра расчетов помечены операции по возврату денежных средств и материальных ценностей.

К числу документов, влияющих на баланс расчетов с партнерами, относятся:

Ø  Документы движения денежных средств, проведенные по выпискам банка (приложение Учет денежных средств в банках);

Ø  Кассовые документы движения денежных средств, зарегистрированные в кассовой книге (приложение Учет наличных денежных средств);

Ø  Авансовые отчеты (в части расходных операций, связанных с приобретением ТМЦ, работ, услуг у внешних партнеров) (приложение Расчеты с сотрудниками);

Ø  Приходные и расходные документы движения, зарегистрированные в приложении Имущество;

Ø  Акты выполнения работ/оказания услуг (приложения Закупки. Поставщики, Продажи. Клиенты) ;

Ø  Документы прихода/расхода запасов (продукции) (приложения Товары. Продукция и Сырье. Материалы);

Ø  Документы начисления и списания обязательств перед партнерами (приложение Расчеты с партнерами).

При вводе этих документов, выполняемом в реестрах соответствующих приложений, прежде всего проверяется тип контрагента. Контрагент должен быть участником операций по закупкам или продажам, т. е. определен в картотеке партнеров как поставщик или покупатель. Кроме того, категория партнера (поставщик или покупатель) должна совпадать с той операцией, которую оформляет первичный документ. Например, если партнер является поставщиком, то операция должна относиться к закупкам, а не к продажам. Если все перечисленные условия выполнены, то делается запись в регистр расчетов – причем в сумме, которая подлежит отнесению именно на данный объект расчетов.

Установив курсор на строке с интересующей Вас записью и нажав кнопку Документ, Вы можете обратиться к документу-источнику – с целью просмотра или внесения изменений, а также для отнесения платежей на соответствующие документы-основания.

Таким образом, Картотека расчетов и Регистр расчетов образуют автономный (по отношению к бухгалтерскому учету) информационный контур для отражения обязательств перед партнерами.

При данном подходе, с одной стороны, оперативно предоставляется полная, максимально подробная картина взаиморасчетов. С другой стороны, существенно упрощается структура используемого плана счетов: его не нужно «загромождать» дополнительной аналитикой для детального учета расчетов с партнерами. В свою очередь, информация, формируемая в данном приложении, может быть отражена в бухгалтерском или управленческом учете.

Разнесение оплаты на первичные документы и заказы

Как уже было сказано ранее, помимо автоматического отнесения документов на карточки партнера и сделок, в системе также существует возможность ручного разнесения первичных документов оплаты (кассовые, банковские, авансовые отчеты, документы по расчетам) на первичные документы отгрузки (складские накладные, акты по услугам, документы имущества) и на заказы(счета).

Данные механизмы работают следующим образом. При сохранении документа оплаты система автоматически выбирает документы отгрузки, где фигурирует указанный в нем партнер – с учетом документа-основания, указанного в документ оплаты. Если в документе оплаты документ - основание не указан, то выбираются документы отгрузки по данному партнеру, также отнесенные на расчеты по партнеру в целом. При наличии в документе оплаты нескольких документов-оснований будут выбраны документы по всем указанным сделкам.

Распределение производится по порядку дат документов, в пределах суммы документа оплаты и сумм, отнесенных на документы-основания и документы отгрузки. Если в дальнейшем в документе оплаты будет указан документ-основание, то разнесение оплаты на документы отгрузки будет выполнено еще раз – на те документы отгрузки, которые были отнесены на расчеты по этой же сделке.

Точно такая же операция выполняется и при сохранении документов отгрузки. В этом случае выбираются по датам сначала банковские, а затем кассовые документы. Если по расходной накладной или по акту о выполнении работ/оказании услуг формируется кассовый ордер, то в первую очередь на оплату относится именно этот документ. Если его сумма меньше, чем сумма документа отгрузки, то на оставшуюся часть суммы система БЭСТ-5 подбирает уже существующие документы оплаты, еще не разнесенные на другие документы.

