Каждое подчиненное предприятие должно сформировать файл с данными отчетных форм и передать его в головную организацию. Далее все эти данные (по соответствующей команде пользователя) будут проимпортированы в приложение Сводный баланс.
Не секрет, что подчиненные предприятия могут вести учет в различных информационных системах или не использовать их вообще. Поэтому структура текстового файла никоим образом не «привязана» к настройкам «входных» отчетных форм предприятий, а ориентирована на структуру таблицы, содержащей исходные данные, т. е. на типовую форму отчетности, которая должна быть рассчитана в приложении Сводный баланс. Следовательно, все подчиненные предприятия должны соблюдать единообразную нумерацию строк и столбцов передаваемых отчетов-таблиц (предварительно заданную вышестоящей организацией для консолидированных отчетных форм), и формировать текстовые файлы, соответствующие структуре этих таблиц. Точно так же необходимо определить единый регламент передачи исходных данных в головную организацию и выработать правила консолидации данных в том случае, если они не сводятся к простому суммированию одноименных полей таблиц.
Таким образом, приложение Сводный баланс позволяет:
Ø Гибко настраивать таблицы для ввода исходных данных с произвольной структурой;
Ø Определять правила формирования сводных отчетов на основе введенных данных;
Ø Импортировать данные в текстовых файлах, структура которых ориентирована на форму исходных таблиц.
В итоге, при помощи данного приложения Вы сможете подготовить любые сводные отчеты произвольной формы, включающие произвольные числовые данные.
Для облегчения Вашей работы по подготовке сводной отчетности приложение Сводный баланс поставляется с входными формами и формами сводных отчетов, настроенными разработчиками.
Приложение Сводный баланс включает в себя следующие режимы:
Ø Исходные данные – настройка (генерация) форм ввода и непосредственный ввод/импорт исходных данных;
Ø Консолидированные отчеты – настройка и получение сводных отчетов;
Ø Экспорт данных в электронном виде – экспорт сводной отчетности в электронных форматах, утвержденных государственными и контролирующими органами для представления отчетов;
Ø Настройка, справочники – заполнение информационных справочников, необходимых для работы данного приложения.
До начала использования приложения Сводный баланс Вы должны указать список подчиненных (нижестоящих) предприятий, отчетность которых нужно консолидировать. В свою очередь, в рассматриваемом приложении эти подчиненные предприятия классифицируются по типам.
Классификация предприятий по типам, а также их отнесение к тому или иному типу осуществляются произвольным образом, т. е. зависят от структуры, характера деятельности и учетных потребностей организации-пользователя. Соответственно, в папке Настройка, справочники Вам нужно предварительно заполнить Справочник типов предприятий и Справочник предприятий.
Отметим, что в условиях данного приложения формы отчетности классифицируются по Общероссийскому Классификатору Унифицированных Документов (ОКУД). В связи с этим в папке Настройка, справочники необходимо заполнить Справочник видов ОКУД.
Необходимость его заполнения связана с тем, что при передаче входных документов в текстовых файлах сотрудники подчиненных предприятий/организаций, как правило, не знают (и в принципе не обязаны знать) внутренние коды входных документов в системе БЭСТ-5. Исходя из этих соображений, идентификация данных текстового файла и форм для ввода информации производится именно по коду ОКУД, который всегда присутствует на бланке типовой формы. Кроме того, код документа в реестре входных документов в общем случае может не совпадать с кодом отчета в реестре сводных отчетов.
Поэтому для идентификации также используются коды ОКУД. Аналогичное правило распространяется и на любые другие (т. е. не регламентированные законодательством) виды отчетов. Их идентификацию также удобнее проводить на основе единой классификации документов, применяемой в головной организации и на всех подчиненных ей предприятиях, а не по внутреннему коду документов в системе БЭСТ-5.
Исходные данные
Ввод исходных данных в приложении Сводный баланс состоит из двух взаимосвязанных процедур: настройка (генерация) форм ввода исходных данных – режим (Исходные данные \Генерация форм) и собственно ввод данных – режим (Исходные данные \ Ввод данных).
