Программный комплекс АиТ:\Управление персоналом (стр. 2 )

Раздел, пункт меню	Назначение
Начисления	Вызов карточек, списка сотрудников и различных режимов для ввода начислений и удержаний для одного или группы сотрудников.
Персональная карточка	Индивидуальные сведения о сотруднике, параметры настройки расчета, сведения о перечислениях.
Карточка оперативного архива	Сведения о сумме доходов, налогов и вычетов, промежуточные данные расчетов за текущий и предыдущий годы.
Карточка начислений	Ввод и редактирования начислений по отдельному сотруднику, просмотр информации о начислениях и удержаниях сотрудника в расчетном месяце
Налоговые карточки	Детализированная информация по доходам, налогам, скидкам и вычетам настоящего и прошлых периодов сотрудника.
Список сотрудников	Список сотрудников организации, упорядоченный по подразделениям, служит для ввода нового сотрудника, поиска и выбора работающего сотрудника.
Начисление списком	Список сотрудников для ввода данных по одному начислению одновременно нескольким выбранным сотрудникам или для распределения фиксированной суммы дохода среди выбранных сотрудников
Начисления по журналам	Получение данных по начислениям из программы "АиТ:/Кадровый учет".
Начисления по табельным листам и нарядам	Выбор документов, передаваемых из модулей "АиТ:\Табельный учет" и "АиТ:\Учет выполненных работ" и являющихся основанием для ввода начислений в карточку начислений сотрудников.
Начисление по документу	Формирование расчетных документов для осуществления промежуточного расчета и выплаты по заданному начислению
Импорт начислений	Импорт данных по начислениям из текстового файла или dbf-файла в карточку начислений.
Расчет	Вызов окон, предназначенных для расчета зарплаты и формирования расчетных документов, проверки правильности результатов расчета и перехода на следующий месяц расчета.
Расчет зарплаты (Alt+F3)	Полный расчет сумм оплаты, налогов и иных удержаний, доходов и выплат за текущий расчетный период
Выплата по документу	Подтверждение информации о выплате рассчитанных сумм по документу.
Переход на новый месяц	Переход на новый расчетный период
Документы	Формирование отчетных и первичных документов
Генератор документов F4	Формирование документов произвольно настраиваемого вида с помощью генератора документов
Расчетные листы	Просмотр и печать сформированных при расчете расчетных листков сотрудников.
Аналитика	Формирование аналитических сводов и проводок, а также их экспорт в программы бухгалтерского учета.
Настройка	Раздел обеспечивает разнообразные настройки программы, в частности настройку справочников, реквизитов предприятия, констант, алгоритмов.
Справочники	Просмотр и настройка справочников, используемых в программе.
Справочники Госналогслужбы	Просмотр и настройка справочников Госналогслужбы.
Сведения о предприятии Alt+F7	Просмотр и редактирование сведений о предприятии.
Константы Ctrl+F7	Просмотр и настройка общих констант, используемых в расчетах и при создании документов.
Алгоритмы Shift+F7	Просмотр и настройка алгоритмов расчета начислений по оплате и удержаниям
Рабочая дата	Просмотр и изменение текущей рабочей даты.
Внешний редактор	Выбор внешнего редактора для просмотра и изменения выходных документов в формате текстового файла.
Сервис	Раздел обеспечивает доступ к сервисным средствам программы (встроенному календарю, текстовому редактору), формирует фильтр, проверяет целостность данных БД;
Редактор	Вызов встроенного редактора для работы с текстовыми документами.
Фильтр	Установка и изменение условий для отбора информации по отдельным сотрудникам.
Калькулятор	Вызов встроенного калькулятора для проведения расчетов.
Целостность картотеки	Проверка базы данных с целью устранения нарушений ее целостности.
Проверка адреса	Процедура проверки данных адреса сотрудников.
Окна	Раздел содержит пункты, управляющие расположением на экране графических элементов: окон, панели инструментов, значков. Под пунктами раздела "Окна" приводится список окон, открытых в данный момент.
Каскад	Располагает окна последовательно в виде стопки, с частичным наложением друг на друга таким образом, чтобы на экране всегда был виден заголовок каждого окна и его левая вертикальная сторона. Активное в данный момент окно помещается в самый верх стопки.
Мозаика	Располагает открытые окна рядом так, чтобы можно было видеть их все.
Горизонт	Упорядочивает окна горизонтальной мозаикой.
Инструменты	Конфигурирует местоположение панели инструментов на экране. Настройка осуществляется в окне "Настройка панели инструментов".
Упорядочить значки	Располагает все значки открытых, но свернутых (минимизированных) окон в строке в нижней части экрана.
Запомнить положение окна (Ctrl+W)	Запоминает положение и размеры активного в настоящий момент окна. При последующем открытии это окно появляется в том же месте экрана, в котором находилось в момент закрытия программы.
Выход	Раздел содержит один пункт меню
Выход"	Обеспечивает завершение работы программы, автоматическое закрытие всех активных окон и выход из программы
?	Обеспечивает доступ к Справочной системе (Помощи).
Содержание Cправки Shift+F1	Показ оглавления Справочной системы (Help) программы.
Контекстная справка F1	Вызов Справочной системы, в которой описаны основные понятия, возможности и режимы работы с текущей версией программы.
Поиск справки по.... Ctrl+F1	Поиск справочных сведений по предметному указателю.
О программе	Открывается окно со сведениями о программе и ее производителе – компании "АиТ Софт". В окне указывается номер и тип версии (Базовая, Проф, Холдинг), номер и дата сборки, имя базы данных. Для контактов с компанией сообщаются телефоны горячей линии, факс, почтовый и электронный адрес (e-mail), а также адрес официальной страницы (web-адрес) компании в сети Интернет.

