Оптимизация Персональной Деятельности. Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше (стр. 41 )

Все начинается с выработки нового навыка, а именно — действовать сразу же. Как только вам в голову придет мысль испытать новый метод выполнения вашей работы, Сделайте это сейчас же. Если вас осенила идея, попробуйте подойти к работе по-новому.

Плохая привычка — это не обязательно неорганизованность. Плохая привычка связана с постоянным нежеланием ее исправить, пассивным отношением к ней. Разорвите порочный круг и действуйте сейчас же, не откладывая. Вот увидите, вы быстро с этим справитесь. Лучше всего реализовывать свои мысли сразу, когда они приходят в голову. Очень скоро вы увидите, что можете стать хозяином своих привычек.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Перечень условий успешного проведения совещаний

Подготовка совещания

1. Необходимость проведения совещания ясна.

2. Обеспечено присутствие нужных участников.

3. Помещение для совещания зарезервировано.

4. Нужные материалы подготовлены и доступны участникам.

5. Приглашения на совещание разосланы вовремя.

6. В тексте приглашения указаны:

♦ цель совещания;

♦ повестка дня;

♦ место проведения совещания;

♦ время начала и окончания совещания;

♦ подготовка, которую должны провести участники.

Председатель

1. Проводит совещание.

2. Следит за соблюдением регламента.

3. Побуждает участников к обсуждению.

4. Предоставляет слово участникам.

5. Препятствует отклонениям от темы обсуждения.

6. Подводит итоги совещания.

7. Обеспечивает принятие решения (кто? что? когда?).

Секретарь

1. Ведет протокол.

2. Фиксирует, кто, что и когда должен сделать в соответствии с принятыми решениями.

3. Распространяет копии протокола среди участников совещания.

Участники совещания

1. Приходят на совещание вовремя.

2. Выслушивают и стараются понять других участников.

3. Не прерывают выступающих.

4. Способствуют установлению открытой творческой атмосферы.

5. Выступают ясно, по-деловому и по существу.

6. Участвуют в распределении документации.

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Причины потерь времени

Потери времени на совещаниях

♦ Неясна тема совещания.

♦ Неверный состав участников.

♦ Слишком много совещаний.

♦ Нет повестки дня.

♦ Плохо составлен или отсутствует протокол.

♦ Бесполезные беседы и дискуссии.

♦ Нет обратной связи.

♦ Не принимаются решения.

♦ Слабость или отсутствие учета.

♦ Плохой председатель.

♦ Совещание не начинается вовремя.

♦ Слишком много помех со стороны.

♦ Отклонения от повестки дня.

♦ Затягивается окончание.

♦ Затягивается обсуждение.

♦ Отсутствие регламента.

♦ Председатель плохо подготовился к совещанию.

♦ Участники плохо подготовились к совещанию.

♦ Совещание плохо структурировано.

♦ Пассивность или отсутствие обсуждения.

♦ Слишком большое расстояние и долгий путь до места проведения совещания.

Потери времени от телефонных разговоров

♦ Разговоры мешают окружающим.

♦ Беспорядочные разговоры.

♦ Стремление охватить слишком много вопросов.

♦ Неумение кратко излагать свои мысли.

♦ Неправильно выбранное время.

♦ Отсутствие приоритетов.

♦ Слабая работа секретаря.

Неумение распределить обязанности между подчиненными

♦ Ненадежность (т. е. боязнь ошибок исполнителей).

♦ Недоверие к другим.

♦ Чрезмерный контроль.

♦ Нечеткие директивы или отсутствие их.

♦ Возложение формальной ответственности без передачи соответствующих полномочий.

♦ Опасения, что коллеги могут выполнить работу лучше, чем вы.

♦ Вы предпочитаете сделать, а не распорядиться.

♦ Перегруженность сотрудников.

Нерешительность руководителя

♦ Дублирование функций.

♦ Неоднозначность распоряжений.

♦ Отсутствие самодисциплины.

♦ Непродуманные действия.

♦ Отсутствие описания функций.

♦ Неясность приоритетов.

Слабое взаимодействие с коллегами

♦ Недостаток понимания того, что коллеги нуждаются в информации.

♦ Языковые проблемы.

♦ Использование плохих источников информации.

♦ Нерациональное распределение времени.

♦ Неприятие новых идей.

♦ Затягивание ответов.

♦ Переизбыток информации.

♦ Переизбыток связей.

♦ Неясность связей.

♦ Плохое управление информацией.

♦ Плохое управление связями.

♦ Ненужная информация.

♦ Неуместная информация.

♦ Неполная информация.

Недостатки процесса принятия решений

♦ Нерешительностьмедлительность.

♦ Недоверчивость.

♦ Боязнь последствий ошибок.

♦ Нереальные сроки.

♦ Откладывание неприятных и сложных дел.

