Инструкция по делопроизводству в межрегиональном территориальном управлении федерального агентства по управлению государственным имуществом в челябинской и курганской областях (стр. 14 )

7.3.3. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы возвращаются и уничтожаются по акту.

7.3.4. Гербовые печати применяются в Межрегиональном территориальном управлении для удостоверения подлинности документов.

7.3.5. Решение о необходимом количестве гербовых печатей принимает руководитель Межрегионального территориального управления.

Ответственность за надлежащее хранение и правомерность использования гербовых печатей возлагается на должностных лиц, которым они выданы. Передача гербовых печатей иным лицам и вынос их за пределы здания без письменного разрешения руководителя не допускается.

7.3.6 . В Межрегиональном территориальном управлении гербовой печатью заверяются подписи руководителя, а также других должностных лиц, которым доверенностью или приказом Межрегионального территориального управления предоставлены соответствующие полномочия.

7.3.7. Гербовой мастичной печатью удостоверяются:

все виды договоров и соглашений, заключаемых Межрегиональным территориальным управлением с другими организациями в пределах его компетенции; финансовые документы и отчеты, представляемые в Росимущество, УФК по Челябинской области, налоговые и статистические органы, фонды; документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки о заработной плате; документы по материально-техническому обеспечению и снабжению Межрегионального территориального управления; акты о выполненных работах и предоставленных услугах; акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей; гарантийные письма; доверенности; характеристики государственных служащих (работников); представления к наградам, поощрениям, классным чинам и почетным званиям, почетные грамоты, благодарности, удостоверения наград; трудовые книжки, свидетельства, справки о прохождении государственной службы, архивные, льготные и другие; другие документы и их копии, требующие специального удостоверения их подлинности.

7.3.8. Оттиск гербовой печати на документах должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ либо, если наименование должности отсутствует, часть личной подписи.

В финансовых документах (например, чеках) печать должна располагаться строго в границах установленной для нее зоны и не затрагивать других реквизитов (подписи, наименования должности и др.).

7.3.9. Заказ на изготовление печатей и штампов для нужд Межрегионального территориального управления осуществляется в пределах бюджетных средств, выделенных ему на эти цели.

VIII. ПОДГОТОВКА И УТВЕРЖДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ МЕЖРЕГИОНАЛЬНОГО ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ

Номенклатура дел служит основой формирования документального фонда Межрегионального территориального управления. Документальный фонд Межрегионального территориального управления составляют документы, созданные в Межрегиональном территориальном управлении и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

В соответствии с номенклатурой дел исполненные в отделах документы помещаются в дела, осуществляется их систематизация и учет, определяются сроки хранения, составляются архивные описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также ведется учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел включает систематизированный перечень заголовков (наименований) дел в отделах с указанием сроков их хранения, ежегодно оформляемый в установленном Инструкцией порядке.

Отдел делопроизводства оформляет по установленной форме номенклатуру дел Межрегионального территориального управления, затем ее представляет на утверждение руководителю Межрегионального территориального управления с проектом соответствующего приказа.

Вновь созданный отдел обязан в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в отдел делопроизводства, который в установленном порядке вносит соответствующие изменения в приказ Межрегионального территориального управления об утверждении номенклатуры дел.

Номенклатура дел Межрегионального территориального управления на следующий год составляется до 15 ноября текущего года сотрудником, ответственным за делопроизводство в Межрегиональном территориальном управлении, согласовывается с заместителем руководителя Межрегионального территориального управления, курирующим работу архива Межрегионального территориального управления, утверждается руководителем Межрегионального территориального управления и вводится в действие с 1 января.

Номенклатура готовится в двух экземплярах, один из которых передается сотруднику, ответственному за организацию и ведение архивного дела, для контроля за правильным формированием дел в текущем делопроизводстве и передачей их на архивное хранение, а второй остается в соответствующем деле Межрегионального территориального управления.

Ответственность за разработку предложений от отдела для включения в номенклатуру дел Межрегионального территориального управления несет его начальник.

Разделы номенклатуры дел Межрегионального территориального управления должны соответствовать названиям отделов Межрегионального территориального управления. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел содержащих организационно-распорядительную документацию Межрегионального территориального управления и оригиналы документы входящих в Межрегиональное территориальное управление, далее разделы следуют в соответствии с утвержденной структурой Межрегионального территориального управления.

Внутри разделов номенклатура дел может строиться по структуре или по предметно-вопросному принципу.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности, за исключением периодических изданий, справочников, бюллетеней, копий Федеральных законов Указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства и др. нормативных актов, а также копий документов, содержащихся в СЭДО и копий организационно-распорядительных документов, содержащихся в электронной базе ОРД.

При формировании дел соблюдаются следующие общие правила:

название дела должно полностью соответствовать заголовку дела в утвержденной номенклатуре дел; не подшиваются копии документов (кроме копий документов, заверенных синей печатью (штампом) и/или подписью должностного лица, являющихся единственным экземпляром рабочего документа в Межрегиональном территориальном управлении); помещаются в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре; помещаются вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группируются в дело документы одного календарного года (исключение составляют переходящие и личные дела); включается в дело по одному экземпляру каждого документа; не подшиваются черновики; помещаются приложения вместе с основными документами, независимо от даты их утверждения или составления; приложения большого объема оформляются отдельно, о чем в документе делается отметка; документы постоянного и временного хранения группируются в дела раздельно; подшивается в дело не более 250 листов (4 см).

Ведение дел вне номенклатуры не допускается.

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 арабскими цифрами проставляется индекс дела, состоящий из установленного в Межрегиональном территориальном управлении индекса отдела и порядкового номера  заголовка дела по номенклатуре отдела. Например: 05-10,  где 05 - индекс отдела, 10 - порядковый номер дела по номенклатуре дел в пределах отдела.

Каждый раздел номенклатуры начинается с первого номера заводимого дела.

Дела по вопросам, которые решаются в течение ряда лет, – «переходящие», вносятся в номенклатуру дел каждого года с одним и тем же индексом.

В графе 2 номенклатуры указываются заголовки дел (томов, частей). Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Основой для составления заголовков дел являются важнейшие участки деятельности Межрегионального территориального управления, его функции, отраженные в положении о Межрегиональном территориальном управлении.

Расположение заголовков дел внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Дела, состоящие из документов однородного содержания, помещаются рядом.

Заголовки дел, заведенных по географическому или корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела.

Отметка «ЭПК» («ЭК»), проставленная в данной графе, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна быть отобрана на постоянное хранение либо иметь практическое значение и указанный в графе срок временного хранения документов может быть при необходимости продлен.

Отметка «До минования надобности» означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется отделом, в деятельности которого они используются, но не может быть менее года.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о местонахождении первых экземпляров документов, заведении дел, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другой отдел для продолжения, о переходящих делах (например, «переходящее с 2008 г.»), о лицах, ответственных за формирование дел, и другие.

Если в течение года в Межрегиональном территориальном управлении возникают новые документируемые участки работы и не предусмотренные ранее дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

Изменения в номенклатуре дел оформляются за подписью руководителя Межрегионального территориального управления и направляются сотруднику, ответственному за составление номенклатуры дел.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

IX. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРНЫХ ДЕЛ,

ИХ ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ

Группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела осуществляется отделами Межрегионального территориального управления.