Оптимизация Персональной Деятельности. Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше (стр. 31 )

Хороший менеджер стремится принять участие в торговых операциях, выполняемых его сотрудниками, наблюдая при этом за компетентностью продавца и организацией процесса продажи. Речь может идти, например, о том, в каком состоянии у работника его автомобиль или насколько легко или трудно связаться с файловым сервером компании и воспользоваться электронной почтой.

Из-за того что теперь очень многие сотрудники мобильны, они оказываются за пределами той сферы, где разрабатывается текущая стратегия и определяются стоящие перед компанией задачи (или выявляются изменения в стратегии и постановке задач). Руководитель, решающий вопросы на месте, должен стараться держать этих сотрудников в курсе новостей, касающихся изменений в стратегии компании.

Такие технические средства, как мобильные телефоны, дистанционный доступ к электронной почте, пейджеры и т. п. , играют важную роль в современном бизнесе. Однако иметь и использовать их — это лишь начало. Есть качественное различие при обсуждении важных проблем между телеконференцией и живой беседой, в ходе которой вы видите глаза человека, сидящего напротив. Эти технические средства не заменят личное общение, когда вы хотите выяснить, как люди выполняют свою работу, хотя можно надеяться, что в ближайшем будущем организация видеоконференций и видеотелефон облегчат решение и этой задачи.

Помните, что, как руководитель, наиболее полную информацию вы можете получить только там, где работают непосредственные исполнители работ.

Еще немного об управлении на рабочем месте исполнителя

Если вы руководите предприятием, вам может казаться, что выполнять график работ в том виде, в каком он у вас есть, и при этом посещать сотрудников почти невозможно. Как выкроить на обход рабочих мест подчиненных дополнительное время? Сэм Уолтон, блестящий руководитель крупнейшей в мире торговой сети Wal-Mart, проводил 80% своего времени в своих магазинах. Говорят, что четыре дня в неделю он посещал свои магазины и один день находился в офисе. Имея доход, превышающий 70 миллиардов долларов, как вы сами можете себе представить, Сэму было чем себя занять в офисе. Но он предпочел иной вариант. Посещая свои магазины, он решал многие проблемы управления прямо на месте, значительно сократив трудозатраты на работу с бумагами и другие отнимающие много времени процедуры, такие как разработка политики, выбор стратегии, бюджетные операции и контакты с клиентами. Сэм полагал, что все эти операции выполняются более эффективно с привлечением непосредственных исполнителей работ.

Вопрос, как правило, заключается не в том, сколько у вас есть времени, а в том, как вы его используете. Вы придаете большое значение личным контактам на рабочих местах исполнителя? Вам важно знать, как идут дела на «передовой»?

Ежедневное общение с сотрудниками является наиболее эффективным инструментом руководителя. Сосредоточив основное внимание на рабочем процессе и приложив все усилия к тому, чтобы облегчить труд своих подопечных, вы продвинетесь далеко вперед по пути осуществления ваших замыслов, реализации стратегии и решения задач в ходе выполнения конкретных операций.

Выводы и рекомендации

1. Выделите в течение рабочего дня промежуток времени на посещение рабочих мест своих подчиненных. Лучше всего делать это утром. Можно не появляться в офисе, пока вы не обойдете всех.

2. Концентрируйте свое внимание на рабочем процессе и способах его совершенствования.

3. Разъясняйте свою точку зрения. Придерживайтесь принятой стратегии и осуществляйте ее на словах и на деле. Помогайте своим подчиненным понять ее.

4. Выполняйте свои обещания. Если вы сказали, что намерены сделать что-то для своих подчиненных, обязательно сделайте это. Если это оказалось трудным или невозможным, разъясните им ситуацию и сделайте все возможное, чтобы сдержать слово.

5. Старайтесь помогать своим сотрудникам в совершенствовании коллективной работы во время общения с ними на их рабочих местах.

ГЛАВА ВОСЬМАЯ: Делайте это сейчас же, где бы вы ни были!

Офис там, где вы, а не там, где вывеска с названием фирмы.

Работа — это то, что вы делаете, а не место, куда вы ходите.

Обзор восьмой главы

В этой главе вы узнаете:

• характерные особенности рабочего места нового поколения (РМНП);

• основные тенденции в развитии РМНП;

• проблемы, которые обычно приходится решать компаниям, приступающим к освоению РМНП;

• рекомендации программы ОПД по быстрому переходу к использованию РМНП;

• трудности, с которыми обычно сталкиваются служащие при освоении РМНП, и способы их преодоления;

• способы повышения эффективности работы на РМНП.