♦ Игнорирование последствий принимаемых решений.

♦ Слабость (стратегических) представлений.

♦ Слабое понимание задач, стоящих перед подразделением.

♦ Туманность целей.

Бессистемность в работе

♦ Отсутствие приоритетов.

♦ Слишком много одновременно решаемых задач.

♦ Отсутствие планирования.

♦ Все проблемы рассматриваются как одинаково важные.

♦ Недостаточность информации и ее задержка.

♦ Крупные задания и слишком короткие сроки.

♦ Недостаток времени на подготовительные операции.

♦ Перерывы в работе.

♦ Неспособность сказать: «Нет».

♦ Желание быть полезным, несмотря на занятость основной работой.

♦ Потребность ощутить свою значимость и во все вмешиваться.

♦ Нежелание проявить резкость по отношению к другим.

♦ Потребность участвовать во всем.

♦ Потребность в решении сложных задач и увлеченность новыми проектами.

♦ Неспособность доводить дело до конца.

♦ Неопределенность сроков окончания работ.

♦ Неуважение к чужому времени.

♦ Отсутствие понимания поставленных задач.

♦ Неспособность быстро найти нужные данные в неупорядоченном потоке информации.

♦ Стрессы.

♦ Недисциплинированность.

♦ Недостаточное время, уделяемое планированию.

♦ Отсутствие планирования.

♦ Дефицит времени.

♦ Перерывы в работе из-за неожиданных посетителей.

♦ Неумение избавиться от нежелательных посетителей.

♦ Постоянно открытые двери.

♦ Постоянный доступ персонала для согласования.

♦ Неумение вовремя завершить посещение.

♦ Неумение отказать клиенту.

♦ Чрезмерное количество рутинных дел и бумаг.

♦ Нежелание поручать подчиненным работу, которую, как вам кажется, вы сами можете сделать быстрее и лучше.

♦ Беспорядок на столе.

♦ Личная неорганизованность.

♦ Неумение поставить краткосрочные и долгосрочные цели.

Плохая работа компьютера

♦ Неисправность компьютера, отсутствие доступа к файлам.

♦ Медленная связь с Интернетом.

♦ Замедленная загрузка информации.

♦ Отсутствие программного обеспечения, необходимого для просмотра файлов, присоединенных к сообщениям электронной почты.

♦ Вы не можете найти нужную информацию в Интернете.

♦ Компьютер зависает, и информация утрачивается.

♦ Периферийные устройства (принтеры, модемы и т. п.) перестали работать.

♦ Компьютер сломался, и вы утратили свою информацию.

Систематизация причин потерь времени принадлежит «Time Manager International AS».

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Об Институте технологии бизнеса

Если вы пожелаете скопировать в компьютер какие-либо формы, приведенные в этой книге, или приложения («Перечень условий успешного проведения совещаний» или «Причины потерь времени»), или программу PEP Planner, пожалуйста, зайдите на Web-сайт нашей компании www. , а также пишите или звоните:

The Institute for Business Technology International Inc.

P. O. Box 1057

Boca Raton, FL 33429, USA

Tel. : [phone]

Fax: [phone]

E-mail: *****@***com

Если вы хотите больше узнать о программе ОПД или получить консультацию у специалистов, свяжитесь с одним из нижеприведенных офисов Института технологии бизнеса:

Список сокращений

ИТБ — Институт технологии бизнеса (Institute for Business Technology, IBT).

ОПД — Программа оптимизации персональной деятельности (Personal Efficiency Program, PEP).

РМНП — рабочее место нового поколения (Next Generation Workplace, NGW).

Глисон Керри

Оптимизация персональной деятельности.

Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше Пер. с англ. — М. : — Бизнес», 2001. — 288 с: ил.

ISBN 5-901028-31-7 (рус.)

УДК 331. 101. 1 ББК 65. 24

© 2000 by Kerry Gleeson. All rights reserved

© — Бизнес», перевод на рус. яз., оформление, 2001

Лицензионный перевод с англоязычного

(N 5-901028-31-7 (рус.) издания, опубликованного издательством

IN 0-471-36279-4 (англ.) John Wiley & Sons, Inc.

Kerry Gleeson

The Personal Efficiency Program

How to Get Organized to Do More Work in Less Time

Second Edition

[1] Внедрение системы kaizen связано с именем Масааки Имам, создателя Института Kaizen — некоммерческой организации, занимающейся оказанием консультационных услуг и профессиональной подготовкой. — Примеч. ред.

[2] Дилберт — герой американских комиксов. — Примеч. переводчика.

[3] Palm — ладонь (англ.). — Примеч. ред.

[4] Лови мгновение (лат.).

[1] Для обозначения раздела файловой системы, предназначенного для хранения файлов, используют термины «папка», «директория», «каталог» с практически одинаковым значением. — Примеч. науч. ред.