Инструкция по делопроизводству в межрегиональном территориальном управлении федерального агентства по управлению государственным имуществом в челябинской и курганской областях (стр. 13 )

VI. ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПРИ РАССМОТРЕНИИ В МЕЖРЕГИОНАЛЬНОМ ТЕРРИТОРИАЛЬНОМ УПРАВЛЕНИИ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

6.1. В Межрегиональном территориальном управлении рассматриваются индивидуальные и коллективные предложения, заявления и жалобы граждан (далее – ОГ) по вопросам компетенции Межрегионального территориального управления, поступающие в письменной форме, форме устного обращения к должностному лицу Межрегионального территориального управления во время личного приема граждан или посредством электросвязи (сообщения электронной почты, телеграммы, а также обращения в форме электронных документов).

6.2. ОГ выделены в отдельный вид документов, подлежат обязательной централизованной регистрации в отдельной базе в системе СЭДО-МТУР путем создания и сохранения соответствующей ЭРК. Дела, в которые подшиваются оригиналы поступившие на бумажном носителе ОГ имеют индивидуальный номенклатурный номер.

К ЭРК обращения присоединяется в порядке, предусмотренном подразделом 4.3 Инструкции, электронный образ обращения, поступившего на бумажном носителе информации (обращение, поступившее в форме электронного документа).

В ЭРК обращения вносятся основные реквизиты поступивших обращений:

дата обращения (если указана в обращении); фамилия, имя, отчество автора обращения; краткое содержание обращения; почтовый адрес для ответа.

Факт регистрации обращения, поступившего на бумажном носителе, подтверждается проставлением штампа Межрегионального территориального управления в порядке, предусмотренном подразделом 4.3 Инструкции на первом листе обращения. В оттиске штампа указываются дата получения обращения и его регистрационный номер в СЭДО-МТУР.

Реквизит «Дата» оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например: 14.03.2008.

Реквизит «Регистрационный номер» поступивших обращений граждан присваивается автоматически, после заполнения УДЛ отдела делопроизводства Межрегионального территориального управления электронно-регистрационной карточки и прикрепления к ней электронного образа ОГ.

На поступившее в Межрегиональное территориальное управление обращение заполняется электронно-регистрационная карточка. В регистрационной карточке указываются сведения о рассмотрении обращения и его основные реквизиты, в том числе:

регистрационный номер и дата обращения; фамилия, имя, отчество автора обращения; почтовый адрес для ответа; краткое содержание обращения;

6.3. Зарегистрированные ОГ, поступившие на бумажном носителе или в форме электронных документов, в зависимости от содержания поступают по СЭДО руководителю (его заместителю) либо в соответствующие отделы, начальники которых обеспечивают рассмотрение ОГ по существу с соблюдением установленных сроков и несут ответственность за качество и своевременность их рассмотрения.

6.4.        Вынесение резолюций по исполнению документа руководителя по ОГ, организация их движения, контроль исполнения указаний осуществляются в порядке, предусмотренном п.3 Регламента безбумажного документооборота Межрегионального территориального управления.

6.5. Обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, считается повторным:

если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по первому обращению; если со времени подачи первого обращения истек установленный законом срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.

Не считаются повторными обращения одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные по одному и тому же вопросу, по которому заявителю даны исчерпывающие ответы уполномоченными должностными лицами Межрегионального территориального управления.

6.6. Обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в Межрегиональное территориальное управление, или обращения одного и того же заявителя с одинаковым текстом считаются дубликатами.

Дубликаты обращений, поступившие в течение месяца со дня дачи заявителю исчерпывающего ответа, повторному рассмотрению не подлежат и помещаются в производство по рассмотрению первого обращения.

При поступлении нескольких обращений от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, в которых обжалуются решения, принятые по предыдущим обращениям, и при этом в обращениях не приводятся новые данные или обстоятельства, все последующие обращения регистрируются как дубликаты и приобщаются к ранее поступившим обращениям с уведомлением заявителя о результатах рассмотрения обращения, поступившего первым.

6.7.        Начальники отделов Межрегионального территориального управления обязаны своевременно информировать отдел делопроизводства о результатах рассмотрения обращений, в том числе о результатах личного приема граждан.

6.8. Обращения в Межрегиональном территориальном управлении направляются для рассмотрения в другие отделы в порядке, предусмотренном Регламентом безбумажного документооборота Межрегионального территориального управления.

6.9. Обращения граждан по вопросам, не входящим в сферу деятельности Межрегионального территориального управления, в течение семи дней со дня регистрации направляются в компетентные организации с сопроводительным письмом, подписанным руководителем Межрегионального территориального управления, о чем письменно уведомляются их авторы.

6.10. Ответы на обращения, подготовленные отделами Межрегионального территориального управления, оформляются на электронных шаблонах документов Межрегионального территориального управления, подписываются уполномоченными должностными лицами в соответствии с п. 7 Регламента безбумажного документооборота Межрегионального территориального управления.

6.11. Рассмотрение обращений, порученных руководителем (заместителем руководителя) Межрегионального территориального управления нескольким отделам, координирует начальник отдела, указанный в резолюциях первым. Ответы на такие обращения должны быть согласованы со всеми отделами, участвующими в их рассмотрении.

6.12. Руководитель вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по вопросу, на который ему неоднократно направлялись письменные ответы по существу, при условии, что очередное и ранее направляемые обращения направлялись в Межрегиональное территориальное управление или одному и тому же должностному лицу Межрегионального территориального управления и в очередном обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства. Решение о прекращении переписки, принятое руководителем, оформляется в виде резолюции на заключении о прекращении переписки с гражданином, подготовленном исполнителем.

В указанном заключении излагаются конкретные доводы и причины прекращения переписки с гражданином, оно подписывается начальником отдела и визируется курирующим данный отдел заместителем руководителя.

О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

6.13. Если в обращении гражданина содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган или должностному лицу в соответствии с его компетенцией.

6.14. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

6.15. ОГ, поступившее в Межрегиональное территориальное управление в электронном виде, подлежит регистрации и направлению на рассмотрение в порядке, установленном п. 2 Регламента безбумажного документооборота Межрегионального территориального управления.

Ответ на обращение, поступившее в Межрегиональное территориальное управление в электронном виде, может быть так же направлен на электронный адрес с которого пришло обращение.

6.16. Обращения по отдельным видам правоотношений рассматриваются в соответствии с федеральными законами, регулирующими эти правоотношения.

VII. ПЕЧАТИ И БЛАНКИ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО

ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ИНЫЕ ПЕЧАТИ И ШТАМПЫ

7.1. Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в Межрегиональном территориальном управлении.

7.1.1. Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в Межрегиональном территориальном управлении осуществляется в соответствии с Федеральным  конституционным  законом  от  25.12.2000  №  2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», Постановлением Правительства Российской Федерации «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

7.2. Изготовление печатей и бланков Межрегионального территориального управления с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

7.2.2. Изготовление печатей и бланков Межрегионального территориального управления с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется централизованно по заказу Межрегионального территориального управления полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензию на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей для качественного изготовления данного вида продукции.

7.3. Печати и штампы.

7.3.1. Заявки о необходимости изготовления печатей (штампов), их эскизы оформляются отделом делопроизводства Межрегионального территориального управления.

7.3.2. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые печати) хранятся в сейфах, иные печати и штампы могут храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках).