Система управления предприятием БЭСТ-5. Руководство пользователя (стр. 15 )

Данный режим запускается по команде Групповые Счет-фактуры, доступной при нажатии кнопки Операции. При запуске этого режима указываются:

Ø  Период (в обязательном порядке);

Ø  Соответствующий реестр документов (в обязательном порядке). Из выбранного реестра за указанный период формирования будут отобраны все документы отгрузки (акты выполненных работ), по которым ранее не были сформированы счета-фактуры;

Ø  Контрагент. При указании конкретного контрагента система сформирует счет-фактуру именно для него. Если же контрагент не указан, система сформирует счета-фактуры для всех контрагентов, для которых за указанный период в указанном реестре были сформированы документы отгрузки или акты выполненных работ;

Ø  Склад – для выбора документов, относящихся к конкретному складу.

Книга покупок и книга продаж

Режимы Книга покупок и Книга продаж построены на едином регистре. Главный способ формирования записей в книге покупок и книге продаж – автоматический, однако при необходимости записи можно вводить и вручную.

При формировании записей в книги покупок и продаж на основе счетов-фактур система предоставляет следующий ряд возможностей:

Ø  Обеспечение связи счетов-фактур со всеми первичными документами, влияющими на порядок их регистрации в книгах, если таковые имеются. Прежде всего это касается безналичных платежей, прошедших по выпискам банка; наличных платежей, оформленных кассовыми ордерами; платежей через подотчетных лиц, выполненных с использованием авансовых отчетов; прочих форм оплаты, отражаемых через справки о зачете обязательств;

Ø  Максимальная экономия времени пользователя при отнесении платежей на счета-фактуры. Так, при отнесении платежного документа на расчеты по обязательствам связь между ним и счетом-фактурой устанавливается автоматически – во всех случаях, когда это возможно.

Записи книги покупок

В книге покупок (Рисунок 9‑42) предусмотрены следующие виды записей:

Ø  Оприходование;

Ø  Аванс уплаченный;

Ø  Вычет уплаченного НДС;

Ø  Вычет аванса полученного;

Ø  Возврат аванса полученного;

Ø  Прочие.

Записи по регистрации оприходования ТМЦ, работ и услуг формируются на основании закупочного счета-фактуры по факту оприходования ТМЦ/выполнения работ. Такая запись формируется при сохранении счета-фактуры, если счет-фактура был сформирован на основе документа склада/акта выполненных работ – либо автоматически, либо по запросу (это регулируется в рамках настройки параметров приложения Книга покупок-продаж). В том случае, если счет-фактура был сформирован вручную – без использования документа склада/акта выполненных работ, то запись автоматически или по запросу не формируется.

Рисунок 9‑42 Книга покупок

Тогда соответствующую запись нужно сформировать вручную – либо из счета-фактуры/реестра счетов-фактур (кнопка Регистрация), либо из реестра книги покупок. При ручном формировании записи выбор счета-фактуры обязателен. Нужный документ оприходования/акт выполненных работ можно выбрать из соответствующего реестра документов. Если по каких-то причинам документ в реестре отсутствует, то дату и сумму оприходования необходимо ввести вручную.

Запись, отражающая аванс уплаченный, формируется на основании авансового счета счета-фактуры, полученного от поставщика. Запись формируется автоматически при сохранении авансового счета-фактуры, если данный счет-фактура был сформирован на основе расходного платежного документа. Если авансовый счет-фактура сформирован вручную без использования платежного документа, то запись автоматически не формируется. Тогда соответствующую запись нужно сформировать вручную – либо из счета-фактуры/реестра счетов-фактур (кнопка Регистрация), либо из реестра книги покупок. При ручном формировании записи выбор счета-фактуры является обязательным. Нужный платежный документ можно выбрать из соответствующего реестра документов. Если по каким-то причинам документ в реестре отсутствует, то дату и сумму платежа необходимо ввести вручную.

