Оптимизация Персональной Деятельности. Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше (стр. 7 )

Как трезво оценить, что такое «среднее качество»? Должны ли мы стараться делать «роллс-ройс», который близок к совершенству? Или «мерседес»? Или «форд»? «Роллс-ройс» стоит 250 тыс. дол. , «мерседес» — 80 тыс. дол. , «форд» — 25 тыс. дол. Вы должны сделать то, что хотите сделать. Каждый производитель автомобилей обслуживает свой рынок. Этот рынок характеризуется уровнем цен, которые клиенты готовы платить за автомобиль. Производители выпускают автомобили, которые соответствуют ожиданиям клиентов.

Выполняя какую-либо работу, не задавайтесь вопросом: «Как я мог бы выполнить ее наилучшим образом? » Вместо этого спросите себя: «Какого качества исполнения ожидают от нас наши клиенты? » Если вы будете неизменно стремиться к совершенству, то уподобитесь тем, кто откладывает дело в долгий ящик, а ведь ваши клиенты, прежде всего, ждут от вас действий.

Разумеется, делать надо качественно, но определите сначала, что значит качественно, и делайте это сейчас!

Дисциплина

При обсуждении изменения поведения чаще всего приходится слышать слово дисциплина. «Все дело в дисциплине. Если бы я был более дисциплинированным, я смог бы ходить на тренировки... бросить курить... соблюдать диету... » Хотя дисциплина, разумеется, играет свою роль, я считаю, что все эти разговоры гроша ломаного не стоят. Если вы проявите достаточно дисциплинированности, чтобы установить новый режим работы, вы привыкнете к нему. Привычка поможет вам придерживаться нового режима. Заставьте себя действовать сейчас же, и скоро это станет вашей привычкой. Тогда вам уже не понадобится заставлять себя. Уильям Джеймс, чьи работы о человеческом поведении хорошо известны, утверждает, что если вы что-то делаете ежедневно в течение месяца, это превращается в привычку. Проверьте это на принципе Сделайте это сейчас же.

Честно говоря, речь идет не только об откладывании дел на потом. Это философия работы и жизни. Это позиция: я активен, я ориентирован на действие, я выше проблем, с которыми сталкиваюсь. Эти качества начинаются (и заканчиваются) на том, как вы воспринимаете и привычно обходитесь с мелкими деталями в работе и жизни.

Итак, что вы должны делать в первую очередь? Записывайте! Это первое, что вы должны запомнить. Приучите себя делать это сейчас же и делать лучше!

Выводы и рекомендации

1. Начнем. Подойдите к вашему письменному столу, если нужно, с этой книгой в руках и разберитесь с каждым листком бумаги на нем или рядом с вашим рабочим местом. Возьмите первый лист и определите, что это такое и что требуется для выполнения задания. Сделайте все, что нужно, чтобы завершить работу, и уберите этот лист со стола, чтобы никогда больше не натыкаться на него. Если требуется несколько часов, определите для этого время и сделайте это.

2. Просмотрите всю электронную почту, прослушайте голосовую почту, прочитайте факсы и т. п. и постарайтесь решить все вопросы. И снова, если на какое-то дело потребуется несколько часов, отведите для этого в вашем графике наиболее подходящее время.

3. Определите, какие работы вы должны выполнить, и решите, что нужно сделать для выполнения каждой из них. Продвигайтесь вперед настолько, насколько это возможно. Столкнувшись с препятствиями, ведите себя мудро. Задайтесь вопросом: «Как это можно сделать иначе? » Если решите дать кому-либо задание по этому делу или передать его коллеге, не забудьте проследить за его выполнением.

ГЛАВА ВТОРАЯ: Организуйте это сейчас же!

4С — японская стратегия менеджмента,

направленная на повышение качества и эффективности персональной деятельности.

Сей-ли Организация

Сей-тон Порядок

Сей-кедз Аккуратность

Сей-соу Чистота

Обзор второй главы

В этой главе вы научитесь тому, как:

• упорядочить работу и сэкономить время;

• не тратить время на поиски разных вещей. Распределять бумаги по категориям на рабочие, справочные и архивные материалы;

• организовывать компьютерные файлы и создавать для них и для сообщений электронной почты специализированные папки;

• уделять столько внимания деталям, сколько нужно для выполнения работы.

Вам придется приложить немало усилий, связанных с организацией своего рабочего места и установлением режима работы, чтобы приучить себя делать это сейчас же. Вы будете поражены тем, сколько времени вам удастся сэкономить, создав хорошую рабочую обстановку.

О воспитании солдат

У солдат вырабатывают внимание к деталям. Когда рекруты прибывают в лагеря для новобранцев, они занимаются тем, что многие считают важнейшими навыками. Кроме жесткого физического режима солдат усиленно обучают, как заправлять койку, чистить ботинки, следить за принадлежностями туалета, чистить оружие и другим премудростям такого рода. Сержант изо всех сил старается приучить солдат к порядку. И дело не только в отдельных навыках. Начальная подготовка в условиях армейской службы закладывает основы воспитания и создает предпосылки для формирования полноценного солдата.