При входе в режим Генерация форм на экране отобразится реестр ранее подготовленных форм для ввода данных. При вводе новой формы на нее заполняется специальная карточка, в которую вносятся сведения о ее внутреннем коде, коде по ОКУД, типе, наименовании, периоде, за который должен выполняться расчет ее содержимого, о дате ее создания и местонахождении файла с шаблоном для печати. При удалении формы из реестра вместе с ней удаляются все введенные по ней входные данные. Переход к настройке формы ввода выполняется с помощью кнопки Операции (команда меню Открыть форму) или, что то же самое, клавиши <F10>. Настройка формы осуществляется средствами Дизайнера отчетов.
После настройки входных форм можно приступать ко вводу данных. Режим Ввод данных содержит реестр ранее введенных входных документов – т. е. таблиц с исходными данными подчиненных предприятий, введенных согласно настроенным Вами формам.
Импорт исходных данных из текстового файла производится с помощью пункта меню Импорт из файла, вызываемого нажатием кнопки Операции или комбинации клавиш <Alt+F4>. При этом система выполняет следующие действия:
Ø требует указать местонахождение файла для импорта;
Ø считывает заголовок сообщения из файла для импорта и формирует карточку входного документа (сведения о виде вводимой формы, подчиненном предприятии, временном интервале, к которому относятся исходные данные);
Ø считывает текст сообщения из файла для импорта и записывает их в форму ввода в соответствии с настройкой импорта;
Ø выводит протокол ошибок при импорте (в случае обнаружения таковых).
Для просмотра содержимого формы ввода используется или команда меню Просмотр формы (доступная при нажатии кнопки Операции), или клавиша <Tab>.
Консолидированные отчеты
Формирование сводной отчетности состоит из двух этапов. На первом этапе создаются формы сводных отчетов и производится настройка алгоритмов расчета их полей. Это делается в режиме (Консолидированные отчеты \ Генерация форм). На втором этапе, в режиме (Консолидированные отчеты \ Формирование отчетов) выполняется расчет содержимого сводных отчетов по заранее подготовленным формам.
При входе в режим Формирование отчетов на экран выводится реестр ранее сформированных сводных отчетов. В левой части экрана отображается список уже подготовленных сводных отчетов, а в правой – перечень тех предприятий/организаций, чьи исходные данные были использованы при формировании текущего сводного отчета.
Саму процедуру формирования сводного отчета предваряет ввод карточки параметров расчета. В карточке указываются код формы сводного отчета, временной интервал, к которому относятся обрабатываемые данные, выбирается состав предприятий, учетные показатели которых включаются в этот сводный отчет, а также вид обрабатываемых данных (первичные или консолидированные исходные данные).
Заметим, что система БЭСТ-5 позволяет хранить несколько вариантов расчета для одной и той же отчетной формы. Для этого необходимо заполнить Справочник вариантов расчета (папка Настройка, справочники) и далее указать ссылку на соответствующий вариант при вводе карточки параметров расчета. В приложении также реализована возможность импорта входных данных из файла, сформированного в системе БЭСТ-4+ по данным внешней отчетности.
9.2. Группа «Логистика»
Приложения, входящие в группу ЛОгистика, решают задачи учета товарно-материальных запасов (сырья, материалов, полуфабрикатов, товаров и готовой продукции), а также приобретения/реализации работ и услуг.
Группа приложений логистика позволяет полностью контролировать весь логистический цикл предприятия, начиная от оформления сделок закупки и кончая управлением продажами.
Благодаря интеграции с приложениями Ведение договоров и Расчеты с партнерами группа приложений лОгистика располагает развитыми средства контроля расчетов по обязательствам, что обеспечивает эффективное взаимодействие с поставщиками и покупателями.
В приложениях поддерживается оперативный, бухгалтерский и налоговый учет операций.
