Инструкция по делопроизводству в межрегиональном территориальном управлении федерального агентства по управлению государственным имуществом в челябинской и курганской областях (стр. 4 )

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

3.1.5.17. Отметка о заверении копии.

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; оттиск печати (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Верно

Ведущий специалист  Подпись  Расшифровка подписи  Дата

Оттиск печати

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

3.1.5.18. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает ФИО исполнителя и номер его телефона, например:

[phone]

Отметка об исполнителе может дополняться указанием полного наименования его должности, личной подписью исполнителя и датой.

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности (ДСП), отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и дополнительно включает: указание количества отпечатанных экземпляров, организацию куда направлены экземпляры, ФИО исполнителя и отправителя, номер телефона, дата, например:

ДСП

Отп. 2 экз., б/ч,

Экз. № 1 – в адрес

Экз. № 2 – в дело

Исп. и отп.

[phone]

22.12.2016

3.1.5.19. Резолюция.

Указания по исполнению документа оформляются непосредственно руководителем, заместителем руководителя в электронно-регистрационной карточке документа.

Указания по исполнению включают: ФИО исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения (подпись руководителя и дата формируются СЭДО автоматически).

3.1.5.20. Отметка о контроле документа.

Отметка о контроле документа проставляется посредством внесения в регистрационно-контрольную карточку соответствующих сведений о постановке документа на контроль и сроке контроля.

3.1.5.21. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа проставляется непосредственно начальником отдела, после того, как сотрудник исполняющий данное поручение, направил отчет об исполнении, а начальник отдела убедился в том, что поручение исполнено в полном объеме.

После проставлении отметки об исполнении, контрольный документ должен перейти в статус «Исполнено».

3.1.5.22. Отметка о поступлении документа.

Допускается отметку о поступлении документа проставлять на документ поступивший на бумажном носителе в нижнем правом углу на первой странице в виде штампа.

Отметка о поступлении документа в Межрегиональное территориальное управление содержит штамп МТУ Росимущества в Челябинской и Курганской областях, дату поступления документа (при необходимости - время).

3.1.5.23. Отметка о конфиденциальности.

Отметка о конфиденциальности проставляется в регистрационно-контрольной карточке в СЭДО. В СЭДО заводится только карточка исходящего документа, содержащего информацию ограниченного распространения, с указанием о том, что сам документ составлен на бумажном носителе.

Документы, содержащие информацию, не относящуюся к государственной тайне, но содержащих информацию ограниченного распространения, имеет вид: «Для служебного пользования».

Отметка проставляется с подчеркиванием в верхнем правом углу первого листа документа и дополняется указанием номера экземпляра документа. Номер экземпляра проставляется ниже отметки о конфиденциальности, отделяется полуторным межстрочным интервалом и центрируется по отношению к ней, например:

Для служебного пользования

Экз. № _______

3.1.5.24. Идентификатор электронного документа.

Идентификатор электронного документа определяется сертификатом электронно-цифровой подписи.

3.2. Электронный шаблон документа

3.2.1. При разработке и изготовлении, а также при использовании электронных шаблонов документов отдела делопроизводства Межрегионального территориального управления руководствуется Федеральным конституционным законом -ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», Постановлением Правительства Российской Федерации «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», постановлением Правительства Российской Федерации «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

3.2.2. В соответствии с Федеральным конституционным законом  -ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» на электронных шаблонах документов Межрегионального территориального управления помещается изображение Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.

3.2.3. В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации , образцы электронные шаблоны бланков документов Межрегионального территориального управления утверждаются приказом Межрегионального территориального управления.

3.2.4.        В Межрегиональном территориальном управлении предусматривается изготовление и использование следующих видов электронных шаблонов документов:

электронный шаблон приказа Межрегионального территориального управления; электронный шаблон распоряжения Межрегионального территориального управления; электронный шаблон протокола Межрегионального территориального управления; электронный шаблон письма Межрегионального территориального управления;

При необходимости приказом Межрегионального территориального управления могут утверждаться образцы электронных шаблонов других видов документов.

3.2.5. В Межрегиональном территориальном управлении электронные шаблоны приказа, распоряжения и протокола разрабатываются на основе продольного расположения реквизитов, электронный шаблон писем – на основе углового расположения реквизитов.

Реквизиты в электронном шаблоне письма располагаются в верхнем левом углу листа при угловом варианте их расположения, а при продольном - вдоль верхнего поля листа, центровано, а также:

Государственный герб Российской Федерации - красным цветом, остальные реквизиты - черным цветом.

Электронные шаблоны документов Межрегионального территориального управления исполняются в одноцветном варианте - черным цветом.

3.2.6. Для электронных шаблонов исходящих писем Межрегионального территориального управления устанавливается следующий состав реквизитов:

наименование федерального органа исполнительной власти, в ведении которого находится Межрегиональное территориальное управление: «Федеральное агентство по управлению государственным имуществом (Росимущество)»; наименование Межрегионального территориального управления: Межрегиональное территориальное управление Федерального агентства по управлению государственным имуществом в Челябинской и Курганской областях (МТУ Росимущества в Челябинской и Курганской областях); справочные данные о федеральном органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения); ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера; ограничительные отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

3.2.7. Для бланков ОРД Межрегионального территориального управления устанавливается следующий состав реквизитов:

1) Для бланков приказа (распоряжения, протокола):

Государственный герб Российской Федерации; наименование федерального органа исполнительной власти, в ведении которого находится Межрегиональное территориальное управление: «Федеральное агентство по управлению государственным имуществом (Росимущество)»; наименование Межрегионального территориального управления: Межрегиональное территориальное управление Федерального агентства по управлению государственным имуществом в Челябинской и Курганской областях (МТУ Росимущества в Челябинской и Курганской областях); вид документа; место составления (издания) документа; ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера.

3.3. Подготовка проектов документов

3.3.3. Оформление отдельных видов документов в Межрегиональном территориальном управлении

3.3.3.1. Состав документов Межрегионального территориального управления.

В процессе деятельности Межрегионального территориального управления создаются исходящие письма (в том числе ответы на обращения граждан), организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, положения, протоколы заседаний (совещательных органов)), внутренние документы, а также виды документов, в зависимости от конкретных задач управления в деятельности Межрегионального территориального управления, такие как акты, договоры (контракты, соглашения), справки и др.

Виды документов, формируемых в Межрегиональном территориальном управлении:

Внутренние документы (служебная, докладная записка). Исходящие письма (инициативное письмо, ответы на запросы организаций). Ответы на обращения граждан. ОРД (приказы, распоряжения, протоколы)

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах совещательных органов Межрегионального территориального управления, иных заседаний и совещаний.

3.3.3.2. Приказ, распоряжение.

1) Межрегиональное территориальное управление в пределах своей компетенции издает приказы и распоряжения, являющиеся основной правовой формой реализации ее властных полномочий.