Система управления предприятием БЭСТ-5. Руководство пользователя (стр. 2 )

В системе БЭСТ-5 предусмотрен справочник планов счетов, в котором хранится весь перечень применяемых планов.

Каждый план счетов имеет свой собственный код, наименование и валюту баланса. Некоторые планы счетов изначально присутствуют в поставке системы – как например, типовой план счетов для ведения бухучета в хозрасчетных организациях, некоторые – вводятся самими бухгалтерами, согласно характеру деятельности и целям учета их предприятий.

Ä

О плане счетов более подробно написано в п.9.1.1 данного документа. Полная информация по данным вопросам находится в разделе «Главная книга» «Руководства пользователя».

При вводе проводок бухгалтер может «отфильтровать» содержимое справочника счетов, указав интересующий вид плана. Тогда в справочнике счетов будут отображаться только счета, относящиеся к этому плану. Если вид плана счетов не указан, то может быть выбран любой счет, исходя из которого система определит категорию плана счетов для этой проводки. Корреспонденция между счетами, входящими в разные планы, не допускается.

Бухгалтерские отчеты в системе БЭСТ-5 формируются на основе проводок, относящихся только к одному и тому же плану счетов. Формирование «сводных» отчетов с проводками, созданными на основании разных планов счетов, не предусмотрено.

Все проводки, независимо от места их формирования, записываются в специальный сводный регистр, называемый Книга учета операций. Проводки по документам могут быть созданы несколькими способами. Простейший из них – ввод проводок вручную. Однако, при большом количестве документов и множестве идентичных хозяйственных операций данный способ крайне неэффективен, так как отнимает время у бухгалтеров. Поэтому гораздо удобнее выделить ряд повторяющихся хозяйственных операций и подготовить для них шаблоны проводок – т. е. настроить типовые операции.

Типовые операции, настроенные для каждого функционального раздела программы, объединяются в специальные справочники типовых операций. Количество проводок, входящих в одну типовую операцию, не ограничено. Шаблон проводки может быть настроен или полностью – вплоть до алгоритма расчета ее суммы, определяемой на основе суммы операции, или частично – с пропуском некоторых элементов: например, дебетового или кредитового счета. Если проводка, входящая в типовую операцию, настроена не полностью, система автоматически впишет недостающие элементы, используя для этого данные из обрабатываемого первичного документа.

Помимо типовых операций в БЭСТ-5 существует еще один способ автоматического создания проводок – групповые операции. Групповая операция представляет собой процедуру формирования проводок и расчета их сумм по произвольно заданному алгоритму. Алгоритмы расчетов базируются на информации о состоянии счетов: остатках, оборотах и т. д. Кроме того, в них присутствуют и такие дополнительные параметры, как даты, номера документов и пр. Целью расчетов в групповых операциях являются суммы формируемых проводок. Групповые операции применяются для закрытия тех счетов, которые к концу отчетного периода должны иметь нулевое сальдо; для распределения суммы остатка по одному счету на другие счета, для периодического списания нормируемых расходов и пр.

Ä

Настройка типовых и групповых операций подробно описана в разделе «Главная книга» «Руководства пользователя».

Многосегментный аналитический учет

Для более детального учета различных аспектов хозяйственной деятельности на синтетических счетах/субсчетах может быть организован аналитический учет.

Аналитический учет в системе БЭСТ-5 строится на основе аналитических измерений. Каждое измерение представляет собой разрез, в котором рассматривается то или иное событие хозяйственной деятельности. Виды таких измерений выбираются самими бухгалтерами – в зависимости от профиля их предприятия и от поставленных перед ними учетных задач. Соответственно, в качестве аналитических измерений могут быть выбраны виды издержек, регионы продаж, партнеры, виды и свойства продукции, подразделения, заказы, контракты и пр.

Каждый вид аналитических измерений характеризуется определенным набором значений. Так, например, для вида аналитических измерений «Регионы продаж» – это названия конкретных географических точек, а для вида измерения «Дилеры» – наименования предприятий или физических лиц.

