Инструкция по делопроизводству в межрегиональном территориальном управлении федерального агентства по управлению государственным имуществом в челябинской и курганской областях (стр. 10 )

IV. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

4.1. Основные принципы организации документооборота

в Межрегиональном территориальном управлении

4.1.1. При организации документооборота в Межрегиональном территориальном управлении реализуется принцип централизации операций по приему и отправке документов.

4.1.2. В целях маршрутизации движения корреспонденции (документов) в документообороте Межрегионального территориального управления выделяются следующие основные документопотоки:

внутренние документы (служебная записка);

входящие документы (документы, полученные по средствам СЭДО, а также на бумажном носителе); обращения граждан; исходящие документы (исходящие письма, включая ответы на обращения граждан); организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы);

С учетом технологических особенностей обработки в составе основных документопотоков выделяются:

4.1.2.1. В составе входящих документов:

документы за подписью руководителей федеральных органов исполнительной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; документы из федеральных органов государственной власти, органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций; обращения граждан.

4.1.2.2. В составе организационно-распорядительных документов:

организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, планы и др.); документы коллегиальных, совещательных органов Межрегионального территориального управления (протоколы, решения, и т. п.);

другие документы, используемые в процессе организации управления и принятия управленческих решений (отраженные в п. 3.3.3.1 Инструкции).4.13. Согласование проектов документов, создаваемых в Территориальном управлении, осуществляется в порядке, предусмотренном в разделе III Инструкции.

4.1.4. В Межрегиональном территориальном управлении доставка и отправка документов осуществляется средствами системы электронного документооборота, почтовой связи, фельдъегерской связи, в исключительных случаях - курьером.

Системами электронной почты информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования - сообщения электронной почты, средствами системы электронного документооборота - электронные документы, почтовой связью доставляются (отправляются) письма, посылки, бандероли, печатные издания; фельдъегерской связью - срочная корреспонденция государственных органов.

4.2. Прием и первичная обработка входящих документов

4.2.1. Основной поток входящей корреспонденции поступает по СЭДО и регистрируется уполномоченным должностным лицом в отделе делопроизводства. Прием корреспонденции, поступающей в Межрегиональное территориальное управление в рабочее время, осуществляется канцелярией Межрегионального территориального управления и других определенных для того местах:

4.2.1.1.        Корреспонденция, доставленная почтовой связью, принимается уполномоченным должностным лицом в отделе делопроизводства с выполнением следующих операций:

1) количество конвертов простой почты сверяется с количеством, указанным подразделением почтовой связи в накладной;

2) наличие регистрируемых почтовых отправлений проверяется по записям почтовых реестров;

3) факт приема корреспонденции оформляется записью о приеме, заверяющийся подписью уполномоченного должностного лица и печатью «Для документов» в накладной. В случае выявления несоответствия сведений накладной и почтовых

реестров фактическому наличию корреспонденции в обоих экземплярах накладной оформляется соответствующая запись.

4.2.1.2. Корреспонденция, доставленная фельдъегерем Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации, принимается уполномоченным должностным лицом в отделе делопроизводства по описи корреспонденции, направленной фельдъегерем, под роспись в ней, при доставке единичных пакетов - под роспись в отрывном талоне к пакету. Подпись о приеме  заверяется  печатью «Для документов».

4.2.1.3. Корреспонденция организации, доставленная ее представителем, принимается уполномоченным должностным лицом в отделе делопроизводства с проверкой полномочий представителя (наличие доверенности, оформленной по установленным правилам, и документа, удостоверяющего личность представителя).

4.2.2. Документы, доставленные курьером непосредственно в отделы и должностным лицам Межрегионального территориального управления, также в пределах рабочего времени дня получения либо на следующий рабочий день
(с 09 часов 30 минут до 10 часов 30 минут) передаются ими в приемную руководителя для регистрации.

4.2.3. Обращение гражданина (физического лица), доставленное им лично, принимается уполномоченным должностным лицом в отделе делопроизводства или уполномоченным должностным лицом, ведущим личный прием граждан, с проверкой документа, удостоверяющего личность гражданина. Обращение гражданина, доставленное его представителем, принимается с проверкой полномочий представителя (наличие доверенности, оформленной установленным порядком, и документа, удостоверяющего личность представителя).