Группа логистика включает в себя следующие приложения:
Ø Продажи. Клиенты;
Ø Товары. Продукция;
Ø Сырье. Материалы;
Ø Закупки. Поставщики;
Ø Книга покупок-продаж;
Ø ТОРГОВЫЙ ЗАЛ;
Ø Автотранспорт;
Ø АНАЛИЗ ТОВАРОВ И УСЛУГ;
Ø Мобильная торговля;
9.2.1. Продажи. Клиенты
Продажи – основной источник доходов практически каждого предприятия. Поэтому в системе БЭСТ-5 всегда уделялось и уделяется пристальное внимание вопросам учета, контроля и анализа торговли товарами, готовой продукцией, реализации работ и услуг.
Круг задач, связанных с управлением сбытом, решается в приложении Продажи. Клиенты, в котором реализованы следующие функции:
Ø Формирование прайс-листов на продаваемые товары/продукцию;
Ø Управление отпускными ценами, скидками и надбавками;
Ø Ведение реестра покупателей;
Ø Ведение договоров с покупателями на продажу товаров/продукции, выполнение работ/оказание услуг – за счет интеграции с приложением Ведение договоров;
Ø Оформление заявок и заказов покупателей на поставку товаров и продукции, выставление счетов на оплату;
Ø Формирование сводных заказов, используемых как дополнение к многоэтапным договорам продажи – для оформления заказов на товары/продукцию, отгружаемую поэтапно/по графику и для планирования производства на основе заказов от потребителей;
Ø Формирование заказ-этапов на основе сводных заказов;
Ø Формирование накладных, счетов-фактур и других сопутствующих документов;
Ø Оформление заказов покупателей на работы и услуги;
Ø Формирование актов о выполнении работ/оказании услуг;
Ø Многоуровневый контроль расчетов с покупателями и заказчиками – от баланса расчетов по партнеру в целом до оплат и отгрузок по отдельно взятым документам;
Ø Подготовка широкого спектра оперативных отчетов по продажам в различных аналитических срезах (по датам, периодам, видам, группам и свойствам товаров, покупателям и группам покупателей, договорам, заказам, регионам, менеджерам и пр.)
В результате в приложении охвачены все стадии процесса продажи: заключение договоров и приемка заказов от клиентов, планирование поставок (в том числе – с учетом производства продукции), выставление счетов на оплату, резервирование заказанных товаров, учет отгрузки товаров потребителям, контроль расчетов с клиентами (осуществляемый совместно с приложением РАСЧЕТЫ С ПАРТНЕРАМИ).
Приложение поддерживает различные схемы оформления сделок и различные способы расчетов с покупателями и заказчиками.
Развитые средства управления ценообразованием (дифференцированное назначение цен и скидок в зависимости от объема покупки, категории покупателя и т. д.) позволяют проводить гибкую ценовую политику, нацеленную на сохранение и приумножение клиентской базы предприятия пользователя. В качестве покупателей могут выступать как юридические, так и физические лица.
Договоры продажи
Сделки продажи, подразумевающие серии поставок в течение длительного периода времени и/или имеющие ряд обособленных друг от друга этапов, для которых характерны большие объемы поставок и сложные схемы расчетов, оформляются договорами. О принципах ведения договоров продажи было рассказано в п.9.1.5
Заказы и их обработка
Учет потребностей покупателей (номенклатура, количество, цены и пр.) и планирование поставок осуществляются с помощью специальных документов – заказов. В приложении выделяются две стадии прохождения заказа: заявки на продажу и заказ продажи.
Заявка на продажу – это, по сути, предварительный (неакцептованный) заказ покупателя. Она содержит полный список товаров, которые хочет приобрести покупатель – с указанием требуемого количества и текущих цен. Иными словами, заявка декларирует намерение клиента сделать покупку и представляет собой начальный этап работы по сделке с этим клиентом. Регистрация заявки не приводит к возникновению финансовых и иных обязательств; по ней не резервируются товары на складе, и она не «участвует» в планировании поставок. Регистрация заявки от покупателя не является обязательной стадией обработки заказа. Заявка обычно применяется в случаях, когда заказ должен быть дополнительно согласован и/или утвержден руководством отдела продаж предприятия-пользователя;
Заказ продажи – основной документ приложения (Рисунок 9‑29). Именно в нем и фиксируется заказ покупателя на некоторую номенклатуру товаров (с указанием требуемого количества и цен).
