Ø Планирование закупок по госзаказам и контроль их исполнения;
Ø Выгрузка реестра договоров в электронном формате Федерального казначейства, применяемом для ведения реестра госконтрактов;
Ø Формирование отчетов по закупкам в любой момент времени и в любом аналитическом срезе: по датам и периодам, поставщикам, договорам, заказам, операциям, товарам, услугам и пр.
В зависимости от вида закупаемых материальных ценностей, их оприходование осуществляется в приложениях Сырье. Материалы, Товары. Продукция и Имущество и оформляется соответствующими документами движения.
Каталоги товаров
Режим Каталоги товаров предназначен для регистрации товаров, материалов, работ и услуг, которые предлагают различные поставщики и подрядчики, представленные на рынке. Ввод сведений об этих поставщиках осуществляется в Реестре поставщиков.
Следует подчеркнуть, что функции Каталога товаров ни в коем случае не дублируют функции Номенклатурного справочника. Они расширяют возможности приложения по управлению процессом закупки:
Ø Ведение каталогов дает возможность обобщать информацию о товарах, работах и услугах в разрезе поставщиков и пользоваться этими данными при поиске оптимального поставщика;
Ø Вы сможете видеть картину изменения цен, сравнивать цены на аналогичные виды товаров между собой и, соответственно, выбирать оптимальных поставщиков с наиболее низкими ценами;
Ø Каталог товаров позволяет связать классификацию товаров/работ/услуг, принятую у поставщика, с классификацией товаров/работ/услуг, применяемой предприятием-пользователем. В итоге, с одной стороны, Вы будете пользоваться удобной для Вас системой названий товаров, работ и услуг, а с другой стороны – оформлять заказы поставщикам, используя принятую у них классификацию.
Ведение каталога товаров не является обязательным, однако его применение повышает эффективность работы логистических служб.
Договоры закупок
Для планирования, оформления, контроля и анализа сделок закупки, имеющих длительный цикл и/или состоящих из ряда обособленных этапов, используются договоры закупок, где в качестве исполнителя выступает сторонний подрядчик/поставщик, а в качестве заказчика/покупателя – предприятие-пользователь. Работа с договорами может осуществляться как в приложении Ведение договоров, так и в самом приложении Закупки. Поставщики. О принципах ведения договоров было рассказано в п.9.1.5.
Рисунок 9‑38 Заказ покупки
Заказы покупки
Для планирования, оформления, контроля и анализа краткосрочных сделок закупки применяются заказы покупки. По сути, заказ то же самое, что и счет на оплату.
В зависимости от применяемой системы контроля расчетов, заказы покупки могут выступать как документы-основания сделок, в разрезе которых отслеживаются расчеты по обязательствам. Использование заказов не является обязательным, однако их применение существенно упрощает работу с системой и расширяет круг ее функций, помогающих эффективно управлять закупками.
Ведение заказов покупки осуществляется в режиме Заказы покупки. В свою очередь, заказ покупки (Рисунок 9‑38) может существовать не только как независимый документ, но и быть связанным с договором закупки, а если договор имеет этапы, то с конкретным этапом договора. В качестве объекта заказа могут выступать Товары, Материалы или Услуги.
С помощью заказов покупки можно выполнять следующие операции:
Ø Регистрировать акцептованные (подтвержденные) заказы поставщика с указанием сроков поставки, ассортимента, количества и цены ТМЦ/услуг;
Ø Регистрировать счета на оплату, выставленные поставщиками с указанием сроков оплаты и поставки, ассортимента, количества и цены ТМЦ/услуг;
Ø Вести расчеты с поставщиками в разрезе заказов покупки;
Ø Формировать доверенности на получение ТМЦ у поставщиков;
Ø Формировать приходные накладные при поступлении ТМЦ на склады предприятия;
Ø Формировать акты на закупку услуг;
Ø Контролировать исполнение заказов по срокам, ассортименту, количеству и стоимости.