Справочники, в которых хранятся значения видов аналитических измерений, условно подразделяются на две группы. К первой из них относятся справочники, изначально присутствующие в составе системы БЭСТ-5 (например, справочник партнеров). Ко второй относятся справочники, созданные пользователем. Следовательно, по своему происхождению виды аналитических измерений классифицируются как системные и пользовательские.

Справочники пользовательских видов аналитических измерений имеют одну и ту же структуру. Каждая запись такого справочника включает в себя код и наименование значения измерения. При использовании системных видов аналитических измерений справочники значений не составляются: программа обращается к уже имеющимся наборам данных (т. е., например, к содержимому справочника партнеров и пр.)

Ä

О справочниках и других информационных объектах системы БЭСТ-5 можно прочесть в Главе 5 данного документа.

Для ведения аналитического учета необходимые виды аналитических измерений нужно связать с соответствующими синтетическими счетами. Это делается следующим образом. Код аналитического счета в системе БЭСТ-5 рассматривается как сложный объект, имеющий составную структуру. Он состоит из набора сегментов, каждый из которых представляет собой аналитическое измерение.

Каждому сегменту соответствует аналитический справочник — справочник значений аналитического измерения. Никаких ограничений на сегменты нет, но общая длина шифра аналитического учета не должна превышать 60 знаков. Первый сегмент называется базовым (основным) сегментом аналитики. Именно его мы рекомендуем использовать в качестве центра учета.

В итоге система выстраивает наглядную, удобную для восприятия модель аналитического учета – синтетический счет плюс некий набор аналитических срезов (сегментов).

Так, например, для более детального учета и анализа выручки аналитический счет, открытый на балансовом счете 901 «Выручка от реализации продукции (работ, услуг)» можно разделить на следующие аналитические сегменты (для облечения восприятия они отделены друг от друга дефисами):

901., где

Ø  901 – код счета учета выручки от реализации,

Ø  000011 – код наименования покупателя (сегмент 1),

Ø  000054 – код региона продаж (сегмент 2),

Ø  02431 – код вида продукции (сегмент 3).

Ä

Правила работы с аналитическими измерениями подробно изложены в разделе «Главная книга» «Руководства пользователя».

Описанная модель многосегментного аналитического учета распространяется не только на бухгалтерские счета. Она используется и в других функциональных разделах программы – например, для организации расширенного аналитического учета товарных запасов по их потребительским свойствам (цвета, размеры, сорта и т. д.)

Область применения многосегментной модели аналитического учета достаточно широка. Чем больше управленческих задач стоит перед предприятием, тем более востребованы подробный учет хозяйственной деятельности и углубленный анализ финансовых показателей по множеству различных критериев.

Среди типичных примеров использования многосегментного аналитического учета – учет дебиторской задолженности не только в разрезе клиентов, но и на уровне заключаемых с ними сделок. Еще один вариант его применения – учет полученной выручки по направлениям деятельности и по центрам продаж. Он также востребован и в производственном секторе: в частности, для целей учета затрат в разрезе подразделений, видов продукции и видов издержек.

Многовалютный учет

Бухгалтерский учет в системе БЭСТ-5 ведется в едином денежном измерителе – национальной денежной единице. Для Российской Федерации такой единицей является Российский рубль. Вместе с тем допускается выполнение операций и в других денежных единицах — иностранных валютах.

Количество иностранных валют при этом не ограничено. Все валюты, используемые в процессе учета, включая национальную денежную единицу, должны быть внесены в специальный справочник кодов валют. Каждая валюта в справочнике имеет идентификационный код и наименование. Код валюты должен быть уникален и может состоять из любой комбинации букв или цифр.

При настройке программы указывается код валюты, используемой в качестве национальной денежной единицы. Система БЭСТ-5 не ограничивает пользователя в выборе национальной валюты, т. е. любая валюта может быть объявлена как национальная денежная единица. Далее, в «Руководстве пользователя» эта валюта также называется основной. Изменение кода основной валюты при наличии сделанных проводок не допускается.