Рисунок 9‑29 Заказ продажи
При регистрации заказа выполняется резервирование указанных в нем товаров на складе. В зависимости от способа расчетов с партнером, фигурирующим в заказе, в приложении РАСЧЕТЫ С ПАРТНЕРАМИ также может быть открыта карточка расчетов по этому заказу. В сущности, заказ то же самое, что счет на оплату. Заказы продажи ведутся в одноименном функциональном режиме. Заказ продажи может ссылаться на соответствующий договор продажи или на этап договора. Заказ продажи можно ввести вручную или перенести из реестра заявок на продажу – после ее акцепта.
По одному и тому же заказу можно вывести на печать один или несколько счетов на оплату, формы которых генерируются по усмотрению пользователя. Далее, по выставленным счетам покупатель оплачивает ТМЦ, работы или услуги – либо наличными, либо через банковский счет. При соответствующей настройке, выполненной в приложении Расчеты с партнерами, заказ/счет на оплату может выступать в роли объекта расчетов (т. е. по нему будет отслеживаться баланс платежей и отгрузок при учете взаиморасчетов с партнером).
Система БЭСТ-5 располагает развитыми средствами учета сроков оплаты и поставки. Данные сроки могут рассчитываться по формулам, настроенным пользователем. Формула задает временной интервал, который отсчитывается относительно некоторой условной даты. Сроки могут устанавливаться различными способами: на уровне группы учета, к которой относится та или иная совокупность клиентов (т. е. в рамках настройки приложения Расчеты с партнерами) или для отдельно взятого покупателя (т. е. для соответствующей карточки из Картотеки партнеров).
В роли источников данных о товарах и ценах при оформлении заявок, заказов и подготовке счетов на оплату выступают прайс-листы. Отпускные цены в прайс-листах могут быть указаны в любых денежных единицах. Пересчет цен в национальную валюту производится автоматически – по курсу, указанному пользователем. Коммерческий курс, применяемый для расчета цен в прайс-листах, может как соответствовать курсу ЦБ РФ, так и устанавливаться в произвольном порядке. При этом Вы можете настроить свои алгоритмы расчета отпускных цен.
Заказ продажи также является основанием для отгрузки ТМЦ со склада. Формирование расходной накладной на основании заказа продажи выполняется двумя способами:
Ø В приложении Товары. Продукция. В режиме оформления расходной накладной, при установке курсора в поле Заказ, система выдает список заказов, готовых к отгрузке, из которого следует выбрать необходимый документ-основание. Данные из выбранного заказа (включая строки товарной спецификации) будут автоматически перенесены в накладную. Возможность использования информации из заказов при формировании накладных обеспечивается за счет соответствующей настройки параметров приложения Товары. Продукция;
Ø В приложении ПРОДАЖИ. КЛИЕНТЫ – в режиме работы с заказом. Для этого, при работе с окном, где находятся строки заказа, следует воспользоваться комбинацией клавиш <Alt+O> или кнопкой Накладная.
ТМЦ, указанные в заказе продажи, могут быть отгружены как полностью, так и частично. Если происходила частичная отгрузка товаров, то каждая последующая расходная накладная будет формироваться с учетом предыдущих отгрузок. По нескольким накладным, сформированным на основе одного и того же заказа, при необходимости можно сформировать единый счет-фактуру.
В процессе оформления заказа продажи система предусматривает одновременное резервирование указанных в нем ТМЦ. ТМЦ, зарезервированные на складе по оформленному заказу, становятся недоступными для распределения при обработке новых заказов. Иными словами, при оформлении каждого нового заказа количество свободного (т. е. доступного для продажи) товара на складе уменьшается на резервируемое количество – несмотря на то, что фактической отгрузки этой номенклатуры не было. Применять механизм резервирования или нет – решает сам пользователь. Если при обработке заказов продажи практикуется резервирование товарных позиций, то при начальной настройке параметров приложения Продажи. Клиенты указывается количество дней, предусмотренное для резервирования ТМЦ на складе. Резерв автоматически отменяется после отгрузки заказанных товаров со склада, а также при закрытии или аннулировании данного заказа.
