Руководство пользователя Business Studio (стр. 1 )

Руководство пользователя Business Studio

Версия 3.6

© Группа компаний «Современные технологии управления», . Все права защищены.

Руководство пользователя Business Studio содержит описание интерфейса, функций и принципов работы в программном продукте Business Studio. Документ предназначен для пользователей системы Business Studio. Информация, содержащаяся в этом документе, может быть изменена без предварительного уведом­ления, и Группа компаний «Современные технологии управления» не берет на себя на этот счет никаких обязательств. Программное обеспечение, описываемое в этом документе, поставляется в соответствии с Лицензи­онным договором. Это программное обеспечение может быть использовано или скопировано лишь в строгом соответствии с условиями этого договора. Копирование этого программного обеспече­ния на какой-либо носитель информации, если на это нет специального разрешения в Лицензион­ном договоре или в соглашении о нераспространении, является нарушением Закона Российской Федерации «О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных» и норм международного права. Никакая часть настоящего Руководства ни в каких целях не может быть воспроизведена или пере­дана в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, будь то электронные или механические, включая фотокопирование и запись на магнитные носители, если на то нет письменного разрешения Группы компаний «Современные технологии управления». Редакция документа: 3.6.0 © Группа компаний «Современные технологии управления», . Все права защищены.

