Оптимизация Персональной Деятельности. Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше (стр. 24 )

Эффективная календарная система поможет вам:

• напоминать себе о предстоящих делах;

• фиксировать договоренности о встречах;

• формировать список дел или план на предстоящую неделю;

• помечать важные сроки;

• связывать сроки с объемами и отмечать важные этапы работ;

• напоминать себе о знаменательных событиях, таких, как дни рождения, праздники, юбилеи и др. ;

• делать заметки во время совещаний;

• записывать адреса и телефоны;

• иметь под рукой справочную информацию, например временные пояса, телефонные коды городов и регионов, почтовые индексы;

• выделять время для запланированных работ и мероприятий;

• составлять графики регулярных мероприятий: еженедельных встреч с сотрудниками, работы с электронной почтой и с бумагами;

• хранить личную информацию: номера страховых полисов, номер водительского удостоверения, регистрационный номер автомобиля и т. п. ;

• планировать операции, связанные с вашими целями и задачами.

Пример рационального использования календаря показан в таблице 5. 1.

Электронные системы контроля за ходом выполнения работ

Расширение сферы применения имеющихся календарей или переход к использованию более сложных календарных систем — это просто совершенствование традиционных методов календарного контроля. Если же вы хотите добиться более радикальной перестройки своей работы на основе современной технологии, вам нужно подумать о появившихся на рынке многочисленных электронных системах.

Технология быстро развивается в соответствии с растущими потребностями современного делового человека. Сейчас появились карманные электронные календарные системы, которые не больше и не тяжелее, чем органайзеры или другие бумажные календари-блокноты, позволяющие фиксировать огромные объемы информации. Теперь портативные компьютерные системы стали обладать такими же возможностями, какие десять лет назад ассоциировались с настольными компьютерами.

При удобстве размеров эти системы имеют некоторые недостатки. У карманных электронных органайзеров неудобная клавиатура, с которой трудно работать. Но даже это не останавливает их приверженцев, которые используют для ввода информации и запросов узкие, похожие на перо приспособления. Это свидетельствует о росте популярности этих карманных компьютеров и позволяет надеяться, что в будущем они по качеству (и популярности) превзойдут бумажные системы.

Между тем мы в ИТБ разработали программное обеспечение для персонального компьютера, реализующее планирующие и отслеживающие системы, описанные в этой книге. Это обеспечение, называемое PEP Planner, предоставляет пользователю средства для самоорганизации и способствует решению проблем, с которыми сталкивается большинство людей, старающихся спланировать свою работу. Использование компьютера и программы PEP Planner помогает вам следить за всеми делами, которые вам нужно сделать, позволяя концентрировать внимание на самой работе и сберечь нервы, избавляя от необходимости помнить о сроках.

Раньше обучение пользованию программным обеспечением часто оказывалось довольно сложным делом. Освоить программное обеспечение PEP Planner очень легко. Вместо скучных и зачастую длительных усилий, связанных с планированием на бумаге, PEP Planner позволяет использовать ваш компьютер для быстрой записи планируемых операций и последующей проверки выполнения этих планов с помощью нескольких нажатий клавиш. Вы можете в любой момент увидеть, что нужно делать по каждому разделу вашей работы. И вам очень легко переделать, добавить, удалить любые записи и любые планы, не переписывая их заново, как это приходится делать при работе на бумаге.

Вы можете также заносить любые напоминания на любые даты — в нужное время они появятся перед вами. Вы можете держать часто используемую информацию буквально под рукой, быть всегда в курсе встреч и совещаний, надежно сохранять на диске любые файлы. Для облегчения поиска и вызова информации PEP Planner позволяет получить доступ к данным посредством простого запроса, будь то календарь, журнал, годовой план, информация по сотрудникам, материалы, ожидающие рассмотрения, информация по темам работ, адресная книга и т. п.

Системы, подобные PEP Planner, берут на себя значительную часть работы по планированию, автоматически группируя операции и ключевые слова. Вместо мучительного поиска тех или иных материалов в файлах по долгосрочным работам компьютер сам найдет любую нужную информацию, стоит вам напечатать наименование работы или фамилию клиента, для которого она выполняется.

Я настоятельно рекомендую вам использовать для отслеживания своей работы и самоорганизации PEP Planner или весьма удобное программное приложение по управлению персональной информацией (PIM).