Нередко предприятия оформляют сделки продажи, предметом которых являются ТМЦ, отсутствующие на данный момент на складе. Типичные примеры таких ситуаций – прием заказов на ТМЦ, ожидаемые в ближайших поставках, или организация эксклюзивных поставок товаров строго по заявкам конкретных клиентов. Такая возможность реализована и в системе БЭСТ-5. Если параметр настройки приложения Использовать лимит? принимает значение Нет, система разрешает выписку счетов без учета остатков на складе.
В реестре заказов существует возможность просмотра и редактирования документов, связанных с данным заказом (кнопка Операции, пункт меню Документы, связанные с текущим заказом (или нажатие клавиш <Alt+O>). Непосредственно для конкретной строки заказа можно просмотреть относящиеся к ней накладные. Это делается с помощью команды Накладные по текущей отгруженной позиции, доступной при нажатии кнопки Операции в меню заказа, или с помощью комбинации клавиш <Ctrl+O>.
На основе заказов продажи также могут быть сформированы производственные заказы, применяемые в приложении Учет производства – см. п.9.3.2.
Заказ продажи, по которому либо были выполнены все операции, либо их выполнение отменяется/откладывается на неопределенный срок, может быть закрыт по усмотрению пользователя. После закрытия заказ переносится в реестр закрытых заказов, и, если по нему не производились отгрузки, его можно открыть повторно (т. е. восстановить в реестре открытых заказов продажи – вместе с восстановлением резервирования указанных в нем ТМЦ).
Сводные заказы
И заявка на продажу, и заказ продажи являются простыми заказами: они состоят из одного этапа поставки с указанной датой, а также содержат дату планируемой оплаты. Предметом этих заказов является номенклатура товаров и готовой продукции. Наряду с простыми заказами, в БЭСТ-5 существуют заказы особого вида – сводные заказы, которые также могут быть названы заказами-контрактами. Они предназначены для планирования поставок товаров, осуществляемых поэтапно в течение определенного периода времени. Для каждого этапа определяется дата поставки, а также поставляемая номенклатура.
Работа с данными документами ведется в режиме Сводные заказы. Сводные заказы также используются и в приложении Планирование производства – для составления планов производства на основе заказов от потребителей. В этом случае в строках сводного заказа можно указывать даже еще не произведенную продукцию и в том числе продукцию, изначально отсутствующую в списке.
Основные особенности сводных заказов заключаются в следующем:
Ø Сводный заказ содержит ссылку на соответствующий договор продажи;
Ø Каждая строка спецификации сводного заказа содержит дату поставки;
Ø В строке спецификации содержатся данные о количестве данной номенклатурной позиции в заказе, сформированных заказах на отгрузку и отгруженных товарах;
Ø Сводные заказы не могут выступать основанием для формирования накладных или актов о выполнении работ/оказании услуг;
Ø По сводным заказам не выполняется резервирование номенклатурных позиций на складах предприятия.
На основании сводного заказа создается заказ-этап. Заказ-этап представляет собой обычный заказ продажи. Он включает в себя совокупность номенклатурных позиций из сводного заказа, имеющих одну и ту же дату поставки.
Заказ-этап полностью определяется сводным заказом и не может существовать или изменяться вне зависимости от сводного заказа. Во всех остальных отношениях заказы-этапы не отличаются от заказов продажи и хранятся в том же реестре, что и заказы продажи. Каждый заказ-этап содержит ссылку на соответствующий сводный заказ.
При формировании заказ-этапа пользователь должен указать дату поставки. Система просматривает сводный заказ и выявляет все неотгруженные позиции со сроком поставки, более ранним, чем указанная дата или совпадающим с нею.
Иными словами, в заказ-этапе будут отражены те товары, которые должны быть отгружены в указанный день, а также товары с более ранними сроками отгрузки, на которые еще не были оформлены другие заказ-этапы.
Контроль исполнения заказов по договорам и заказ-этапов осуществляется за счет сопоставления плановых данных, указанных в эти документах, с фактическими данными по отгрузкам.