Строки заказа покупки могут вводиться несколькими способами:
Ø Последовательный ввод вручную;
Ø Групповой ввод с помощью номенклатурного справочника;
Ø Групповой ввод с помощью Каталога товаров, т. е. из каталога поставщика;
Ø Импорт из внешнего файла (XML, MS Excel, OO Calc, DBF, текстовый формат)
Акты на закупку услуг
Оприходование работ и услуг, оказанных предприятию-пользователю, оформляется актами на закупку услуг. Для этих документов существует режим Акты на закупку услуг.
Акты на закупку услуг могут быть или введены непосредственно, или формироваться на основании счетов-фактур на закупку, регистрируемых в приложении Книга покупок-продаж, и на основании заказов покупки, формируемых в приложении Закупки. Поставщики.
Кроме того, приложение Закупки. Поставщики предусматривает формирование счетов-фактур на основании актов на закупку услуг. При этом счет-фактура может использоваться как документ-основание сделки приобретения работ/услуг, на уровне которого будет отслеживаться исполнение связанных с ней обязательств. Если подобная сделка оформляется договором закупки, то в соответствующем акте на закупку услуг указывается ссылка на этот договор или этап договора.
По актам можно сформировать бухгалтерские проводки и записи на счетах налогового и управленческого учета, применяя для этого планы счетов, настроенные в приложении Главная книга.
Доверенности на получение ТМЦ
Система БЭСТ-5 позволяет оформить доверенности, выдаваемые сотрудникам или иным представителям предприятия-пользователя на получение приобретенных ТМЦ со склада контрагента-поставщика. Для этого в приложении ЗАКУПКИ. ПОСТАВЩИКИ существует режим Реестр доверенностей. Доверенности могут вводиться в реестр непосредственно, или формироваться на основе заказов покупки. В приложении существует два способа ввода строк доверенности: ввод под управлением Номенклатурного справочника и произвольный ввод. На основе доверенности можно сформировать приходную накладную.
Учет закупок по госконтрактам
Режим Договоры закупки позволяет вести учет закупок для государственных нужд, осуществляемых в рамках государственных контрактов. Для решения этой задачи карточка договора располагает рядом дополнительных реквизитов, предназначенных для учета госконтрактов.
Другими словами, с точки зрения системы БЭСТ-5 госконтракт представляет собой особую категорию договоров закупки, характеризуемую некоторыми специальными реквизитами: например, источником финансирования, основанием заключения, способом размещения и т. д. В случае надобности пользователь может дополнить этот состав реквизитов. В свою очередь, для этой категории должен быть определен соответствующий вид договоров. В поставке системы для бюджетных организаций он так и называется – «Госконтракт». В настройке данного вида договоров также указывается аналитика оплаты, что используется в бюджетных обязательствах. Для учета закупок по госконтрактам все поставщики товаров, работ и услуг должны быть зарегистрированы в Реестре поставщиков.
Так как материальные ценности и услуги, приобретаемые по госконтрактам, должны быть классифицированы по кодам ОКДП, БЭСТ-5 обеспечивает информационную связку Номенклатурного справочника со Справочником товаров и услуг ОКДП. Это дает возможность использовать две параллельных системы классификации: произвольную – удобную для конкретной организации-пользователя, которая настраивается в Номенклатурном справочнике и унифицированную – по кодам ОКДП, которая обязательна к применению в госструктурах.
Для контроля процесса закупки по госконтракту используются заказы покупки. Иначе говоря, госконтракт (договор) в этом случае выступает в роли объекта расчетов с контрагентом-поставщиком, а исполнение договора по спецификациям (объекты закупки, единицы измерения, количества, цены, плановая дата поставки и пр.) фиксируется в рамках заказа. В формируемом заказе покупки должна быть обязательно указана ссылка на госконтракт.
Регистрация поставок ТМЦ, выполняемых в рамках заключенных госконтрактов, осуществляется путем формирования приходных накладных, а регистрация работ/услуг – путем формирования актов на закупку услуг. При этом в накладной или акте должна быть указана ссылка на соответствующий заказ покупки.
При сохранении накладной в заказе отмечается количество поставленных ТМЦ, ведется контроль исполнения заказа по спецификациям. При формировании акта на основании заказа покупки также отслеживается объем получения заказанных работ и услуг.
