Инструкция по делопроизводству в межрегиональном территориальном управлении федерального агентства по управлению государственным имуществом в челябинской и курганской областях (стр. 6 )

Отметка о приложении оформляется на лицевой части первого листа приложения по правилам, предусмотренным пп. 3.1.5.13 Инструкции.

Приложение к приказу визирует, а в случае его утверждения - подписывает начальник отдела, подготовившего проект. Подпись оформляется 2 - 3 межстрочными интервалами ниже последней строки текста приложения (виза - на обороте последнего листа).

При оформлении приложения к приказу (распоряжению) на двух и более страницах вторая и последующие страницы приложения должны быть пронумерованы. При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются отдельно.

До представления приказа (распоряжения) на подпись руководителю (лицу, исполняющему его обязанности) осуществляется его обязательное внутреннее визирование.

В состав реквизита «подпись» входят: сокращенное наименование должности - руководитель, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левому краю. Расшифровка подписи располагается на одной строке с наименованием должности и с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем, например:

Руководитель Фамилия

Если руководитель отсутствует, то приказ (распоряжение) подписывает заместитель руководителя, исполняющий его обязанности на основании соответствующего приказа.

При этом к должности руководителя добавляется сокращение «И. о.» (исполняющий обязанности), а в расшифровке подписи указываются инициалы и фамилия заместителя руководителя, подписавшего приказ (распоряжение), например:

И. о. руководителя Фамилия

Не допускаются подписи с предлогом «за» или с проставлением косой черты перед наименованием должности.

Внесение изменений в приказ (распоряжение) после его подписания допускается только соответствующим приказом (распоряжением).

Отметка, удостоверяющая копию приказа (распоряжения), оформляется по правилам, предусмотренным пп. 3.1.5.19 Инструкции.

3.3.3.3. Грифом утверждения без издания приказа может придаваться юридическая сила следующим документам:

1) должностные регламенты федеральных государственных гражданских служащих Межрегионального территориального управления;

2) финансово-хозяйственные документы: сметы, счета, ведомости, балансы, отчеты, альбомы учетной документации, акты передачи денежных средств, зданий, помещений, транспортных средств, оргтехники и иного имущества, акты списания имущества, акты ревизий, проверок, инвентаризации;

3) архивные документы: описи дел постоянного, долговременного срока хранения и по личному составу, акты передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, акты уничтожения документов с истекшими сроками хранения и др.;

4) планы работы отделов;

5) положения об отделах Межрегионального территориального управления;

6) должностные инструкции работников Межрегионального территориального управления.

Документы, которым юридическая сила придается грифом утверждения без издания приказа, оформляются на общем бланке формата A4.

Гриф утверждения оформляется по правилам, предусмотренным пп. 3.1.5.17 Инструкции, в правом верхнем углу общего бланка.

Финансовые, кадровые и архивные документы оформляются по формам, установленным соответствующими нормативными правовыми актами.

3.3.3.4. Договоры (соглашения), контракты.

1) Договоры (соглашения), контракты (далее - договоры), оформляются компетентными отделами Межрегионального территориального управления в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров, затем визируются исполнителями, начальниками отделов, и представляются на подпись руководителю.

2)        Финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры (государственные контракты) оформляются отделом делопроизводства  в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров, затем визируются исполнителем, начальником отдела делопроизводства и другими необходимыми начальниками отделов и представляются на подпись.

3) Служебные контракты (трудовые договоры) оформляются  в двух экземплярах по  правилам  и  образцам,  установленным  Федеральным  законом  -ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Трудовым кодексом Российской Федерации, Указом Президента Российской Федерации «О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации» и иными нормативными правовыми актами, затем подписываются государственным служащим и представителем нанимателя - руководителем (лицом, исполняющим обязанности руководителя) и заверяются в спецчасти оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Один экземпляр служебного контракта (трудового договора) передается государственному служащему (работнику), второй помещается в его личное дело в соответствии с номенклатурой дел Межрегионального территориального управления.

4) Договоры оформляются на стандартных листах бумаги формата A4. Обязательные реквизиты договоров (соглашений) оформляются по правилам, предусмотренным п. 3.1.5 Инструкции.

3.3.3.5. Протоколы.

1) Протоколами в Межрегиональном территориальном управлении оформляются решения, принятые на совещаниях при руководителе, заместителе руководителя (далее - совещания).

2) Протокол оформляется на основании записей, произведенных во время совещания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

В Межрегиональном территориальном управлении протоколы оформляются в краткой форме, в которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Протокол совещания оформляет секретарь совещания (государственный служащий (работник), ответственный за проведение совещания).

3) Протокол имеет следующие реквизиты:

наименование документа - слово «ПРОТОКОЛ» на стандартных листах бумаги формата A4 печатается от границы верхнего поля (на электронном шаблоне) протокола Межрегионального территориального управления, двумя межстрочными интервалами ниже изображения Государственного герба Российской Федерации) прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом и выравнивается по центру; название (вид) совещания - отделяется от предыдущего реквизита (от слова «ПРОТОКОЛ») двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру; место проведения совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер» протокола сплошной линией; дата протокола оформляется словесно-цифровым способом (пп. 3.1.5.7 Инструкции) и печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита. Датой протокола является дата совещания; номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера. Государственный служащий (работник), ответственный за подготовку протокола, перед представлением на подпись присваивает ему порядковый регистрационный номер в пределах календарного года; текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части в двух столбцах помещаются:

слева - перечень должностей,

справа - фамилий, инициалов председательствующего, секретаря и иных лиц, участвовавших в совещании.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля после указания должностей, фамилий и инициалов председателя и секретаря совещания, подчеркивается, в конце ставится двоеточие, после которого помещаются должности, фамилии и инициалы остальных участников совещания.

Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Список присутствовавших на совещании отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Вопросы нумеруются римскими цифрами, начинаются с предлогов «О», «Об», печатаются центровано, последняя строка подчеркивается по всей длине независимо от количества знаков. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса в последовательности, соответствующей очередности выступления. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Текст протокола печатается через полтора межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами, оформляется в порядке, предусмотренном пп. 3.1.5.16 Инструкции.

Протокол подписывают должностное лицо, председательствующее на совещании, и секретарь совещания, после чего протокол помещается в дело, предусмотренное номенклатурой дел Межрегионального территориального управления.

4) По решению должностного лица, председательствовавшего на совещании, секретарь совещания с использованием технологий СЭДО направляет протокол заместителю руководителя в соответствии с распределением обязанностей, в отделы Межрегионального территориального управления, а также в заинтересованные государственные органы и иные организации.

3.3.3.6. Положения, правила, инструкции, регламенты.

1) Межрегиональное территориальное управление разрабатывает положения об отделах Межрегионального территориального управления, правила внутреннего распорядка, а также инструкции/регламенты для должностных лиц по вопросам деятельности.

2) Положения, правила и инструкции/регламенты относятся к организационно-распорядительным документам, применяются как самостоятельные правовые акты и подлежат утверждению.

Положения утверждаются руководителем и применяются как самостоятельные правовые акты. Утверждение положений оформляется грифом утверждения в порядке, предусмотренном пп. 3.1.5.17 и частью 6) пп. 3.3.3.3 Инструкции.

3) В положении об отделе Межрегионального территориального управления устанавливаются статус, структура (состав), функции, права, обязанности и ответственность, порядок организации деятельности отдела.