Содержание

Термины и определения. 7

Глава 1..... Установка и запуск программы.. 10

1.1 Системные требования. 10

1.2 Версии программы Business Studio. 11

1.3 Варианты работы через Интернет. 15

1.4 Установка персонального варианта Business Studio. 16

1.5 Установка клиент-серверного варианта Business Studio. 18

1.6 Активация программы.. 20

1.7 Запуск программы.. 21

1.8 Управление базами данных. 22

1.9 Управление доступом к базам данных. 28

Глава 2..... Описание интерфейса программы.. 31

2.1 Главное окно программы Business Studio. 31

2.2 Типы параметров и поля ввода их значений. 40

2.3 Работа в окне «Редактирование объекта». 47

2.4 Справочники и списки элементов. 52

2.5 Заполнение списков и полей ввода перетаскиванием элементов. 64

2.6 Навигатор системы.. 65

2.7 Подсказки с описанием параметров и действий гиперссылок. 71

2.8 Интерфейс окна Visio. 72

2.9 Стили диаграмм. 86

Глава 3..... Сбалансированная система показателей. 92

3.1 Элементы ССП и их свойства. 92

3.2 Диаграмма Стратегической карты.. 97

3.3 Кокпит. 100

3.4 Отчеты ССП. 103

Глава 4..... Создание модели бизнес-процессов в Business Studio.. 105

4.1 Начало работы над моделью бизнес-процессов. 105

4.2 Работа с диаграммой процесса. 108

4.3 Декомпозиция бизнес-процесса. 110

4.4 Нотация IDEF0. 111

4.5 Нотация «Процесс». 112

4.6 Нотация «Процедура». 114

4.7 Нотация EPC. 118

4.8 Типовые процессы.. 124

4.9 Свойства Процессов. 125

4.10 Стрелки. 128

4.11 Междиаграммные ссылки. 139

4.12 Внешние ссылки. 140

4.13 Отчеты Процессов. 140

Глава 5..... Организационная структура. 142

5.1 Назначение и виды субъектов. 142

5.2 Создание организационной структуры.. 143

5.3 Работа с организационной диаграммой. 143

5.4 Отчеты Субъектов. 155

Глава 6..... Объекты деятельности. 157

6.1 Назначение и виды объектов деятельности. 157

6.2 Наборы объектов. 158

6.3 Отчеты Объектов деятельности. 159

Глава 7..... Имитационное моделирование и Функционально-стоимостной анализ. 160

7.1 Меню ФСА. 160

7.2 Заполнение данных для ФСА. 161

7.3 Проведение имитационного моделирования. 168

7.4 Отчеты ФСА. 173

Глава 8..... КОНТРОЛЛИНГ ПРОЦЕССОВ. 174

8.1 Пункты меню модуля «Контроллинг процессов». 174

8.2 Панель контроллинга процессов. 175

8.3 Настройка контрольных точек. 177

Глава 9..... Система менеджмента качества. 183

9.1 Меню СМК, назначение классов. 183

9.2 Диаграмма Исикавы.. 186

9.3 Параметры СМК Документов. 188

9.4 Стандарты.. 188

9.5 Контрольные карты.. 189

9.6 Отчеты СМК. 191

Глава 10... Элементы справочника «Управление». 196

10.1 Назначение и виды элементов управления. 196

10.2 Возможности элементов «Управление» и «Группы». 200

10.3 Отчеты по элементам «Управление» и «Группы». 202

Глава 11... Фильтры элементов и запросы к базе данных. 203

11.1 Фильтр элементов. 203

11.2 Фильтры классов объектов системы.. 209

11.3 Хранимые фильтры.. 209

11.4 Настройка фильтра. 211

11.5 Фильтр в виде «Форма справочника». 213

11.6 Фильтр в виде «Форма таблицы». 214

11.7 Фильтр в виде «Форма шахматки». 216

Глава 12... Отчеты.. 218

12.1 Объектная модель. 219

12.2 Мастер отчетов. 222

12.3 Вставка привязки в шаблон отчета. 230

12.4 Типы привязок и работа с ними. 233

12.5 Генерация шаблона отчета. 272

12.6 Свойства отчета. 273

12.7 Пакетное формирование отчетов. 273

Глава 13... Рассылки по электронной почте. 275

13.1 Создание рассылки. 275

13.2 Выполнение рассылки. 277

Глава 14... Совместная работа. 278

14.1 Сетевой режим работы.. 278

14.2 Распределенный режим работы.. 278

14.3 Пометка данных на редактирование. 279

14.4 Экспорт и импорт данных. 280

14.5 Обмен данными с другими системами. 288

Глава 15... HTML-Навигатор. 301

15.1 Формирование HTML-навигатора. 301

15.2 Переформирование HTML-навигатора. 304

15.3 Средство просмотра HTML-навигатора HTML Viewer 305

Глава 16... Администрирование системы.. 308

16.1 Резервное копирование и восстановление информационной базы данных 308

16.2 Аудит. 309

16.3 Поиск ссылок на объект. 311

16.4 Работа с элементами, помеченными к удалению.. 313

16.5 Обслуживание базы данных. 315

16.6 Журнал событий. 315

16.7 Нумераторы классов. 315

16.8 Командная строка. 317

16.9 Права пользователя. 319

16.10 Горизонтальные права. 323

Глава 17... Приложение 1. Типовые вопросы и ответы.. 327

17.1 Переназначение ссылок дублирующего объекта. 327

17.2 Очистка ссылок на удаленный объект. 327

17.3 Примеры использования макросов в отчетах. 328

17.4 Заполнение поля типа «Логика» в файле импорта. 331

17.5 Пример создания пакета импорта. 332

17.6 Раздача прав пользователям. 336

Глава 18... Приложение 2. Список быстрых клавиш.. 342

Термины и определения

Предметные термины и определения

EPC (Event-Driven Process Chain – событийная цепочка процессов) – нотация графического моделирования, используемая для описания процессов нижнего уровня (workflow).

IDEF0 – нотация графического моделирования, базирующаяся на методологии SADT. Используется для создания функциональной модели, отображающей структуру и функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, связывающие эти функции.

SADT − (Structured Analysis and Design Technique − методология структурного анализа и проектирования) − это методология, разработанная для того чтобы облегчить описание и понимание искусственных систем. Описание системы с помощью SADT-методологии называется SADT-моделью. Основные элементы SADT-модели: блоки, обозначающие функции, и стрелки (дуги), обозначающие объекты (входы и выходы функций).

XPDL – (XML Process Definition Language) − это язык, предназначенный для описания определений и реализаций процессов.

Workflow – поток работ. Нотации моделирования workflow определяют четкую временную последовательность работ.

Внешняя ссылка – обозначает место, сущность или субъект, которые находятся за границами моделируемой системы. Используются для обозначения источника или приемника стрелки вне модели. На диаграммах Внешняя ссылка изображается в виде квадрата, рядом с которым показано наименование Внешней ссылки.