Вместе с тем, расчеты по обязательствам ведутся по контракту в целом, а не по отдельным заказам. Это дает возможность оформлять в рамках одного контракта не один, а несколько заказов, что характерно при выполнении договоров, заключаемых на длительный срок. Оплата производится на основании государственного контракта. При этом сам контракт является основанием бюджетного обязательства, а бюджетное обязательство, в свою очередь, основанием кассового расхода.
В поставке системы БЭСТ-5 для бюджетных структур, в реестре договоров закупок реализована выгрузка реестра договоров в электронном виде – в формате Федерального Казначейства, применяемом для ведения электронного реестра госконтрактов (кнопка Экспорт). Программы для экспорта разработаны в соответствии с действующими «Требованиями к форматам текстовых файлов, используемых для ведения реестра государственных контрактов», утвержденными Федеральным Казначейством.
Планирование закупок
Данная группа режимов адресована бюджетным организациям, осуществляющим закупки ТМЦ, работ и услуг в рамках государственных контрактов – с учетом ограничений, налагаемых порядком работы с государственными заказами, регламентированным действующим законодательством.
В государственном заказе определяются номенклатура и объем закупок, источники финансирования, а также правила выполнения закупок (аукционы, прямые заказы и пр.).
Рисунок 9‑39 Расчетная таблица для госзаказа
С помощью этой группы режимов бюджетные учреждения получают возможность проконтролировать исполнение обязательств по госзаказам на уровне спецификаций и сумм. Особенность такого контроля заключается в том, что предметы закупки классифицируются строго по кодам ОКДП.
Группа режимов Планирование закупок реализована с помощью аппарата расчетных таблиц, применяемого в приложении БЮДЖЕТИРОВАНИЕ.
В рассматриваемой группе режимов госзаказы организованы в виде бюджетов закупок (Рисунок 9‑39), создаваемых на определенный период на основе шаблона специальной расчетной таблицы, настроенного разработчиками. Строками этого бюджета является закупаемая номенклатура, классифицируемая именно так, как это определено в ОКДП.
Рисунок 9‑40 Отчет об исполнении госзаказа
Исполнение пунктов (позиций) госзаказа по стоимости отслеживается путем сопоставления плановых и фактических данных. Под фактическими данными подразумеваются данные документов оприходования ТМЦ, работ и услуг, имеющих ссылку на госконтракт. В свою очередь, госконтракт должен ссылаться на госзаказ, т. е. на соответствующую расчетную таблицу.
Исполнение госзаказа (Рисунок 9‑40) контролируется с помощью специального отчета, также разработанного на базе расчетных таблиц. Этот отчет обеспечивает сбор фактических данных по поступлению тех номенклатурных позиций, которые были указаны в строках государственного заказа.
9.2.4. Книга покупок-продаж
Приложение предназначено для учета расчетов по НДС на основе книги покупок и книги продаж. Оно объединяет функции регистрации и оформления счетов-фактур и ведения книг покупок и продаж.
Среди возможностей приложения:
Ø Формирование счетов-фактур на оприходование и отгрузку (при этом реализована связь с документами, формируемыми в приложениях Товары. Продукция и сырье. Материалы, с актами на выполненные работы, формируемыми в приложениях Закупки. Поставщики и Продажи. Клиенты, а также с документами приложения Имущество);
Ø Формирование авансовых счетов-фактур, связь с наличными и безналичными платежами;
Ø Отражение счетов-фактур в расчетах по обязательствам;
Ø Автоматическое формирование записей в книги покупок и продаж;
Ø Исправление ошибок, ведение дополнительных листов в книгах покупок и продаж;
Ø Поддержка различных групповых операций со счетами-фактурами;
Ø Формирование проводок по записям в книгах покупок и продаж.
Реестры счетов-фактур
Ведение входящих и исходящих счетов-фактур осуществляется в реестрах Счета-фактуры на закупку и Счета-фактуры на продажу соответственно.
Счета-фактуры (Рисунок 9‑41) вводятся по видам движения материальных ресурсов и денежных средств относительно предприятия-пользователя.