Ä

Настройка характеристик используемых валют описана в Главе 7 данного документа.

3.1.3.  Налоговый учет

Поддержка нескольких планов счетов, реализованная в системе БЭСТ-5, позволяет организовать параллельный бухгалтерский и налоговый учет на основании одних и тех же первичных документов. Этот подход существенно экономит время бухгалтера и избавляет его от двойной работы по вводу исходных данных.

БЭСТ-5 поддерживает как общую, так и упрощенную системы налогообложения (УСН). Для ведения налогового учета по общей системе налогообложения используется налоговый план счетов (код плана – Н). Вспомогательные налоговые счета, включенные в данный план, позволяют вести учет доходов и расходов организации в соответствии с требованиями главы 25 НК РФ. Для учета по упрощенной системе налогообложения используется план счетов с кодом У. Структура этого плана счетов обеспечивает учет доходов и расходов налогоплательщика по правилам, изложенным в главе 26.2 НК РФ.

При обработке хозяйственных документов можно параллельно создавать записи как на бухгалтерских, так и на налоговых счетах. Технология работы с налоговыми счетами такая же, как и при работе с обычными забалансовыми счетами. Увеличение и уменьшение оборотов на данных счетах соответственно происходят по дебету и по кредиту. Данные, накопленные на этих счетах, не будут отражаться ни в регистрах бухгалтерского учета, ни в бухгалтерской отчетности предприятия.

Ä

Технология ведения учета по общей и упрощенной системам налогообложения изложена в разделе «Налоговый учет» «Руководства пользователя».

3.1.4.  Управленческий учет

Управленческий учет – особая система обработки, анализа и представления данных о финансово-хозяйственной деятельности, ориентированная на руководство и акционеров предприятия. В отличие от бухгалтерского и налогового учетов, ведение которых жестко регламентировано законодательством, правила управленческого учета устанавливаются самим предприятием.

Главное назначение управленческого учета – помочь руководителю правильно управлять, оперативно предоставив ему полные данные для принятия того или иного решения.

В рамках управленческого учета в системе БЭСТ-5 реализованы функции бюджетирования, планирования производства, планирования договорных обязательств, мониторинг фактических показателей деятельности и аналитическая поддержка принятия решений.

Типичные вопросы, интересующие любого руководителя: «Какова наша прибыль и из чего она складывается?», «Какие направления деятельности, виды продукции, отделы и службы приносят наибольший доход?», «Какова картина издержек и где они возникают?», «Кому, за что, сколько и к какому сроку мы должны и кто, наоборот, должен нам?».

Для получения этой и другой информации, необходимой для эффективного управления предприятием, система БЭСТ-5 позволяет организовать углубленный учет экономической деятельности с применением множества произвольных аналитических срезов.

Источником информации для такого учета являются первичные документы. Для преобразования их содержимого в форму, необходимую для принятия управленческих решений, в системе можно настроить специальный план счетов для управленческого учета. Кроме того, целесообразно задействовать и многосегментный аналитический учет, основы которого были описаны в п.3.1.2. «Привязав» к настроенным «управленческим» и/или бухгалтерским счетам необходимые виды аналитических измерений, предприятие получает развитую систему учета, позволяющую детализировать показатели хозяйственной деятельности по центрам ответственности, по выпускаемым видам продукции, затрат/издержек и пр.

Система формирует множество оперативных отчетов, отражающих картину денежных поступлений и платежей, дебиторской и кредиторской задолженности, выпуск продукции, наличие и движение товарных и материальных запасов и пр.

Для разработки бюджетов и контроля их исполнения применяются так называемые расчетные таблицы. Расчетные таблицы представляют собой документы, состоящие из предварительно определенного набора строк и столбцов. Информация, предназначенная для обработки в расчетных таблицах, может либо вводиться вручную, либо импортироваться из соответствующих баз данных системы БЭСТ-5. В таблицах предусмотрен расчет показателей на основании этих исходных данных, а результаты расчетов сохраняются для последующего использования.

