Инструкция по делопроизводству в межрегиональном территориальном управлении федерального агентства по управлению государственным имуществом в челябинской и курганской областях (стр. 8 )

«В связи с... (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий и др.)...»;

«На основании (подписанного договора, утвержденного протокола и др.)...»;

«В порядке оказания (содействия, помощи и др.)...»;

«В целях (совершенствования контроля, использования полномочий и др.)...»;

благодарность:

«Мы благодарны Вам за содействие в организации профессионального обучения работников»;

«Заранее благодарим за возможную помощь»;

просьба:

«Просим (направить, исключить, оказать содействие и др.)...»;

«Убедительно просим (предоставить возможность..., провести экспертизу..., дать заключение..., дать согласие... и др.)...»;

«Просим (оформить, организовать исполнение, сообщить сведения и др.)...»;

сопровождение:

«Направляем копию служебного контракта...»;

«Высылаем (методические пособия, инструкцию, техническую документацию, проект приказа и др.)...»;

напоминание:

«Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения...»;

предложение:

«Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта»;

«Мы можем предложить Вам различные варианты решения названной проблемы».

Основная часть текста (несколько логически и стилистически связанных предложений), в которой формулируется существо вопросов, а также помещаются предложения, просьбы и т. д. заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо должностного лица Межрегионального территориального управления.

Заключительная формула вежливости предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом Межрегионального территориального управления, например:

«С уважением,...»;

«С неизменным уважением,...»;

«С глубоким уважением,...»;

«С благодарностью и уважением,...»;

«С уважением и пожеланиями успехов в работе,...».

Текст служебного письма, как правило, излагается от имени коллективного адресанта коллективному адресату, например: «МТУ Росимущества в Челябинской и Курганской областях рассмотрело», «информируем...», «сообщаем...», «просим направить...», «предлагаем рассмотреть...», «полагаем целесообразным» и т. п.;

- реквизит «приложение» отделяется от текста служебного письма одним-двумя дополнительными межстрочными интервалами. Слово «Приложение» печатается от границы левого поля, после него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через один межстрочный интервал.

Приложение, названное в тексте исходящего письма, оформляется в соответствии с п. 3.1.5.12 настоящей Инструкции.

Согласование исходящего письма с начальниками отделов, по росписи, и курирующим заместителем руководителя осуществляется исполнителем.

Исполнитель письма указывает свои ФИО, номер служебного телефона на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу размером шрифта № 12 через один межстрочный интервал, в соответствии с п. 3.1.5.18 настоящей Инструкции.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Межрегионального территориального управления в порядке, предусмотренном в пп. 3.1.5.18 Инструкции, а в письмах, содержащих информацию, в отношении которой установлены требования по обеспечению ее конфиденциальности, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности» в порядке, предусмотренном в пп. 3.1.5.20 и 3.1.5.25 Инструкции.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами, а также резолюциями руководителя или его заместителя.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем Межрегионального территориального управления или начальниками отделов.

Текст ответного письма должен соответствовать данному поручению, поступившему запросу, указанию руководства по исполнению документа.

2) Сообщение электронной почты.

Сообщения электронной почты в Межрегиональное территориальное управление поступают на официальный адрес электронной почты Межрегионального территориального управления *****@***ru с использованием программы Outlook в сети Интернет (направляются из Межрегионального территориального управления с официального адреса электронной почты Межрегионального территориального управления в сети Интернет). Доступ к использованию указанного адреса устанавливается на рабочих местах уполномоченных должностных лиц  отдела делопроизводства.

Информация, в отношении которой установлены требования по обеспечению ее конфиденциальности, посредством сообщений электронной почты передается в зашифрованном с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации виде.

Сообщение электронной почты состоит из содержательной и сопроводительной частей. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронный образ документа или электронный документ и их реквизиты. Сопроводительная часть предназначена для адресования сообщения и содержит:

адрес получателя в формате электронной почты; адрес, по которому отсылается копия сообщения в формате электронной почты; заголовок сообщения (Тема), который в лаконичной форме определяет содержание сообщения; служебный заголовок сообщения электронной почты содержит несколько полей, которые автоматически добавляются программой почтового клиента (отметка о прохождении через компьютер; дата и время отправления сообщения; имя отправителя и обратный адрес электронной почты и др.).

