Инструкция по делопроизводству в межрегиональном территориальном управлении федерального агентства по управлению государственным имуществом в челябинской и курганской областях (стр. 1 )

Приложение

к Приказу Межрегионального территориального управления

Федерального агентства по управлению государственным имуществом в  Челябинской и Курганской областях

От 07 февраля 2017 г.

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МЕЖРЕГИОНАЛЬНОМ ТЕРРИТОРИАЛЬНОМ УПРАВЛЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ПО УПРАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМ ИМУЩЕСТВОМ В ЧЕЛЯБИНСКОЙ И КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТЯХ

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в Межрегиональном территориальном управлении Федерального агентства по управлению государственным имуществом в Челябинской и Курганской областях (далее - Инструкция, Межрегиональное территориальное управление) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению, использованию образующихся в деятельности Межрегионального территориального управления документов и порядок, документооборота (кроме секретного делопроизводства), обязательные для всех федеральных государственных гражданских служащих (далее - государственные служащие) Межрегионального территориального управления.

1.2. Работа с секретными документами в Межрегиональном территориальном управлении осуществляется в соответствии со специальной инструкцией.

Порядок работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования, определен Постановлением Правительства Российской Федерации «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти».

На бухгалтерскую и техническую документацию требования Инструкции распространяются лишь в части, касающейся общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе на электронные документы, включая их подготовку, обработку, хранение и использование.

Система электронного документооборота (далее – СЭДО), применяемая в Межрегиональном территориальном управлении, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.

1.4. Правовой основой Инструкции являются Конституция Российской Федерации,  Федеральный  конституционный  закон  от  25.12.2000  №  2-ФКЗ  «О Государственном гербе Российской Федерации», федеральные законы -ФЗ «О государственном языке Российской Федерации», -ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,  -ФЗ  «О персональных данных», от  27.12.2002 «О техническом регулировании», -ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», -ФЗ «Об архивном  деле в  Российской Федерации»,  от  06.04.2011  №  63-ФЗ «Об электронной подписи», -ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" и другие законодательные акты, Указы Президента Российской Федерации «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти», «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера», а также постановления Правительства Российской Федерации «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти», «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации», «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов и их государственной регистрации», «О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации», «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов власти», «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти», «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота», «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», иные нормативные правовые акты, государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства .

1.5. Организацию и совершенствование делопроизводства на основе единых требований с использованием современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного Инструкцией порядка работы с документами в Межрегиональном территориальном управлении осуществляет отдел делопроизводства и информационно-аналитического обеспечения (далее – отдел делопроизводства) в соответствии с положением об отделе делопроизводства, утверждаемым приказом руководителя Межрегионального территориального управления.

1.6. Организацию делопроизводства и контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил документирования и документооборота в отделах Межрегионального территориального управления, в том числе особенностей делопроизводства при работе с обращениями граждан, осуществляют начальники отделов Межрегионального территориального управления.

1.7.        Государственные служащие Межрегионального территориального управления несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и соблюдение порядка доступа к содержащейся в них информации.

1.8.        Документы, содержащие конфиденциальную информацию, не подлежат разглашению. Передача их содержания, а также их копий сторонним организациям допускается только по официальному запросу на имя руководителя, а также письменному разрешению руководителя Межрегионального территориального управления.

1.9. Ведение делопроизводства в Межрегиональном территориальном управлении, включая обработку входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, в том числе поданных на личном приеме, а также организационно-распорядительных документов осуществляется отделом делопроизводства и информационно-аналитического обеспечения в соответствии с положением об отделе делопроизводства и должностными регламентами государственных служащих отдела делопроизводства.

1.10. Регистрация, согласование, рассмотрение, подписание, контроль хода и результатов исполнения документов (рассмотрения обращений граждан), другие процедуры документооборота осуществляются в Межрегиональном территориальном управлении с применением СЭДО.

1.11. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации, документов или их копий осуществляются только по решению (поручению) руководителя Межрегионального территориального управления.

1.12. Перед уходом в отпуск, убытием в командировку, на время болезни или отстранения от работы и в других случаях временного отсутствия государственного служащего, в СЭДО меняются пороли и вносятся изменения в регистрационно-контрольные карточки. Резолюции накладываются на того сотрудника, который замещает государственного служащего на данный момент, отсутствующего по выше перечисленным причинам.

1.14. Переписка между отделами и сотрудниками Межрегионального территориального управления по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не рекомендуется.

II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе власти, с указанием сроков их хранения;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

отдел делопроизводства - отдел Межрегионального территориального управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства;

электронный документ - документ, созданный в системе СЭДО-Р (центрального аппарата и его территориальных органов), состоящий из регистрационной карточки с заполненными реквизитами и прикрепленным вложением;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписавшего информацию;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архива;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

электронный шаблон документа – это шаблон документа, содержащий набор реквизитов, идентифицирующий автора официального документа.