Запись на вычет уплаченного НДС формируется на основе счета-фактуры на продажу, по которому уже сформирована запись в книгу продаж, т. е. данная запись предназначается для вычета суммы НДС, излишне занесенной в книгу продаж. Запись на вычет уплаченного НДС формируется только вручную – либо из счета-фактуры/реестра счетов-фактур на продажу (кнопка Регистрация), либо из счета-фактуры на аванс полученный, либо из реестра книги покупок. Выбор счета-фактуры на продажу при этом обязателен. Дату и сумму вычета (полного или частичного) необходимо ввести вручную. После формирования записи на вычет НДС, по этому счету-фактуре на продажу можно снова формировать записи в книгу продаж – т. е. записи, имеющие тип Отгрузка.

Запись на вычет аванса полученного формируется на основании счета-фактуры на аванс полученный (разнесенного в книгу продаж) и счета-фактуры на отгрузку ТМЦ, разнесенного в книгу продаж, т. е. данная запись предназначена для вычета НДС по авансу полученному, который был зарегистрирован в книге продаж по факту формирования авансового счета-фактуры. Запись формируется автоматически – при использовании кнопки Платежи в счете-фактуре на продажу. Данную запись можно сформировать и вручную – либо из счета-фактуры на продажу/реестра счетов-фактур (кнопка Регистрация), либо из счета-фактуры на аванс полученный (кнопка Регистрация), либо из реестра книги покупок. При ручном формировании записи выбор счета-фактуры на продажу и счета-фактуры на аванс полученный является обязательным.

Запись на возврат аванса полученного формируется на основании счета-фактуры на аванс полученный (разнесенного в книгу продаж), в том случае, если сумма аванса возвращается. Данная запись может быть сформирована вручную: либо из счета-фактуры на аванс полученный/реестра счетов-фактур (кнопка Регистрация), либо из реестра книги покупок. При ручном формировании записи выбор счета-фактуры является обязательным. Нужный платежный документ на возврат денежных средств можно выбрать из соответствующего реестра документов. Если по каких-то причинам документ отсутствует, то дату и сумму возврата необходимо ввести вручную.

Запись Прочие, отражающая прочие покупки, предназначена для формирования книги покупок без использования счетов-фактур.

Записи книги продаж

В книге продаж предусмотрены следующие виды записей (Рисунок 9‑43):

Ø  Отгрузка;

Ø  Аванс полученный;

Ø  Восстановление НДС;

Ø  Восстановление аванса уплаченного;

Ø  Возврат аванса уплаченного;

Ø  Прочие платежи;

Ø  Прочие.

Запись по регистрации отгрузки формируется на основании счета-фактуры на продажу – по факту отгрузки ТМЦ/выполнения работ. Такая запись формируется при сохранении счета-фактуры, если счет-фактура был сформирован на основе документа склада/акта выполненных работ – либо автоматически, либо по запросу (это регулируется в рамках настройки параметров приложения Книга покупок-продаж).

Рисунок 9‑43 Пример записи книги продаж

В том случае, если счет-фактура был сформирован вручную – без использования документа склада/акта выполненных работ, то запись автоматически или по запросу не формируется. Тогда соответствующую запись нужно сформировать вручную – либо из счета-фактуры/реестра счетов-фактур (кнопка Регистрация), либо из реестра книги продаж. При ручном формировании записи выбор счета-фактуры обязателен. Нужный документ отгрузки/акт выполненных работ можно выбрать из соответствующего реестра документов. Если по каких-то причинам документ в реестре отсутствует, то дату и сумму отгрузки необходимо ввести вручную.

Запись на аванс полученный формируется на основании авансового счета-фактуры, отражающего авансовые платежи, поступившие в счет предстоящей отгрузки/выполнения работ. Запись формируется автоматически – при сохранении авансового счета-фактуры, если счет-фактура был сформирован на основе приходного платежного документа. В том случае, если авансовый счет-фактура сформирован вручную без использования платежного документа, то запись автоматически не формируется. Тогда данную запись необходимо сформировать вручную – либо из счета-фактуры/реестра счетов-фактур (кнопка Регистрация), либо из реестра книги продаж.

