Оптимизация Персональной Деятельности. Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше (стр. 34 )

В одной крупной финансовой организации США после перехода к использованию РМНП персонал не смог работать в новых офисах. Фирма, занимавшаяся архитектурой, дизайном и оснащением (A&D), посоветовала им обратиться к нам за помощью. Встречи с руководством и персоналом этих организаций убедили нас, что на так называемые «малые» проблемы заранее не обратили внимания. Вот некоторые из них.

• Рабочие места менеджеров, которые много часов в неделю проводили вне офиса, располагались около окон, в то время как рабочие места служащих, проводивших в офисе все свое рабочее время, располагались в глубине офиса и не имели вида на улицу.

• Места для хранения информации отводились сотрудникам исключительно исходя из занимаемой должности без учета выполняемых рабочих функций.

• Рабочие места компоновались без учета того, что сотрудник может быть левшой (рис. 8. 2).

• При планировке рабочих мест не учитывались различия физических данных, в частности, роста служащих.

• Переезд был пущен на самотек, персоналу не оказали необходимую помощь и поддержку на рабочем месте, не проводили его обучение.

Рациональная структура информации — залог успеха

Найти иль не найти — вот в чем вопрос

Одним из главных уроков программы ОПД является основополагающий вывод о том, что очень важным фактором, определяющим успешное начало работы, является способность находить информацию. Этот вопрос подробно рассмотрен во второй главе этой книги и в моей книге «The High-Tech Personal Efficiency Program» («Передовые технологии и программа оптимизации персональной деятельности»).

В процессе подготовки к использованию РМНП должны быть продуманы два важных элемента.

1. Как организовать информацию таким образом, чтобы облегчить ее поиск?

2. Каким образом хранить и организовать информацию в электронном и бумажном формате?

Обычно ключевой задачей при проектировании оборудования РМНП считается максимальное сокращение пространства, используемого для хранения информации на бумажных носителях. Это необходимая, вполне реальная цель при переходе на РМНП. Наши исследования показывают, что свыше 50% бумажной и электронной информации, которая хранится в офисах, потеряли свою актуальность и никому не нужны, а основной причиной того, что эта информация продолжает храниться, является наша неспособность ее найти.

Прежде из-за стоимости производства и распределения бумаги печатная информация сохраняла ценность месяцами и года-ми. Теперь, в XXI столетии, информацию можно легко и с малыми затратами обновлять и распределять по назначению. Скорость обновления и распространения информации делает ненужным хранение той информации, которая казалась новой и актуальной буквально несколько дней назад. Чтобы сохранять то, что важно, и избавляться от утратившего ценность, необходима четкая система хранения и обработки информации.

Молекулы или электроны? Одно из двух

Недавно нашим клиентом была компания, вице-президент которой, занимавшийся вопросами информационных технологий, ежедневно получал свыше 300 сообщений электронной почты. Его секретарь распечатывал ему все 300 сообщений и складывал их в ящик для бумаг. (За последние годы мы сталкивались с десятками таких случаев.) После прохождения курса программы ОПД этот человек, знавший, как работают электронные системы, но не умевший правильно пользоваться информацией, отказался от пожирающей время бесполезной привычки хранения доступной компьютерной информации в виде бумажных распечаток. Тем самым он не только сэкономил массу времени себе и своему секретарю, но и прекратил накапливать кипы бумаги высотой в дюйм ежедневно, то есть примерно 250 дюймов в год.

И что еще важнее, после изучения его папок мы выяснили, что помимо электронной почты он распечатывал и хранил в бумажном виде всю информацию, поскольку он просто не доверял компьютеру. (Как рационально организовать хранение вашей электронной и бумажной информации, описано в третьей главе этой книги и в моей книге «Передовые технологии и программа оптимизации персональной деятельности».)

Научившись правильно организовывать информацию и находить ее в своем компьютере, он принял разумное решение выбросить более 80% сохраняемых им бумаг.

Для нашего обсуждения важно, что этот человек поверил в возможность использования РМНП для руководства своими подчиненными и работой компании новыми, более эффективными методами.

Короче говоря, легче манипулировать электронами, чем молекулами, а это значит, что эффективная работа в мире РМНП должна основываться на широком использовании электронной информации.

Работа в мире РМНП

Работа в мире РМНП отличается от работы в традиционных условиях. Проблемы, которые мы обозначили, и их решения могут быть грубо разделены на четыре категории. Это проблемы, связанные с управлением и обеспечением, с офисом компании, с домашним офисом и с мобильным офисом. Хотя в ходе последующего обсуждения эти категории будут рассмотрены по отдельности, следует иметь в виду, что при их рассмотрении возможно дублирование и совпадение некоторых положений.