4.  Структура системы

4.1.  Приложения

БЭСТ-5 относится к классу интегрированных систем. Она состоит из набора взаимосвязанных функциональных блоков, которые называются приложениями или подсистемами. Каждое приложение автоматизирует отдельную область учета или направление деятельности на предприятии.

Приложения могут работать как в автономном режиме, так и совместно друг с другом, образуя единое информационное пространство предприятия.

Логически связанные между собой приложения объединяются в группы. Каждое приложение содержит набор функциональных разделов и включает инструментальные средства для ввода данных и анализа деятельности. Текущий функциональный состав системы БЭСТ-5 представлен в таблице:

Приложение	Функции
Финансы:
Учет денежных средств в банках	Ведение рублевых, валютных, специальных банковских счетов. Ведение лицевых счетов в ОФК (для бюджетных структур). Ведение выписок из банковских и лицевых счетов. Оформление платежных документов для хозрасчетных и бюджетных организаций. Взаимодействие с системами «Клиент-Банк».
УЧЕТ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ	Ведение рублевых и валютных касс. Ведение кассовых книг. Оформление приходных и расходных кассовых ордеров и их регистрация в кассовой книге. Формирование отчетов по кассовым операциям.
Расчеты с сотрудниками	Ведение реестра авансовых отчетов. Оформление выдачи и возврата подотчетных сумм через кассу и через банковские счета. Ведение реестра платежных ведомостей на выплату заработной платы. Оформление выплат зарплаты через кассу и банковские счета. Ведение реестра ведомостей депонирования заработной платы. Ведение сводной картотеки расчетов с сотрудниками.
Ведение договоров	Ведение картотеки договоров. Поддержка многоэтапных договоров с контролем расчетов по каждому этапу. Контроль исполнения договоров по срокам и обязательствам. Ведение договоров со спецификациями. Гибкая настройка широкого перечня реквизитов договоров. Учет госконтрактов для бюджетных организаций.
Расчеты с партнерами	Контроль расчетов с поставщиками/подрядчиками и покупателями/заказчиками в режиме on-line с возможностью детализации данных вплоть до содержимого первичного документа. Оформление зачетов обязательств и других взаимозачетных операций.
Имущество	Учет внеоборотных активов: основных средств, нематериальных активов, НИИОКР и расходов будущих периодов на основе ПБУ 17/02. Учет специального оборудования, инструментов, одежды и пр. Учет наличия и движения каждого объекта учета. Учет истории изменения наиболее существенных реквизитов объектов. Начисление амортизации. Переоценка и учет модернизации основных средств. Учет оборотных активов (включая спецоборудование, специнвентарь и спецодежда в составе внеоборотных средств), а также часть оборотных активов со сроком эксплуатации более 1 года.
Главная книга	Сводный бухгалтерский учет. Налоговый учет по общей и упрощенной системам налогообложения. Формирование годовой и промежуточной отчетности предприятия. Расчет налоговых деклараций. Экспорт отчетности в электронном виде.
Бюджетирование	Формирование операционных и финансовых бюджетов предприятия, план–фактный анализ работы предприятия, построение финансовых отчетов.
Сводный баланс	Консолидация однотипных документов отчетности предприятий и формирование сводных отчетов.
ЛОГистика:
Продажи. Клиенты	Ведение и контроль исполнения договоров на реализацию товаров, работ и услуг. Регистрация и обработка заказов покупателей на продажу товаров, работ и услуг. Формирование актов на выполненные работы/услуги. Ведение прайс-листов. Гибкая схема управления отпускными ценами, скидками и надбавками. Контроль расчетов с покупателями и заказчиками.
Товары. Продукция	Учет остатков и движения товарных запасов. Поддержка сортового и партионного учета. Учет товарных запасов по штрих-кодам. Оценка себестоимости запасов по фактическим ценам (реализованы интервальные и скользящие методы оценки – как по предприятию в целом, так и по отдельному месту хранения) и по учетным ценам. Определение цены списания запасов методами средних, ФИФО и ЛИФО. Учет товаров на консигнации и в пути. Автоматизация ввода складских документов путем экспорта/ импорта их строк в форматы DBF, XML, OO Calc, TXT, MS Excel. Инвентаризация и переоценка.