Действие – элементарная операция, которая выполняется одним исполнителем.

Диаграммы процессов SADT – диаграммы бизнес-процессов, построенные на принципах SADT (диаграммы IDEF0, Процесс, Процедура).

Диаграмма Исикавы – диаграмма причинно-следственных связей, используемая как инструмент анализа несоответствия (или проблемы) и причин его возникновения.

Интерфейс процесса – элемент, обозначающий внешний (по отношению к текущей диаграмме) процесс или функцию. Используется на диаграммах процессов в нотации ЕРС для указания взаимосвязи процессов. Может обозначать предыдущий/следующий процесс по отношению к диаграмме рассматриваемого процесса или процесс, откуда поступил или куда передается объект.

Информационный объект – выделяемый объект деятельности, информация о состоянии и свойствах которого используется для решения производственных и управленческих задач.

Междиаграммная ссылка − элемент, обозначающий другую диаграмму модели. Междиаграммная ссылка позволяет описать переход стрелки (т. е. передачу объектов) непосредственно с одной диаграммы на другую, минуя вышележащие диаграммы. Стрелка, входящая или исходящая из междиаграммной ссылки, на вышележащих диаграммах не показывается. Обозначение междиаграммной ссылки − кружок с указанием кода процесса. Используется на диаграммах процессов SADT.

Модель – создаваемое человеком подобие изучаемых объектов: макеты, изображения, схемы, словесные описания, математические формулы, карты и т. д. Модели всегда проще реальных объектов, но они позволяют выделить главное, не отвлекаясь на детали.

Несоответствие – невыполнение требования.

Нотация – совокупность графических объектов, используемых в графических моделях.

Последствие – проявление несоответствия.

Поток – упорядоченное пространственно-временное движение объектов между субъектами.

Приоритетное число риска (ПЧР) – обобщенная количественная характеристика несоответствия (его причины или последствия – в зависимости от области применения и объекта анализа), учитывающая его значимость, вероятности возникновения и обнаружения.

Причина – явления, процессы, события и состояния, вызвавшие возникновение несоответствия.

Процедура – процесс нижнего уровня (workflow), который содержит в себе действия, не требующие дополнительной детализации.

Процесс (Бизнес-процесс) – последовательность действий, направленных на получение заданного результата.

Ранг – количественная оценка, присвоенная экспертом последствию или причине несоответствия в результате анализа несоответствия. Для последствия несоответствия определяется ранг значимости, для причин несоответствия определяются ранги возникновения и обнаружения.

Сбалансированная система показателей (ССП) − это система стратегического управления компанией на основе измерения и оценки ее эффективности по набору оптимально подобранных показателей, отражающих все аспекты деятельности организации, как финансовые, так и нефинансовые. Название системы отражает то равновесие, которое сохраняется между краткосрочными и долгосрочными целями, финансовыми и нефинансовыми показателями, основными и вспомогательными параметрами, а так же внешними и внутренними факторами деятельности.

Функция – действие или набор действий, выполняемых над исходным объектом (документом, материалом и проч.) с целью получения заданного результата.

Термины и определения, используемые в Business Studio

Класс – вид данных в системе Business Studio. Выделяются следующие основные виды данных: справочники, элементы списков, элементы структур, пользовательские права и т. д. Таким образом, класс является более широким понятием, чем справочник - все элементы системы принадлежат определенным классам.

Кокпит (Cockpit) – модуль системы Business Studio, предназначенный для работы с показателями и несоответствиями.

Процесс-ссылка – процесс, содержащий ссылку на другой процесс в модели.

Решение – блок, используемый на диаграммах процессов в нотации Процесс, Процедура, содержащий вопрос, решение или условие перехода к следующим действиям или процессам диаграммы.

Справочник – набор элементов, сгруппированных по определенному принципу. Справочник служит для хранения определенного вида информации. В Business Studio выделяются:

·  Иерархические справочники – такие справочники позволяют дополнительно группировать элементы с помощью создания папок.

·  Линейные справочники – содержат линейный перечень элементов без возможности дополнительной группировки.