Рисунок 9‑41 Счет-фактура
Виды движения определяют регламент формирования и разнесения счетов-фактур в книги покупок и книги продаж. Перечень видов движения определен разработчиками системы и закрыт для корректировки.
Для счета-фактуры на закупку предусмотрены следующие виды движения:
Ø Закупка ТМЦ;
Ø Безвозмездное получение;
Ø Предоплата.
Для счета-фактуры на продажу – это:
Ø Отгрузка;
Ø Безвозмездная передача;
Ø Предоплата;
Ø Поступление прочих денежных средств.
В строках одного счета-фактуры могут присутствовать:
Ø Товары. Данная позиция счета-фактуры выбирается из номенклатурного справочника приложения Товары. Продукция;
Ø Запасы. Данная позиция счета-фактуры выбирается из номенклатурного справочника приложения Сырье. Материалы;
Ø Услуги. Данная позиция счета-фактуры выбирается из номенклатурного справочника услуг и работ, общего для приложений ЗАКУПКИ. ПОСТАВЩИКИ и ПРОДАЖИ. КЛИЕНТЫ;
Ø Имущество. Данная позиция счета-фактуры выбирается из номенклатурного справочника приложения Имущество;
Ø Прочее имущество. Данная позиция вводится вручную – без использования каких-либо справочников.
В строках счета-фактуры на предоплату и поступление прочих денежных средств могут отражаться:
Ø Наличные платежи;
Ø Безналичные платежи.
БЭСТ-5 предусматривает различные варианты формирования счетов-фактур, которые будут рассмотрены далее.
Закупки: счета-фактуры на оприходование
Ввод в реестре счетов-фактур вручную. В этом случае заголовок и все позиции счета-фактуры вводятся вручную. В одном и том же счете-фактуре могут присутствовать строки разного типа: товары, запасы, услуги, имущество и прочие.
Регистрационные записи в книге покупок по такому счету-фактуре формируются автоматически – при следующих условиях:
Ø В поле Счет-фактура документа оприходования ТМЦ (приложения учета запасов) или акта на закупку услуг (приложение Закупки. Поставщики) должен быть выбран этот счет-фактура. При этом соответствующие позиции счета-фактуры, не оприходованные ранее, автоматически переносятся в данный документ оприходования/акт на закупку услуг. Количество единиц, приходуемых по позиции, указанной в счете-фактуре, может быть уменьшено;
Ø В документе, оформляющем поступление имущества (приложение Имущество), нажатием кнопки Фактура должен быть выбран данный счет-фактура. При этом соответствующие позиции счета-фактуры, не включенные в другие документы поступления, используются для формирования учетных карточек имущества;
Ø Параметр настройки приложения Книга покупок-продаж Формировать записи в книгу покупок должен принимать значение Автоматически. Если данный параметр принимает значение По запросу, то выдается запрос на формирование записи.
Если счет-фактура не использовался при формировании первичных документов, то регистрационные записи по нему могут быть сформированы вручную. Для этого служит кнопка Регистрация. При выборе документа отгрузки система не запрещает выбирать документы на оприходование по другой категории ТМЦ и с другими номенклатурными позициями, а также вводить данные об оприходовании вручную. Контроль производится только по сумме счета-фактуры и документа оприходования. Описанный способ рекомендуется применять для обработки разного рода нестандартных ситуаций.
Ввод из реестра счетов-фактур на основе документов оприходования или актов на закупку услуг. В этом случае вручную вводится только заголовок счета-фактуры, а для ввода строк необходимо воспользоваться кнопкой Документы. В реестре документов, вызываемых нажатием данной кнопки, можно выбрать произвольное количество документов одной категории. При формировании строк счета-фактуры одноименные позиции разных документов (т. е. позиции с одинаковой группой, номенклатурой, аналитикой, партией, единицей измерения и ценой) могут объединяться (суммироваться) в одну строку – для этого в настройке параметров приложения Книга покупок-продаж необходимо отметить галочкой признак Объединять одноименные позиции ТМЦ – для книги покупок.
