Ø Использование произвольного курса. Независимо от наличия курса в справочнике валют, для каждой операции можно установить свой курс, в том числе и взятый из этого справочника.
Папка Валюты и курсы валют включает в себя два справочника, необходимых для ведения валютного учета:
Ø Справочник курсов валют;
Ø Справочник кодов валют.
В Справочнике кодов валют вводятся следующие сведения:
Ø Код валюты. Уникальный код денежной единицы (не более 3 знаков). Может содержать любые цифры, буквы, специальные символы. Регистр букв не различается. Редактирование кода валюты возможно, если он не используется в проводках;
Ø Код валюты по ISO. В частности, эта кодировка используется при импорте и экспорте платежных документов в систему электронных платежей «Клиент-Банк». В остальных случаях ввод данного реквизита не является обязательным;
Ø Наименование;
Ø Точность представления. Точность представления валюты при отображении на экране компьютера. Возможные варианты: До целых, До десятых, До сотых, До тысячных;
Ø Множитель для курса. В стандартной ситуации, если множитель равен единице, курс валюты показывает количество национальных денежных единиц, предлагаемое за одну иностранную единицу. С помощью множителя можно задать курс за 10, 100 денежных единиц и т. д. Изменение этого параметра в процессе работы запрещается.
В справочнике также необходимо указать род и порядок склонения названий основной и разменной денежных единиц. Это требуется для печати в документах сумм прописью.
Справочник курсов валют используется для ведения истории изменения валютных курсов. При вводе записей в справочник нужно указать код валюты, используя Справочник кодов валют; дату, на которую вводится курс и значение курса по отношению к национальной валюте. Курсы валют могут вноситься как непосредственно в справочнике, так и при вводе валютных операций. Корректировка записей допускается только в самом справочнике.
Если используется курс ЦБ РФ, то в справочник должны быть внесены курсы валют на все даты проведения валютных операций. При использовании произвольных курсов обязательно должны быть сделаны записи на даты переоценки валютных счетов. В Справочнике курсов валют существует возможность импорта курсов валют с сайта ЦБ РФ www. ***** – с использованием Web-сервиса. Импорт выполняется с помощью кнопки Загрузить.
Аналитические измерения
Данная папка включает в себя справочники:
Ø Виды измерений;
Ø Групповые измерения;
Ø Справочник статей расходов;
Ø Дополнительные измерения;
Ø Фильтрация измерений.
Первые два из этих справочников служат для описания объектов аналитического учета, которые будут использоваться в процессе работы с системой. В третий из указанных справочников – Справочник статей расходов – вводится список статей расхода денежных средств (как правило, он применяется в бюджетных организациях – в рамках учета финансовых операций). Четвертый справочник предназначен для описания дополнительных аналитических измерений, включаемых в состав документов, ведомостей и картотек. И, наконец, в пятом справочнике – Фильтрация измерений, производится настройка правил фильтрации сегментов аналитики по отношению друг к другу.
Виды измерений
В этом справочнике формируется список аналитических измерений, которые могут использоваться в любом функциональном разделе системы для целей аналитического учета.
Измерения, вводимые в справочник, делятся на две категории: системные и пользовательские. В свою очередь, измерение характеризуется неким набором значений.
Системные измерения определены и настроены разработчиком. Они изначально присутствуют в поставке БЭСТ-5. Корректировка и удаление списка системных аналитических измерений запрещены. Системные измерения допускают только просмотр, а также внесение изменений в их значения.
Пользовательские измерения могут быть созданы в любой момент времени. Точно также в любой момент времени пользователь может вводить значения этих измерений и изменять их реквизиты (за исключением длины кода сегмента). Удаление пользовательских измерений допускается лишь при условии, что они до этого не использовались в учете.
В то же время в системе существует возможность удаления повторяющегося значения вида измерения, даже если такое значение уже используется в проводках. Для выявления таких значений в карточку вида измерений добавлена печатная форма «Повторяющиеся коды значений видов измерения».
В справочнике Виды измерения нельзя изменить код значения аналитического измерения, которое уже используется в документах и картотеке в качестве значения многосегментной аналитики номенклатуры.
При входе в справочник видов измерений отображается таблица, в которой указаны код и название вида измерения, наименование связанного с ним системного справочника, признак использования вида измерения в учете запасов, признак системности, а также текущий статус, указывающий на возможность его применения.
Для создания новой записи в справочнике видов измерений следует воспользоваться командой меню Правка→Новая запись, соответствующей кнопкой на панели инструментов или клавишей <F4>. Экранная форма для ввода/корректировки пользовательского вида измерения содержит две закладки (Общее и Значения).
Рассмотрим набор реквизитов, представленных на первой закладке:
Ø Код. Уникальный код измерения. В качестве кода могут использоваться обычные названия (например, «Регионы», «Партнеры» и пр.) или буквенно-цифровые обозначения;
Ø Название. Наименование измерения. По своему содержанию может быть произвольным. Максимально допустимая длина – 50 символов;
Ø Длина сегмента. Количество знаков в коде аналитики для данного измерения. Допустимый диапазон – от 1 до 10. По умолчанию, предлагается 10. Если используется системный объект, то длина рекомендуется такая же, как у него;
Ø Системный объект. Вспомогательное, не обязательное для заполнения поле, предусмотренное для облегчения ввода значений пользовательского измерения. Если в данном поле выбран какой-либо системный справочник, в дальнейшем его значения могут использоваться для ввода значений пользовательского измерения. На содержимое самого системного справочника это никак не влияет;
Ø Использовать в номенклатуре. Признак использования измерения для расширенного аналитического учета номенклатуры. В зависимости от ситуации, может принимать значения Да или Нет;
Ø При Upgrade заменять сис. знач. Если значение этого параметра установлено как Да, то при обновлении версий БЭСТ-5 все значения, введенные пользователем, будут заменены на системные.
