Инструкция по делопроизводству в межрегиональном территориальном управлении федерального агентства по управлению государственным имуществом в челябинской и курганской областях (стр. 2 )

сканирование документа - получение электронного образа документа;

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.

Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ (ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ)

3.1. Общие требования по оформлению документов

3.1.1. При подготовке документов Межрегионального территориального управления рекомендуется применять текстовые редакторы, поддерживающие формат Open Document (ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010), с использованием шрифтов Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13 - 14 через 1 - 1,5 межстрочных интервала.

В отдельных случаях размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены.

3.1.2. Документы в Межрегиональном территориальном управлении оформляются с использованием электронных шаблонов документов и должны иметь установленный состав реквизитов с определенным их расположением и оформлением. При подготовке электронных документов в Межрегиональном территориальном управлении используются электронные шаблоны бланков документов.

Электронные шаблоны документов Межрегионального территориального управления разрабатываются централизовано Росимуществом и выложены в сетевую папку по адресу \\fscr\Дистрибутивы для ТУ\00-Для всех ТУ\Шаблоны\Шаблоны для штампа ЭП имеют обязательные реквизиты, расположенные в порядке, установленном ГОСТ Р 6.30-2003.

3.1.3. Параметры страницы, поля установлены в шаблоне электронных документов.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «стр.» и знаков препинания.

3.1.4. В проектах приказов, распоряжений рекомендуется употреблять полные наименования федеральных органов исполнительной власти, в протоколах совещаний, служебных письмах, а также в документах справочного характера и текстовых приложениях к документам - установленные сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти.

3.1.5. Оформление реквизитов документов

В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации , для создаваемых в Межрегиональном территориальном управлении документов установлен следующий состав реквизитов:

Государственный герб Российской Федерации; наименование федерального органа исполнительной власти; подпись должностного лица; вид документа; место составления (издания) документа; справочные данные о федеральном органе исполнительной власти; адресат; дата документа; регистрационный номер документа; наименование либо аннотация документа; текст документа; ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; отметка о наличии приложений; гриф согласования; гриф утверждения; виза; оттиск печати; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; указания по исполнению документа; отметка о контроле документа; отметка об исполнении документа; отметка о конфиденциальности; отметка о поступлении документа.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут дополнительно использоваться другие реквизиты.

При составлении и расположении реквизитов документов рекомендуется соблюдать следующие требования:

3.1.5.1. Государственный герб Российской Федерации.

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с  Федеральным конституционным законом  от 01.01.01 г. «О Государственном гербе Российской Федерации».

На бланках документов Межрегионального территориального управления Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте и помещается на верхнем поле бланка документа по центру зоны, занятой реквизитом «Наименование федерального органа исполнительной власти».

3.1.5.2. Наименование Межрегионального территориального управления.

Наименование Межрегионального территориального управления - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о Межрегиональном территориальном управлении Федерального агентства по управлению государственным имуществом в Челябинской и Курганской областях.

Сокращенное наименование Межрегионального территориального управления помещается в скобках под полным наименованием.

Над наименованием Межрегионального территориального управления указывается наименование федерального органа исполнительной власти, в ведении которого находится Межрегиональное территориальное управление.

3.1.5.3. Справочные данные о Межрегиональном территориальном управлении.

Справочные данные о Межрегиональном территориальном управлении указываются в электронных шаблонах документов и включают в себя: почтовый адрес Межрегионального территориального управления, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению руководства Межрегионального территориального управления (электронный адрес официального Интернет-сайта и т. д.).

3.1.5.4. Вид документа.

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

3.1.5.5. Место составления (издания) документа.

Место составления или издания документа указывается в бланках документов Межрегионального территориального управления, за исключением бланков писем. Например: Челябинск и т. п.

3.1.5.6. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет, методические рекомендации и др.), события, зафиксированного в документе (протокол, акт).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, отделом делопроизводства при регистрации документа или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2010 г.

3.1.5.7. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа проставляется (присваивается) автоматически системой электронной документооборота после подписания документа лицом, имеющим на то полномочия.

3.1.5.8. Связи.

Связи на исходящий регистрационный номер и дату документа проставляется автоматически при использовании кнопки «Документ-связь» при подготовке исполнителем письма-ответа.

3.1.5.9. Адресат.

Все адреса в СЭДО формируются уполномоченным должностным лицом отдела делопроизводства (далее – УДЛ отдела делопроизводства).  В данном случае полагаю, что речь идет не о заполнении карточки в СЭДО, а указание адресата, то есть указание непосредственно в письме лица кому направляется письмо, в таком случае адресат и его адрес указывается исполнителем, а не должностным лицом отдела делопроизводства.

Документы адресуют в органы власти, организации, отделы, должностным лицам, гражданам.

Текст реквизита "Адресат" размещается в правом верхнем углу первого листа документа, в пределах от центра текстового поля до его правой границы.

Строки реквизита "Адресат" центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правой границей текстового поля, или выравниваются по левому краю.

Первая строка реквизита "Адресат" печатается на первом листе внутреннего документа от верхней границы текстового поля, на бланке Межрегионального территориального управления - на одном уровне с полным наименованием Межрегионального территориального управления.

При адресовании документа в орган власти, организацию или отдел (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Федеральное агентство по управлению государственным имуществом

или:

Федеральное агентство по управлению государственным имуществом

Управление информационных технологий

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО "Профдезинфекция"

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».

Например:

Новоясеневский просп., д. 12,

кв. 32, Москва, 117574

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации.

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

3.1.5.10. Заголовок.

Заголовок к тексту составляется ко всем документам. Он должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа и, как правило, берется из текста документа.

Например:

приказ (о чем?): Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников Межрегионального территориального управления Федерального агентства по управлению государственным имуществом в Челябинской и Курганской областях