При корректировке документов оплаты или отгрузки также будет выполнена процедура разнесения оплаты.

В случае надобности пользователь может изменить разнесение документов на документы отгрузки, отнести другую сумму, перевести на другой документ. Корректировка возможна только в пределах указанной сделки. Если в документе оплаты указан документ-основание, система автоматически разнесет эту оплату на одну накладную, отнесенную в расчетах на тот же документ-основание. Пользователь может оставить часть суммы на этой накладной, а другой частью суммы оплатить другую накладную, которая также отнесена на расчеты по этому документу-основанию или полностью снять оплату с первой накладной и оплатить вторую накладную по этому же документу-основанию.

Ручная корректировка выполняется с помощью команды Разноска оплаты по документам отгрузки (или комбинации клавиш <Ctrl+F10>), вызываемой нажатием кнопки Расчеты в реестре платежных или отгрузочных документов.

Что касается разноски оплат по заказам покупки или продажи, то здесь необходимо иметь в виду следующее. При ведении расчетов с партнером в разрезе заказов, в карточке оплаты заказа отображаются все документы, в которых в качестве документа-основания указан данный заказ.

Если расчеты с партнером ведутся не в разрезе заказов, то формирование карточек оплаты заказа производится на основании карточек оплаты накладных, связанных с данным заказом. В карточке оплаты заказа отображаются все платежные документы, которые оплачивают накладные по данному заказу.

Документы по расчетам

Наряду с контролем расчетов, данное приложение также решает задачи управления расчетами по обязательствам.

При управлении расчетами по обязательствам могут использоваться различные виды операций, например, начисление и списание обязательств в виде доходов/убытков, зачет обязательств между хозяйствующими субъектами.

Для этих целей предназначены документы специального вида, которые оформляются в журнале Документы по расчетам.

9.1.5.  Ведение договоров

Одним из основных способов оформления хозяйственных сделок по закупке и продаже товарно-материальных ценностей, выполнению работ и оказание услуг является заключение договора. Соответственно, у предприятия возникает потребность учета подобных договоров и контроля их исполнения по срокам, спецификациям, обязательствам и т. д. Именно эти задачи и решаются в приложении Ведение договоров.

При этом режимы ведения договоров также доступны в приложении Закупки. Поставщики и Продажи. Клиенты.

Функции приложения заключаются в следующем:

Ø  Контроль исполнения договорных обязательств по срокам, этапам договоров, спецификациям (товарам, материалам, работам и услугам, объектам имущества);

Ø  Сопоставление плановых и фактических данных;

Ø  Оперативное обращение к списку документов, связанных с конкретным договором;

Ø  Широкий перечень реквизитов, характеризующих договор, которые гибко настраиваются с учетом потребностей конкретного предприятия-пользователя;

Ø  Учет госконтрактов в бюджетных организациях.

Договоры представляют собой документы-основания сделок с длительным и многоэтапным циклом выполнения работ по сделке. В системе БЭСТ-5 выделяется два основных типа договоров: договоры продажи и договоры закупки. В первом случае предприятие-пользователь выступает в роли поставщика (исполнителя) договора. Во втором случае оно является покупателем (заказчиком).

Два вышеназванных типа договоров делятся на категории. Категория – это группа однотипных договоров, имеющих одинаковый состав реквизитов. Например, среди договоров продажи можно выделить категории собственно договоров продажи и договоров поставки. В системе БЭСТ-5 формируется справочник категорий договоров и для каждой категории определяются свои собственные дополнительные реквизиты. Система располагает гибкой настройкой, позволяющей создавать широкий набор произвольных дополнительных реквизитов. В свою очередь, категории делятся по видам договоров. Виды используются для организации нумерации, управления печатными формами и т. д. Например, среди договоров продажи можно выделить дилерский договор, дистрибьюторский договор и т. д.