У вида измерения имеется свой собственный аналитический справочник – справочник значений по данному измерению (закладка Значения). Работа со справочником значений ведется строго в разрезе измерений. Другими словами, сначала выбирается само измерение, а затем для него отображается набор значений.
Для ввода списка значений аналитического измерения следует выбрать нужное измерение и перейти на закладку Значения. Затем, при помощи команды меню Правка → Новая запись, или при помощи соответствующей кнопки на панели инструментов, или нажатия клавиши <F4> можно приступить к заполнению реквизитов значения:
Ø Код – уникальный код аналитического объекта (т. е. значения измерения). Уникальность обеспечивается в пределах одного измерения. Код имеет количество символов, определяемое значением поля Длина сегмента на закладке Общее;
Ø Наименование – вводится или формируется произвольное наименование аналитического объекта (т. е. само значение). Максимальная длина поля – до 50 знаков.
При необходимости значения аналитических измерений могут быть изменены. Это делается либо при помощи команды меню Правка → Удалить, либо соответствующей кнопки на панели инструментов, либо клавиши <F8>. Обратите внимание, что код значения допускается изменять лишь в том случае, если значение ранее не использовалось в процессе учета. Наименование значения измерения можно изменять в произвольном порядке. Для изменения значения измерения применяются либо команда меню Правка → Редактировать, либо кнопка Редактировать на панели инструментов, либо клавиша <Enter>.
Для системных видов измерений в качестве справочника значений выступает сам системный набор данных. Например, для измерения Партнеры в качестве аналитического справочника используется Картотека партнеров.
Значения системных видов измерений вводятся в соответствующих справочниках или реестрах документов.
Также существуют и системные измерения, для ввода значений которых не предусмотрены отдельные справочники или реестры. У таких измерений доступна закладка Значения, на которой и вводится данная информация. При вводе значений системных аналитических измерений в режиме работы с проводкой или документом, эти значения оперативно заносятся в соответствующий справочник.
Некоторые системные виды измерений, например, измерение Классификация доходов бюджета (которое присутствует в базе данных для бюджетных структур), имеют уже заполненную закладку Значения. Формально пользователю не запрещается вносить изменения в список значений системного измерения. Однако сохранность внесенных им корректив зависит от настройки параметра При Upgrade заменять сис. знач, находящегося на закладке Общее. Если значение этого параметра выбрано Да, то при обновлении версий системы БЭСТ-5 все значения, введенные пользователем, будут заменены на системные.
Как уже было сказано ранее, связь аналитических измерений с планом счетов устанавливается в приложении главная книга, в режиме (Ведение системы счетов \ Сегменты аналитики на счетах). Более того, справочники аналитических измерений являются автономными по отношению к любым другим информационным объектам системы БЭСТ-5.
Групповые измерения
Напомним, что для ускорения ввода данных по аналитическому учету совместно используемые и логически связанные между собой измерения могут объединяться в группы. Применение групповых измерений не является обязательным. Групповые измерения никак не влияют на структуру бухгалтерских данных (счета и проводки) и алгоритмы формирования отчетов: они существуют только для облегчения работы бухгалтера.
Причина наличия механизма групповых измерений заключается в следующем. В общем случае, на счетах бухгалтерского учета в системе БЭСТ-5 можно открыть до 8 сегментов аналитического учета. При вводе проводок в документах бухгалтер-пользователь должен последовательно внести информацию по каждому из сегментов. Если сегментов на счете много, то ввод становится неудобен. Поэтому, для упрощения ввода аналитик в системе БЭСТ-5 существует справочник Групповые измерения.
Групповое измерение состоит из произвольного набора видов измерений. Общее количество измерений, которое может входить в одну группу – не более 8. Любой вид измерения можно включить в одно групповое измерение только один раз, но в то же время он может использоваться в различных групповых измерениях.
Новые записи в справочник Групповые измерения вносятся через специальную форму, имеющую две закладки – Общее и Значения. На закладке Общее вводятся код и название группового измерения. Ниже перечисляется список входящих в него измерений с указанием обязательности ввода для каждого из них.
Выбор вида измерения, входящего в состав группового измерения, осуществляется с помощью справочника Виды измерений. Создав набор измерений, включенных в групповое измерение, Вы можете перейти на закладку Значения и указать конкретные наборы значений для данного группового измерения. Список значений группового измерения составляется с использованием соответствующих справочников. Реквизиты Код и Название заполняются при этом автоматически. Название может быть отредактировано, а код редактированию не подлежит.
Дополнительные измерения
Для конкретного журнала документов, ведомости или картотеки можно определить произвольную совокупность дополнительных измерений, применяемых для хранения какой-либо информации, организации расчетов или в любых других целях. Измерения, «привязываемые» к документу, ведомости, картотеке выбираются из справочника Виды измерений. Для каждого измерения при этом указываются обязательность ввода и порядковый номер. При отсутствии нужного вида измерения его можно ввести непосредственно здесь же – в справочнике Виды измерений, без выхода из справочника Дополнительные измерения.
Длина кода введенных значений с учетом разделителей не должна превышать 60 символов. Ввод и редактирование данных выполняются по принципу, аналогичному принципу работы в режиме Сегменты аналитики на счетах в приложении Главная книга. Если дополнительные измерения указаны, то в реестре документов движения/картотеке появляется кнопка Измерения. Меню, вызываемое нажатием этой кнопки, состоит из двух пунктов:
Ø Ввод <Ctrl+D> – ввод значений дополнительных измерений к документу/карточке, на котором стоит курсор. Если для дополнительного измерения указан обязательный ввод, то после входа в данный режим необходимо ввести значение измерения;
Ø Просмотр Вкл/Вкл <Ctrl+F> – переключение отображения информации в подстрочнике реестра. При включенном режиме просмотра дополнительных измерений в подстрочнике отображаются наименования значений указанных измерений.