Я вспоминаю, как в начале 1990-х гг. мне позвонил коллега по бизнесу из Швеции и рассказал об одной компании высоких технологий, собиравшейся провести радикальные изменения в помещении, где работали торговые агенты. Речь шла об отказе от фиксированного офисного пространства с закрепленными за сотрудниками рабочими столами и создании открытого офиса, в котором сотрудники, занимающиеся продажами, имеют доступ к любому месту, чтобы использовать его по мере необходимости. Компания сконструировала небольшие тумбы на колесиках. Когда сотруднику нужен был рабочий стол, он выкатывал тумбу, выбирал свободный компьютер и работал. Такая схема прекрасно выглядела на бумаге. Имущество компании использовалось более эффективно. Создавались условия (открытый офис без стен и т. п.) для лучшего взаимодействия персонала. Торговые агенты в любой момент могли устраивать демонстрацию предлагаемого оборудования.

Но вскоре компания столкнулась с серьезными проблемами. Как несколько ящиков бумаг, которые каждый сотрудник имеет обыкновение накапливать в традиционных офисах, поместить в одном передвижном ящике? Это было как раз по нашей части — в компании знали, что программа ОПД значительно сокращает количество бумаг в офисе.

Мы были рады помочь компании в решении этой задачи. Но случилось так, что, коснувшись проблем, связанных с реализацией альтернативного офиса, мы открыли ящик Пандоры.

Принятая тогда технология не соответствовала условиям работы в таком офисе. Агенты привыкли к большому количеству бумаг. Каждый хотел поставить семейную фотографию на свой рабочий стол. В офисе стало слишком шумно. Очень многое пришлось изменять и улаживать. Многому нужно было учиться заново.

То, что этому передовому клиенту в те времена казалось радикальным новшеством, теперь стало нормой. В наше время служащим часто приходится работать в условиях нетрадиционного офиса, например в своих автомашинах или в домашних кабинетах. Новая технология и новое оборудование требуют новых методов работы. В этой главе мы рассмотрим вопросы, связанные с тем, как лучше приспособиться к этим изменениям и использовать их с максимальной пользой.

Изменение условий работы в офисе

Почему именно сейчас?

По крайней мере с 1970-х гг. , а возможно, и много раньше, в мире бизнеса стали искать подходящую альтернативу тому, что в результате развилось в «ячейки Дилберта»[2]. Наши клиенты жаловались, что годами, даже когда в офисе находилось небольшое число сотрудников, им приходилось нести фиксированные накладные расходы независимо от практических результатов pat боты. Клиенты также выказывали озабоченность тем, что в условиях традиционного офиса у служащих часто вырабатывались закостеневшие привычки из-за того, что они постоянно общались и сотрудничали с одним и тем же ограниченным кругом коллег.

Сейчас в бизнесе все шире используются, совершенствуются и приспосабливаются альтернативные офисы. Почему это происходит именно теперь, в конце двадцатого века? Ответ один — технологии.

Развитие высоких технологий принесло нам портативные компьютеры, сотовые телефоны, пейджеры, радиотелефоны, электронную почту, голосовую почту, Интернет, интранет, сканеры и пр. Каждое из этих технических средств сыграло свою роль в преобразовании культуры офиса или «экологии рабочего места», как назвал это д-р Франклин Бекер из Корнеллского университета в своей и Фрица Стила основополагающей для этой темы книге «Workplace by Design: Mapping the High-Performance Workscape» («Модель рабочего места: топография высокопроизводительного рабочего пространства») (Jossey-Bass, 1995).

В 1970-х гг. компьютеры приходилось размещать в специальных помещениях солидных размеров, где поддерживалась определенная температура и влажность воздуха. Прошло всего двадцать лет, и современные портативные электронные средства позволяют нам сохранять и находить информацию (при условии ее правильного введения и эффективной организации работы) в любом месте, где бы мы ни находились, и в любой момент.

Сотовые телефоны (беспроводная технология) обеспечивают нас связью, где бы мы ни были и что бы ни делали. В этом есть свои плюсы и минусы. Минус — это то, что даже во время обеда в ресторане вам могут досаждать телефонные звонки (см. рис. 8. 1). С другой стороны, возможность связаться с клиентом из своего автомобиля, из аэропорта или даже во время пробежки — это большой плюс. Ныне можно заниматься бизнесом, не заходя1 в офис. Сотовый телефон в большей степени, чем любое другое приспособление, позволяет утверждать, что «офис там, где вы, а не там, где вывеска с названием фирмы».

Использование беспроводного телефона в офисном пространстве нового поколения обеспечивает постоянную связь между всеми служащими офиса в любое время. В отличие от традиционного стационарного телефона, установленного в определенном месте, радиотелефоном можно пользоваться, перемещаясь в офисном пространстве и не будучи привязанным к одному месту. И снова получается, что «офис там, где вы».

Подсоединение сотового или радиотелефона к голосовой почте значительно уменьшает необходимость фиксированных рабочих мест для служащих. Вспомните об Интернете и интранете вкупе с электронной почтой, и станет еще более очевидно, на сколько технический прогресс изменил облик офиса в 1990-х гг. , сыграв решающую, историческую роль в переходе к РМНП. Благодаря современным техническим средствам, мы можем находиться там, где нам нужно или где мы хотим, и все же участвовать в работе. И опять «офис там, где вы».