С точки зрения структуры, договор состоит из одного или нескольких этапов. Для каждого этапа указываются его содержание, период выполнения и стоимость. Если по договору предусмотрен особый характер оплаты, то в договоре может быть описан и план платежей. При этом договоры могут заключаться не только на закупку товаров/продукции, но и на приобретение работ/услуг. Также в системе можно вести и бессрочные договоры, т. е. договоры с неограниченным сроком действия.

В системе реализованы механизмы контроля исполнения договора не только по договору в целом, но и по каждому этапу в отдельности. В некоторых случаях этапы по договору могут отсутствовать (например, при использовании рамочных соглашений). Тогда в карточке договора устанавливается специальный признак, «блокирующий» возможность ввода этапов.

Договоры используются как объекты расчетов с партнерами или как своеобразные папки, объединяющие некоторую совокупность документов по произвольным критериям.

Картотека договоров

Картотека договоров (Рисунок 9‑16) предоставляет оперативную информацию о том, с кем, когда и на какие суммы были заключены договоры и каково состояние оплат и поставок по каждому договору. В приложении имеется две картотеки договоров: Договоры закупок и Договоры продажи.

Рисунок 9‑16 Картотека договоров

Находясь в картотеке договоров, Вы можете получить оперативные справки о расчетах по интересующему Вас договору, о расчетах по этапам этого договора (если они существуют), вывести список платежных и отгрузочных документов или список заказов, связанных с этим договором. Здесь же запускается и процедура контроля исполнения операций по договорам. Договор, по которому была выявлена просрочка, выделяется в реестре договоров красным цветом.

Карточка договора

Все основные данные по договору вводятся и хранятся в его карточке. Карточка договора состоит из закладок Общее, Дополнительно, Этапы, Оплата, Спецификации, Счета, Расчеты, Описание, Файлы.

В условиях системы БЭСТ-5 договор может находиться в одном из трех статусов: Проект, Действует, Закрыт. В момент создания договор автоматически получает статус Проект. Поскольку этот статус соответствует стадии подготовки договора, то никакие операции по данному договору не выполняются. В этом статусе договор открыт для любых изменений, которые при этом не фиксируются. После утверждения договор можно перевести в статус Действует. В этом случае по нему могут выполняться платежи и поставки.

Все изменения, внесенные в договор со статусом Действует, фиксируются системой. При сохранении измененного договора в нем автоматически проставляется признак внесения изменений, указывается версия, краткое описание сути корректировок и запоминается дата изменения. Система не разрешает переводить договоры со статусом Действует в статус Проект, если по ним были сформированы первичные документы и создавались проводки с указанием этих договоров в качестве аналитики.

По окончании исполнения или по иным, перечисленным ниже причинам, действующий договор может быть переведен в статус Закрыт. На стадии Закрыт любые корректировки содержимого договора запрещены. Для возобновления исполнения связанных с ним обязательств закрытый договор можно обратно перевести в статус Действует. При закрытии договора система запрашивает у пользователя дату и одну из возможных причин закрытия: Исполнен (эта причина доступна для выбора только в том случае, если баланс расчетов по договору равен нулю), Прекращен, Отложен, Отменен. Для управления статусом договора служит комбинация клавиш <Alt+S> или команда Изменить статус, доступная при нажатии кнопки Операции – как в карточке договора, так и в картотеке договоров.

Рисунок 9‑17 Карточка договора, закладка «Общее»

На закладке Общее (Рисунок 9‑17) располагаются общие сведения о договоре: вид, номер, дата регистрации, даты начала и окончания работ, поставщик/покупатель, ответственный менеджер, краткое содержание, сумма, признак наличия этапов и пр.

На закладке Дополнительно вводятся дополнительные или специальные реквизиты договора: подразделение (центр финансовой ответственности), к которому он относится, краткая характеристика предмета договора, применяемая налоговая модель, сведения о неустойке. В поставке системы БЭСТ-5 для бюджетных организаций, в карточке договора закупки, эта закладка, помимо перечисленных реквизитов, содержит специальные реквизиты, необходимые для работы с госконтрактами (Рисунок 9‑18). Подробнее о учете закупок по госконтрактам написано в п.9.2.3 и главе Руководства пользователя «Закупки. Поставщики».