В самом документе также добавляется кнопка Измерения. С ее помощью производится только ввод их значений. Если ввод значения дополнительного измерения обязателен, то сохранить документ без введенных значений нельзя. По дополнительным измерениям можно устанавливать фильтр в реестре документов/карточек.
В карточках запроса на формирование многих отчетов предусмотрены параметры для фильтрации выводимых данных по дополнительным измерениям. Эти параметры доступны в том случае, если к журналам, по документам из которых формируется данный отчет, были привязаны дополнительные измерения. В источники для печати первичных форм и отчетов включены соответствующие поля, предназначенные для вывода данных по измерениям в формах, создаваемых пользователем.
Фильтрация измерений
При помощи данного справочника можно настроить правила фильтрации сегментов аналитики по отношению друг к другу. Предположим, что к счету «привязаны» два аналитических сегмента – «Партнеры» и «Договоры». В этом случае мы можем, например, указать, что значения измерения «Договоры» должны фильтроваться по значению измерения «Партнеры». Тогда, при заполнении аналитики в документе или проводке, настроенное нами правило будет «работать» следующим образом.
Как только в первом сегменте аналитики будет указан конкретный партнер, то список договоров, предлагаемый при вводе второго сегмента, будет отфильтрован по выбранному партнеру. Важным условием для выполнения подобной фильтрации является то, что в настройке аналитики на счете сегмент «Партнер» (вне зависимости от наличия и порядка следования других сегментов) обязательно должен предшествовать сегменту «Договоры».
После настройки правил фильтрации содержимое вызываемого справочника измерений каждый раз будет отфильтровываться по указанному критерию. В то же время, заполняя необходимую аналитику, Вы можете отменить установленный фильтр до следующего вызова данного справочника.
Персонал предприятия
Папка Персонал предприятия включает в себя два справочника – Справочник сотрудников и Структурные подразделения.
Справочник сотрудников формируется в приложении Общие данные только в том случае, если пользователь приобрел систему БЭСТ-5 без приложения Кадры или Заработная плата. Справочник содержит список работников предприятия и присвоенные им табельные номера. Помимо табельного номера, фамилии, имени и отчества сотрудника в справочнике также указывается шифр подразделения, в котором он трудится.
Длина табельного номера сотрудника – до 6 алфавитно-цифровых символов. Табельный номер может состоять из цифр, а также из букв латинского и русского алфавитов. Регистр букв не различается. Табельный номер должен быть уникальным в пределах всего списка сотрудников. Шифр подразделения вводится под управлением справочника Структурные подразделения. Соответственно, справочник Структурные подразделения должен быть заполнен до момента внесения информации в Справочник сотрудников.
Справочник Структурные подразделения представляет собой перечень отделов, (лабораторий, цехов и т. д.), входящих в организационную структуру предприятия-пользователя. Если у пользователя имеются приложения Кадры и/или Заработная плата, то этот справочник в приложении Общие данные доступен лишь для просмотра. Для каждого подразделения указываются его уникальный код и название. Код подразделения может состоять из цифр, букв русского и латинского алфавитов и иметь длину не более 6 символов. Справочник должен содержать хотя бы одну строку (поэтому, если у предприятия нет деления на структурные единицы, в него все равно необходимо ввести какую-либо запись, например, Компания).
Партнеры предприятия
В папке Партнеры предприятия находится группа справочников, предназначенных для хранения различной информации о контрагентах предприятия-пользователя, а также о нем самом. Рассмотрим состав и структуру справочников, сгруппированных в этой папке.
Картотека партнеров
Картотека партнеров заполняется пользователем и представляет собой перечень всех контрагентов, с которыми предприятие-пользователь ведет расчеты по обязательствам.
Содержимое картотеки может пополняться и редактироваться в процессе работы.
Помимо карточек контрагентов, в Картотеку партнеров включается карточка предприятия-пользователя. При этом карточка предприятия-пользователя доступна лишь для просмотра. Заполнение и изменение содержания данной карточки осуществляются в режиме Карточка предприятия.
В экранной форме карточки партнера (Рисунок 9‑72) имеется несколько закладок: Общее, Счета, Адреса, Прочее, Закупки, Продажи, Контакты.