Глава 2.  Установка и запуск программы

2.1  Системные требования

Для работы с диаграммами в Business Studio необходимо наличие на рабочих станциях установленного программного продукта Microsoft Visio Standard (или Visio Professional) 2003/2007/2бит).

Для формирования отчетов с помощью Business Studio необходимо наличие на рабочих станциях установленных программных продуктов Microsoft Word 2003/2007/2010, Microsoft Excel 2003/2007/2010, Microsoft Visio 2003/2007/2бит).

В качестве сервера баз данных Business Studio используется Microsoft SQL Server 2000 или выше. В состав Business Studio входит версия Microsoft SQL Server 2005 Express Edition, которая устанавливается инсталлятором при выборе персональной, серверной или полной серверной установки, если не был обнаружен Microsoft SQL Server версии 2000 или выше. В случае одновременного подключения к серверу Business Studio более 10 пользователей, рекомендуется использовать полнофункциональную версию Microsoft SQL Server 2000 или выше.

Далее используются следующие термины:

Рабочая станция – компьютер для клиентской, персональной установки версий Enterprise, Professional, Cockpit.

Сервер – компьютер для серверной или полной серверной установки.

Рабочие станции, сервер для 1-5 подключений

Объем оперативной памяти: 1 Гб.

Процессор: Intel Pentium IV 1500 МГц; рекомендуется: Intel Core 2 Duo 1700 МГц.

Дисковая память: 200 Мб свободного места на диске.

Операционная система: Microsoft Windows 2000 SP4, Microsoft Windows XP SP2 и выше, Microsoft Windows Vista, Microsoft Windows 7 (32 бит/64 бит).

Сервер для 1-20 подключений

Объем оперативной памяти: 1 Гб; рекомендуется 2 Гб.

Процессор: Intel Pentium IV 2000 МГц.

Дисковая память: 500 Мб свободного места на диске.

Операционная система: Microsoft Windows 2000 Server SP4, Microsoft Windows Server 2003 SP1 и выше, Microsoft Windows Server 2бит/64 бит).

Программное обеспечение

Программное обеспечение, необходимое для работы на сервере и рабочих станциях:

Internet Explorer 6.0 SP1 и выше, Framework 2.0 (устанавливается инсталлятором).

Дополнительное программное обеспечение

Дополнительное программное обеспечение, необходимое для работы на сервере и рабочих станциях:

Для размещения баз данных: Microsoft SQL Server 2000/2005/2008 (Microsoft SQL Server 2005 Express Edition устанавливается инсталлятором).

Для работы с диаграммами: Microsoft Visio 2003/2007/2бит).

Для формирования отчетов: Microsoft Word 2003/2007/2010, Microsoft Excel 2003/2007/2010, Microsoft Visio 2003/2007/2бит).

2.2  Версии программы Business Studio

Business Studio может быть установлено в нескольких версиях:

Professional – базовая версия Business Studio. Содержит основные возможности по моделированию бизнес-процессов, проектированию ССП, средства генерации отчетов и HTML-публикации.

Enterprise – полная версия Business Studio. Содержит дополнительно модули «Система менеджмента качества», «Имитационное моделирование и функционально-стоимостной анализ», «Контроллинг процессов» и редактор метаданных MetaEdit.

Модуль «Система менеджмента качества» включает в себя следующий функционал:

·  Справочник стандартов ISO 9001, ISO 14001, ISO/TS 16949;

·  Установка требований к продукции и результатам процессов;

·  Примеры обязательных документированных процедур СМК;

·  Формирование Руководства по качеству, Матриц ответственности;

·  Планирование и проведение внутренних аудитов;

·  Сбор несоответствий;

·  Построение контрольных карт по показателям;

·  Анализ несоответствий с использованием диаграммы Исикавы и методики FMEA;

·  Разработка корректирующих и предупреждающих мероприятий.

Модуль «Имитационное моделирование и функционально-стоимостной анализ» включает в себя следующий функционал:

·  Имитация выполнения процесса или группы процессов в условиях, максимально приближенных к реальным;

·  Учет календарей рабочего времени временных ресурсов;

·  Оценка средних значений и разброса ключевых параметров процесса;

·  Поиск самых затратных или самых длительных процессов;

·  Поиск «бутылочных горлышек» - перегруженных ресурсов, к которым постоянно выстраивается очередь операций, в результате чего они задерживают выполнение всех процессов;

·  Оценка необходимого количества ресурсов;

·  Поиск ресурсов с низкой загрузкой;

·  Анализ производства и потребления материальных ресурсов.