Рисунок 9‑18 Карточка договора, закладка «Дополнительно»

На закладке Этапы вводятся сведения об этапах выполнения, входящих в состав договора – если договор был настроен как многоэтапный.

Закладка Этапы организована в виде таблицы (Рисунок 9‑19), в графах которой приводятся порядковый номер, даты начала и окончания, краткое содержание и сумма каждого из этапов, а также дата внесения изменений и текущий статус этапа (открыт или закрыт). В подстрочнике таблицы, для этапа, на котором установлен курсор, отображаются плановая и фактическая сумма. Правее показаны итоговая сумма по договору и сумма поставки.

Для ускорения ввода этапов однотипного содержания можно использовать функцию автоввода.

Рисунок 9‑19 Карточка договора, закладка «Этапы»

Закладка Оплата предназначена для описания этапов оплаты договора (Рисунок 9‑20).

Рисунок 9‑20 Карточка договора, закладка «Оплата»

В верхней части закладки приводится общая сумма к оплате. Ниже можно ввести сумму аванса по договору. Под полями суммы и аванса находится таблица, где отражаются этапы оплаты. В графах таблицы для каждого этапа оплаты приводятся вид средств, дата и сумма планового платежа, а также примечание поясняющего характера. В подстрочнике для этапа оплаты, на котором установлен курсор, показываются сведения о виде средств, из которых должна осуществляться оплата, аналитика расхода, итоговая сумма оплаты и фактически оплаченная сумма.

Рисунок 9‑21 Карточка договора, закладка «Спецификация»

Закладка Спецификация служит для описания товаров, материалов, имущества, работ/услуг, являющихся предметом договора (Рисунок 9‑21). В зависимости от структуры договора, она может вводиться либо по договору в целом, либо в разрезе этапов.

Спецификация представляет собой таблицу, в столбцах которой отображаются группа, номенклатурный номер и наименование предмета поставки, соответствующее значение аналитики, количество в заданной единице измерения, цена за единицу и сумма.

В подстрочнике для позиции, на которой установлен курсор, дублируется наименование предмета поставки. При сохранении договора система сравнивает сумму по объектам спецификаций и указанную на первой закладке общую сумму договора. Если они не совпадают, то выводится соответствующее системное сообщение, и БЭСТ-5 корректирует общую сумму.

Закладка Счета предназначена для обобщения информации о расчетах по заказам/счетам, относящимся к данному договору. Ввод информации на этой закладке не предусмотрен. По каждому счету/заказу на закладке отображаются его регистрационный и юридический номера, дата выписки, сумма поставки, сумма оплаты и сальдо расчетов. Информацию о расчетах по заказам/счетам можно просматривать как по отдельно взятым этапам договора, так и по договору в целом.

Закладка Описание служит для ввода подробной информации о предмете договора и для ввода развернутого описания данного договора. Закладка содержит два окна: в верхнем окне вводится предмет договора, а в нижнем – его подробное описание. Отметим, что описание предмета договора на этой закладке ни в коей мере не отменяет, а дополняет ввод краткого описания договора на закладке Общее. Расширенное описание предмета договора на этой закладке ни в коей мере не отменяет, а дополняет ввод краткого описания договора на закладке Общее. Например, краткое описание может использоваться для классификации госконтрактов, а развернутое описание более полно характеризует содержание договора. Между данными окнами имеется подвижный разделитель: с его помощью можно увеличить размер любого окна.

С договором могут быть связаны различные электронные документы нефинансового характера: коммерческие предложения, письма, протоколы и пр. Для ввода данных по таким документам и обращения к их содержанию используется закладка Файлы.