На закладке Общее вводится основной набор сведений о контрагенте:
Ø Код партнера – шестизначный символьно-цифровой код, идентифицирующий данного партнера. По умолчанию, система автоматически предлагает код, следующий по порядку за ранее введенным. Предлагаемый код может быть изменен по усмотрению пользователя;
Рисунок 9‑72 Карточка партнера, закладка «Общее»
Ø Тип – тип контрагента. Значение данного поля выбирается из справочника, предлагаемого системой. Возможные варианты для выбора – Юридическое лицо, Физическое лицо, ОФК. Если партнер является физическим лицом, то в карточке появляется дополнительная закладка Физ. лицо, где вводятся данные, актуальные именно для этой категории контрагентов: свидетельство о регистрации в качестве частного предпринимателя, паспортные данные и др. Если контрагент является ОФК, то в карточке отсутствует признак Учетное предприятие (см. далее);
Ø Название 1 – наименование контрагента. Используется для вывода названия предприятия во всех печатных формах и отчетах (кроме форм внешней отчетности, для которой существует отдельный справочник);
Ø Название 2 – используется для вывода наименования продавца в счетах-фактурах приложений КНИГА ПОКУПОК-ПРОДАЖ, ТОВАРЫ. ПРОДУКЦИЯ, СЫРЬЕ. МАТЕРИАЛЫ. В зависимости от того, в какое из указанных полей будет введено полное, а в какое сокращенное наименование, необходимо указать правило (порядок) их вывода в печатных формах счетов-фактур;
Ø Доп. название – дополнительное наименование контрагента;
Ø Группа – группа, к которой относится данный партнер. Выбирается из справочника Группы партнеров;
Ø Код ИНН – идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный контрагенту налоговыми органами. Система проверяет корректность ввода ИНН, исходя из кода страны, указанного в настройке системы учета – в режиме (ОБЩИЕ ДАННЫЕ \ Настройка) – см. п.7.5, позволяя вводить соответствующее количество символов;
Ø Код КПП – код причины постановки контрагента на учет в налоговом органе по месту его нахождения (указывается согласно Свидетельству о постановке на учет в налоговом органе). Код вводится пользователем самостоятельно;
Ø Основное пред-тие – поле для указания основного предприятия, если предприятие контрагента имеет сложную структуру. Код основного предприятия выбирается по картотеке партнеров;
Ø Примечание – поле для ввода произвольного комментария;
Ø Открыто – статус карточки партнера. Возможные варианты: открыта или закрыта. Отсутствие галочки в данное поле означает, что карточка закрыта;
Ø Учетное предприятие – под учетным понимается то предприятие, от имени которого ведется учет в текущей базе данных (т. е. собственное предприятие). Отметка данного параметра флажком означает, что данная карточка является карточкой собственного предприятия.
Обратим внимание на кнопку Лицензии, расположенную в нижней части карточки. Нажав эту кнопку, Вы сможете ввести реквизиты лицензий и аккредитации предприятия. Количество записей в списке лицензий не ограничено.
Закладка Счета предназначена для ввода информации о банковских счетах контрагента. Для ввода нового счета следует воспользоваться командой меню Правка → Новая запись, или кнопкой Новая запись на панели инструментов, или клавишей <F4>. По каждому банковскому счету вводится следующий набор реквизитов:
Ø Тип счета. Выбирается из списка, предлагаемого системой. Для выбора предусмотрены следующие типы счетов – расчетный, лицевой, текущий, транзитный, спец. транзитный, карточный;
Ø Номер р/счета. Номер банковского счета;
Ø Открыт в банке. Название банка, в котором открыт данный счет. Выбирается из Справочника банков, или вводится в этот справочник в оперативном режиме. Если в качестве типа счета был выбран лицевой, то для выбора предлагается список партнеров, в карточках которых указан тип контрагента ОФК;
Ø По умолчанию. Признак использования данного счета по умолчанию. В случае отметки данного признака указанный счет по умолчанию будет использоваться при формировании и печати счетов (заказов), накладных, счетов-фактур. Для счетов одного и того же типа может быть выбран только один счет, используемый по умолчанию;
Ø Закрыт. Признак закрытия счета. Счет, помеченный как закрытый, не будет использоваться при оформлении документов;
Ø Комментарий. Произвольный комментарий к счету.
Каждое предприятие-партнер может иметь один или несколько адресов (юридический, фактический, для отгрузки товаров и т. д.). Все эти сведения вводятся на закладке Адреса.
Ввод нового адреса осуществляется с помощью команды меню Правка→ Новая запись, или кнопки Новая запись на панели инструментов, или же клавиши <F4>. В окне для ввода адресных данных заполняются следующие реквизиты:
Ø Тип адреса. Выбирается из справочника типов адресов. Типы адресов подразделяются на системные и пользовательские. Системные типы адресов – Юридический, Фактический, Адрес отгрузки, Адрес доставки, Прочие. Помимо системных, пользователи также могут определить в данном справочнике и свои собственные типы адресов;
Ø Адрес. Полный адрес партнера. Вводится пользователем самостоятельно – для каждого типа адреса. Ограничений на содержание данного поля нет. В системе предусмотрен и другой способ ввода адреса – с использованием справочника Территориальные единицы, о котором будет рассказано далее. Для этого следует нажать кнопку Подробно и заполнить в открывшемся окне соответствующие реквизиты. При заполнении адреса данным способом адрес, введенный до этого вручную, заменяется на адрес, введенный с помощью справочника территориальных единиц. Если адрес был введен при помощи кнопки Подробно, то редактирование адреса в поле, предназначенном для ввода вручную, – запрещено;
Ø Комментарий. Произвольный комментарий, который пользователь может ввести по своему усмотрению;
Ø По умолчанию. Признак использования данного адреса по умолчанию. В случае отметки данного признака указанный адрес будет использоваться при формировании и печати счетов (заказов), накладных, счетов-фактур. Для адресов одного и того же типа в качестве адреса по умолчанию может быть выбран только один адрес.
На закладке Прочее вводятся коды, присвоенные предприятию различными инстанциями, а также некоторая дополнительная информация:
Ø Код ОКПО, Код ОКОНХ, Код ОКАТО, Код участника, Код регистрации, Код бюджетополучателя – вводятся пользователями самостоятельно. Ограничений на содержание данных полей не накладывается;
Ø Элемент бюджета.. Используется бюджетными организациями для вывода кода элемента бюджета контрагента в «Справке по консолидируемым расчетам». Выбирается из вспомогательного справочника;
Ø Налоговый статус – выбирается из справочника Налоговые статусы. Информация о налоговом статусе используется при формировании платежных поручений на перечисление налоговых платежей. Справочник налоговых статусов, включенный в поставку системы, заполнен в соответствии с требованиями, предъявляемыми к заполнению платежных поручений;
Ø Субъект МП. Признак отнесения контрагента к субъектам малого предпринимательства. Используется для контроля исполнения государственного заказа в бюджетном учете;
Ø Автономное предприятие. Используется в шаблонах форм внешней отчетности (для учета особенностей алгоритмов формирования отчетности автономных предприятий);
Ø Телефон, Факс, E-mail, Адрес в Интернет – вводятся пользователями самостоятельно;
Ø Вид деятельности – заполняется с использованием соответствующего системного аналитического измерения.
