При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

    каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела; одинаковые заголовки дел, последовательно расположенных в описи, не повторяются, остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. п.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Опись дел отдела (в двух экземплярах) подписывает ее составитель с указанием его должности, согласовывает начальник отдела делопроизводства и утверждает начальник отдела. Один экземпляр описи передается в архив Межрегионального территориального управления вместе с делами, второй - остается в отделе.

Отбор документов для уничтожения и составление соответствующего акта производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения. Указанные описи и акты одновременно рассматриваются на заседании ЭК.


XI. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ


Документы Межрегионального территориального управления являются федеральной собственностью, относятся к Архивному фонду Российской Федерации и после проведения экспертизы ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение осуществляет отдел делопроизводства, который обеспечивает формирование и использование архивного фонда Межрегионального территориального управления.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив Межрегионального территориального управления не передаются, хранятся в отделах и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

До передачи в архив Межрегионального территориального управления номенклатурные дела формируются и хранятся в течение трех лет в отделах.

Начальники отделов и государственные служащие, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

При подготовке отделами дел к передаче в архив Межрегионального территориального управления отдел делопроизводства предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел Межрегионального территориального управления. При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются отделами.

Прием дел осуществляется отдел делопроизводства в присутствии государственного служащего отдела, ответственного за передачу дел. На обоих экземплярах описи напротив заголовка каждого переданного дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи государственных служащих отдел делопроизводства, принявшего дела, и отдела, передавшего дела.

Вместе с делами в архив Межрегионального территориального управления передаются регистрационные картотеки на документы или электронные базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

В случае исключения отдела из структуры Межрегионального территориального управления либо изменения структуры государственный служащий, ответственный за делопроизводство в отделе, оформляет завершенные в делопроизводстве дела и передает их в архив Межрегионального территориального управления независимо от сроков хранения.

Передача дел, упакованных в связки, в архив Межрегионального территориального управления осуществляется по графику, подготовленному отделом делопроизводства, согласованному с отделами и утвержденному приказом Межрегионального территориального управления.


XII. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ОРГАНИЗАЦИЙ


Порядок приема, регистрации обращений, их формирования в производства, оформления производства, систематизации и хранения, а также контроля за их рассмотрением устанавливается разделом IV настоящей Инструкции.

Общие требования к рассмотрению обращений граждан и представителей организаций:

Обращение, поступившее в Межрегиональное территориальное управление или ее должностному лицу в соответствии с его компетенцией, подлежит обязательному рассмотрению, за исключением обращений, указанных в пунктах 12.6.6, 12.6.11, 12.6.12 настоящей Инструкции.

Обращение, поступившее в Межрегиональное территориальное управление в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

Межрегиональное территориальное управление:

Обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;

Запрашивает необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц;

Принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

Дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

Уведомляет адресата о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

Ответ на письменное обращение, поступившее в Межрегиональное территориальное управление либо ее должностному лицу в форме электронного документа, направляется по почтовому адресу либо по адресу электронной почты, указанному в обращении.

В случае если в письменном обращении не указан почтовый адрес, то в сообщении о результатах рассмотрения заявителю указывается, какие меры приняты по полному или частичному восстановлению его законных прав и интересов или мотивы отказа в удовлетворении обращения.

Межрегиональное территориальное управление или его должностное лицо при получении письменного обращения, содержащего нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, вправе оставить обращение без ответа и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом на обращение.

При отказе в рассмотрении обращения ответ должен быть мотивирован и понятен.

Решение об оставлении обращения без ответа принимается должностными лицами Межрегионального территориального управления, уполномоченными рассматривать обращения граждан, на основании служебной записки исполнителя.

В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не направляется, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией. Гражданин, направивший подобное обращение, уведомляется об этом, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Категорически запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

По обращениям, в которых отсутствуют сведения, достаточные для их рассмотрения, исполнитель в семидневный срок со дня регистрации уведомляет заявителей о необходимости представления дополнительной информации для рассмотрения их обращений, по существу.

Сроки рассмотрения обращений:

Письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию Межрегионального территориального управления, направляются в течение семи дней со дня регистрации в государственный орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов или должностных лиц, копии обращения в течение семи дней со дня регистрации направляются  в соответствующие государственные органы или соответствующим должностным лицам.

Письменные обращения, поступившие в Межрегиональное территориальное управление, рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

В исключительных случаях срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен руководителем либо заместителем руководителя,  но  не более чем на 30 дней на основании мотивированной докладной записки. О продлении срока рассмотрения сообщается автору письменного обращения.

Обращения, взятые на особый контроль, снимаются с контроля только после разрешения и направления ответа заявителю.

С О Д Е Р Ж А Н И Е

Приложение        1

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ        1

II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ        5

III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ (ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ)        7

3.1. Общие требования по оформлению документов        7

3.2. Электронный шаблон документов        21

3.3. Подготовка проектов документов        23

IV. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА        51

4.1. Основные принципы организации документооборота в Межрегиональном территориальном управлении        51

4.2. Прием и первичная обработка входящих документов        52

4.3. Регистрация входящих документов        56

4.4. Организация работы с исходящими документами        57

4.5. Регистрация исходящих документов        57

4.6. Отправка исходящих документов        58

4.7. Регистрация и прохождение внутренних документов        59

4.8. Работа с электронными документами        60

4.9. Работа исполнителя с документами        61

4.10. Учет и анализ объемов документооборота        62

V. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ        63

VI. ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПРИ РАССМОТРЕНИИ В МЕЖРЕГИОНАЛЬНОМ ТЕРРИТОРИАЛЬНОМ УПРАВЛЕНИИ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ,,        67

VII. ПЕЧАТИ И БЛАНКИ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ИНЫЕ ПЕЧАТИ И ШТАМПЫ  ..........................................72

7.1. Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в Межрегиональном территориальном управлении  …………………………………………………………  72

7.2. Изготовление печатей и бланков Межрегионального территориального управления с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации ……………  ……72

7.3. Печати и штампы ………………………………………………………………  … 72

VIII. ПОДГОТОВКА И УТВЕРЖДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ МЕЖРЕГИОНАЛЬНОГО ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ………………………………………………………………74

IX. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРНЫХ ДЕЛ, ИХ ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ………………………………………………………………………………          78

X. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ И ОТБОР ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ИЛИ УНИЧТОЖЕНИЯ ………………………………………………………………………...        82

XI. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ        84

XII. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ОРГАНИЗАЦИЙ…………  ………………86



Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16