Инструкция по делопроизводству в межрегиональном территориальном управлении федерального агентства по управлению государственным имуществом в челябинской и курганской областях (стр. 7 )

Положения об отделах Межрегионального территориального управления должны обеспечивать наиболее рациональное разделение функций и кооперацию деятельности отделов и государственных служащих по вопросам, отнесенным к компетенции Межрегионального территориального управления.

4)        В правилах излагаются процедурные нормы, относящиеся к общеобязательным, определяющие порядок осуществления какого-либо рода деятельности, например, правила пожарной безопасности, правила внутреннего трудового распорядка.

5)        В инструкции/регламентах излагаются правила осуществления организационной, технологической (отраслевой), финансовой и иных специальных сфер деятельности Межрегионального территориального управления, его отделов, должностных лиц в пределах компетенции на основании и во исполнение законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации и иных нормативных актов.

6) В Межрегиональном территориальном управлении проекты положений (правил, инструкций) оформляются в виде сплошного текста, разбитого на разделы (главы), пункты и подпункты, и печатаются на стандартных листах бумаги формата A4.

Заголовок  к  тексту  положения  (правил, инструкции)  отвечает на  вопрос «О чем?». Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция, должностной регламент), отвечает на вопрос «Кому?» (Должностная инструкция главному специалисту) или «Кого?» (Должностной регламент главного специалиста).

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение правового акта, сфера его применения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Главы (разделы) положений (правил, инструкций) нумеруются римскими цифрами и имеют название. Нумерация подразделов, пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

7) Реквизиты положений, правил и инструкций оформляются в порядке, предусмотренном для подготовки проектов организационно-распорядительных документов в пп. 3.3.3.2 Инструкции.

3.3.3.7. Исходящие документы.

Исходящие документы делятся на следующие виды: информационно-справочного характера, используемых Межрегиональным территориальным управлением для обмена информацией о деятельности с другими органами власти, организациями.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонный разговор, личная встреча и др.).

В документообороте Межрегионального территориального управления в зависимости от способов передачи деловой информации (по каналам почтовой связи, посредством фельдъегерской почты или электросвязи) присутствуют следующие виды документов переписки: исходящее письмо, сообщение электронной почты, телефонограмма.

1) Исходящими письмами оформляются:

ответы на запросы организаций, предприятий; инициативные документы по вопросам компетенции Межрегионального территориального управления; ответы на обращения граждан.

Исходящие письма оформляются исполнителями на электронных шаблонах письма.

Реквизиты исходящих писем:

- реквизит адресат исходящего письма оформляется в порядке, предусмотренном пп. 3.1.5.10 Инструкции, и печатается в пределах от центра текстового поля до его правой границы. Первая строка реквизита печатается на уровне первой строки полного наименования – «Межрегиональное территориальное управление Федерального агентства по управлению государственным имуществом в Челябинской и Курганской областях», содержащегося в реквизитах электронного шаблона письма.

Составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа, или выравниваются по левому краю. Исходящие письма адресуют организациям, их структурным подразделениям, руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

В состав адресата входят: наименование организации (структурного подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае, если документ направляется корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу, исполнитель указывает в реквизите «адресат» полный почтовый адрес;

- наименование организации, структурного подразделения организации, наименование должности получателя, а также адрес и ФИО обратившегося гражданина печатаются по шаблону через один межстрочный интервал.

При направлении исходящего письма в организацию ее наименование пишется в именительном падеже.

При направлении исходящего письма в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже.

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через один межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности полуторным межстрочным интервалом.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Если исходящее письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, оформленный в порядке, установленном правилами оказания услуг почтовой связи.

Один документ не должен содержать больше четырех адресатов.

Слово «Копия» перед обозначением второго, третьего, четвертого адресата не указывается. Каждому адресату направляется адресованный ему подписанный экземпляр служебного письма. При направлении служебного письма более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа, подписывается начальником отдела Межрегионального территориального управления или его заместителем;

дата исходящего письма проставляется автоматически в СЭДО после подписи по правилам, установленным подпунктом 3.1.5.7 Инструкции, арабскими цифрами и проставляется в определенном месте бланка письма. При представлении исполнителем служебного письма в отделе делопроизводства для отправки без оформления даты должностным лицом, подписавшим его; регистрационный номер исходящего письма проставляется автоматически после его подписания в определенном в электронном шаблоне месте. Исходящие письма Межрегионального территориального управления подлежат регистрации с присвоением исходящего регистрационного номера в единой регистрационной базе исходящих документов СЭДО. ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании, которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается исполнителем документа на позиции, предусмотренной на угловом бланке письма; заголовок в исходящем письме играет роль краткой аннотации текста, строго соответствующей его содержанию и необходимой для оперативной регистрации и поиска. Он отвечает на вопросы «о чем?» («о ком?»).

Заголовок помещается на бланке служебного письма двумя-тремя межстрочными интервалами ниже реквизитов бланка и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) через один межстрочный интервал. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков. Заголовки к тексту не должны превышать объем 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков).

При превышении по необходимости указанного объема текста заголовка допускается продлевать его до границы правого поля с выравниванием по центру. Точка в конце заголовка не ставится;

- текст служебного письма отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами.

Исполнители исходящих писем обязаны формулировать текст в соответствии со следующими критериями:

официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации; конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающие их двойное толкование и неоправданное применение; использование общепринятых словосочетаний, имеющих определенный смысл; логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки; эмоционально-нейтральный тон изложения.

Текст служебного письма, как правило, состоит из следующих структурных частей: официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату), отделяющееся от других частей текста восклицательным знаком.

Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:

«!»;

«!»;

« и Татьяна Васильевна!».

При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:

«Уважаемые коллеги!»;

«Уважаемые господа!»;

Обращение к адресату располагается на два-три межстрочных интервала ниже реквизита «заголовок».

В отдельных случаях обращение может быть соединено с вступительной фразой текста, при этом вместо восклицательного знака в конце ставится запятая, после которой помещается вступительная фраза, например: «, информируем Вас о...».

Исходящие письма, имеющие нескольких адресатов, оформляются, как правило, без обращений.

Вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие, например:

подтверждение:

«Ваше письмо от... №... получено»;

обоснование действия:

«В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации...»;