Если контрагент выступает в роли поставщика товаров, продукции (работ, услуг), то также заполняются реквизиты на закладке Закупки:
Ø Поставщик. Признак отнесения партнера к поставщикам;
Ø Вид расчетов. Значение этого параметра вводится под управлением справочника Группы учета, который заполняется в приложении Расчеты с партнерами. Каждой описанной в нем группе учета ставятся в соответствие определенный метод учета расчетов по обязательствам, документ-основание сделки, валюта расчетов, кредитный лимит и пр.;
Ø Кредитный лимит. Сумма кредитного лимита для сделок с данным партнером. Может вводиться вручную или автоматически заполняться согласно настройке соответствующей группы учета. В зависимости от настройки приложения Расчеты с партнерами, величина кредитного лимита может использоваться либо в информационных целях, либо для запрета закупок при ее превышении;
Ø Валюта расчетов. Этот реквизит не вводится, а изначально отображается на закладке – согласно настройке указанной группы учета. Именно в этой валюте необходимо указывать кредитный лимит. В этой же валюте отображается и задолженность партнера;
Ø Период оплаты, Период доставки. Указывается формула для определения срока оплаты или поставки для сделок с этим партнером. По умолчанию, данные реквизиты заполняются согласно настройке соответствующей группы учета;
Ø Время доставки. Время доставки товара данным партнером. Используется для планирования закупок;
Ø Общая скидка. Процент скидки, предоставляемой партнером/партнеру;
Ø Налоговая модель. Налоговая модель, применяемая поставщиком при поставках. Выбирается по справочнику Налоговые модели, о котором будет рассказано далее. Выбранная модель будет автоматически применяться в договорах и в заказах;
Ø Код менеджера. Код менеджера, который отвечает за работу с данным партнером. Выбирается из Справочника сотрудников. Указание менеджера не обязательно;
Ø Грузоотправитель/Грузополучатель. Если это поле оставлено незаполненным, то в качестве грузоотправителя/грузополучателя выступает данный партнер. Этот реквизит используется при формировании документов (накладных, счетов-фактур, заказов) – при заполнении раздела «Дополнительные сведения», вызываемого нажатием комбинации клавиш <Alt+P>;
Ø Грузоперевозчик. Этот реквизит используется при формировании документов (накладных, счетов-фактур, заказов) – при заполнении раздела «Дополнительные сведения», вызываемого нажатием комбинации клавиш <Alt+P>. Если это поле оставлено незаполненным, то в качестве грузоперевозчика выступает данный партнер;
Ø Баланс расчетов. В данном поле отображается текущее состояние задолженности при расчетах с партнером. Если эта сумма положительна, то партнер имеет задолженность перед предприятием. Наоборот, если она отрицательна, то предприятие имеет долг перед партнером. После каждой операции баланс расчетов автоматически изменяется.
Если контрагент является покупателем, то заполняется закладка Продажи, на которой необходимо отметить галочкой параметр Покупатель и указать значения остальных реквизитов по точно такому же принципу, что и на закладке Закупки. Как уже было сказано ранее, один и тот же партнер может одновременно выступать и в роли поставщика, и в роли покупателя.
Если в карточке контрагента не были отмечены параметры Покупатель и Поставщик, то он не участвует в системе расчетов по обязательствам.
На закладке Контакты вводится список контактных лиц данного предприятия-контрагента (с указанием ФИО и должностей) и основная информация для контактов с ними: номера телефонов, адреса электронной почты, а также произвольные примечания (комментарии). Для упрощения ввода данных, запись о новом контактном лице может быть создана путем копирования записи сходного содержания (кнопка Операции, команда Копировать контакт, или клавиша <F5>).
Справочник банков
В данном справочнике вводится информация о тех банках, с которыми работают партнеры и предприятие пользователя. В дальнейшем этот справочник может использоваться при заполнении карточки предприятия, а также Картотеки партнеров. Это удобно, поскольку счета у многих партнеров, особенно в небольших городах, могут находиться в одних и тех же банках.
При входе в режим Справочник банков на экране отображается введенный список банков. Новая запись вводится с помощью пункта меню Правка→Новая запись, клавиши <F4> или соответствующая кнопка на панели инструментов. Она характеризуется следующим набором полей:
Ø Код банка. Банковский идентификационный код (БИК). Вводится вручную;
Ø Наименование банка. Название банка в свободном формате;
Ø Порядок проведения расчетов. Данный параметр может принимать одно из следующих значений: через корр. счет в РКЦ, через корр. счет участника расчетов, через счет межфилиальных расчетов;
Ø Код SWIFT – вводится вручную в свободном формате;
Ø Счет проведения расчетов – заполняется вручную. Заполнение данного реквизита является обязательным;
Ø Банк-участник расчетов – выбирается из Справочника банков только в том случае, если в поле Порядок проведения расчетов указано значение через корр. счет участника расчетов или через счет межфилиальных расчетов;
Ø Адрес банка – вводится в свободном формате.
