Инструкция по делопроизводству в межрегиональном территориальном управлении федерального агентства по управлению государственным имуществом в челябинской и курганской областях (стр. 11 )

В акте обязательно указываются должность, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и заголовок) отсутствующего или неисправимо поврежденного документа. Акт подписывают государственный служащий, вскрывший конверт, и начальник отдела делопроизводства. Акт утверждает: руководитель Межрегионального территориального управления.

4.2.5.10. Конверты входящих документов, как правило, уничтожаются по истечении недельного срока, за исключением случаев, когда только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки документа. В указанных случаях конверты сохраняются и прилагаются к документам.

4.3. Регистрация входящих документов

4.3.1. Поступившие в Межрегиональное территориальное управление документы (за исключением по содержанию не относящихся к компетенции Межрегионального территориального управления, личной переписки и документов, не подлежащих регистрации, указанных в пп. 4.2.6.8 Инструкции) после их предварительного рассмотрения независимо от способа регистрируются в СЭДО.

4.3.2.        Регистрация поступивших документов производится в пределах документопотоков, выделенных в Межрегиональном территориальном управлении, путем создания электронных регистрационных карточек (далее - ЭРК) в СЭДО в Межрегиональном территориальном управлении – уполномоченным должностным лицом отдела делопроизводства в соответствии с п. 2 Регламента безбумажного документооборота в Межрегиональном территориальном управлении.

4.4. Организация работы с исходящими документами

4.4.1. За составление и оформление проекта исходящего документа в соответствии с правилами, предусмотренными разделом III Инструкции, за своевременное представление проекта документа при необходимости для редактирования уполномоченному должностному лицу Межрегионального территориального управления, за внутреннее согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами Межрегионального территориального управления отвечает исполнитель.

4.4.2. Проекты исходящих документов Межрегионального территориального управления готовятся с использованием электронных шаблонов писем установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

4.4.3. Проект исходящего документа направляется на согласование в СЭДО в соответствии с п. 4.8 Регламента безбумажного документооборота Межрегионального территориального управления.

4.4.4. Исполнитель до направления проекта исходящего документа на подпись проверяет правильность оформления документа и его адресования, наличие необходимых согласований, виз, приложений, справок или пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, указателя рассылки документа, проставление связей документа.

4.4.5. Проект исходящего электронного документа представляется на подпись уполномоченному должностному лицу Межрегионального территориального управления и подписывается им с использованием функционала СЭДО. Последовательность действий исполнителя, иных должностных лиц Межрегионального территориального управления в этом случае определена инструкцией пользователя СЭДО.

4.5. Регистрация исходящих документов

4.5.1. Регистрация исходящих документов ведется в соответствии с п. 7 Регламента безбумажного документооборота Межрегионального территориального управления.

4.5.2. Доверенности на право совершения действий от имени Межрегионального территориального управления, представления их интересов в государственных, общественных и судебных органах, в организациях, оформленные в соответствии с пп. 3.3.3.11 Инструкции, регистрируются уполномоченным должностным лицом отдела делопроизводства в СЭДО.

4.6. Отправка исходящих документов

4.6.1. Отправку исходящих документов производит отдел делопроизводства  Межрегионального территориального управления.

Электронные документы отправляются посредством СЭДО

Документы, подлежащие отправке на бумажном носителе, передаются уполномоченному должностному лицу отдела делопроизводства для отправки.

4.6.2. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

4.6.3. Отдел делопроизводства с учетом действующих государственных контрактов на оказание услуг производит сортировку документов, исполненных на бумажном носителе информации, по способу отправления (простая почта, регистрируемые отправления с уведомлением и без него, документы, подлежащие отправке фельдъегерской связью).

4.6.4. Документы, отправляемые фельдъегерской или почтовой связью, проходят упаковку и передачу на отправку фельдъегерю или в отделение почтовой связи.

