Оптимизация Персональной Деятельности. Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше (стр. 4 )

И он делает это. Обычно я смотрю на часы и говорю: «Сколько это заняло времени?» — «Минуту», — отвечает он, или «три минуты», или что-то в этом роде. «Вот видите! — говорю я. — Видите?» — «Да, — отвечает он, — это заняло совсем немного времени».

И я говорю: «Я надеялся, что вы это заметите».

Когда это происходит впервые, люди чувствуют себя неловко. Они делают это, но обычно еще не усваивают смысл происходящего, даже, несмотря на то, что мы уже говорили о нашей концепции и просили их придерживаться этого стиля работы. Они не понимают, что принцип Сделайте это сейчас же нужно соблюдать неуклонно и постоянно.

Даже если они помнят про Сделайте это сейчас же и убеждаются в полезности этого принципа с самого начала, они часто проявляют непоследовательность в его применении.

Это становится очевидным, когда я возвращаюсь к той же теме во время следующего визита. Обычно к моему приходу офис и рабочее место расчищены, и все бумаги аккуратно разложены по кучкам. Мой клиент очень гордится тем, что усвоил этот принцип. Вообще-то не так уж сложно поговорить о принципе Сделайте это сейчас же и даже убедить человека в его полезности. Но в большинстве своем люди только думают, что они придерживаются этого принципа, а на деле это частенько далеко не так. Только следуя ему постоянно и неуклонно, как это делаю я, вы начнете быстрее замечать те ситуации, когда дела неоправданно откладываются на потом, и те доводы, которые люди придумывают себе в оправдание того, почему они не могут или не должны действовать сейчас же.

Мой первый визит к одному клиенту был посвящен полной очистке стола. Мы поработали с каждой бумажкой, находившейся на столе, пока все, что должно было быть сделано, не было сделано. Мы поговорили о выполнении дел с первого раза — о выполнении их сейчас же, и это произвело на моего клиента такое впечатление, что он принял принцип Сделайте это сейчас же в качестве новой философии своей работы.

В следующий раз, едва я успел открыть дверь, он стал рассказывать мне, что принцип Сделайте это сейчас же — самая замечательная вещь из всего, с чем он имел дело в жизни, что это просто потрясающая вещь. Он был в восхищении от программы и изменений, которые она привнесла в его жизнь.

Затем я достал документы из лотка с бумагами, ожидающими рассмотрения. На первой оказался номер телефона. Я спросил: «Почему вы не звоните?»

Он слегка нахмурился. «Сейчас?» — спросил он.

И я сказал: «Да».

И что же? Он взял трубку и позвонил. К концу моего пребывания у него в кабинете мы разобрались с каждым листочком бумаги из его лотка для бумаг, ожидающих рассмотрения.

Почему я смог опустошить эту корзину, а он нет? Потому что его определение процесса «рассмотрения» отождествлялось с откладыванием на потом, и один мой урок из программы ОПД не изменил этого подхода.

Позвольте обратить ваше внимание вот на что. Сделайте это сейчас же значит делать это сейчас же постоянно и неуклонно, день за днем. Несвоевременное выполнение дел — вот что в первую очередь создает вам проблемы. Ваш лоток для бумаг, ожидающих рассмотрения, предназначен только для дел, которые вы не можете сделать сейчас, для дел, которые от вас сейчас не зависят. Например, вы должны звонить Мэри в понедельник, потому что именно в понедельник она возвратится из отпуска, а не потому, что понедельник кажется вам более подходящим для звонка днем. Именно это означает ожидать рассмотрения.

Стоит вам усвоить концепцию Сделайте это сейчас же и истинное значение понятия «рассмотрение», эти простые слова буквально в корне изменят ваш подход к работе и жизни. Вы обнаружите, что за то же время делаете гораздо больше, чем когда-либо раньше.

Откладывая работу на потом, вы крадете у себя время.

Эдуард Янг

Не откладывайте в долгий ящик

Привычка откладывать работу на потом съедает, наверное, больше времени, чем, что бы то ни было. Если вы страдаете этим пороком, принцип Сделайте это сейчас же поможет вам определить, где он проявляется в вашей работе, и затем избавиться от него. Большинство людей удивительно изобретательны, почти гениальны в изыскании причин отложить дело на потом. «У меня нет времени» — самое распространенное объяснение. «Кажется, они сказали, что сегодня их не будет, так что я не буду им звонить», «Это дело займет целую вечность, так что я лучше дождусь свободного дня, чтобы начать его», «Это не столь важно». Перечень причин, по которым дело может быть отложено, бесконечен.

Я предлагаю такой подход: «Проявляй столько же изобретательности, чтобы сделать дела сразу же, сколько ты ее проявляешь, чтобы отложить их». Пусть Мэри сегодня нет. Кто еще может дать вам информацию? Ее помощник? Где еще можно получить эту информацию? Кому можно перепоручить это задание? Как можно выполнить эту работу? Не правда ли, все дело в том, чтобы, взяв это письмо, эту папку, этот отчет из лотка «Входящие документы», переложить их в лоток «Исходящие документы» и никогда больше к этому не возвращаться? На это, а не на поиски оправданий отсрочки должны быть направлены ваши усилия.