1.5. Порядок работы с программой

Приступая к работе с программным модулем (программой) "АиТ:\Зарплата", необходимо ознакомиться с основными понятиями и терминами программы, с графическим интерфейсом и сервисными возможностями программы, описанными в трех первых книгах Справочной системы.

Внимание. При первом открытии окно Справочной системы всегда размещается в верхнем правом углу экрана и его размер задан по умолчанию. Пользователь может установить размер окна и его размещение на экране по своему усмотрению. При последующих открытиях окна настройки, сделанные пользователем сохраняются.

Для того чтобы начать работу с программным модулем "АиТ:\Зарплата", системным администратором комплекса должен каждому пользователю определить его системное имя (логин) и пароль на вход в программу.

Программа "АиТ:\Зарплата" поставляется с уже заполненной базой данных для обучения работы с ней. В дистрибутивном примере содержится несколько персональных карточек, в структуру предприятия внесено несколько подразделений, а в каждом справочнике заполнена, по крайней мере, одна строчка, однако большинство справочников поставляется в заполненном виде. Дистрибутивный пример помогает пользователю легче разобраться в структуре данных программы и получить начальные навыки работы с ней. Дистрибутивный пример необходимо удалить до первого закрытия месяца.

В данной теме Справочной системы приводится рекомендуемая последовательность действий (шагов), которые следует предпринять начинающему пользователю.

Полный цикл расчета зарплаты состоит из двух этапов:

· предварительного этапа – на этом этапе формируются исходные данные для расчета, проводится настройка алгоритмов расчета и осуществляется ввод начислений, по которым проводится расчет.

· основного этапа – на этом этапе осуществляется непосредственно расчет зарплаты, формирование выходных документов, подтверждение выплаты и закрытие месяца.

Предварительный этап работы

Предварительный этап работы необходим для получения правильных результатов расчета зарплаты, он выполняется до начала расчетов и включает следующие действия:

· формирование организационной структуры предприятия – структуры предприятия создается в программе АиТ:\Кадровый учёт" при совместном функционировании обеих программ. Однако, при автономной работе в программе "АиТ:\Зарплата" предусмотрен режим "Сведения о предприятии", в котором можно добавлять или удалять филиалы или подразделения. Порядок добавления структурных единиц рассмотрен в теме "Настройка сведений о предприятии"

· формирование справочников – программа содержит большое количество разнообразных справочников, данные из которых используются при расчете зарплаты. Пользователь должен внимательно изучить назначение каждого справочника, чтобы правильно его сформировать или откорректировать. В начале работы с программой нужно заполнить справочник подразделений. Для проведения расчета зарплаты для каждого подразделения предприятия следует указать расчетный месяц и год, а также статус подразделения.

Также в начале работы требуется заполнить справочник должностей с перечислением всех должностей в штатном расписании. Остальные справочники заполняются в процессе работы с программой по мере необходимости;

· настройка начислений – заключается в том, чтобы описать систему начислений, принятую в настоящее время на текущем предприятии, в категориях программы "АиТ:\Зарплата". Для этого пользователю необходимо ознакомиться с темой "Первоначальная настройка справочника начислений", чтобы правильно настроить справочник начислений, который поставляется в настроенном виде и уже содержит большинство типовых начислений. Также необходимо настроить систему удержания налогов и взносов с начисленных сумм в соответствии с требованиями законодательства, заполнив справочник налоговых ставок, справочник шкал страховых взносов;

· формирование данных на сотрудников – программа "АиТ:\Зарплата" хранит и предоставляет пользователю данные сотрудников предприятия в форме карточек: персональной карточки, карточки оперативного архива, налоговой карточки и карточки начислений. При приеме нового сотрудника на него следует заполнить новую персональную карточку, остальные виды карточек формируются автоматически. Сотрудники, на которых сформированы персональные карточки, отображаются в списке сотрудников;

· настройка алгоритмов расчета, рабочей даты и констант – настройка алгоритмов расчета начислений предназначена для уточнения и корректировки параметров встроенных алгоритмов расчета начислений. Настройка позволяет тонко адаптировать существующие методы расчетов к потребностям конкретного предприятия и в соответствии с требованиями законодательства. Константы используются в расчете зарплаты и при формировании выходных документов;

· проведение начислений – пользователь должен познакомиться со способами добавления нового начисления в карточку начислений, имеющимися в программе. В зависимости от конкретной ситуации следует выбирать наиболее оптимальный способ. После проверки правильность расчета начислений можно приступать к пробному расчету заработной платы по отдельному сотруднику.