Запись на восстановление НДС формируется на основе счета-фактуры на закупку, по которому уже была сформирована запись в книгу покупок. Она предназначена для восстановления суммы НДС, ранее принятой к вычету. Данная запись формируется только вручную – либо из счета-фактуры на закупку/реестра счетов-фактур (кнопка Регистрация), либо из реестра книги продаж. Выбор счета-фактуры на закупку обязателен. Дату и сумму восстановления (полного или частичного) необходимо ввести вручную. После формирования записи на восстановление НДС по закупочному счету-фактуре можно снова формировать записи в книгу покупок (тип записи – Оприходование).

Запись на восстановление аванса уплаченного формируется на основании счета-фактуры на аванс уплаченный (разнесенного в книгу покупок) и счета-фактуры на оприходование ТМЦ, разнесенного в книгу покупок, т. е. данная запись предназначена для восстановления НДС по авансу уплаченному, который был принят к вычету по факту получения авансового счета-фактуры от поставщика. Запись формируется автоматически при использовании в счете-фактуре на закупку кнопки Платежи. Данную запись можно сформировать и вручную: либо из закупочного счета-фактуры/реестра счетов-фактур (кнопка Регистрация), либо из счета-фактуры на аванс уплаченный (кнопка Регистрация), либо из реестра книги продаж.

Запись на возврат аванса уплаченного формируется на основании счета-фактуры на аванс уплаченный (разнесенного в книгу покупок), в том случае, если сумма аванса возвращается покупателю. Данную запись можно сформировать вручную: либо из счета-фактуры на аванс уплаченный/реестра счетов-фактур (кнопка Регистрация), либо из реестра книги продаж. При ручном формировании записи выбор счета-фактуры является обязательным. Нужный платежный документ на возврат денежных средств можно выбрать из соответствующего реестра документов. Если по каких-то причинам документ отсутствует, то дату и сумму возврата необходимо ввести вручную.

Запись, отражающая прочие платежи, формируется на основании счета-фактуры на платежи, не являющиеся авансами в счет предстоящей поставки/выполнения работ. Запись формируется автоматически – при сохранении счета-фактуры, если счет-фактура был сформирован на основе платежного документа. В том случае, если счет-фактура был сформирован вручную без использования платежного документа, то запись автоматически не формируется. Тогда ее надо сформировать вручную: либо из счета-фактуры/реестра счетов-фактур (кнопка Регистрация), либо из реестра книги продаж. При ручном формировании записи выбор счета-фактуры обязателен. Нужный платежный документ можно выбрать из соответствующего реестра документов. Если по каких-то причинам документ отсутствует, то дату и сумму необходимо ввести вручную.

Запись Прочие, отражающая прочие продажи, предназначена для формирования книги продаж без использования счетов-фактур.

Заполнение дополнительных листов в книгах покупок и продаж

Если по истечении налогового периода были выявлены ошибки в счетах-фактурах, то записи по этим счетам аннулируются с включением их в дополнительный лист книги покупок/продаж за этот период. Для этого в реестре счетов-фактур используется команда Аннулировать записи в книге, вызываемая нажатием кнопки Операции. Эта команда аннулирует все записи по счету-фактуре, на котором установлен курсор. После аннулирования счет-фактуру можно откорректировать. Если по этому счету-фактуре не были созданы новые записи в книгу, то аннулированные записи можно восстановить при помощи соответствующего пункта меню, доступного при нажатии кнопки Операции. После корректировки счета-фактуры и формирования по нему новых записей система предложит включить их в нужный дополнительный лист – либо в уже существующий дополнительный лист, либо в новый, вновь создаваемый лист.

В том случае, если по каким-то причинам необходимо создать записи в дополнительные листы книги покупок/продаж, то дополнительный лист за налоговый период можно выбрать в соответствующем поле любой записи книги покупок/продаж.

Проводки на счета расчетов по НДС

При необходимости, Вы можете сформировать проводки на счета расчетов по НДС по записям в книги покупок и продаж. Подготовка проводок осуществляется либо с использованием механизма типовых операций, либо вручную. Предварительная настройка типовых операций выполняется в режиме (Справочники \ Типовые операции). Само формирование проводок может выполняться либо в режиме работы с соответствующей записью книги – на закладке Проводки, либо в режиме Книга учета операций данного приложения. Формирование проводок может выполняться либо в режиме работы с соответствующей записью книги – на закладке Проводки, либо в режиме Книга учета операций данного приложения.