В системе предусмотрена возможность импорта справочника банков через Интернет – с сайта www. *****, а также возможность импорта справочника из файла, соответствующего структуре справочника, размещенного на сайте www. *****. Импорт выполняется с помощью кнопки Загрузка, расположенной в нижней части реестра банков. При этом существуют следующие режимы импорта:
Ø Синхронизация из Интернета <Alt+1> – синхронизация введенных банков и обновления их реквизитов;
Ø Синхронизация из Интернета с добавлением <Alt+2> – синхронизация введенных банков и обновления их реквизитов, а также добавление отсутствующих банков;
Ø Синхронизация из файла <Alt+3> – работает по такому же принципу, как синхронизация из Интернета;
Ø Синхронизация из файла с добавлением <Alt+4> – работает по такому же принципу, как синхронизация из Интернета с добавлением.
Для печатной формы карточки банка предусмотрен параметр запроса Вывод партнеров. При отметке данного параметра галочкой будет выведен список партнеров, имеющих счета в данном банке.
Группы партнеров
Данный справочник предназначен для классификации контрагентов по видам деловых контактов с предприятием пользователя, например, поставщики, покупатели и т. д. Этот справочник используется при заполнении Картотеки партнеров. С его помощью можно сортировать контрагентов по заданным категориям. Каждая запись данного справочника представляет собой название группы. В свою очередь, группа характеризуется статусом. Статус группы устанавливается в одноименном поле. Если в поле Статус не проставлена галочка, данная группа не может использоваться при вводе данных в Картотеку партнеров.
Типы адресов
Как уже было сказано ранее, Вы можете ввести несколько адресов для каждого партнера в его карточке. Эти адреса классифицируются по типам. Адрес, имеющий тип Юридический, может быть только один. Юридический адрес используется при печати адреса поставщика в счетах-фактурах, накладных (ТОРГ-12 и 1-Т), счетах на оплату, договорах. Адреса, характеризуемые типами Адрес доставки, Адрес отгрузки и Фактический используются для печати адреса грузоотправителя в счетах-фактурах. Кроме того, можно ввести и собственные (т. е. пользовательские) типы адресов. При наличии у партнера нескольких адресов система перед подготовкой соответствующей печатной формы предложит выбрать требуемый вид адреса.
Налоговые статусы
Этот справочник используется при заполнении Картотеки партнеров и оформлении платежных поручений на перечисление налоговых платежей. Справочник поставляется в заполненном виде и содержит весь перечень налоговых статусов, предусмотренных действующим законодательством.
Фильтрация партнеров в документах
Система предоставляет возможность предварительной фильтрации Картотеки партнеров по группам партнеров при вызове ее в документах. Для каждого из журналов документов, представленных в верхней части справочника, указывается соответствующая группа или несколько групп партнеров.
Добавление групп для фильтрации выполняется в нижней части справочника. Выбор группы осуществляется из справочника Группы партнеров. В справочнике следует отметить нужные группы (клавиша <Insert>) и выполнить их перенос клавишами <Tab> или <Enter>. Список журналов документов формируется разработчиками БЭСТ-5 и не подлежит редактированию со стороны пользователей.
Если для направления или вида движения, к которому относится данный вид документов, были указаны группы для фильтрации, то при вызове справочника партнеров в документе, он будет отфильтрован по выбранному критерию, и в верхней строке, в правом углу экранной формы будет написано «фильтр по группам». Для снятия фильтра, как и в общем случае, нужно нажать клавиши <Ctrl+F6>. При следующем вызове справочника фильтр будет установлен снова.
Налоги и ставки налогов
В рассматриваемой папке содержатся справочники, в которых вводятся и хранятся исходные сведения, необходимые для расчета косвенных налогов в формируемых и регистрируемых документах:
Ø Виды налогов;
Ø Ставки налогов;
Ø Налоговые модели.
Виды налогов
Данный справочник содержит список налогов, используемых в учете хозяйственных операций. Для каждого налога указываются его идентификационный код и название.
Ставки налогов
Ведение данного справочника осуществляется в разрезе налогов, определенных в справочнике Виды налогов. Для каждого вида налогов указываются его ставки и условия их применения. К характеристикам налоговой ставки относятся:
Ø Код и наименование налога, для которого она действует. Заполняются автоматически – по данным из справочника Виды налогов, и в рассматриваемом поле не редактируются;
Ø Наименование. Наименование налоговой ставки. Вводится пользователем самостоятельно;
Ø Значение. Величина налоговой ставки в процентах;
Ø Период действия ставки. Указываются даты вступления в силу и окончания действия данной налоговой ставки;
Ø Заменяющая ставка. Налоговая ставка, которая будет использоваться по истечении вышеуказанного периода – взамен указанной выше ставки;
Ø Без НДС. Этот параметр предусмотрен только для НДС – для отражения ситуации, когда реализация товара/услуги данным налогом не облагается.
Налоговые модели
Налоговые модели определяют состав и правила вычисления сумм налогов.
При расчете сумм налогов с использованием налоговых моделей используются следующие программные инструменты:
Ø Исходная сумма для расчета налога (сумма, к которой применяется расчетная формула) – базовая сумма;
Ø Ставка налога. При расчете налога для номенклатуры сырья, товаров и услуг ставка налога берется из соответствующего справочника групп запасов или услуг. Также ставка налога может быть задана в налоговой модели. Ставка, указанная в налоговой модели, переопределяет ставку из настройки номенклатурной группы, а также используется для расчета налогов в прочих случаях (например, в приложениях учета имущества и денежных средств);
Ø Расчетная формула. В системе присутствует две разновидности расчетных формул: формула начисления и формула извлечения.
Формула начисления: Сумма налога = Базовая сумма * ставка налога/100
Формула извлечения: Сумма налога = Базовая сумма * (ставка налога/ 100+ставка налога)
Отметим, что налоговые модели в системе БЭСТ-5 используются для параметрической настройки правил расчета налогов: пользователь определяет правила работы налоговой модели не путем задания формул или написания программ, а просто определяет значения входящих в нее параметров.