Регистрационные записи в книге покупок по данному счету-фактуре будут формироваться автоматически – при его сохранении, если в настройке параметров приложения Книга покупок-продаж параметр Формировать записи в книгу покупок принимает значение Автоматически. Если данный параметр принимает значение По запросу, то выдается запрос на формирование записи. При этом будет сформировано столько записей, сколько первичных документов использовалось для формирования счета-фактуры. Данный способ формирования записей рекомендуется использовать при работе «от первичного документа» – в ситуациях, когда пользователь, вводящий документы оприходования, не вводит одновременно с ними счет-фактуру от поставщика.
Формирование из реестра документов оприходования. Система предоставляет возможность формирования счета-фактуры из реестра документов движения (приходных накладных) приложений Сырье. Материалы и Товары. Продукция и реестра актов на закупку услуг (приложение Закупки. Поставщики). Тем самым, Вы можете сформировать счет-фактуру сразу после ввода документа оприходования. Счет-фактура может быть сформирован автоматически, если настроечный параметр соответствующего приложения – Формировать автоматически – для расходного счета-фактуры принимает значение Да. Если этот параметр принимает значение Нет, то формирование счета-фактуры осуществляется из реестра документов оприходования с помощью кнопки Фактура.
Регистрационные записи в книге покупок по данному счету-фактуре будут формироваться автоматически – при его сохранении, если в настройке параметров приложения Книга покупок-продаж параметр Формировать записи в книгу покупок принимает значение Автоматически. Если данный параметр принимает значение По запросу, то выдается запрос на формирование записи.
Данный способ формирования записей рекомендуется применять при работе «от первичного документа» – в ситуациях, когда пользователь, вводящий документы оприходования, одновременно вводит с ними счет-фактуру от поставщика.
Формирование данных о расчетно-платежном документе в счете-фактуре поставщика
При необходимости формирования данных о расчетно-платежном документе поставщика Вы можете выбрать два способа действий. Первый – нажать кнопку Документы и далее воспользоваться кнопкой Платежи наличные или Платежи безналичные. Режим формирования данных о расчетно-платежном документе поставщика обеспечивает:
Ø Контроль правильности разнесения платежей на счета-фактуры поставщика (невозможность разнесения одного платежа на несколько счетов-фактур; контроль неразнесенного остатка платежа);
Ø Контроль формирования записей на вычет аванса уплаченного (запись на вычет формируется автоматически – после выбора платежа, следовательно, программно исключается ситуация ошибочного вычета другого платежа этим же счетом-фактурой).
Режим имеет следующие ограничения использования:
Ø Счет-фактура поставщика должен быть предварительно разнесен в книгу покупок;
Ø На платеж должен быть сформирован авансовый счет-фактура, также разнесенный в книгу.
При нажатии кнопки Платежи наличные или Платежи безналичные на экране появится окно с реестром, где отображается перечень платежных документов, не разнесенных полностью на другие счета-фактуры поставщика (частично разнесенные платежи показываются в сумме неразнесенного остатка). В этом реестре Вы можете отметить произвольное количество платежных документов, а система проконтролирует соответствие сумм всех выбранных платежей и суммы счета-фактуры поставщика.
После выхода из окна с подтверждением выбранных документов:
Ø Данные об отмеченных платежных документах сохраняются для печати в счете-фактуре и книге покупок;
Ø Формируются записи на вычет по авансовым счетам-фактурам выбранных платежей.
Другой способ формирования данных о расчетно-платежном документе в счете-фактуре поставщика – нажать кнопку Операции и выбрать команду Расчетно-платежный документ, или, что одно и то же, воспользоваться комбинацией клавиш <Alt+5> – для ввода информации вручную. В отличие от первого способа, этот способ не имеет подобных ограничений.
Данные, введенные вручную, также сохраняются для печати в счете-фактуре и книге покупок. Однако в этом случае система не контролирует правильность ввода платежей и последующее формирование записей вычетов авансов. В то же время система допускает одновременное использование обоих описанных способов: в этом случае данные о платежах при печати будут объединены.
