Инструкция по делопроизводству в межрегиональном территориальном управлении федерального агентства по управлению государственным имуществом в челябинской и курганской областях (стр. 9 )

Входящая телефонограмма имеет те же реквизиты, что и исходящая, за исключением личной подписи автора.

После рассмотрения телефонограммы руководством и вынесения указания по исполнению документа телефонограмма передается на исполнение.

После исполнения телефонограмма с отметкой об исполнении, оформленной по правилам, предусмотренным пп. 3.1.5.22 Инструкции, помещается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.

3.3.3.10. Записка (служебная, докладная).

Для реализации отношений субординации отделов с руководством Межрегионального территориального управления, координации деятельности между отделами служит внутренний документ – служебная записка (служебная, докладная).

В записках в произвольной форме машинописным или рукописным способами излагаются сведения, отчеты, пояснения, замечания, предложения, заключения (мнения) и иная справочная или управленческая информация по вопросам, отнесенным к компетенции Межрегионального территориального управления.

1) Служебная записка.

В служебных записках в произвольной форме излагается оперативная справочная и управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных отделов и должностных лиц, адресованная руководству Межрегионального территориального управления.

Служебная записка создается исполнителем в СЭДО, с прикреплением файлов (при необходимости) и адресуется руководителю Межрегионального территориального управления.

Реквизитами служебной записки являются адресат, наименование отдела, подготовившего записку, наименование вида документа, дата, заголовок к тексту, текст, подпись. Реквизиты служебной записки оформляются в следующем порядке:

адресат указывается в правом верхнем углу первого листа служебной записки в порядке, предусмотренном в пп. 3.1.5.10 Инструкции; наименование отдела указывается через 3-4 дополнительных межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля до его середины в одну строку (при необходимости в несколько строк); наименование вида документа «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА» печатается через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита прописными буквами от левой границы текстового поля; дата и регистрационный номер присваиваются автоматически после подписи руководителя. Датой служебной записки является дата ее подписания; заголовок в служебной записке играет роль краткой аннотации текста, строго соответствующей его содержанию. Заголовок помещается через 2-3 дополнительных межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита и печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал. Объем заголовка не должен превышать 140 печатных знаков, а длина строки заголовка - 28 печатных знаков; текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин) составления и предложения (просьбы, заявки и т. п.). Текст служебной записки составляется с соблюдением правил, предусмотренных в пп. 3.1.5.12 Инструкции, и начинается с официального обращения к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату), отделяющегося от других частей текста восклицательным знаком; подпись оформляется в соответствии с порядком, предусмотренным пп. 3.1.5.16 Инструкции.

3.3.3.11. Доверенности.

Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени Межрегионального территориального управления, а также определяет условия реализации и границы этих прав.

Первый лист подлинного экземпляра доверенности оформляется на общем бланке Межрегионального территориального управления, последующие листы подлинного экземпляра и визовый экземпляр доверенности - на чистом листе бумаги формата A4. Представителями могут быть одно или несколько лиц.

Оформление доверенностей в Межрегиональном территориальном управлении осуществляется в соответствии со ст. 185-187 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 33), согласно которым доверенность ничтожна, если в ней не указана дата ее выдачи.

Доверенности на право заключения договоров, совершения иных действий от имени Межрегионального территориального управления, представления интересов Межрегионального территориального управления в различных государственных, общественных и судебных органах оформляются в соответствии с действующими нормативно-распорядительными документами о порядке выдачи доверенностей в Межрегиональном территориальном управлении.

В тексте доверенности указываются следующие сведения:

полное наименование Межрегионального территориального управления; фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица; основания, подтверждающие полномочия должностного лица Межрегионального территориального управления; объем и содержание предоставляемых полномочий; срок действия доверенности.

Доверенность подписывает руководитель или лицо, исполняющее его обязанности. Доверенность регистрируется и заверяется в отделе делопроизводства, оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

3.3.3.12. Особенности процедур документирования при создании электронных документов:

1) в процессе создания документов Межрегионального территориального управления в форме электронных документов используется система электронного документооборота Межрегионального территориального управления (далее - СЭДО);

2) документы Межрегионального территориального управления при создании их в форме электронного документа в соответствии с Федеральным законом -ФЗ «Об электронной подписи» подписываются усиленной квалифицированной, неквалифицированной и простой электронной подписью.