Основной этап расчета зарплаты

Подробные сведения по расчету зарплаты приведены в книге "Расчеты с персоналом". Достаточно подробно порядок расчета зарплаты описан в теме "Общий порядок расчета зарплаты".

Работа с программой организуется в соответствии с принципом последовательного накопления расчетной информации. В процессе работы последовательно выполняются процедуры начисления (внесение в персональную карточку данных об отдельных формах оплаты), расчета (формирование по этим данным итоговых сумм выплат, удержаний и перечислений) и подтверждения выплаты рассчитанных сумм по кассе.

По результатам расчетов формируются выводимые на печать документы за текущий и прошлый периоды, а также при необходимости бухгалтерские проводки, экспортируемые в другие программы.

В данной ознакомительной теме кратко перечислены основные шаги по расчету зарплаты.

· Расчет зарплаты за расчетный период – в качестве расчетного периода принят месяц. В программе предусмотрены следующие виды расчета:

· пробный расчет – выполняется из карточки начислений по заданному начислению для одного сотрудника;

· промежуточный расчет – осуществляются в межрасчетный период только по одному документу. В расчете учитываются только те начисления, которым в карточке начислений поставлен в соответствие выбранный документ;

· полный (итоговый) расчет – зарплаты проводится по одному или нескольким подразделениям. Расчет выполняется по всем введенным начислениям с сохранением данных предыдущих расчетов.

· Просмотр и печать результатов расчета – в результате расчета создаются расчетные листки, которые можно просмотреть на экране и/или распечатать.

· Формирование выходных документов – расчетных листков, типовых платежных ведомостей и аналитических отчетов (сводов).

· Проверка расчетов – проводится по расчетному листку отдельного сотрудника, по расчетной итоговой ведомости и другим расчетным документам;

· Подтверждение выплаты – выполняется по результатам промежуточного расчета при выплате зарплаты по документу и по результатам полного расчета по подразделениям при формировании реестра платежных ведомостей.

· Формирование проводок – проводки формируются Мастером на основании последнего расчета зарплаты только по начислениям, имеющим состояние “Рассчитано” и “Выплачено”. При необходимости бухгалтерские проводки могут быть экспортированы в другие программы. Вызов Мастера осуществляется из окна "Проводки по счетам" кнопкой дополнительной панели инструментов.

· Закрытие месяца – операция проводится после окончания расчетов за месяц и получения всех необходимых платежных и кассовых ведомостей, а также формирования сводов и бухгалтерских проводок, выверки результатов расчетов за месяц. Операция закрытие месяца означает закрытие расчетов по текущему месяцу и обеспечивает переход на следующий расчетный месяц.

1.6. Виды окон и способы управления ими

Вся работа с программой выполняется в многооконном режиме, когда одновременно может быть открыто несколько окон. Окно – это часть экрана, предназначенное для отображения каких-либо сведений в электронном виде (текста, документов, отчетов и др.), для ввода данных, настройки параметров, осуществления выбора (установки) параметров и поиска информации, а также для вывода сообщений программы. Настройка параметров в любых окнах производится путем установки или снятия флагов, выбора переключателей, ввода данных или формирования различных списков. Пользователь может изменить настройки, задаваемые по умолчанию, или оставить их прежними.

Сразу же после запуска программы открывается основное окно, имеющее заголовок "АиТ:\ЗАРПЛАТА" (рис. 1.4). Заголовок любого окна отображается в самой верхней строке слева, а справа располагаются три кнопки управления окном ("Свернуть", "Развернуть", "Закрыть"). Под строкой заголовка основного окна, в отличие от других окон, находится Главное меню и основная панель инструментов. Кроме этого в основном окне размещаются все открытые дочерние окна программы, а также значки свернутых дочерних окон.

Рис. 1.4

В каждый момент времени в программе может быть открыто несколько окон, но работать можно только с одним окном, которое называется активным, или текущим окном. Активным считается окно, в котором находится курсор и в нем можно редактировать данные. Заголовок активного окна имеет более контрастный цвет по сравнению с другими окнами.

Кнопки управления окном "Свернуть" , "Развернуть" и/или "Закрыть" (рис. 1.4) размещаются в правом верхнем углу любого окна.

Самая правая кнопка "Закрыть" предназначена для закрытия окна. Если окно имеет только одну эту кнопку, то его можно также перемещать по экрану, но нельзя изменять его размеры и сворачивать. Для сворачивания окон используется кнопка "Свернуть". Свернутое окно является неактивным и размещается в нижней части основного окна в виде значка, но в любой момент времени его можно сделать активным и показать на экране его содержимое, щелкнув мышью на первой левой кнопке свернутого окна. Окна, у которых активна кнопка "Свернуть", можно также перемещать по экрану и изменять их размеры. Окна на экране могут быть представлены в полноэкранном виде, если у них активна кнопка "Развернуть". Щелчок на ней увеличивает размер окна до полного экрана. Вернуть окно к прежнему размеру можно при помощи кнопки "Свернуть в окно", которая появляется только в полноэкранном окне вместо кнопки "Развернуть".