Закупки: групповые счета-фактуры
Система БЭСТ-5 позволяет сформировать общий (групповой) счет-фактуру, полученный от поставщика по всем документам оприходования или актам на закупку услуг, введенным за определенный период времени. Данный режим запускается по команде Групповые Счет-фактуры, доступной при нажатии кнопки Операции. При запуске этого режима указываются:
Ø Период (в обязательном порядке);
Ø Соответствующий реестр документов (в обязательном порядке). Из выбранного реестра за указанный период формирования будут отобраны все документы оприходования или акты на закупку услуг, по которым ранее не были сформированы счета-фактуры;
Ø Контрагент. При указании конкретного контрагента система сформирует счет-фактуру именно для него. Если же контрагент не указан, система сформирует счета-фактуры для всех контрагентов, для которых за указанный период в указанном реестре были сформированы документы оприходования или акты на закупку услуг;
Ø Склад – для выбора документов, относящихся к конкретному складу.
Закупки: авансовый счет-фактура на уплаченную сумму авансового платежа
Ввод в реестре счетов-фактур вручную. В этом случае заголовок счета-фактуры и строки (т. е. отраженные наличные и безналичные платежи) вводятся вручную. Регистрационные записи по такому счету-фактуре также формируются вручную – на основе платежного документа или без него. Описанный способ ввода рекомендуется использовать для обработки разного рода нестандартных ситуаций.
Ввод из реестра счетов-фактур на основе документов оплаты. В этом случае вручную вводится только заголовок счета-фактуры. Для ввода строк необходимо воспользоваться кнопкой Документы и выбрать наличные или безналичные расходные платежные документы, не относящиеся к возвратам денежных средств, из соответствующих реестров.
Если документом-основанием платежа является заказ покупки (счет на оплату), и платеж зарегистрирован на полную сумму заказа, то при желании можно сформировать авансовый счет-фактуру с перечнем полученных ТМЦ или услуг.
Регистрационные записи по такому счету-фактуре формируются автоматически: при этом в запись подставляются данные выбранного платежного документа.
Данный способ рекомендуется использовать при работе «от платежного документа» – в ситуациях, когда авансовый счет-фактура от поставщика поступает после обработки выписки банка с платежами.
Формирование из реестра платежных документов. Вы можете также сформировать счет-фактуру после ввода расходного документа, не относящегося к возвратам денежных средств.
Счет-фактура может быть сформирован автоматически при вводе платежного документа, если настроечный параметр приложения Книга покупок-продаж Покупки – Авансовые счета-фактуры при наличных (безналичных) платежах формировать принимает значение Автоматически. Если данный параметр принимает значение По запросу, то выдается запрос на формирование записи. Если данный параметр принимает значение Не формировать, счет-фактура из платежного документа автоматически не формируется. Тогда счет-фактуру можно сформировать из реестра платежных документов вручную – с помощью кнопки Фактура. Авансовый счет-фактура формируется на полную или частичную сумму платежа, не разнесенную на документы отгрузки. Если документом-основанием платежа является заказ покупки (счет на оплату), и платеж зарегистрирован на полную сумму заказа, то при желании можно сформировать авансовый счет-фактуру с перечнем полученных ТМЦ или услуг. Запись в книгу по такому счету-фактуре формируется автоматически. Данный способ рекомендуется применять при работе «от платежного документа» – в ситуациях, когда пользователь, вводящий платежные документы, вводит авансовый счет счет-фактуру, поступивший от поставщика.
Продажи: счета-фактуры на аванс полученный
Ввод вручную в реестре счетов-фактур. В этом случае заголовок счета-фактуры и строки (т. е. отраженные безналичные или наличные платежи), вводятся вручную.
Регистрационные записи по такому счету-фактуре также формируются вручную – на основе платежного документа или без него. Данный порядок работы рекомендуется использовать для обработки разного рода нестандартных ситуаций.
Ввод из реестра счетов-фактур на основе документов оплаты. В этом случае вручную вводится только заголовок счета-фактуры. Для ввода строк необходимо воспользоваться кнопкой Документы, далее вызвать реестр безналичных или наличных платежей и выбрать нужные платежные документы, не относящиеся к возвратам денежных средств.
Если документом-основанием платежа является заказ продажи (счет на оплату), и платеж зарегистрирован на полную сумму заказа, то при желании можно сформировать авансовый счет-фактуру с перечнем отгружаемых ТМЦ или оказываемых услуг.