Контроль исполнения договора

Процедура контроля договорных обязательств, указанных в карточке договора, запускается с помощью комбинации клавиш <Ctrl+R> или команды Контроль договора/Контроль этапов, доступной при нажатии кнопки Операции. В зависимости от порядка расчетов и от структуры данного договора, это либо контроль по договору в целом, либо контроль договора в разрезе входящих в него этапов.

После запуска данной процедуры на экране появится окно с таблицей, в которой приводится список этапов (или строка с наименованием договора), дата окончания работ по этапу или договору, плановая и фактическая суммы, процент отклонения, а также текущий статус этапа или договора.

9.1.6.  Расчеты с сотрудниками

Задачи расчетов с персоналом предприятия, не связанные с учетом оплаты труда, решаются с помощью приложения Расчеты с сотрудниками. Это расчеты с подотчетными лицами, организация выплат по платежным ведомостям, расчеты по депонентам и пр. Данное приложение обеспечивает выполнение следующих функций:

Ø  Регистрация и обработка авансовых отчетов в рублях и валюте;

Ø  Оформление выдачи и возврата подотчетных сумм через кассу и через банковские (лицевые) счета;

Ø  Ведение реестра платежных ведомостей. Импорт платежных ведомостей из приложения Заработная плата. Выплата заработной платы через кассу и через банковские (лицевые) счета;

Ø  Ведение реестра ведомостей депонирования;

Ø  Ведение сводной картотеки расчетов с сотрудниками;

Ø  Формирование отчетов по расчетам с персоналом.

Данное приложение тесно взаимодействует с приложениями Учет денежных средств в банках и Учет наличных денежных средств.

Ведение расчетов с сотрудниками осуществляется в разрезе объектов учета. Всего в приложении выделено три группы объектов учета: подотчетные лица, депоненты, прочие.

Под объектом учета понимается некий расчетный центр, в пределах которого регистрируются и обрабатываются операции одного вида – например, расчеты с подотчетными лицами. Границы объекта учета определяются самим предприятием-пользователем: это может быть или подразделение, или предприятие в целом и пр.

Для объекта учета пользователь может настроить дополнительные аналитические признаки – аналитику расходов с использованием простых и групповых аналитических измерений (см. п.3.1.2). В бюджетных структурах такая возможность используется для настройки КБК, а в хозрасчетных организациях – для произвольной классификации расходов в целях управленческого учета. В дальнейшем данная аналитика вводится при создании документов.

Авансовые отчеты

Ввод и обработка авансовых отчетов сотрудников выполняются в режиме Авансовые отчеты – в разрезе объектов учета.

Рисунок 9‑22 Авансовый отчет

Выдача сумм под отчет из кассы предприятия оформляется расходным ордером с соответствующим видом движения.

Отметим, что подотчетная сумма также может быть выдана и в безналичной форме (т. е. переведена на пластиковую карту или лицевой счет сотрудника). Для оформления выдачи подотчетных сумм в безналичной форме служит режим Ведомости подотчета.

Далее, по сформированной ведомости, в которую включен данный сотрудник, формируется платежное поручение на перевод денежных средств.

В режиме ввода/обработки авансового отчета (Рисунок 9‑22) предусмотрены оформление операций списания израсходованной части подотчетной суммы, оформление приходного кассового ордера на неиспользованную часть (остаток) подотчетной суммы и оформление расходного кассового ордера на возмещение перерасхода.

Сумма, указанная в строке, входящей в расходную часть авансового отчета, может быть отнесена на расчеты с партнером. Если расчеты с этим партнером ведутся в разрезе сделок, то сумму строки можно отнести на соответствующий документ-основание (счет-фактуру, договор/этап договора, заказ/счет на оплату). Для этого в форме для ввода/редактирования строки существуют поля Партнер и Документ-основание.

Платежные ведомости

Режим Платежные ведомости включает в себя реестр платежных ведомостей – либо переданных из приложения Заработная плата, либо введенных вручную – для документального оформления произведенных по ним выплат.