Эффективность управления и обеспечения

«С глаз долой» не значит «из сердца вон»

При использовании РМНП от управленческого персонала требуется ясное понимание, что подчиненных следует оценивать не по количеству времени, которое они проводят в поле зрения своего руководителя, а по результатам их работы.

Вот основные критерии такой оценки.

• Выполнена ли порученная работа в установленные сроки?

• Удовлетворены ли потребности и пожелания заказчика?

• Выполнена ли работа в соответствии с целями компании и ее политикой?

Если ответы на эти три вопроса положительны, то есть все основания полагать, что работа выполнена хорошо и заслуживает соответствующей оценки.

Проблемы управления и оценки эффективности и продуктивности работы персонала за последние 10 лет были подробно рассмотрены и описаны в литературе. Если вам приходится иметь дело с мобильным персоналом или менеджментом, для осуществления профессионального руководства нужна гармонизация отношений людей в коллективе, совершенствование организации работ или изменения, касающиеся управленческого персонала.

Куда обращаться и что делать, если нужна помощь

Сейчас стало совершенно очевидным, что бурное развитие технологии породило новую потребность — потребность в помощи. В организациях, оснащенных современными техническими средствами, предусмотрено наличие пунктов оказания помощи персоналу по вопросам установки и эксплуатации всех электронных средств, используемых в нашем высокотехнологичном мире.

Мы работали в тесном взаимодействии с отделами информационных технологий десятков компаний. Пункты оказания помощи, с которыми мы имели дело, самоотверженно следят за тем, чтобы электронные средства их клиентов функционировали правильно. Каждый работник специализируется в своей области, а все вместе они могут помочь решить проблемы по телефону или при личном общении либо порекомендовать, где найти нужную информацию.

Обычно главные претензии к группам оказания помощи в использовании электронного оборудования сводятся к тому, что к ним очень трудно дозвониться. Довольно часто приходится сталкиваться с ошибочными представлениями о том, будто «малые» электронные проблемы могут отпасть сами собой. Чаще всего это совсем не так. Как правило, эти «малые» проблемы, на улаживание которых нужны минуты, начинают разрастаться и приводят к большим трудностям, связанным с неприятностями, отягощаемыми потерей многих часов и ненужными стрессами.

Если где и требуется применять принцип Сделайте это сейчас же, то это при пользовании электронной техникой. При первом подозрении на неполадки с вашими электронными средствами нужно звонить и просить о помощи — делайте это сейчас же! Не откладывайте на потом, и вы снизите вероятность превращения «малых» проблем, отнимающих мало времени, в большие, приводящие к потере многих часов и ненужным волнениям.

Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются люди, работающие на РМНП

Индивидуальные проблемы

1. Использование электронных календарей. С тех пор как начал работать, я принимаю участие в ежегодном ритуале — выборе календаря. Мои колебания всегда касались вопросов, связанных с выбором размера и формата календаря, который я покупал на предстоящий год.

Я пользовался маленькими календарями, помещавшимися в кармане пиджака, и большими календарями, которые помещались только в портфеле. Я выбирал календари с упором на дневной, недельный или месячный формат. У каждого из этих форматов есть свои преимущества. Дневной позволяет планировать день по минутам и предоставляет достаточно места, чтобы записать все дневные дела. Недельный позволяет окинуть взглядом рабочую неделю и осуществлять краткосрочное планирование, предоставляя место для необходимых записей. Месячный дает возможность иметь перед глазами общий перечень предстоящих дел и эффективно планировать работу по месяцам, хотя и предоставляет очень ограниченное пространство для записей.

Даже Стивен Кови в своей завоевавшей широкую популярность книге «Seven Habits of Highly Effective People» («Семь привычек преуспевающих людей») посвящает несколько страниц оценке разных типов календарей.

С использованием электронного календаря проблема выбора между дневным, недельным или месячным форматами снимается. Электронный календарь, позволяющий нажатием кнопки менять дневной, недельный и месячный форматы, наилучшим образом подходит для РМНП. Он предоставляет неограниченное пространство для занесения записей о встречах с другими людьми и для напоминаний о необходимости выполнить ваши собственные дела. Вы можете использовать сколько угодно места для внесения в компьютер разного рода напоминаний, дел, контрольных сроков, мыслей и пометок. Подробнее об использовании и преимуществах электронного календаря смотрите в четвертой главе.

2. Использование персональных электронных органайзеров или электронных записных книжек. Персональные электронные органайзеры или электронные записные книжки — это маленькие, умещающиеся на ладони устройства (Palm Pilot[3] — хорошее название, не правда ли?), которые, по существу, выполняют все функции электронного календаря.