Регистрационные записи по такому счету-фактуре формируются автоматически: при этом в запись подставляются данные выбранного платежного документа.
Данный способ ввода рекомендуется использовать при ведении работы «от платежного документа» ─ в ситуациях, когда пользователь, вводящий платежи, не формирует одновременно с ними авансовые счета-фактуры.
Формирование из реестра платежных документов. Система БЭСТ-5 дает возможность сформировать авансовый счет-фактуру сразу после ввода приходного платежного документа (не относящегося к возвратам денежных средств). Счет-фактура может быть сформирован автоматически при вводе платежного документа, если настроечный параметр приложения Книга покупок-продаж Продажи – Авансовые счета-фактуры при наличных (безналичных) платежах формировать принимает значение Автоматически. Если данный параметр принимает значение По запросу, то выдается запрос на формирование записи. Если данный параметр принимает значение Не формировать, счет-фактура из платежного документа автоматически не формируется. Тогда счет-фактуру можно сформировать из реестра платежных документов вручную – с помощью кнопки Фактура. Авансовый счет-фактура формируется на полную или частичную сумму платежа, не разнесенную на документы отгрузки.
Если документом-основанием платежа является заказ продажи (счет на оплату), и платеж зарегистрирован на полную сумму заказа, то при желании можно сформировать авансовый счет-фактуру с перечнем отгружаемых ТМЦ или услуг. Запись в книгу продаж по такому счету-фактуре формируется автоматически. Данный способ рекомендуется использовать при работе «от платежного документа» – в ситуациях, когда пользователь, пользователь, вводящий платежные документы, одновременно с ними формирует авансовый счет счет-фактуру.
Продажи: счета-фактуры на отгрузку
Ввод из реестра счетов-фактур вручную. В этом случае заголовок счета-фактуры и все его строки вводятся вручную. В одном и том же счете-фактуре могут присутствовать строки разного типа: товары, запасы, услуги, имущество и прочие.
Регистрационные записи в книге продаж по такому счету-фактуре формируются автоматически – при следующих условиях:
Ø В поле Счет-фактура документа на отгрузку ТМЦ (приложения учета запасов) или акта выполненных работ (приложение продажи. клиенты) должен быть выбран этот счет-фактура. При этом соответствующие позиции счета-фактуры, не отгруженные ранее, автоматически переносятся в данный документ отгрузки/акт выполненных работ. Количество единиц, отгружаемых по позиции, указанной в счете-фактуре, может быть уменьшено;
Ø В документе, оформляющем реализацию имущества (приложение Имущество), нажатием кнопки Фактура должен быть выбран данный счет-фактура;
Ø Параметр настройки приложения Книга покупок-продаж Формировать записи в книгу продаж должен принимать значение Автоматически. Если данный параметр принимает значение По запросу, то выдается запрос на формирование записи.
Если счет-фактура не использовался при формировании первичных документов, то регистрационные записи по нему могут быть сформированы вручную. Для этого служит кнопка Регистрация. При выборе документа отгрузки система не запрещает выбирать документы на отгрузку по другой категории ТМЦ и с другими номенклатурными позициями, а также вводить данные об отгрузке вручную. Контроль производится только по сумме счета-фактуры и документа отгрузки. Описанный способ рекомендуется применять для обработки разного рода нестандартных ситуаций.
Ввод из реестра счетов-фактур на основе документов отгрузки (актов выполненных работ). В этом случае вручную вводится только заголовок счета-фактуры, а для ввода строк необходимо воспользоваться кнопкой Документы. В реестре документов, вызываемых нажатием данной кнопки, можно выбрать произвольное количество документов одной категории. При формировании строк счета-фактуры одноименные позиции разных документов (т. е. позиции с одинаковой группой, номенклатурой, аналитикой, партией, единицей измерения и ценой) могут объединяться (суммироваться) в одну строку – для этого в настройке параметров приложения Книга покупок-продаж необходимо отметить галочкой признак Объединять одноименные позиции ТМЦ ─ для книги продаж.