9.2.5.  Торговый зал

Торговый зал – специализированное приложение для управления продажами в розничной торговле (магазинах). Оно легко адаптируется к учетной специфике конкретного торгового предприятия при минимуме затрат на торговое оборудование и информационные технологии.

Данное приложение обеспечивает:

Ø  Полный количественный и суммовой учет товародвижения;

Ø  Оперативную информацию о розничных продажах в любой момент времени и в различных аналитических срезах: по датам и периодам, операциям, документам, видам, группам, партиям и потребительским свойствам товаров(цвета, размеры, сорта и т. д.), а также по складам, поставщикам, торговым секциям и др.;

Ø  Полную поддержку технологий штрихового кодирования;

Ø  Ведение учета с использованием контрольно-кассовой техники. Обмен данными с широким спектром кассовых аппаратов различных типов – от POS-терминалов до фискальных регистраторов;

Ø  Взаимодействие со специализированным торговым оборудованием (сканеры Metrologic, Zebex (ручные, лазерные, светодиодные, многоплоскостные, встраиваемые)¸ весы (DIGI, CAS – с печатью этикеток) терминалы сбора данных (Сipher, Symbol)¸ и пр.);

Ø  Ведение прайс-листов на товары;

Ø  Учет продаж методом снятия остатков при отсутствии количественного учета;

Ø  Интеграцию с известными кассовыми программами (СуперМаг УКМ, АТОЛ: РМК и др.);

Ø  Формирование документов продажи и возврата товаров;

Ø  Формирование товарных отчетов;

Ø  Бухгалтерская обработка документов движения.

Приложение Торговый зал работает только при наличии приложения Товары. Продукция.

Центрами учета в приложении Торговый зал являются секции. Секция однозначно определяет место хранения или продажи товаров. Секции и их основные характеристики (код, наименование, материально-ответственное лицо) должны быть описаны либо в Справочнике секций приложения Торговый зал, либо в Справочнике складов и МОЛ приложения Товары. Продукция. Далее, в приложении Товары. Продукция для секций настраиваются схемы хранения (т. е. распределение групп ТМЦ по складам и их привязка к счетам бухгалтерского учета).

Помимо секций, в приложении Торговый зал существуют такие объекты бизнес-структуры, как магазины. Для их описания применяется Справочник магазинов. В справочнике определяется список магазинов, по которым ведется раздельный учет и могут поддерживаться различные розничные цены.

Магазин может объединять в своем составе несколько секций, для которых проводится единая ценовая политика. Если же предприятие имеет несколько магазинов, но во всех этих магазинах поддерживается единая ценовая политика (т. е. на одни и те же товары устанавливаются одинаковые отпускные цены), то в Справочник магазинов рекомендуется ввести только одну запись – с некоторым обобщающим наименованием. Другими словами, Справочник магазинов предназначен к использованию в тех предприятиях розничной торговли, которые имеют несколько торговых точек (магазинов), причем в каждой из них ведется свой собственный прайс-лист.

В приложении предусмотрены специальные настроечные режимы, управляющие порядком взаимодействия системы БЭСТ-5 с кассовой техникой и весами. Система БЭСТ-5 поддерживает различные схемы торговли:

Ø  Прилавочная торговля (одна касса на один отдел, одна касса на несколько отделов);

Ø  Самообслуживание (кассы на выходе из торгового зала);

Ø  Комбинированная схема (различные принципы расположения касс).

Текущая работа с приложением Торговый зал заключается в регистрации розничных продаж и возврата товаров от покупателей. Документы о продажах (товарные отчеты) могут быть:

Ø  Автоматически сформированы на основании отчетов кассовых аппаратов;

Ø  Автоматически сформированы на основании ведомости остатков;

Ø  Введены вручную.

Документы, оформляющие поступления товаров в секции, вводятся в приложении Товары. Продукция. Приход товаров в секции может быть оформлен как внутреннее перемещение с другого склада, и/или как поступление непосредственно от поставщика. Все документы – введенные как в приложении Торговый зал, так и в приложении Товары. Продукция – автоматически отражаются в карточках складского учета. Все данные склада (документы движения и картотека складского учета) доступны в приложении Торговый зал только для просмотра.