Документы, направляемые почтовой (фельдъегерской) связью в один адрес, вкладываются в один конверт. При направлении документа более чем в 4 адреса его адресование осуществляется в соответствии с указателем рассылки документа. При адресовании на конвертах указываются адресат, его почтовый адрес и индекс.

4.6.5. Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по реестрам, фиксирующим количество отправленных конвертов. Регистрируемые почтовые отправления с уведомлением о вручении адресату и без него передаются в почтовое отделение по реестрам установленного образца (форма 103), в которых отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки.

Документы, отправляемые фельдъегерской связью, передаются фельдъегерю по реестру установленного образца, в котором также отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки. Регистрационные номера отправляемых документов также указываются на конвертах, в которые они вложены.

Накладные и реестры на отправку корреспонденции оформляются в двух экземплярах, один из которых после отправки корреспонденции возвращается в экспедицию с отметкой оператора отделения почтовой связи, фельдъегеря или иного лица, обеспечивающего отправку корреспонденции, и хранится в номенклатурном деле приемной руководителя Межрегионального территориального управления.

4.6.6. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, и корреспонденция неслужебного характера  отделом делопроизводства к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

4.6.7. С помощью средств электросвязи осуществляется передача электронных документов, сообщений электронной почты, телефонограмм, факсограмм.

4.6.8. Решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимается отделом - исполнителем документа по согласованию с отделом делопроизводства.

4.7. Регистрация и прохождение внутренних документов

4.7.1. Подготовка проектов внутренних документов и регистрация осуществляется в соответствии с п. 5 Регламента безбумажного документооборота Межрегионального территориального управления.

4.7.2. Зарегистрированный внутренний документ включается в систему электронного документооборота путем присоединения к ЭРК с использованием функционала СЭДО электронного файла в формате word внутреннего документа.

4.7.3. Финансово-хозяйственные, иные гражданско-правовые договоры после подписания регистрируются и заверяются в отделе финансового обеспечения с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Один экземпляр договора помещается в номенклатурное дело, остальные экземпляры направляются сторонам договора.

4.7.4. Доведение адресатам Межрегионального территориального управления внутренних документов, за исключением приказов (распоряжений), осуществляется посредством СЭДО. Приказы (распоряжения) по основной и административно-хозяйственной деятельности доводятся адресатам в соответствии с указателем рассылки документа уполномоченным лицом отдела делопроизводства посредством функционала СЭДО.

4.7.5. Завершенные в делопроизводстве внутренние документы, исполненные на бумажном носителе, помещаются в номенклатурные дела, исполненные в электронном виде - в электронный архив.

4.8. Работа с электронными документами

Порядок работы с электронными документами отражен в Регламенте безбумажного документооборота Межрегионального территориального управления, утвержденном приказом Руководителя МТУ.

4.8.2. В Межрегиональном территориальном управлении применяются электронные шаблоны документов в соответствии с подразделом 3.2 Инструкции, которые используются для оформления приказов, распоряжений, протоколов, исходящих писем, доверенностей и других официальных документов.

4.8.3. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе и отражены в номенклатуре дел на текущий год.

4.8.4. Место, а также форматы хранения электронных документов определяются с учетом функционирующих в Росимуществе и Межрегиональном территориальном управлении программно-технических средств СЭДО, требований нормативных и методических документов Федерального архивного агентства.

4.8.5. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого уполномоченным должностным лицом Межрегионального территориального управления, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

4.9. Работа исполнителя с документами

4.9.1. Специалисты Межрегионального территориального управления в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации; подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных настоящей Инструкцией; согласование проекта с заинтересованными должностными лицами; доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования; подготовку указателя рассылки документа (при необходимости); направление проекта документа на подпись (утверждение) уполномоченному должностному лицу Межрегионального территориального управления.

4.9.2. Если исполнение документа поручено нескольким лицам, то тот исполнитель чья фамилия стоит в поручении первой является ответственным (кроме случая, когда руководитель в резолюции назначил конкретного ответственного) с предоставлением ему права созывать соисполнителей для выработки совместного решения и возложением на него ответственности за организацию подготовки проекта документа.