Управление ценообразованием и прайс-листами
Управление прайс-листами осуществляется с помощью режимов, находящихся в папке Ведение прайс-листов. Система БЭСТ-5 позволяет вести один основной и произвольное количество дополнительных прайс-листов.
Список товаров, включаемых в прайс-лист (Рисунок 9‑30), может быть сформирован одним из следующих способов:
Ø По номенклатурам. При использовании этого способа каждая позиция прайс-листа однозначно соотносится с записью номенклатурного справочника – независимо от того, ведется ли учет товаров по партиям или нет;
Ø На уровне партий ТМЦ. В этом случае каждая позиция прайс-листа соотносится с определенной партией поставки. Соответственно, для всех партий одного и того же товара могут быть назначены разные отпускные цены;
Рисунок 9‑30 Прайс-лист
Ø По аналитикам. Одни и те же товары могут отличаться по какому-либо характеристическому признаку (размеры, материал, цвета и т. д.) или их совокупности. Данные признаки в системе БЭСТ-5 называются аналитиками номенклатуры (Подробнее об этом см. п.9.2.2). Данный способ формирования прайс-листа означает формирование отпускных цен для каждой разновидности одного и того же товара;
Ø По партиям и аналитикам. В этом случае формирование отпускных цен производится на уровне партий поставки для каждой разновидности номенклатуры.
Выбор видов ТМЦ, включаемых в прайс-лист, осуществляется в приложении Товары. Продукция. Однако пополнение прайс-листа возможно не только в приложении Товары. Продукция, но и непосредственно в режиме работы с прайс-листом.
При входе в Основной прайс-лист на экране отображается список товаров и готовой продукции, продаваемых на данный момент предприятием пользователя. Для каждой позиции указываются:
Ø Остаток товара на складе (если прайс-лист сформирован по партиям, то остаток по каждой партии;
Ø Лимит перезаказа;
Ø Количество зарезервированного товара и текущий остаток (с учетом резерва),
Ø Цены в рублях и в валюте.
Система БЭСТ-5 предусматривает различные способы назначения отпускных цен – как в «привязке» к учетной цене товаров на складе, так и в произвольном порядке. Выбор нужного варианта ценообразования осуществляется в режиме настройки параметров приложения Продажи. Клиенты.
Настраивать алгоритмы расчета отпускных цен можно как для прайс-листа в целом, так и для каждой группы и даже для каждой номенклатуры. При этом действует иерархический принцип: если для конкретной номенклатуры задан свой способ расчета цен, то используется именно он. Если этот способ не задан, то используется настройка для группы. Если настройка для группы не задана, используется настройка для всего прайс-листа.
Система позволяет настраивать до 4 видов отпускных цен в основном прайс-листе. Другими словами, прайс-лист представляет собой «объединение» четырех одновременно используемых прайс-листов.
Кроме того, в папке Ведение прайс-листов также существует режим Дополнительный прайс-лист. С его помощью может быть создано любое количество прайс-листов, имеющих индивидуальную настройку.
В системе БЭСТ-5 реализован ряд гибких методов управления ценообразованием, которые могут применяться как независимо, так и в сочетании друг с другом. В их числе:
Ø Управление по видам цен. Установка нескольких видов отпускных цен для одного и того же товара с указанием условий их применения. Количество и названия применяемых видов цен определяются в рамках настройки данного приложения. Первая цена выступает в качестве базовой. Расчет отпускных цен может производиться как независимо друг от друга, так и на основании базовой цены. Например, оптовая цена составляет 95% от базовой (розничной) цены и т. д.;
Ø Выбор вида цен по групповым шкалам. Выбор отпускной цены в зависимости от количества закупаемого товара по соответствующему прайс-листу. Данный метод используется совместно с предыдущим и определяет правила использования того или иного вида цен, исходя из количества приобретаемого клиентом товара;
Ø Расчет цен по групповым шкалам скидок. Заключается в вычислении отпускных цен исходя из количества приобретаемого товара. Количество товара, при продаже которого действует та или иная цена, указывается в виде интервала. Для каждой шкалы может быть указано до четырех таких интервалов. Далее, для каждого интервала настраивается алгоритм расчета отпускной цены. При этом за основу берется базовая цена прайс-листа. В отличие от предыдущего метода, здесь задействован только один прайс-лист – т. е. используется только одна отпускная цена;
Ø Индивидуальные скидки/накидки. Для каждой позиции прайс-листа вводятся диапазоны количеств и скидки, распространяемые на эти диапазоны. Всего может быть установлено до 5 диапазонов скидок. Скидка устанавливается как некоторый процент от базовой цены;
Ø Скидки/накидки для заказа или клиента. Начисление скидок/накидок в зависимости от суммы заказа или для определенных категорий клиентов;
Ø Ручное управление ценами. В ситуациях, когда применение перечисленных методов по мнению пользователя считается нецелесообразным, цены товаров после формирования заказа могут быть пересчитаны или введены вручную – непосредственно в заказе. При этом цена, указанная в прайс-листе, используется в роли подсказки – как начальный ориентир.