Для каждого магазина ведется свой реестр прайс-листов (текущий прайс-лист и архивные прайс-листы), на основе которых формируются все отчеты о движении и остатках товаров в розничных ценах, необходимые для целей оперативного учета. Функции управления прайс-листами сосредоточены в папке Ведение прайс-листов.

Если в торговом зале (или в отдельных секциях торгового зала) не ведется текущий количественный учет продаж, используется режим Снятие остатков. Он предназначен для формирования ведомости остатков. Каждая ведомость остатков оформляется как отдельный документ. В ведомость вносятся остатки, полученные по результатам описи (инвентаризации) наличия товаров в секции. Отчет о снятии остатков может быть сформирован по выбору пользователя – на основе цен текущего или архивного прайс-листа (в последнем случае срок его действия должен соответствовать дате отчета. Для удобства ввода данных на экране открывается картотека остатков товаров в данной секции. В ней отображаются остатки, сложившиеся на дату отчета. Пользователь должен уточнить те позиции, по которым реальные остатки не соответствуют данным картотеки.

Папка Просмотр документов склада включает в себя два режима:

Ø  Просмотр документов движения;

Ø  Картотека складского учета.

В первом из них доступны для просмотра документы складского учета (прихода и расхода), структурированные по секциям торгового зала. Режимы ввода, корректировки и удаления документов отключены.

Во втором режиме можно просмотреть картотеку складского учета для секций торгового зала. В этом случае возможен только просмотр данных. Ввод, исправление или удаление информации не предусмотрены. Единственное действие по изменению, которое разрешается в этом режиме – автоматическое уточнение текущих остатков по номенклатуре после просмотра движения по карточке.

Режимы, включенные в папку Экспорт-Импорт, обеспечивают взаимосвязь приложения с кассовыми аппаратами и электронными весами.

Как и в любом другом приложении системы БЭСТ-5, в приложении Торговый зал существует режим Формирование отчетов. В нем можно получить разнообразные отчеты и справки по розничным продажам.

9.2.6.  Автотранспорт

Приложение Автотранспорт адресовано торговым или промышленным предприятиям, имеющим транспортные подразделения и выполняющим перевозки легковым или грузовым автотранспортом для собственных нужд.

Приложение обеспечивает выполнение следующих функций:

Ø  Ведение картотеки подвижного состава: автомобилей и прицепов. Карточка подвижного состава имеет ссылку на инвентарные объекты картотеки основных средств из приложения Имущество;

Ø  Ведение картотеки водителей. Карточка водителей имеет ссылку на карточку сотрудника предприятия из приложения Заработная плата;

Ø  Учет аккумуляторов и шин, установленных на транспортных средствах;

Ø  Формирование путевых листов;

Ø  Учет транспортной работы автомобиля по данным путевых листов с последующей передачей данных в приложение Имущество для расчета амортизации;

Ø  Учет работы водителей по данным путевых листов. Расчет оплаты водителей за выполнение транспортной работы. Передача информации об оплате в приложение Заработная плата;

Ø  Учет ГСМ, выданных водителям со складов предприятия, взаимодействие с приложением Сырье. Материалы;

Ø  Учет заправки автомобилей на АЗС;

Ø  Списание ГСМ на эксплуатацию транспортных средств по фактическому расходу и с учетом норм;

Ø  Формирование проводок по движению ГСМ на счета бухгалтерского учета.

Автомобили в рассматриваемом приложении классифицируются по типам. Эта классификация ориентирована на правила расчета нормативного расхода ГСМ и описана в справочнике Типы автомобилей (папка Справочники, раздел Автотранспорт). Данный справочник поставляется в заполненном виде, однако пользователь может ввести в него новые записи или отредактировать его содержимое. Для выбранного типа автомобиля Вы можете задать формулу расчета нормативного расхода топлива. Данная формула будет использоваться при расчете нормы расхода топлива по путевому листу. Для типа автомобиля также можно указать формулу расчета нормативного расхода смазки. Эта формула будет задействована при расчете нормы расхода по всем видам смазки по путевому листу.

