Оптимизация Персональной Деятельности. Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше (стр. 10 )

Все, что здесь сказано о папках с материалами, касающимися долгосрочных работ, в полной мере относится и к аналогичным электронным системам. Это может быть программное обеспечение, специальная программа или персональный карманный органайзер, подобный известному Palm Pilot. Такие программы нередко включены в систему электронной почты. Для тех, кто работает без секретаря или помощника, электронные системы оказываются более эффективными и удобными в употреблении, чем бумажные подсказки.

Вы можете убедиться в том, как важно проверять папку с файлами ежедневно. Это ключевой компонент философии Сделайте это сейчас же. Регулярно обращаясь к материалам, касающимся долгосрочных работ, расписанных во времени, вы каждый день будете точно знать, что нужно сделать, чтобы не выбиться из графика, и какие задания надо выполнить для завершения проекта.

Организация рабочих материалов

Очень важно создать такую структуру файлов, которая позволила бы охватить все виды вашей работы, была четкой и продуманной, а самое главное, облегчала поиск нужной информации. Когда вы выработаете такую систему, будет легко решить, куда поместить документ и где в случае надобности его искать — в рабочих, справочных файлах или в архиве. Пять типов информации, показанных на рисунке 2. 3, дают общее представление о содержании ваших рабочих файлов. Вам нужно создать специальные папки для всех документов, чтобы система стала работающей. Для этого надо сначала расписать все ваши основные обязанности и операции, а также те виды информации, которые необходимы для осуществления работы. На рисунке 2. 4 представлен возможный список обязанностей управляющего предприятием.

Это упрощенный анализ рабочего процесса. Перечислив основные категории обязанностей, вы получаете ключевые слова. Обычно вашу работу можно описать шестью — восемью основными функциями. Затем обозначьте более конкретные обязанности. Воспользуйтесь формой, представленной на рисунке 2. 5,

которая поможет вам идентифицировать и обозначить основные файлы, представляющие самые важные аспекты вашей работы. После создания системы рабочих файлов выполните следующие операции:

1. Выберите ящик для рабочих файлов, лучше всего один из больших ящиков вашего стола. Помните, что эта информация всегда должна быть под рукой. Надпишите ящик крупно и отчетливо.

2. Уберите все другие файлы. Поместите их туда, где хранятся вспомогательные файлы, или в архив.

3. Убедитесь, что для каждой темы и каждого рода деятельности созданы отдельные папки. Аккуратно пометьте все файлы в соответствии с тематикой находящихся в нем документов.

4. Сформируйте папку файлов, касающихся долгосрочных работ. Одну часть пронумеруйте от 1 до 12 по месяцам, другую часть — от 1 до 31 по дням месяца.

5. Удалите все файлы, с которыми вы больше не работаете. Переложите их к вспомогательным файлам или поместите в архив.

Справочные материалы

Теперь вам предстоит создать справочные файлы. Они должны содержать:

• исследования, необходимые для осуществления проектов;

• выполненные работы, к результатам которых вы часто обращаетесь;

• информацию о ресурсах;

• информацию о кадрах;

• административные данные;

• финансовую информацию;

• документы, касающиеся расчетов с клиентами.

Систематизируя вспомогательные материалы, обратите внимание на два вопроса.

• Какую информацию вы хотите сохранить?

• Как лучше ее организовать для облегчения поиска?

Многие люди не могут себя заставить расстаться с вещами. Какой объем информации вам нужно хранить? Продумайте несколько важных моментов.

• Не стремитесь ли вы хранить информацию «на всякий случай»?

• Не слишком ли разбухли ваши вспомогательные папки?

• Принимая решение сохранить что-либо или уничтожить, последуйте совету Стефани Уинстон из ее книги «Getting Organized» («Как организовать работу») (Warner Books, 1991) и спросите себя: «Если эти данные мне снова понадобятся, где я смогу их найти? »

• Может ли кто-нибудь еще в вашей организации предоставить вам информацию? Не дублируйте файлы коллег, если только вам не придется пользоваться этой информацией часто.

• Не нужно ли вам объединить свои усилия с кем-нибудь из коллег, чтобы та или иная информация хранилась у него?

• Не нужно ли вам посоветоваться, как систематизировать ваши справочные материалы, с тем, кто тоже ими пользуется?

Следующие предложения помогут вам структурировать ваши вспомогательные файлы (см. рис. 2. 6).

1. Составьте список ключевых элементов вашей работы (контракты, выставки-продажи, разработка продукции, финансы, кадры). Это и есть основные категории ваших справочных материалов.

2. Аккуратно маркируйте папки соответствующими заголовками на основе выделенных категорий.

3. Отфильтруйте имеющуюся информацию и выбросьте бесполезные бумаги.

4. Используя подвесные папки, выделите по одному ящику на одну или две категории.