При ведении прайс-листов, оформлении документов и контроле расчетов с партнерами важно рассчитать соответствующие косвенные налоги. Для этого в режиме Настройка приложения существует режим Калькуляция отпускной цены.
Учет реализации работ, услуг
Оформление сделок, предметом которых является выполнение работ/оказание услуг, осуществляется следующими способами:
Ø Оформление договоров на оказание услуг (см. п.9.1.5);
Ø Регистрация заказов клиентов;
Ø Оформление актов на работы и услуги.
Заказы клиентов на выполнение работ/оказание услуг учитываются с помощью режима Заказы на работы и услуги, который находится в папке Работы и услуги.
Факты реализации работ и услуг оформляются соответствующими актами. Для формирования этих актов существует режим Акты на работы и услуги, расположенный в папке Работы и услуги.
Акты о выполнении работ/оказании услуг могут быть или введены непосредственно, или формироваться на основании соответствующих заказов, а также на основании счетов-фактур, зарегистрированных в приложении Книга покупок-продаж. Расчет цен и сумм в данных актах ведется с помощью моделей калькуляции, настроенных в соответствующем функциональном режиме.
Бухгалтерская обработка актов о выполнении работ/оказании услуг осуществляется в режиме Книга учета операций. Для автоматической подготовки проводок по актам в Справочнике типовых операций актов необходимо присвоить типовым операциям статус Оперативная и настроить для них соответствующие шаблоны проводок. В момент формирования или редактирования акта также можно ввести или откорректировать проводки вручную.
Если Вы присвоите типовой операции статус Отложенная, то проводки по актам не генерируются. При желании можно вести только оперативный учет реализации услуг, не настраивая шаблоны проводок для типовых операций.
9.2.2. Учет запасов
Товарно-материальные ценности, предназначенные для целей торговли и производства продукции, учитываются в двух приложениях – Товары. Продукция и Сырье. Материалы.
Приложение Сырье. Материалы предназначено для учета запасов, используемых в производственном цикле (включая такие оборотные имущественные активы, как спец. инструмент, спец. оснастка и пр., находящиеся в запасе). Если у Вас имеется приложение Питание. Калькуляция, то в приложении Сырье. Материалы также ведется учет продуктов питания, используемых для приготовления блюд. Приложение Товары. Продукция решает задачи учета товаров и выпущенной силами предприятия готовой продукции, предназначенных для продажи.
Так как в этих двух приложениях используются практически одинаковые подходы к учету запасов и в основном решаются сходные виды задач, то их описание представлено в едином разделе.