Основным классификатором данного приложения является справочник Марки автомобилей, расположенный в папке (Справочники \ Автотранспорт). Он содержит перечень марок транспортных средств, используемых на предприятии. Учитываемые транспортные средства могут относиться к одной из двух категорий: автомобиль и прицеп.

Марка транспортного средства имеет набор присущих ей характеристических признаков (грузоподъемность, вместимость и пр.). Помимо этого для марки автотранспортного средства определяются нормы расхода топлива и тарифы водителей.

Для описания организационной структуры автотранспортных подразделений и мест «приписки» транспортных средств используются справочники Автоколонны и Гаражи.

Основные картотеки

Главным хранилищем информации о транспортных средствах является Картотека автотранспорта. В ней содержатся карточки (лицевые счета) всего автопарка предприятия-пользователя.

На каждый автомобиль и на каждый прицеп создается своя отдельная карточка. Каждая карточка (Рисунок 9‑44) содержит следующую информацию:

Ø  Характеристики автотранспортного средства;

Ø  Для автомобиля – сведения о прицепах, для прицепа – сведения об автомобиле, к которому присоединен прицеп;

Ø  Сведения о прикрепленных водителях – только для автомобилей;

Ø  Сведения о пробеге;

Ø  Сведения о горючем в баке – только для автомобилей;

Ø  Сведения о ремонтах автотранспортного средства;

Ø  Сведения о состоянии аккумуляторов и шин;

Ø  Сведения для расчета транспортного налога.

Рисунок 9‑44 Карточка транспортного средства

В карточке автомобиля имеется закладка Прицепы, при нажатии которой доступен реестр стационарно (долговременно) закрепленных за ним прицепов. К одному автомобилю может быть прикреплено несколько разных прицепов, тогда как один прицеп может быть прикреплен только к одному автомобилю. Если прицеп открепляется от автомобиля, он не удаляется из данной таблицы – для него просто указывают дату открепления. Если прицеп прикрепляется к автомобилю на один рейс, его можно не заносить в данный реестр – временное прикрепление можно отразить непосредственно в путевом листе.

На закладке Водители располагается список водителей, числящихся за данным автомобилем и список сопровождающих его лиц. К одному автомобилю может быть прикреплено несколько разных водителей с одинаковыми или разными видами работы. Однако, один водитель может быть закреплен только за одним автомобилем. Если водитель открепляется от автомобиля, запись о нем не следует удалять из данной таблицы – для него просто указывается дата открепления. Если водитель или сопровождающее лицо прикрепляется к автомобилю на один рейс, его не обязательно заносить в данный список – временное прикрепление можно отразить непосредственно в путевом листе.

Персонал, работающий на автомобиле, подразделяется на три категории:

Ø  Старший водитель;

Ø  Водитель;

Ø  Сопровождающее лицо.

Карточки водителей и лиц, сопровождающих автомобили, содержатся в Картотеке водителей. Помимо общих сведений профессионального плана (класс, категории, удостоверение, водительский стаж и т. д.), карточка содержит различные данные о работе водителя и исходную информацию для целей расчета зарплаты. Так, если у пользователя имеется приложение Заработная плата, то в поле карточки водителя Табельный номер может быть указана ссылка на соответствующую карточку персонального учета, а при нажатии кнопки Перс. карточка будет доступно содержимое данной карточки. В карточке водителя также имеется закладка Автомобили, позволяющая увидеть список машин, на которых работал данный водитель. Нажав кнопку Работа, Вы можете просмотреть данные всех путевых листов по этому водителю, а воспользовавшись кнопкой ГСМ – увидеть сведения о движении ГСМ по путевым листам. Закладки Ремонты, Шины, АКБ предназначены для хранения информации о ремонтах, шинах и аккумуляторах транспортного средства соответственно, а на закладке Прочее вводятся сведения, необходимые для расчета транспортного налога.

Для ведения учета работы шин существует Картотека шин. Она заполняется с помощью ряда вспомогательных справочников, находящихся в разделе (Справочники \ Шины): Модели шин, Типоразмеры шин, Нормы пробега. Данные картотеки шин «подтягиваются» при заполнении закладки Шины в карточке транспортного средства. В карточке шины данные о пробеге и данные спидометра записываются автоматически. При закрытии путевого листа данные о пробеге автомобиля суммируются в поле Пробег с нач. экспл. во всех карточках, имеющих ссылку на данный автомобиль. Если запись об установке шины в карточке транспортного средства введена с датой, после которой есть закрытые путевые листы, то пробег по закрытым путевым листам можно указать в поле Начальный пробег.