Обработка платежной ведомости заключается в том, что бухгалтер делает для каждого сотрудника отметку о выплате или депонировании начисленной суммы и формирует по ней расходные ордера (на каждого сотрудника в отдельности, на выбранную группу сотрудников, или один ордер на всю выплаченную сумму) и, если это необходимо, – ведомости депонирования.

Ведомости депонирования

Данный режим предназначен для ведения реестра ведомостей депонирования. Ввод ведомостей в реестр может осуществляться автоматически – при обработке платежной ведомости, однако их можно вводить и вручную. При работе с ведомостью депонирования Вы можете обратиться к соответствующей платежной ведомости.

Картотека расчетов

Вся информация по расчетам с сотрудниками – будь то выдача и возврат подотчетных сумм, авансовые отчеты, депонирование и выплата депонированной заработной платы, прочие выплаты (ссуды, кредиты) и их возврат – фиксируется в Картотеке расчетов (Рисунок 9‑23).

Рисунок 9‑23 Картотека расчетов с сотрудниками

Содержимое картотеки расчетов формируется и обновляется автоматически – по мере ввода и обработки соответствующих первичных документов. Таким образом, вся картина расчетов отображается в реальном масштабе времени. В Картотеке расчетов автоматически вычисляется текущее сальдо расчетов – как с каждым сотрудником в целом, так и по видам расчетов (подотчет, депоненты и пр.).

Данные картотеки расчетов могут быть сгруппированы в любом интересующем Вас ракурсе: по категориям и объектам расчетов, по подразделениям и сотрудникам. При необходимости, прямо из Картотеки расчетов можно сформировать платежный документ, оформляющий погашение задолженности (например, на выплату депонированной заработной платы).

9.1.7.  Имущество

Приложение Имущество выполняет функции оперативного, бухгалтерского и налогового учета имущества предприятия. В приложении решаются следующие виды задач:

Ø  Учет наличия и движения имущества в разрезе объектов учета,

Ø  Расчет амортизации для целей бухгалтерского и налогового учета,

Ø  Проведение инвентаризаций и переоценки.

Система БЭСТ-5 реализует учет всех категорий имущества, отраженных в действующем законодательстве по бухгалтерскому и налоговому учету:

Ø  Основные средства (ОС) – часть имущества, соответствующая определению, приведенному в ПБУ 6/01. Единицей ОС является инвентарный объект, имеющий инвентарный номер;

Ø  Нематериальные активы (НМА) – часть имущества, соответствующая определению, данному в ПБУ 14/00. Единицей учета НМА является инвентарный объект, имеющий инвентарный номер;

Ø  Расходы будущих периодов (РБП). К данной категории имущества относятся расходы на НИОКР, соответствующие определению, приведенному в ПБУ 17/02. В эту же категорию входят прочие расходы будущих периодов, равномерно списываемые на текущие расходы в течение определенного срока. Единицей учета РБП является инвентарный объект, который имеет инвентарный номер;

Ø  Спец. инструмент, спец. оснастка, спецодежда в составе внеоборотных активов (СпИО в составе ВА). Эта категория представляет собой часть активов, определенную в соответствии с «Методическими указаниями по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды», и учитываемую по решению организации на счетах учета внеоборотных активов (т. е. на субсчетах счета 01). Единицей учета СпИО в составе ВА является совокупность однородных объектов, обладающих одинаковыми значимыми для учета характеристиками, учитываемая под одним инвентарным номером;

Ø  Спец. инструмент, спец. оснастка, спецодежда в составе оборотных активов (СпИО в составе ОА). Эта категория представляет собой часть активов, определенную в соответствии с «Методическими указаниями по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды», и учитываемую по решению организации на счетах учета оборотных активов (субсчетах счета 10). Единицей учета СпИО в составе ОА является совокупность однородных объектов, обладающих одинаковыми значимыми для учета характеристиками. При этом инвентарный учет не поддерживается;