5. Расположите массивы в алфавитном порядке по категориям и подкатегориям.

6. Пометьте ящики и папки крупными и разборчивыми буквами, чтобы облегчить и ускорить поиск и пополнение информации.

Архивные материалы

В архив чаще всего помещаются материалы общего пользования. Они могут быть структурированы и разбиты на разделы не так, как ваши личные файлы. На самом деле могут потребоваться две системы: одна индивидуальная, используемая в вашем офисе для архивации документов, имеющих прямое отношение к вашей работе, и другая, предназначенная для общего пользования за пределами вашего офиса.

В одной компании я нашел ящик с памяткой, помеченной 1906 г. С 1906 г. ею не пользовался никто! Информация касалась того, как нужно производить уборку офиса. Честное слово! Один из наших консультантов носил с собой маленький кейс с отвертками и молотком, потому что уже стало привычным приходить в офисы и обнаруживать, что некоторые шкафы открыть не удается.

Сотрудники офиса обычно неохотно используют архивные материалы, полагая, что этим данным нельзя доверять. В обязанность руководства входит обеспечение служащих функциональными системами архивов; в обязанности служащих входит умение правильно использовать эти системы.

Предлагаемые вопросы дадут вам возможность оценить, как относятся к архивной информации в вашей компании.

• Есть ли архивы в вашем отделе? А в компании?

• Какую политику проводит компания по отношению к сохранению документов?

• Кто отвечает за поддержание архивов?

• Существует ли у вас система индексации архивов?

• Какова процедура поиска документов в архивах?

• Можете ли вы полагаться на восстановленные в случае необходимости документы?

• Проверяли ли вы эту систему в последнее время?

• Должны ли пополняться массивы информации архивов? Если да, то кем?

Я полагаю, что независимо от того, насколько сложно организованы архивы отдела, в каждом офисе почти всегда необходимо иметь свои архивы. Поскольку информация, находящаяся в архивах, используется редко, они могут находиться в шкафах, расположенных на некотором удалении от столов.

Как обеспечить эффективность вашей системы хранения информации

Предлагаемые рекомендации (см. также рис. 2. 7) помогут повысить эффективность вашей системы хранения информации.

• Используйте подвесные файлы. В подвесных файлах удобно хранить папки, в них удобнее помещать документы. Расположенные в ящиках подвесные файлы позволяют хранить по нескольку прочных папок, содержащих информацию по одной теме.

• Маркируйте файлы разборчиво, крупными буквами. Это облегчает поиск информации.

• Располагайте на одной линии метки разделов и подразделов. Это облегчает просмотр файлов. Разделы в целях облегчения поиска можно маркировать цветными наклейками. (Сначала убедитесь в необходимости и полезности этого шага. Одна секретарша рассказала мне, что потратила целый день на раскрашивание меток массивов информации для своего начальника, а он оказался дальтоником.)

• Сделайте индексы для больших файлов справочного характера. Это облегчает поиск документов в отсутствие секретаря, препятствует дублированию информации и координирует ее совместное использование.

Систематизация и маркировка

Основная цель систематизации чего-либо — облегчение поиска. Лучше всего систематизировать информации по крупным разделам, которые легко понять и использовать другим пользователям. При формировании системы хранения информации нужно стараться, чтобы поиск необходимых документов не вызывал затруднений не только у вас, но и у других людей. С одной стороны, это обеспечит возможность использования вашей информации коллегами, с другой — если созданная вами система понятна другим, значит, она удобна и для вас. Вы всегда можете разбить крупные разделы на подразделы, но старайтесь их понапрасну не дробить. Маркируйте ваши ящики и помещенные в них файлы, используя крупные, жирные, легко читаемые надписи.

Электронные файлы

Не так давно нас мучили только бумаги (как будто этого мало!). Теперь большинство из нас в своей работе в той же мере, что и от бумаг, зависят от компьютеров. Электронные документы получают все более широкое распространение. Сюда входят письма, электронная почта, страницы Интернета, которые можно загружать и сохранять на локальном диске, электронные таблицы и т. п. Поскольку создание и хранение цифровых документов проще, они постепенно вытесняют бумажные. С тех пор как произошло относительное удешевление компьютерных носителей, облегчилось хранение документов. Но проблема заключается не в сохранении и накоплении документов, а в возможности их повторного поиска.

К счастью, достижения в компьютерной технологии значительно облегчили поиск информации. Те из нас, кто начинал пользоваться компьютерами с операционной системой MS-DOS (Microsoft Disk Operating System), помнят, как трудно было тогда организовать информацию на жестком диске. Самым неприятным было, наверное, требование ограничивать наименование файлов восемью знаками. В результате файл, содержащий электронную таблицу денежных потоков за четвертый квартал, приходилось называть, скажем, 4Q99cshf. wk3, что было трудно расшифровать и еще труднее запомнить.