Учет работы аккумуляторов ведется в Картотеке аккумуляторов. Она заполняется с помощью вспомогательных справочников, находящихся в разделе (Справочники \ Аккумуляторы): Типы аккумуляторов и Эксплуатационные нормы. Данные картотеки аккумуляторов «подтягиваются» при заполнении закладки АКБ в карточке автомобиля. В карточке аккумулятора данные о пробеге формируются автоматически. При закрытии путевого листа данные о пробеге автомобиля суммируются в поле Пробег с нач. экспл. во всех карточках, имеющих ссылку на данный автомобиль. Если по какой-то причине запись об установке аккумулятора в карточке автомобиля введена с датой, после которой есть закрытые путевые листы, то пробег по закрытым путевым листам можно указать в поле Начальный пробег.

Учет ГСМ

ГСМ, предназначенные для эксплуатации автотранспорта и хранящиеся на предприятии в стационарных хранилищах, учитывают средствами приложения Сырье. Материалы.

ГСМ, находящиеся в баках транспортных средств, учитываются в приложении Автотранспорт. По правилам бухгалтерского учета такие ГСМ отражаются на отдельном субсчете счета 10 до момента оформления путевого листа, фиксирующего факт списания ГСМ на затраты.

Для целей их сводного количественно-суммового учета в приложении введены вспомогательные «виртуальные» места хранения (склады), относящиеся к транспортным подразделениям предприятия. Учет ГСМ на таких складах ведется на стандартных карточках складского учета. Учет осуществляется либо в разрезе номенклатуры ГСМ, либо, при партионном способе хранения – в разрезе отдельных партий.

Согласно терминологии, принятой в приложении Автотранспорт, таким «виртуальным» местом хранения ГСМ в баках транспортных средств является склад транспортного цеха. Под транспортным цехом понимается собой структурная единица, за которой числятся транспортные средства предприятия, а также сотрудники, осуществляющие их эксплуатацию. Информация об этих подразделениях находится в общесистемном справочнике Структурные подразделения и Справочнике транспортных цехов (режим Справочники, папка ГСМ).

Склад транспортного цеха представляет собой сводный объект учета, позволяющий оценить суммарное наличие и движение ГСМ в баках по транспортному подразделению в целом – в разрезе номенклатурных позиций и партий.

Детальный количественно-суммовой учет ГСМ в баках транспортных средств организован для каждого отдельного транспортного средства категории автомобиль. Такой учет ведется в карточках транспортных средств – в разрезе номенклатуры ГСМ и партии.

Учет ГСМ в баках транспортных средств имеет существенную особенность, связанную с тем, что при ведении бухгалтерского и складского учета используется единица массы (кг, тонны), а при учете ГСМ в баках транспортных средств применяется единица объема (литры, кубометры). При этом единица массы интерпретируется как основная, а единица объема – как дополнительная.

Движение ГСМ во всех документах приложения Автотранспорт ведется в единицах объема, т. е. в дополнительной единице измерения, которая пересчитывается в основную по общим правилам с использованием коэффициента пересчета – плотности. Данный коэффициент зависит от температуры воздуха, а, следовательно, постоянно изменяется.

Учет ГСМ в карточке автотранспорта дополнительно ведется по видам ГСМ:

Ø  бензин;

Ø  дизельное топливо;

Ø  сжиженный нефтяной газ;

Ø  сжатый природный газ;

Ø  моторные масла;

Ø  трансмиссионные масла;

Ø  специальные масла;

Ø  пластичные смазки.

Используемая на предприятии номенклатура ГСМ хранится в справочнике Номенклатура ГСМ. Этот справочник является частью Номенклатурного справочника приложения Сырье. Материалы.

Любое изменение остатков ГСМ в баках транспортных средств, а следовательно, в учетных картотеках, должно быть оформлено документами.