Пусть это звучит банально, но эту горькую пилюлю надо проглотить: слишком часто вы не делаете что-то лишь потому, что вы это не делаете. Однако вы можете изменить эту вредную тенденцию, если начнете сейчас — прямо сейчас — учиться, как избавиться от привычки откладывать дела на потом и как увеличить продуктивность работы. Как? Есть восемь способов преодоления этой привычки. Они окажут вам неизмеримую помощь.

1. Делай за один раз. Сортировка бумаг, лежащих на столе, на более и менее срочные — дело обычное. Если вы относитесь к типу «сортировщиков бумаг», вы вовсе не в одиночестве. Я знаю одну даму, которая проделывает это регулярно. Первое перебирание бумаг она называет «чтением для ознакомления». Во второй раз она их прочитывает, откладывая в сторону те, которыми можно «заняться позже». Надо заметить, что эта дама блестяще окончила престижный университет и занимает ответственную должность в бизнесе! Взяв на вооружение принцип Сделайте это сейчас же, она могла бы сразу почувствовать непосредственные преимущества программы ОПД: Делайте это сейчас же и делайте все с первого раза.

Бесполезно перечитывать бумаги, заваливающие ваш стол, или электронную почту просто так, ничего не предпринимая. Читая в первый раз письмо с претензиями клиента, вы уже знаете, что надо предпринять. Читая его дважды, вы удваиваете время работы с ним, а ответ на письмо еще не готов. Ответьте на письмо после первого прочтения, Сделайте это сейчас же — и вы сэкономите время, успокоите клиента и выполните задание, которое в другой раз может отвлечь вас от более важных дел.

2. Уясните себе, чего вы хотите. Как-то один клиент рассказал мне, что с ним произошло, когда он возвращался на машине домой в конце дня. Проезжая мимо заправки, он подумал: «Мне нужна запасная покрышка. Недавно у меня спустило колесо, а я так и не купил запаску». Дальше по пути он увидел аптеку и подумал: « Нам нужен витамин С. Близится зима, и он может понадобиться от простуды». Проезжая мимо супермаркета, он подумал: «Жена просила меня купить хлеб. Да ну, обойдемся». По приезде домой он почувствовал страшную усталость. Он пожаловался мне, что даже тяжело дышал. Ему пришлось выпить, чтобы успокоиться. «Куда ни глянь, все напоминает о делах, которые не сделаны! » — сетовал он. Подумать только, он ни разу не остановился, чтобы хоть какое-нибудь из дел сделать по пути! Но при этом у него было ощущение, будто он над всем этим потрудился. Он устал от того, что откладывал все эти вещи на потом.

Подумайте, сколько задач и проектов связано с вашей работой. Сто? Двести? Теперь подумайте, сколько задач, невыполненных дел и отдельных пожеланий связано с вашей семьей. Сколько задач и пожеланий, связанных с вашими увлечениями, друзьями, общественными делами, церковью или чем-либо еще, вы можете перечислить? Когда вы подытожите все это, окажется, что только важных дел, которые вы должны сделать, наберется, возможно, от пятисот до тысячи.

Опыт учит нас, что число задач, которыми мы можем заниматься в течение определенного промежутка времени, ограничено. Как это отражается на вашей работе? Воспользуемся примерами с письмом от клиента или с электронной почтой. Вы прочли первую строку: «Пришлите мне, пожалуйста, информацию о новой продукции». Вы тотчас вспоминаете об информации, которую вы должны были послать кому-то еще, но до сих пор не сделали этого. Вы возвращаетесь к письму и читаете дальше: «Не могли бы вы встретиться с моими коллегами, чтобы обсудить один проект? » И снова ваше внимание переключается на другие встречи, которые вы должны были подготовить, но пока не сделали этого. И вновь вы пытаетесь углубиться в задание, которое содержится в письме. Куча несделанных дел не дает вам сосредоточиться на той работе, которая сейчас у вас перед глазами. Вот вам и приоритеты!

Разумеется, установка приоритетов может быть важной частью вашей работы. Но она может также оказаться лучшим оправданием решения не делать что-нибудь. Установка приоритетов означает, что «неважные» дела откладываются на потом и, возможно, вообще не делаются. Из-за того, что многие работы не выполнены вовремя, вы не можете сконцентрировать свое внимание на том, что делаете в настоящий момент, ведь в вашей голове постоянно звучат голоса, напоминающие вам о нерешенных задачах.

Был ли у вас когда-нибудь список предстоящих дел, насчитывающий десять позиций, из которых пять последних долгое время оставались на своих местах? Мы стараемся сконцентрировать внимание на делах первостепенной важности, а менее важные дела проигнорировать. Поэтому мы приписываем им низкий приоритет, хотя все же считаем их важными.

По-моему, дела или должны, или не должны быть сделаны. Если есть четкие сроки, это, конечно, нужно учитывать, но если сделать что-то важно, сделайте это. В противном случае не делайте вообще.

Лучший способ освободиться от перегрузки — избавиться от тех мелочей, которые дают вам ощущение загруженности и отвлекают ваше внимание от основных задач. Займитесь этими малыми, «менее важными» делами. Составьте их перечень, отведите на них немного свободного времени и переделайте их одно за другим. Или примите решение некоторые дела вообще не делать и забудьте о них. А лучше всего — заставьте себя организовать работу в соответствии с идеями, изложенными в этой книге, и, самое главное, не позволяйте нерешенным задачам накапливаться.