Регистрационные записи в книге продаж по данному счету-фактуре будут формироваться автоматически – при его сохранении, если в настройке параметров приложения Книга покупок-продаж параметр Формировать записи в книгу продаж принимает значение Автоматически. Если данный параметр принимает значение По запросу, то выдается запрос на формирование записи. При этом будет сформировано столько записей, сколько первичных документов использовалось для формирования счета-фактуры. Данный способ формирования записей рекомендуется применять при работе «от первичного документа» – в ситуациях, когда пользователь, вводящий документы отгрузки, не вводит одновременно с ними счет-фактуру от покупателя.
Формирование из реестра документов. Вы можете сформировать счет-фактуру сразу после выписки отгрузочного документа (приложения Сырье. Материалы и Товары. Продукция) или акта о выполнении работ (приложение Продажи. Клиенты). Счет-фактура может быть сформирован автоматически при работе с накладными на отгрузку, если настроечный параметр соответствующего приложения ─ Формировать автоматически ─ для расходного счета-фактуры принимает значение Да. Если данный параметр принимает значение Нет, то счет-фактуру из реестра документов можно сформировать при помощи кнопки Фактура.
Регистрационные записи по такому счету-фактуре формируются автоматически, если параметр настройки приложения Книга покупок-продаж Формировать записи в книгу продаж принимает значение Автоматически. Если же этот параметр принимает значение По запросу, то система выдаст запрос на его формирование.
Данный способ рекомендуется применять при работе «от первичного документа» ─ в ситуациях, когда пользователь, формирующий документы отгрузки, одновременно с ними формирует счет-фактуру для покупателя.
Формирование данных о расчетно-платежном документе в отгрузочном счете-фактуре
При необходимости формирования данных о расчетно-платежном документе покупателя Вы можете выбрать два способа действий. Первый – нажать кнопку Документы и далее воспользоваться кнопкой Платежи наличные или Платежи безналичные. Режим формирования данных о расчетно-платежном документе поставщика обеспечивает:
Ø Контроль правильности разнесения платежей на отгрузочные счета-фактуры (невозможность разнесения одного платежа на несколько счетов-фактур; контроль неразнесенного остатка платежа);
Ø Контроль формирования записей на вычет аванса полученного (запись на вычет формируется автоматически – после выбора платежа, следовательно, программно исключается ситуация ошибочного вычета другого платежа этим же счетом-фактурой).
Режим имеет следующие ограничения использования:
Ø Отгрузочный счет-фактура должен быть предварительно разнесен в книгу;
Ø На платеж должен быть сформирован авансовый счет фактура, также разнесенный в книгу.
При нажатии кнопки Платежи наличные или Платежи безналичные на экране появится окно с реестром, где отображается перечень платежных документов, не разнесенных полностью на другие отгрузочные счета-фактуры (частично разнесенные платежи показываются в сумме неразнесенного остатка). В этом реестре Вы можете отметить произвольное количество платежных документов, а система проконтролирует соответствие сумм всех выбранных платежей и суммы отгрузочного счета-фактуры.
После выхода из окна с подтверждением выбранных документов:
Ø Данные об отмеченных платежных документах сохраняются для печати в счете-фактуре и книге продаж;
Ø Формируются записи на вычет по авансовым счетам-фактурам выбранных платежей.
Другой способ формирования данных о расчетно-платежном документе ─ нажать кнопку Операции и выбрать команду Расчетно-платежный документ, или, что одно и то же, воспользоваться комбинацией клавиш <Alt+5> – для ввода информации вручную. В отличие от первого способа, этот способ не имеет подобных ограничений. Данные, введенные вручную, также сохраняются для печати в счете-фактуре и книге. Однако в этом случае система не контролирует правильность ввода платежей и последующее формирование записей вычетов авансов. В то же время БЭСТ-5 допускает одновременное использование обоих описанных способов: в этом случае данные о платежах при печати будут объединены.
Продажи: групповые счета-фактуры
Система БЭСТ-5 позволяет сформировать общий (групповой) счет-фактуру, выставляемый покупателю по факту всех отгрузок (выполнения работ), проведенных за определенный период времени.
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 |