ГСМ может поступать в бак транспортного средства одним из двух способов:

Ø  Выдача из стационарного хранилища;

Ø  Заправка на АЗС.

Обе названных операции должны быть оформлены документами внутреннего перемещения/оприходования запасов на склады транспортного цеха – т. е. на соответствующие карточки складского учета. Одновременно с этим ГСМ приходуется в карточку транспортного средства. Списание топлива по путевому листу должно быть оформлено расходным документом со склада транспортного цеха. При этом ГСМ также списывается с соответствующей карточки транспортного средства. Документы на перемещение, оприходование и списание ГСМ соответствуют стандартным видам движений по складам сырья и материалов.

В то же время любое движение ГСМ в баках автомобилей отслеживается не только по номенклатуре, но и в разрезе отдельных транспортных средств, водителей и путевых листов.

Для учета ГСМ в приложении Автотранспорт существует группа режимов Учет ГСМ. Функции по настройке такого учета сосредоточены в режимах (Справочники \ ГСМ) и Настройка, сервис.

Текущая информация о состоянии запасов ГСМ отображается в Картотеке ГСМ. Картотека ГСМ входит в состав Картотеки складского учета приложения Сырье. Материалы и представляет собой совокупность карточек складского учета по транспортным цехам. Нажав кнопку Автомобили в выбранной карточке складского учета, Вы сможете увидеть данные о наличии ГСМ в баках транспортных средств.

Путевые листы

Путевой лист (Рисунок 9‑45) представляет собой документ, фиксирующий работу водителя и автомобиля. Ведение и обработка путевых листов осуществляются в режиме Путевые листы.

Путевой лист содержит следующие информационные разделы:

Ø  Общий раздел – сведения об автомобиле, прицепах, водителях и сопровождающих лицах;

Ø  Работа водителя и автомобиля – время выезда и возвращения в гараж и показания спидометра. Результаты работы водителя и автомобиля: время в наряде, пробег, объем перевезенного груза;

Ø  Подробное описание задания водителю и данные о его фактическом выполнении;

Ø  Движение горючего: остаток при выезде и возвращении, сведения о заправках, фактический расход топлива и нормативный расход, исчисленный по данным транспортной работы.

Рисунок 9‑45 Путевой лист

Путевой лист может пребывать в одном из двух состояний (статусов): Открыт и Закрыт.

Закрытие путевого листа означает, что его данные введены полностью, и он может использоваться бухгалтером для списания ГСМ, для расчета зарплаты водителей и сопровождающих лиц за транспортную работу (для приложения Заработная плата), а также для передачи данных о пробеге транспортного средства в приложение имущество.

Ввод исходных данных об отправляемом в рейс автомобиле осуществляется с использованием Карточки автомобиля (тип, марка, данные о постоянно прикрепленном прицепе и пр.). Данные о водителе вносятся либо из этой же карточки, либо из Картотеки водителей (если водитель не бы указан в карточке автомобиля). По данным выбранной карточки автоматически заполняются ФИО и табельный номер.

Данные о работе водителя и автомобиля вносятся вручную, за исключением показания спидометра при выезде. Показание спидометра при выезде автоматически переносится из предыдущего по дате путевого листа, выписанного на эту же автомашину. При необходимости показание спидометра может быть изменено. Общее правило контроля правильности заполнения полей экранной формы путевого листа – значения показателей на момент возвращения автомобиля должны быть больше, чем значения показателей на момент его выезда в рейс.

В путевом листе осуществляется расчет общего пробега, пробега с грузом, время в наряде, объем перевезенного груза, а также показатели по ГСМ.

Находясь в реестре путевых листов, можно автоматически сформировать акты списания ГСМ.

Оплата транспортной работы

Оплата транспортной работы заключается в расчете начислений за транспортную работу водителям и сопровождающим автотранспорт лицам. При этом речь идет исключительно о транспортной работе.

Начисления за транспортную работу могут включать:

Ø  Повременную оплату за время работы на транспортном средстве (данное время определяется согласно путевым листам);

Ø  Сдельную оплату за работу на транспортном средстве – как правило, это оплата перевезенного груза из расчета на тонны или тонно-километры, объем которого также определяется по путевым листам;