Использование простой электронной подписи допускается:

в случаях, установленных федеральными законами, принятыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Минюста России и Росимущества или соглашением между участниками электронного взаимодействия; при создании и направлении проектов документов Межрегионального территориального управления, в том числе проектов, созданных в форме электронных документов; при ведении журналов регистрации, книг учета, созданных в форме электронного документа; при ведении переписки между отделами Межрегионального территориального управления; при автоматическом формировании СЭДО нерегистрируемых электронных документов, создаваемых исключительно в целях обеспечения ее функционирования и содержащих информацию о фактах, событиях, состояниях при обмене информацией (квитанции о получении, регистрации электронных документов, исправном или неисправном состоянии оборудования и каналов связи и т. п.).

Простая электронная подпись в указанных случаях применяется пользователем СЭДО в качестве средства для осуществления процедуры проверки подлинности пользователя (далее - аутентификация) путем сравнения введенного им пароля с паролем в базе данных пользователей.

Простой электронной подписью в СЭДО является электронная подпись, которая посредством использования ключа простой электронной подписи подтверждает факт формирования электронной подписи конкретным должностным лицом (пользователем).

Ключом простой электронной подписи является сочетание двух элементов: идентификатора и пароля ключа. Идентификатором ключа является логин пользователя, а паролем ключа - конечная комбинация символов, составленная по принятым в СЭДО правилам.

При использовании автором (пользователем СЭДО) в процессе оформления электронного документа простой электронной подписи информация о лице, подписавшем документ, фиксируется автоматически штатными средствами СЭДО в реквизите "Автор" электронного документа и не может быть изменена иными пользователями СЭДО, не имеющими прав "администратора" в СЭДО;

3) при создании электронных документов пользователями СЭДО используется набор символов (кодировка) Windows-1251 или UTF-8 для кириллических алфавитов и следующие форматы:

формат на языке разметки "eXtensible Markup Language" (далее - формат XML). (Спецификация XML опубликована в рекомендациях консорциума "W3C":

"Extensible Markup Language (XML) 1.1 (Second Edition)". W3C Recommendation 16 August 2006." Доступна по электронному адресу http://www. w3.org/TR/xml11/;

"Extensible Markup Language (XML) 1.0 (Fifth Edition)". W3C Recommendation 26 November 2008." Доступна по электронному адресу http://www. w3.org/TR/REC-xml/;

формат "Document management - Electronic document file format for long-term preservation - Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)" (далее - формат PDF/A-1) стандарта ISO 19005-1:2005 "Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного сохранения. Часть 1: Использование формата PDF 1.4 (PDF/A-1)";

технологический формат системы управления базами данных СЭДО (только для документов, подписываемых простой электронной подписью);

4) при подписании электронных документов усиленной квалифицированной электронной подписью применяется:

отсоединенная усиленная квалифицированная электронная подпись в формате "Public-Key Cryptography Standard #7" (далее - формат PKCS#7). Общее описание стандарта PKCS#7 опубликовано в качестве "Request for Comments" (далее - RFC) с номером 2315 по электронному адресу http://tools. ietf. org/html/rfc2315;

усиленная квалифицированная электронная подпись в формате XMLDSIG (для XML-документов);

5) электронные документы Межрегионального территориального управления имеют все реквизиты, предусмотренные в электронном шаблоне документа;

6)        пользователями СЭДО (участниками процесса документооборота Межрегионального территориального управления) электронный документ не признается экземпляром (оригиналом) аналогичного документа, созданного на бумажном носителе, а также документ, созданный на бумажном носителе, не признается экземпляром (оригиналом) электронного документа;

7) в случае формирования печатной формы электронного документа для ее направления адресатам, не относящимся к структуре Росимущества и его территориальных органов, осуществляется проверка электронной подписи, в том числе в автоматическом режиме.

Результат проверки электронной подписи указывается на печатной форме электронного документа и заверяется лицом, ее сформировавшим.