Вряд ли можно найти более серьезную профессию, чем профессия солдата, в особенности во время войны, когда он рискует жизнью. Большое значение уделяется тому, как солдаты носят оружие и обращаются с ним. При появлении противника солдат не может себе позволить, чтобы его оружие отказало из-за того, что он его вовремя не почистил. Недисциплинированный, неорганизованный солдат, не знающий, где его оружие, и не ухаживающий за ним, очень скоро станет мертвым солдатом. Поэтому сержанты настолько серьезно подходят к обучению рекрутов фундаментальным знаниям.

Вопрос о том, насколько вы подготовлены и приспособлены к выполнению вашей работы, гораздо более важен, чем думают многие. Беспорядок может иметь губительные последствия для вашей работы.

Долой беспорядок!

Беспорядок — это тот хаос, с которым вы сталкиваетесь ежедневно, приходя в свой офис. Вот на спинке кресла для посетителей висит ваш плащ, потому что утром вы не повесили его на вешалку. Вот в углу шкафа для документов под остатками вчерашнего ланча лежат полдюжины отчетов. Вот куча журналов, которые вы так и не прочитали. А вот на столе громоздится гора исходящих и входящих документов. И неоконченные письма, специально написанные от руки, чтобы придать им личный характер. И кассеты, которые вы собирались взять с собой и прослушать дома в выходные дни, а пока запихнули под квартальный отчет. Беспорядок — это тот жуткий хаос, который меньше всего нужен вам на вашем рабочем месте. Мы можем каждый день орать на наших детей, требуя, чтобы они прибирали в детской, а потом как ни в чем не бывало приходить в захламленный офис и садиться за заваленный бумагами стол, не замечая, как этот хаос мешает нашей работе.

Откуда берется беспорядок?

Первый виновник — бумаги. Что стало с идеей создания офисов без бумаг? Высказывалось мнение, что развитие современной технологии приведет к тому, что офисы избавятся от массы бумаг, так как вся информация будет храниться в электронном виде. Возможно, так и будет, но пока что это не так. Принтеры печатают больше материалов, чем мы можем переварить, к тому же копировальные машины выплевывают целые кипы бумаг. На самом деле бумажный поток стал теперь даже больше, чем когда-либо раньше.

Электронная почта может оказаться еще хуже, чем горы бумаг, если такое только возможно. Будучи сама по себе замечательным изобретением, она создает электронный хаос. Теперь одним нажатием клавиши вы можете послать сообщение 150 абонентам. Некоторые люди получают по электронной почте до 200 сообщений в день. Представляете, что это такое? Или, может быть, нет? Если ваш офис «полностью компьютеризирован», вам и не нужно это представлять.

Другая причина — хлам. Ваш друг только что вычистил свой платяной шкаф. Жена заставила его сделать это: она подозревала, что там завелись мыши. Офисы похожи на платяные шкафы — места, где мы собираем массу старья. Тот же ваш друг со своей женой переехал в новый дом на противоположной стороне улицы и взял с собой все вещи. Многое из того, что они перевозили, хранилось у них месяцами и даже годами в надежде на то, что когда-нибудь пригодится. В новом доме они запихнули все это добро в чулан и даже не заглядывают в него месяцами.

Можно смеяться над этим, но это обычная история. Большинство людей думает, что все барахло, которое они хранят годами, может когда-нибудь пригодиться. Все собирают подшивки журналов «National Geographic», но никогда не читают их. Зачем же их хранить? Это напоминает солдата, который, идя в бой, хотел бы взять с собой танк, но это невозможно. В какой-то момент надо трезво посмотреть на вещи, которые вас окружают, и убедиться, что они действительно нужны. Если нет, избавьтесь от них!

Кому нужен беспорядок?

Беспорядок характеризует подход людей к работе и жизни. Он говорит о том, что, возможно, у человека точно такой же хаос и в голове. Многие находят оправдание для беспорядка, утверждая, что он дает им пищу для размышлений и способствует творческому процессу. Другие убеждены, что это врожденное качество творческих людей и людей искусства. Моя коллега как-то рассказала мне интересную историю. Она описала свое первое посещение дома одного знаменитого художника в Нью-Йорке. Перед тем как пойти туда, она представляла себе, что этот дом, как и дома других настоящих художников, выглядит приблизительно так: авангард, полный беспорядок, груды картин по углам, в мастерской полно разнообразных вещей, которые призваны стимулировать воображение.

Но когда она вошла в дом и огляделась, оказалось, что везде царят чистота и порядок. Сначала она подумала, что хозяин все убрал в ожидании гостей, но когда она заглянула в мастерскую как-то вечером, вновь обнаружила образцовый порядок. Все кисти были аккуратно составлены, тюбики с красками столь же аккуратно разложены и маркированы. Она не верила своим глазам — это разрушало ее представления о том, как работают художники.

Когда она заговорила об этом с хозяином, он сказал, что привычка к аккуратности сформировалась у него еще в колледже, где он проходил курс живописи. Его приучили содержать все инструменты в рабочем состоянии. Он знал, что кисти испортятся, если их не мыть каждый раз после употребления. Он помечал все тюбики с красками, потому что иначе мог забыть, какие именно краски смешивал.