Сырье. Материалы	Учет остатков и движения материально-производственных запасов. Поддержка сортового и партионного учета. Оценка себестоимости запасов по фактическим ценам (реализованы интервальные и скользящие методы оценки – как по предприятию в целом, так и по отдельному месту хранения) и по учетным ценам. Определение цены списания запасов методами средних, ФИФО и ЛИФО. Автоматизация ввода складских документов путем экспорта/ импорта их строк в форматы DBF, XML, OO Calc, TXT, Excel. Инвентаризация и переоценка.
Закупки. Поставщики	Ведение и контроль исполнения договоров на закупку товаров, работ и услуг. Формирование и обработка заказов поставщикам на приобретение товаров, работ и услуг. Учет закупок для государственных нужд в бюджетных структурах. Оформление доверенностей на получение товарно-материальных ценностей у поставщиков. Ведение каталогов товаров поставщиков с указанием цен и условий поставки. Регистрация актов на выполненные работы (услуги). Контроль расчетов с поставщиками и подрядчиками.
Книга покупок-продаж	Регистрация счетов-фактур поставщиков. Формирование счетов-фактур покупателей. Ведение журналов учета счетов-фактур. Автоматическая регистрация счетов-фактур в книгах покупок и продаж на основании отгрузочных и платежных документов.
Торговый зал	Учет товарных остатков в торговых залах магазинов. Учет продаж с использованием контрольно-кассовой техники. Формирование товарных отчетов. Учет продаж методом снятия остатков при отсутствии количественного учета. Взаимодействие со специализированным торговым оборудованием (весы, сканеры, терминалы сбора данных).
Автотранспорт	Ведение картотек подвижного состава (автомобилей и прицепов), шин и аккумуляторов. Ведение картотеки водителей. Формирование путевых листов и автоматическое формирование заданий водителю на основании заказов на транспортные услуги и затем акта выполненных работ. Учет транспортной работы автомобиля и работы водителей по данным путевых листов. Расчет оплаты водителей за выполнение транспортной работы. Учет движения ГСМ.
Анализ товаров и услуг	Анализ продаж, запасов, закупок в различных разрезах. ABC-анализ продаж с управляемым делением номенклатуры на группы.
Мобильная торговля	Информационный обмен с популярной системой управления мобильной торговлей ОПТИМУМ (системой автоматизации деятельности торговых агентов на базе КПК)
производство:
Планирование производства	Разработка планов производства на произвольный период на основе внутренней потребности предприятия и заказов от потребителей. Формирование ежемесячного и подневного план-графика выпуска для производственных цехов. Оперативный контроль хода производства.
Учет производства	Сборочное производство: Ведение спецификаций на сборку продукции. Создание конфигурируемых спецификаций для сборки изделий с учетом запросов конкретных заказчиков. Подетально-пооперационный учет изготовления продукции с передачей данных в приложение Заработная плата. Контроль хода производства. Учет выпуска продукции по цехам основного производства. Учет наличия и движения материалов и полуфабрикатов на складах сырья, в межцеховых кладовых и на складах производственных цехов. Учет расходования сырья, материалов и комплектующих. Формирование материального отчета цехов о выпуске продукции и расходе материалов за произвольный период. Расчет плановой себестоимости продукции за планируемые периоды. Ежемесячный расчет фактической себестоимости продукции. Комплексное производство: Ведение шаблонов ведомостей разборки для описания технологического процесса преобразования сырья в продукцию. Формирование ведомости разборки сырья по выпускаемым видам продукции. Определение фактической стоимости продукции на основе стоимости сырья и дополнительных затрат. Формирование документов на оприходование продукции и списание сырья. Учет производства продукции и полуфабрикатов по цехам основного производства. Учет запасов и полуфабрикатов на складах, в межцеховых кладовых и в цехах.
