Инструкция по делопроизводству в межрегиональном территориальном управлении федерального агентства по управлению государственным имуществом в челябинской и курганской областях (стр. 3 )

письмо (о чем?): Об оказании содействия;

правила (чего?): Правила внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от левой границы текстового поля.

Заголовок  к  тексту может  занимать до 5 строк  по  28 - 30  знаков  в  строке (в отдельных случаях допускается большее число строк и знаков).

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

3.1.5.11. Текст документа.

В Межрегиональном территориальном управлении документы составляются на государственном языке Российской Федерации - русском языке. Текст документа излагается литературным русским языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. В тексте документа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте, кроме официальных или общепринятых.

Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно, а также должно обеспечить однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст документа оформляется в виде связного текста, таблицы, анкеты либо в виде соединения этих структур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части связного текста указываются причины, цели, основания издания документа, во второй (заключительной) части излагаются решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст документа может содержать только заключительную часть. Например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения.

В таблице графы имеют заголовки, которые могут быть выражены именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф таблицы должны быть грамматически согласованы с заголовками граф таблицы. Если таблица печатается более чем на одном листе, графы таблицы должны быть пронумерованы и на втором и последующих листах должны быть напечатаны номера этих граф. Текст таблицы печатается размером шрифта № 12 через один межстрочный интервал. Заголовочная часть таблицы может печататься полужирным шрифтом.

Связные тексты документов излагаются:

от 1-го лица единственного числа: приказываю подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов;

от 3-го лица единственного числа: Межрегиональное территориальное управление считает возможным;

от 1-го лица множественного числа: просим представить данные; представляем на рассмотрение и утверждение; в протоколах: слушали; выступили; решили (постановили).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

«В соответствии с Постановлением Правительства  Российской Федерации  от 01.01.01 г. № 000 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Разделы нумеруются римскими цифрами, подразделы, пункты и подпункты - арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце. Текст пунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой, текст подпунктов пишется со строчной буквы и заканчивается точкой с запятой.

Текст документа может содержать фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты (как правило, в текстах приложений).

Текст печатается в установленных границах полей и отделяется от заголовка двумя-тремя дополнительными межстрочными интервалами.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами по центру верхнего поля.

3.1.5.12. Отметка о наличии приложений.

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, указаниям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля и отделяется от основного текста 1 - 2 дополнительными межстрочными интервалами.

Приложение:	1. Файл письмо. doc.
2. Файл архив. rar.
3. Файл таблица данных. xls

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение:	1. Файл письмо. doc.
2. Файл архив. rar.
3. Файл таблица данных. xls

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение: Памятка в 3 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию, в отношении которой установлены требования по обеспечению ее конфиденциальности, ставится специальная отметка в регистрационно-контрольной карточке документа и оформляется следующим образом:

Приложение

справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. , на 2 л. в 1 экз.

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, указаниям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.  Если приложений несколько, они  нумеруются (Приложение , Приложение ). Если приложение одно, оно не нумеруется.

В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:  Приложение

к Приказу МТУ Росимущества в Челябинской и Курганской областях

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа.

Например:  Приложение

УТВЕРЖДЕНО

Приказом МТУ Росимущества в Челябинской и Курганской областях

3.1.5.13. Виза.

Согласование проекта документа с должностными лицами Межрегионального территориального управления оформляется визой. Визирование документов производится посредством функционала СЭДО.

Визирование документов в электронном виде осуществляется в разделах регистрационно-контрольной карточки (дальше по тексту - РКК), с использованием электронно-цифровой подписи путем направления исполнителем листа согласования соответствующим должностным лицам Межрегионального территориального управления.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа лицо визирующее документ выбирает один из двух вариантов, указанных в листе согласования (не согласен; согласен с замечаниями) и в соответствующей вкладке излагает свои замечания (особое мнение).

3.1.5.14. Подпись должностного лица.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись или  электронный аналог и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

Например:

Руководитель

Межрегионального

территориального управления  Подпись  Расшифровка подписи

Подписывает документ только то лицо, которое наделено соответствующими полномочиями и указано в самом документе, оно же должно быть указано в регистрационно-контрольной карточке.

При подписании документа лицом, исполняющим в соответствии с приказом обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И. о. руководителя

Межрегионального

территориального управления  Подпись  Расшифровка подписи

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При оформлении документа на чистых листах бумаги (без использования электронного шаблона документа Межрегионального территориального управления) в реквизите «подпись» указывается полное наименование должности лица, подписавшего документ, например:

Руководитель Межрегионального

территориального управления

Федерального агентства по управлению

государственным имуществом

Челябинской

и Курганской областях  Подпись  Расшифровка подписи

3.1.5.15. Гриф утверждения.

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Межрегионального территориального управления Федерального агентства по управлению государственным имуществом в Челябинской и Курганской областях

Подпись/Расшифровка подписи

Дата

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

Приложение

УТВЕРЖДЕНО

Приказом МТУ Росимущества в Челябинской и Курганской областях

3.1.5.16. Оттиск печати.

Печать является средством подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Оттиск печати ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.