Для правильного понимания правил настройки налоговых моделей необходимо определить несколько понятий, связанных с расчетом налоговых сумм в первичном документе. В общем случае, в первичном документе присутствуют следующие суммовые данные:
Ø Стоимость (от цены) = количество * цена. Данная стоимость может включать или не включать налоги по документу;
Ø Итоговая стоимость со всеми налогами.
Налоговая модель состоит из заголовка и строк. Каждая строка модели определяет правила расчета одного налога; поэтому в рамках одной модели нельзя создавать несколько строк по одному и тому же налогу.
Особое внимание следует обратить на порядок ввода строк налогов в модели: налоги рассчитываются именно в том порядке, в котором они вводились и отображаются в модели.
В заголовке модели присутствует очень важный параметр – Применяется к полю. Он определяет порядок работы всей модели и порядок работы параметров, указанных в ее строках – т. е. параметров, относящихся к каждому налогу в отдельности. Фактически, этот параметр определяет тип налоговой модели, область ее применения и в ряде случаев предопределяет значения строчных параметров. Параметр Применяется к полю может принимать одно из двух значений:
Ø Стоимость;
Ø Стоимость с НДС.
Налоговая модель, где этот параметр принимает значение Стоимость, называется моделью первого типа. Она определяет правила расчета налогов по строке документа исходя из значения поля Стоимость (от цены). В модели используются следующие строчные параметры:
Ø Правило расчета. Возможные варианты значений: начисляется или извлекается. В первом случае налог не входит в цену и должен быть рассчитан по формуле начисления (Сумма налога = Базовая сумма * ставка налога/100). Во втором случае налог входит в цену и должен быть рассчитан по формуле извлечения: (Сумма налога = Базовая сумма * (ставка налога/ 100+ставка налога));
Ø Модификация базовой суммы. Этот параметр используется только в том случае, если в налоговой модели присутствует более одного налога. В этом случае заголовочный параметр Применяется к полю определяет базовую сумму для расчета первого налога модели. Базовая сумма для расчета последующих налогов определяется исходя из значения параметра Модификация базовой суммы. Данный параметр, установленный для текущего налога, применяется при расчете базовой суммы следующего налога.
Если параметр Модификация базовой суммы не отмечен галочкой, то базовая сумма следующего налога совпадает с базовой суммой текущего налога. При отметке параметра Модификация базовой суммы сумма следующего налога считается на основе базовой суммы текущего налога и суммы текущего налога по формуле:
Ø базовая сумма следующего налога = базовая сумма текущего налога + сумма текущего налога, если текущий налог начислялся;
Ø базовая сумма следующего налога = базовая сумма текущего налога – сумма текущего налога, если текущий налог извлекался.
При расчете налогов по налоговой модели первого типа:
Итоговая стоимость со всеми налогами = Стоимость(от цены) + налоги, которые не входят в цену.
Налоговая модель, где параметр Применяется к полю принимает значение Стоимость с НДС, называется моделью второго типа. Она определяет правила расчета налогов по строке документа (или по документу в целом), исходя из значения поля Итоговая стоимость со всеми налогами. Особенности этой модели заключаются в следующем:
Ø Параметр Правило расчета для всех налогов может принимать только одно значение извлекается;
Ø Параметр Модификация базовой суммы используется по такому же принципу, что и в налоговых моделях первого типа, т. е. определяет правило расчета базовой суммы следующего налога в моделях с несколькими налогами;
Ø В отличие от моделей первого типа здесь присутствует параметр Включается в цену. Он используется для определения правила формирования цены и стоимости (от цены) на основе итоговой стоимости со всеми налогами по строке документа и исчисленных на ее основе налогов.
При расчете налогов по налоговой модели второго типа:
Стоимость (от цены) = Итоговая стоимость со всеми налогами - налоги, которые не включаются в цену.
Новая налоговая модель может быть создана путем копирования существующей налоговой модели, сходной по содержанию (кнопка Копировать в списке моделей). Для управления очередностью расчета налогов, входящих в модель, используется кнопка Порядок расчета. Нажав эту кнопку, Вы получаете доступ к меню из двух команд: Переместить вверх и Переместить вниз. С их помощью Вы можете расположить строки с налогами в нужном порядке.
Транспортные средства
Данная группа справочников ориентирована на пользователей, у которых отсутствует приложение Автотранспорт и помогает сформировать отчетность по транспортному налогу в режиме формирования внешней отчетности приложения Главная книга. В нее входят справочники, отражающие основные характеристики транспортных средств:
Ø Картотека автотранспорта;
Ø Марки автомобилей;
Ø Типы автомобилей.
Этот режим системы БЭСТ-5 приобретается за отдельную плату. При отсутствии данного режима или приложения Автотранспорт соответствующие формы внешней отчетности вводятся вручную.
Календарные справочники
В данной папке находится совокупность справочников, используемых для целей учета рабочего времени в приложениях Кадры, ТАБЕЛЬНЫЙ УЧЕТ и Заработная плата. Это Графики рабочего времени, и Справочник праздников. Здесь же присутствует справочник Календарные периоды, предназначенный для управления периодами в системе: создания очередного финансового года и разделения его на расчетные периоды (месяцы).
Территориальные единицы
Данная папка объединяет все справочники, предназначенные для упрощения и единообразия ввода адресных реквизитов в системе БЭСТ-5: Страны, Регионы, Районы, Города, Населенные пункты, Улицы, Сокращения, Коды ОКАТО. Содержимое справочников можно вводить вручную или, что намного удобнее, импортировать из общероссийского классификатора адресов (КЛАДР), а также программы «Налогоплательщик». Для загрузки данных по территориальным единицам и адресам существует специальный режим Импорт адресов из справочника ФНС.