4.2.4. При отсутствии документов, подтверждающих полномочия представителя гражданина или организации, ему предлагается опустить документы в предусмотренный на этот случай ящик для корреспонденции, установленный в  фойе здания (напротив лифта) Межрегионального территориального управления.

4.2.5. Корреспонденция, поступающая в Межрегиональное территориальное управление в рабочее время, проходит первичную обработку и передается на регистрацию в день поступления.

Первичная обработка корреспонденции, поступающей в Межрегиональное территориальное управление, осуществляются уполномоченным должностным лицом в отделе делопроизводства с выполнением следующих операций:

4.2.5.1. Перед вскрытием конвертов (упаковки) проверяется отсутствие их повреждений и повреждений вложений, а также правильность доставки и наличие на конвертах (упаковке) грифа секретности или отметки о конфиденциальности («Секретно», «Для служебного пользования», «Заявка на участие в открытом конкурсе, аукционе... (наименование конкурса, аукциона). Конверт не вскрывать до... (...час....мин.)», «Лично» и др.) либо пометки «Срочно» («Оперативно» и др.).

4.2.5.2. Конверты (бандероли, посылки) с грифом «Секретно» у фельдъегеря уполномоченным должностным лицом отделом делопроизводства не принимаются, при обнаружении их в числе принятых - без вскрытия немедленно передаются по реестру ответственному за ведение секретного делопроизводства в Межрегиональном территориальном управлении.

4.2.5.3. Конверты с заявками на участие в открытых конкурсах, аукционах без вскрытия по реестру передаются в отдел организации продаж и закупок Межрегионального территориального управления.

4.2.5.4. Конверты с пометкой «Лично» без вскрытия по реестру передаются адресату.

4.2.5.5. Конверты, поступившие из органов государственной власти с пометкой «Срочно» («Оперативно»), вскрываются немедленно. Документы, вложенные в них, регистрируются вне очереди и направляются по СЭДО руководителю. Руководитель уведомляется немедленно, любым доступным способом, в том числе и по телефону.

4.2.5.6.        Ошибочно доставленная почтовой связью корреспонденция возвращается подразделению почтовой связи с пометкой «возврат» в накладной на передачу почтовых отправлений или пересылается надлежащему адресату, если известен его адрес.

Корреспонденция, ошибочно доставленная фельдъегерем, не принимается. В описи корреспонденции, направленной фельдъегерем, в этом случае оформляется соответствующая запись, заверяемая печатью «Для документов».

4.2.5.7.        После изъятия конвертов с грифом секретности и пометками, указанными в пп. 4.2.5.2, 4.2.5.3, 4.2.5.4 и 4.2.5.5 Инструкции, а также ошибочно доставленной корреспонденции вскрываются все оставшиеся конверты (пакеты, упаковка).

4.2.5.8. При вскрытии конвертов (пакетов, упаковки) по сведениям, указанным на них или в описи вложения, проверяется наличие документов с соответствующими номерами и всех названных в документах приложений, а также производится сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации.

Не подлежит регистрации следующая входящая корреспонденция (фиксируется только дата ее поступления):

дублирующие копии документов, в том числе поступившие по электросвязи; справочная информация, присланная для сведения; поздравительные письма и телеграммы; пригласительные билеты; печатные издания (книги, журналы, бюллетени и т. п.); бухгалтерские документы (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные, кассовые чеки и т. п.); заявления граждан о приеме на работу, заявления государственных служащих Межрегионального территориального управления об увольнении (о переводе, предоставлении отпуска и по другим кадровым вопросам); формы статистической отчетности.

4.2.5.9. При отсутствии в конверте документа либо приложений к нему, несовпадении регистрационных номеров, а также при неисправимом повреждении документов составляется акт:

при отсутствии документа (отдельных листов документа) или при его неисправимом повреждении - в двух экземплярах: первый - с конвертом (с конвертом и неполным документом либо с неисправимо поврежденным документом) приобщается к накладной (реестру) на поступившие документы и помещается в соответствующее номенклатурное дело документа, направленного в отдел на исполнение, второй - с копией конверта (с копиями конверта и неполного документа либо неисправимо поврежденного документа) направляется отправителю документа;

при отсутствии приложения к документу - в трех экземплярах: первый - с копией документа приобщается к накладной (реестру) на поступившие документы и помещается в соответствующее номенклатурное дело документа, направленного в отдел на исполнение, второй - вместе с некомплектным документом направляется адресату в порядке информации без регистрации, третий - с копией некомплектного документа направляется отправителю документа.