Функции приложений:
Ø Ведение номенклатурного справочника (классификатора) запасов;
Ø Построение многоуровневой иерархической системы папок для произвольной классификации запасов;
Ø Многосегментный аналитический учет номенклатуры;
Ø Учет запасов по серийным номерам;
Ø Учет запасов по местам хранения и по партиям поступления;
Ø Формирование документов поступления, выбытия и перемещения запасов;
Ø Калькуляция закупочной себестоимости запасов;
Ø Расчет себестоимости запасов с помощью широкого перечня методов для бухгалтерского, налогового и управленческого учета – как по предприятию в целом, так и по отдельному месту хранения;
Ø Учет товаров, переданных на консигнацию и товаров «в пути»;
Ø Учет операций с запасами, имеющими составную структуру (комплекты);
Ø Создание наборов товаров, формирование списков связанных и заменяющих товаров;
Ø Оперативный многоуровневый анализ остатков и оборотов по запасам;
Ø Инвентаризация материальных запасов;
Ø Переоценка остатков ТМЦ на любой момент времени;
Ø Формирование проводок по счетам учета при движении запасов;
Ø Формирование отчетов о наличии и движении запасов в различных аналитических разрезах.
Документы движения и виды движения
Учет товарно-материальных запасов ведется в натуральном и стоимостном выражении.
В качестве мест хранения запасов в системе БЭСТ-5 выступают склады. Количество складов, которое можно зарегистрировать в каждом из рассматриваемых приложений, – не ограничено. В зависимости от учетных задач, стоящих перед предприятием-пользователем, это могут быть как реально существующие, так и виртуально-вспомогательные места хранения (введенные с целью обеспечения нужной детализации/группировки данных).
Рисунок 9‑31 Документ движения ТМЦ
Все операции по движению запасов оформляются первичными документами (Рисунок 9‑31) – документами движения (как правило, накладными). Первичные документы могут быть сформированы как самостоятельно, так и по документам-основаниям (например, договорам, заказам, счетам-фактурам).
На основании данных, содержащихся в документах, формируются разнообразные виды отчетов (об остатках, поступлении и выбытии, расчетах с поставщиками и покупателями, показателях прибыли и т. д.). Данные документов движения «участвуют» в определении себестоимости запасов.
Согласно планам счетов, настроенным для целей бухгалтерского, налогового, управленческого и прочих видов учета, по документам могут быть сформированы соответствующие наборы проводок, отражаемые в Книге учета операций. Для подготовки проводок наиболее эффективно использовать аппарат типовых операций.
Проводки по типовым операциям можно формировать любым из двух способов: либо непосредственно при вводе документа, либо в отложенном режиме (с использованием промежуточного временного информационного регистра – буфера проводок).
В свою очередь, данные документы регистрируются и оформляются в разрезе видов движения и в «привязке» к складам. Виды движения предназначены для управления вводом и обработкой данных. Одна из важнейших особенностей вида движения заключается в том, что он определяет типы контрагента и сделки в создаваемом документе.
Виды движения могут быть двух направлений: «Приход» и «Расход». Помимо направлений, виды движения также классифицируются по типам: обычный приход, внутреннее перемещение, возврат брака на склад и т. д.
Для видов движения настраиваются наименования группы полей соответствующего ему документа, электронная форма ввода данных (вид первичного документа, используемого по умолчанию, возможность обращения к картотеке складского учета при вводе и пр.), а также ставятся в соответствие те или иные шаблоны печатных форм и т. д.
Номенклатура и группы запасов
В общем случае, в системе БЭСТ-5 существует двухуровневая иерархия товарно-материальных запасов. На верхней ступени этой иерархии располагаются группы номенклатуры. Группы объединяют некоторый набор запасов, сходных по своим свойствам. Принципы разделения запасов на группы и общее количество этих групп зависят от профиля деятельности и особенностей учета конкретного предприятия. Иначе говоря, группы предназначены для классификации запасов и определения общих свойств некоторой совокупности запасов, например, налоговых ставок. Для описания групп применяется специальный классификатор под названием Справочник групп ТМЦ.
Рисунок 9‑32 Номенклатурный справочник
Следующий уровень иерархии – номенклатура запасов, т. е. конкретные товары, материалы, продукция. Именно этот уровень иерархии и несет всю основную нагрузку по описанию свойств конкретных видов запасов.
Данные обо всей номенклатуре запасов, имеющейся на предприятии, и об ее основных учетных характеристиках хранятся в Номенклатурном справочнике. Номенклатурный справочник (Рисунок 9‑32) представляет собой своего рода информационный каркас для учета запасов в рассматриваемых приложениях.
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 |