Модуль «Контроллинг процессов» включает в себя следующий функционал:

·  Загрузка статистических данных об исполнении процессов из информационных систем;

·  Анализ данных об исполнении процессов.

Cockpit – облегченная версия Business Studio для осуществления массовых операций по вводу и просмотру данных на нескольких рабочих местах.

Разница между версиями приведена в таблице ниже.

Таблица 1.2.1

Функционал	Professional	Enterprise	Cockpit
Проектирование ССП	ü	ü
Моделирование процессов	ü	ü
Формирование отчетов, HTML-навигатора	ü	ü
Ввод и просмотр значений показателей	ü	ü	ü
Ввод и просмотр сообщений о несоответствиях		ü	ü
Модуль «Имитационное моделирование и ФСА»		ü
Модуль «Контроллинг процессов»		ü
Модуль «СМК»		ü
MetaEdit: Редактор классов и параметров		ü

2.2.1  Персональная лицензия

Персональная лицензия предназначена для локального использования Business Studio с установкой на отдельный компьютер (рабочую станцию).

Пользователь, имеющий на своем компьютере персональную лицензию, может подключаться по сети:

·  к базам данных других компьютеров, на которых используется Business Studio с активированной персональной лицензией;

·  к базам данных сервера Business Studio с установленной серверной лицензией.

Если несколько пользователей работает в общей сети на компьютерах с персональными лицензиями, то они могут предоставить друг другу доступ к своим базам данных. При этом с компьютеров без лицензий, а также с компьютеров с серверными лицензиями подключение к компьютеру с персональной лицензией невозможно (Схема 1).

Пользователь, имеющий компьютер с установленной персональной лицензией, может участвовать в коллективной работе в режиме off-line, передавая данные на другие компьютеры в виде XML - или XPDL-файлов.

Схема 1

2.2.2  Серверная лицензия

При использовании серверной лицензии лицензируется количество одновременных подключений к серверу Business Studio. Данному виду лицензии соответствуют серверный и клиентский типы установки программы.

Серверная лицензия обеспечивает одновременную работу группы пользователей в рамках одной сети с базами данных Business Studio, размещенными на выделенном сервере.

На Схеме 2 показаны возможные варианты подключения к серверу баз данных Business Studio и расход количества одновременных подключений при обращении к серверной лицензии.

Каждый следующий одновременный запуск программы на компьютере-клиенте не уменьшает количество возможных подключений серверной лицензии.

Запуск программы на компьютере с персональной лицензией не уменьшает количества возможных подключений серверной лицензии.

Сервер БД и серверная лицензия могут быть установлены как на одном, так и на двух разных компьютерах. В последнем случае, если компьютер с серверной лицензией выключен из сети, работа с базами данных серверной лицензии становится невозможной.

Схема 2

2.2.3  Устанавливаемые компоненты инсталляции

Состав устанавливаемых компонентов зависит от варианта установки программы. Ниже отмечены компоненты, устанавливаемые при персональном и клиент-серверном вариантах.

Таблица 1.2.2

Устанавливаемые компоненты инсталляции	Персональный вариант	Клиент-серверный вариант
Персональная установка	Серверная установка	Полная серверная установка	Клиентская установка
Business Studio	ü		ü	ü
Сервер лицензий	ü	ü	ü
Шаблон пустой базы Empty. db	ü	ü	ü
Шаблон Демо-базы Demo. db	ü	ü	ü
Утилита DB Администратор	ü	ü	ü	ü
Мастер активации	ü	ü	ü
Средство просмотра HTML-навигатора HTML Viewer	ü		ü	ü
MetaEdit: Редактор классов и параметров*	ü	ü	ü	ü
Framework 2.0**	ü	ü	ü	ü
Microsoft SQL Server 2005 Express**	ü	ü***	ü***

* − описание MetaEdit дано в Руководстве администратора, Главе 2 «Редактор классов и параметров».