Совместное использование бумажных и электронных календарных систем

Хотя я обычно рекомендую использовать компьютеризированные календарные системы, кое-кому может показаться, что они не всегда подходят для их нужд. Например, с портативным компьютером не совсем удобно пойти к знакомым на обед. Многие успешно сочетают использование бумажных и электронных систем запоминания, ориентируясь на положительные стороны каждой из них. Большинство программ управления информацией позволяет получать распечатку вашего календаря практически любого размера. Собираясь на встречу, вы можете взять ее с собой.

Персональные электронные записные книжки, портативные и карманные компьютеры

После недавнего успеха Pilot PDA уже не осталось сомнений в том, что малые средства организации труда окончательно завоевали сферу бизнеса. Pilot решил множество проблем, стоящих перед портативными средствами, и, в зависимости от модели, теперь может:

• совмещаться с вашим портативным или настольным компьютером (запускать программное обеспечение популярной системы управления информацией PIM);

• легко передавать находящуюся в нем информацию в ваш настольный компьютер;

• служить полноценным средством для доступа к файлам вашего персонального компьютера;

• исполнять роль средства связи, подсоединяясь с помощью модема к компьютерной сети вашей компании или к Интернету, пересылая и получая сообщения по электронной почте или факсу, а также голосовую почту.

Теперь имеются электронные средства настолько компактные, что их можно носить в кармане или кошельке, и при этом такие мощные, что их можно использовать в качестве многоцелевые средств обработки информации.

Я использовал Pilot и убедился в том, что это замечательный инструмент самоорганизации.

Рабочие группы

Появление сетевых систем предоставило весьма удобную возможность соединять несколько групп в одну внутри одной организации. То, на что раньше нужно было тратить миллионы долларов, стало теперь доступным большинству малых групп пользователей. Аппаратное и программное обеспечение, необходимое для создания сети и осуществления связи, теперь доступно практически для любого бизнеса.

Календарный контроль за исполнением работ значительно усовершенствовался за счет того, что теперь целые группы могут разрабатывать проекты, подключая к ним большое число соисполнителей. Участники могут одновременно осуществлять, отслеживать и контролировать их выполнение.

Руководители получают возможность легко наблюдать за ходом множества работ, исполнением любого задания и контролировать своих подчиненных. В зависимости от типа программного или технического обеспечения можно получать информацию о сроках выполнения проекта по многим темам или рассматривать отдельные (или многочисленные) задания по нескольким темам одновременно. Это позволяет контролировать сразу множество сроков.

Вы можете получить представление о работах, выполненных разными соисполнителями, отслеживать работы, идущие одновременно, или работы, предварительная подготовка которых одними соисполнителями обеспечивает возможность выполнения работ другими соисполнителями и координации этих работ. У вас появляется возможность легко выявлять проблемы, о которых вам ничего не известно или о существовании которых вы можете только догадываться. Например, если вы смотрите на экране на список задач, решаемых несколькими вашими сотрудниками, и видите, что кто-то из них перегружен, вы сразу можете пересмотреть распределение работ в вашем офисе.

Когда информация обновляется, модифицируется или корректируется, эти изменения автоматически становятся доступны каждому, кто подключен к сети. Информация может быть рассмотрена с точки зрения сроков выполнения работ. Если один из сотрудников заболевает, легко определить его задачи и обязанности, чтобы распределить их между коллегами. Значительно снижается необходимость встреч и совещаний для обсуждения текущих задач и планов, благодаря чему освобождается больше времени для непосредственного выполнения конкретных работ.

Групповое программное обеспечение

Групповое программное обеспечение — это программные средства, предназначенные для поддержки коллективной работы и совершенствующие:

• связь с коллегами и другими организациями;

• связь между рабочими группами;

• координацию процессов и заданий в бизнесе;

• получение данных и обмен информацией;

• отслеживание и контроль за выполнением многих тем, проектов и задач.

Групповое программное обеспечение связано со многими аспектами программы ОПД, включая хранение документации, организационные проблемы, использование электронной почтыppovie_programmi/" rel="bookmark">группового программного обеспечения см. в моей книге «The High-Tech Personal Efficiency Program» («Передовые технологии и программа оптимизации персональной деятельности») (John Wiley & Sons, 1997).

Контроль за исполнением работ и распределение обязанностей

Распределение обязанностей в значительной степени определяет эффективность вашей работы как начальника, менеджера или инспектора. Качество работы также зависит от вашей способности правильно распределить обязанности между сотрудниками и четко разъяснить каждому суть стоящих перед ним задач. Рациональное разделение полномочий обеспечивает эффективное выполнение и своевременное завершение работ. При правильном распределении обязанностей значительно повышается продуктивность работы.