Персонал:
Кадры	Ведение организационной структуры предприятия, штатного расписания, картотеки сотрудников. Учет приказов по персоналу. Ведение графика отпусков. Журнал учета больничных. Подготовка унифицированных отчетных форм.
Табельный учет	Поденный и суммированный учет рабочего времени сотрудников. Передача данных табельного учета в приложение Заработная плата.
Заработная плата	Поддержка различных систем оплаты труда. Гибкая настройка видов начислений и удержаний. Ведение картотеки лицевых счетов. Формирование списков на перечисление денежных средств в банк и на почту. Расчет НДФЛ, страховых взносов в ПФР и других отчислений во внебюджетные фонды. Подготовка данных по персонифицированному учету в ПФР и отчетности по НДФЛ. Формирование и экспорт данных в электронном виде в соответствии с требованиями ФНС РФ.
Отраслевые решения:
Автострахование	Ориентировано на страховых брокеров. Предназначено для автоматизации учета и продаж полисов от разных страховых компаний. Учет движения бланков строгой отчетности (БСО): поступление, передача в филиал/агенту, возврат от филиала/агента, возврат в страховую компанию, списание при утрате. Полный учет продаж БСО: детальные сведения о страхователях и объектах страхования, размер собственной и агентской комиссий и пр. Контроль сроков действия полисов и дат очередных платежей. Электронный обмен информацией с филиалами брокера.
Аптека	Импорт электронных накладных поставщиков фармацевтической продукции в различных форматах. Формирование цен на оприходованную номенклатуру. Проверка на наличие фальсификатов среди оприходованных позиций. Экспорт импортированных электронных накладных в приложение Товары. Продукция. Анализ товародвижения. Определение потребности в медикаментах и сопутствующих товарах. Составление заявок на ТМЦ. Формирование специализированной отчетности, предусмотренной для аптек.
Питание. Калькуляция	Предназначено для автоматизации учета питания в детских дошкольных, школьных образовательных учреждениях и других организованных коллективах. Это решение также адресовано предприятиям санаторно-курортного типа и предприятиям, имеющим в своем составе столовую, кафе, бар. Ведение справочника рецептов с указанием технологии приготовления, энергетической ценности, химического состава. Ведение планового меню ежедневного, недельного, 2-х и 4-х недельного для каждой категории питающихся с учетом диет. Расчет планового расхода продуктов за период. Составление меню на каждый день, расчет меню-раскладки, резервирование продуктов на складе по результатам расчета меню-раскладки. Формирование требований на продукты и накладных на списание, дозаказ и возврат продуктов, контроль наличия продуктов на складе. Контроль рациона питания: натуральных норм, калорийности, стоимости питания.
Загрузка настройки	Загрузка специализированных настроек, справочников и пр. для адаптации системы БЭСТ-5 к задачам учета и управления, актуальным для отдельных отраслей экономики.
Дополнительно:
Настройка счетов	Утилита ведения системы счетов в специальных конфигурациях системы. Предназначена для предприятий, не приобретающих приложение Главная книга.
Приложение пользователя	Тестовый пример, иллюстрирующий возможности создания пользовательских приложений с помощью встроенной среды разработки БЭСТ-5.
Настройка:
Базы данных	Обслуживание баз данных системы БЭСТ-5.
Общие данные	Предварительная настройка и ведение общих системных справочников. Настройка информационного взаимодействия с филиалами, территориально удаленными от головного офиса.

4.2.  Режимы

Режимы – дополнительные функциональные компоненты, расширяющие стандартные возможности приложений. Каждый режим можно эксплуатировать только в составе соответствующего приложения.