Коды государств в справочнике Страны заполняются по Международному Классификатору стран и территорий (ISO-3166). В России ему соответствует Общероссийский Классификатор Стран мира. Согласно международной классификации, код России – 643, код Беларуси – 112, код Украины – 804. Стране, в которой находится предприятие пользователя, присваивается категория Основная.
Прочие справочники
В этой папке содержатся следующие справочники:
Ø Операционно-трудовые нормативы;
Ø Параметры типовых операций;
Ø Наименования бюджетов;
Ø Справочник внебюджетных средств;
Ø Справочник бюджетных средств.
Справочник Операционно-трудовые нормативы используется в приложениях группы Производство – для пооперационного учета производственного процесса и, соответственно, создания информационной основы для расчета оплаты труда рабочих.
Параметры типовых операций
Справочник Параметры типовых операций предназначен для описания типовых операций в приложениях Имущество, Расчеты с партнерами, Книга покупок-продаж, Учет денежных средств. В нем представлены все доступные в данное время параметры и функции, применяемые в настройке типовых операций и шаблонов типовых проводок.
Обозначение параметров и функций, открывающих доступ к реквизитам документа, журнала, приложения и т. д., соответствует правилам, принятым в языке программирования Harbour. Имя параметра ─ это стандартный идентификатор объектов системы БЭСТ-5. Он должен состоять из последовательности латинских букв и цифр и начинаться именно с буквы. Регистры клавиатуры при этом не различаются, внутренние пробелы запрещены. Длина идентификатора ограничена 15 знаками. С целью обеспечения совместимости с предшествующими версиями системы БЭСТ-5 оставлена возможность использования алиасных обозначений – <#><Цифра>– , но только для шаблонов типовых проводок.
Рисунок 9‑73 Справочник параметров типовых операций
Набор параметров, представленных в справочнике, разделен по приложениям, журналам документов, существующим в этих приложениях, и по группам.
При входе в режим работы со справочником параметров типовых операций на экране отображается таблица с набором параметров (Рисунок 9‑73). В заголовке находится набор вариантов для выбора нужной совокупности параметров (приложение, журнал, группа параметров). В таблице показывается список доступных параметров для выбранного приложения, журнала, группы. В каждой строке указываются тип параметра, его обозначение (идентификатор), алиас (обозначение в виде комбинации <#><Цифра>), наименование параметра, место применения в алгоритме (счета, аналитики, суммы, содержания), признак системности и статус доступности.
Создание новых параметров или удаление уже существующих не допускается. Вместе с тем система предоставляет возможность отредактировать некоторые реквизиты параметров – установить признак разрешения/запрета его использования, изменить пользовательское наименование и описание параметра/функции.
Справочник товаров и услуг ОКДП
Данный справочник предназначен для ввода кодов по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг для номенклатуры ТМЦ и услуг – в соответствующих номенклатурных справочниках. В частности, он применяется при работе с госзаказами.
Наименования бюджетов
Содержимое этого справочника используется в платежных документах – при определении уровня бюджета и в госконтрактах.
Справочник бюджетных средств
Этот справочник используется в режиме Договоры закупок – при формировании госконтрактов. В справочнике вводятся коды и наименования видов бюджетных средств. Строку из данного справочника связывают с соответствующим видом бюджета, введенным в справочник Наименования бюджетов – для определения уровня бюджета. Справочник поставляется в заполненном виде, но может быть отредактирован пользователем.
Справочник внебюджетных средств
Этот справочник используется в режиме Договоры закупок – при формировании госконтрактов. В справочнике вводятся коды и наименования видов внебюджетных средств.
При необходимости строку из данного справочника можно связать с соответствующей строкой из справочника Наименования бюджетов. Справочник поставляется в заполненном виде, но может быть отредактирован пользователем.
Удаленные филиалы
Данная группа режимов предназначена для настройки информационного обмена между головным офисом и территориально-удаленными филиалами, а также приема/передачи нормативно-справочной информации учетных данных. О принципах взаимодействия с удаленными филиалами рассказано в п.5.11. Подробные рекомендации по использованию данной группы режимов приведены в пункте меню Справка, раздел «Инструкции/Методики» – глава «Удаленные филиалы».
Настройка
Папка включает в себя режимы Настройка системы учета и Техническая настройка. О них было рассказано в п.7.5.
Карточка предприятия
Все основные сведения о предприятии пользователя находятся в его карточке (Рисунок 9‑74). Карточка предприятия создается автоматически – при создании его базы данных.
Рисунок 9‑74 Карточка предприятия
По многим имеющимся в них реквизитам формы карточки предприятия и карточки партнера аналогичны друг другу. Так, в них практически полностью совпадает набор реквизитов, заполняемых на закладках Общее, Счета, Адреса. Однако существует и ряд отличий в составе закладок и месте расположения информационных полей. Во-первых, в состав Карточки предприятия входит закладка Коды. Помимо кодов и учетных параметров предприятия, аналогичных тем, которые находятся в Карточке партнера на закладке Прочее, она содержит поля для ввода перечня регистрационных кодов, присвоенных предприятию в ПФР, ФСС, ТФОМС, ФФОМС.
Другое отличие заключается в присутствии закладки Торг. знак. На ней может воспроизводиться логотип предприятия, сохраненный в файле формата jpeg, jpg, bmp, ico, gif. Выбор файла с изображением логотипа осуществляется с помощью проводника, вызываемого нажатием кнопки 
.
И, наконец, третье отличие состоит в перечне реквизитов, расположенных на закладке Прочее. Здесь вводятся данные о руководителе и главном бухгалтере, стране и дате регистрации предприятия, виде его деятельности, адрес его сайта в сети Интернет, электронный почтовый адрес, номера телефона и факса.
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 |