Поля сообщения электронной почты, доступные при его создании в почтовом клиенте, заполняются в следующем порядке:

в поле «Кому» указывается адрес электронной почты получателя информации; поля «Копия» и «СК (Скрытая копия)» при направлении сообщения в один адрес не заполняются. При передаче сообщения нескольким адресатам в поле «Кому» указывается электронный адрес одного адресата, а электронные адреса остальных указываются в полях «Копия» либо «СК (Скрытая копия)»; в поле «Тема» дается краткое описание сообщения или заголовок сообщения либо ключевая фраза сообщения, если оно направляется в ответ на поручение; после задания адресата и темы сообщения в поле «Текст сообщения» набирается текст сообщения. В текст сообщения также могут включаться краткие пояснения или указания к передаваемому документу. Общий объем текста сообщения не должен быть большим, также не следует рассматривать в одном сообщении более одного вопроса или проблемы.

Сообщение электронной почты помимо собственно текста сообщения может иметь вложения - файлы с произвольным содержанием (тексты в различных форматах хранения, исполняемые коды, графическая информация, аудио - и видеозаписи и др.). При передаче в сообщении электронной почты документа прикрепленный файл содержит электронный документ либо электронную копию, полученную в результате сканирования документа, оформленного на бумажном носителе.

Значительные по объему файлы (более 500 Кбайт) или файлы в количестве более пяти компрессируются в файл архива в формате ZIP с помощью программ архивирования, поддерживающих указанный формат.

3) Телефонограмма.

Телефонограммы в Межрегиональном территориальном управлении используются, как правило, для оперативной передачи по телефонной связи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. п.).

Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты, как правило, не более 50 слов.

В тексте телефонограмм следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.

Телефонограммы в Межрегиональном территориальном управлении оформляются на стандартных листах бумаги белого цвета формата A4 в единственном экземпляре в следующем порядке:

наименование организации указывается от верхней границы текстового поля и выравнивается по его левой границе, например:

Управление Росреестра

в Челябинской области

Наименование вида документа «ТЕЛЕФОНОГРАММА» указывается через
1 дополнительный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита прописными буквами полужирным шрифтом размером № 14 от левой границы текстового поля.

Дата и регистрационный номер телефонограммы указываются через
1 дополнительный межстрочный интервал ниже наименования вида документа от левой границы текстового поля в одну строку, например:

06.04.2010 № 55

Датой телефонограммы является дата ее передачи. Регистрационный номер телефонограмме присваивается в порядке следования номеров в журнале исходящих телефонограмм после подписи автором.

Время передачи-приема телефонограммы указывается под датой без дополнительных межстрочных интервалов от левой границы текстового поля после ее

передачи, например:

16:30 - соответствует времени 16 часов 30 минут.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа указывается при необходимости через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля.

Адресат указывается на уровне наименования документа, в пределах от центра текстового поля до его правой границы в порядке, предусмотренном пп. 3.1.5.10 Инструкции.

Текст телефонограммы отделяется от предыдущих реквизитов 2-3 дополнительными межстрочными интервалами.

Подпись автора телефонограммы отделяется от текста 3 дополнительными межстрочными интервалами и оформляется в порядке, предусмотренном пп. 3.1.5.16 Инструкции.

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу телефонограммы на лицевой стороне в порядке, предусмотренном пп. 3.1.5.20 Инструкции.

Должности, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму указываются в нижней части телефонограммы от левой границы текстового поля ниже подписи, например:

Передал главный специалист Петров (351) 2637722

Принял специалист Сергеева (351) 793 44 11.

Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги формата A4 и после приема могут быть отпечатаны. Должностному лицу, передающему телефонограмму, следует проверять правильность записи телефонограммы в конце передачи путем ее прочтения принимающей стороной.