Оптимизация Персональной Деятельности. Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше (стр. 20 )

Ведение ежедневника и процесс месячного планирования для руководящих работников

Мой друг и партнер из Великобритании Джей Хервитц работал с руководителями высшего звена одной из крупнейших корпораций страны и предложил высокоэффективный метод планирования, который он назвал «Ведение ежедневника». Джей рекомендовал руководящим работникам формировать календарный план на следующий месяц один раз, обычно в середине текущего месяца. Месячное планирование больше всего необходимо руководителям высокого ранга, поскольку им приходится назначать важные встречи заранее. В то же время у них значительно меньше неожиданных повседневных дел.

Вот что он предложил делать каждому руководителю.

1. Взять чистый лист бумаги и начертить следующую таблицу:

2. Разбить в процентах, не более чем на восемь общих категорий, виды выполняемых операций так, чтобы в сумме получилось 100%. Например:

• совещания руководства;

• управление работой прямых подчиненных;

• кадровые вопросы;

• финансовые вопросы;

• посещение подразделений, филиалов, клиентов;

• работа с входящими документами;

• работа по темам;

• прочее.

3. После составления такой классификации определить (в процентах) время, затрачиваемое на каждую категорию, и занести эти данные в столбец «Сейчас». Цифра эта должна быть приблизительной. Не беда, если сначала у вас получится в сумме больше 100%. Пишите так, как вам представляется. После предварительного определения процентов откорректируйте данные, чтобы в сумме получилось 100%.

4. Задайтесь вопросом, нет ли какого-либо аспекта деятельности, который вы не выполняете или не занесли в свой список, но полагаете, что ему нужно уделить время (например, время на обдумывание, обзоры или планирование). Добавьте их в список.

5. Продумайте, как бы вы хотели в идеале распределять свое время в будущем.

• Если вы добавили какие-то операции, выполняя пункт 4, начните с него. Какой процент вашего времени вы намерены им посвятить? Зафиксируйте его в колонке «В будущем».

• Обдумайте все остальные действия, откорректируйте соответствующие проценты и занесите их в колонку «В будущем».

• Старайтесь смотреть на вещи реалистично. Если у вас сейчас уходит 25% времени на совещания у руководства, нереально предположить, что в будущем на эти совещания можно отвести 0%. Вероятнее всего, отказ от посещения этих совещаний не в вашей власти.

6. Отметьте на вашем календаре промежутки времени в предстоящем месяце (или в следующем за ним, если предстоящий уже полностью расписан) для тех действий, на которые вы отвели в колонке «В будущем» больший процент своего времени, чем в колонке «Сейчас». Это позволит вам убедиться, что вы выделили на эти виды работ время и внесли все необходимые изменения.

Не отводите точного времени на все операции, которые вам предстоит выполнить. Это сделает ваш календарь чересчур жестким и не позволит маневрировать в случае возникновения непредвиденных ситуаций.

Планирование работ по теме

Мы уже обсудили процесс недельного планирования работ. Перейдем теперь к детальному рассмотрению другого типа планов, называемых планами работ по темам.

Касаясь вопросов, связанных с созданием рабочих файлов, мы обсуждали, как в этих файлах следует представлять основные задачи и темы, над которыми вы работаете. В каждом файле могут содержаться материалы, требующие сотни часов упорной работы.

Приходилось ли вам слышать вопрос: «Как съесть слона? » Один человек ответил: «Для этого понадобится очень много кетчупа». В этом шуточном ответе — один из секретов наращивания продуктивности любой деятельности. Если вы выберете время на то, чтобы разбить большую сложную работу на обозримые детальные задачи — как при стратегическом и тактическом планировании, — это даст вам возможность повысить свою персональную продуктивность независимо от того, идет ли речь о долгосрочной или краткосрочной работе или о сложных, многоплановых задачах. Трудно переоценить важность этого утверждения, когда речь идет о продуктивности работы и решении жизненно важных задач.

Шаг за шагом приводят к цели

Эзоп

Большинство из нас в общих чертах знает, что нужно делать. Фактически же (это я знаю по собственному опыту) у нас много времени уходит на обсуждение того, что и как нужно делать, на размышления об этом и о возможных деталях исполнения, а работа при этом простаивает.

Планирование работ по теме — это, в сущности, раскадровка ваших жизненных и рабочих целей. Все мы знакомы с таким планированием в широком смысле слова. В качестве примера можно привести годовой финансовый план компании или подразделения и задачи, решение которых способствует его выполнению. Рассмотренный ранее подготовительный этап создания фильма также может служить примером плана разработки определенной темы. По сути дела, подготовка к съемкам или формирование бюджета складывается из многих индивидуальных планов. Проблемы и задачи, профессиональные и личные, решением которых мы занимаемся ежедневно, и отдельные действия, направленные на решение этих задач, можно назвать именно планами. Мне больше всего нравится определение проекта, данное моим коллегой из Великобритании Роном Хопкинсом:

Это последовательность взаимосвязанных действий, которые в случае их выполнения приводят к видимому, ощутимому результату.

Решение каждой задачи должно осуществляться по определенному плану.

«Раскадровка» (план работ по теме) представляет собой набор ясных мысленных зарисовок каждого отдельного действия, необходимого для последовательного достижения цели. Разработка такого плана позволяет понять, как, в какой последовательности, с использованием каких ресурсов, за какое время, с кем и вместе с какими другими проектами или операциями можно наилучшим образом выполнить работу.

Если ваши рабочие файлы в порядке, в них представлены материалы по всем работам, которые вам предстоит выполнить. Соответствующий план по каждой работе должен быть оформлен и помещен в каждый из ваших рабочих файлов. Должны быть указаны сроки решения каждой задачи, а также лица, ответственные за их решение. План подсказывает вам, что нужно сделать для достижения поставленных целей, потому что вы можете отчетливо представить себе и проанализировать работы, которые необходимо выполнить. Если задачи детально определены, каждая может быть решена в кратчайшее время, что станет очередным шагом к достижению конечной цели.

Составляя свой план работ на неделю, вы просматриваете планы всех работ из своих рабочих файлов и выбираете те задачи, которые должны решаться на следующей неделе. Вам не приходится снова и снова решать, что нужно делать по каждой теме, потому что часть процесса планирования уже выполнена. Понедельное планирование становится эффективной и быстро выполняемой операцией, позволяющей оптимизировать осуществление намеченных работ.

Образец плана работ по теме представлен в таблице 4. 3.

Критерии необходимости составления плана работ по теме

Ниже перечислены некоторые критерии оценки задач, позволяющие заключить, что их решение требует составления плана работ:

• задача комплексная;

• задача кажется трудной;

• решение задачи должно осуществляться несколькими исполнителями;

• решение задачи связано с освоением новой операции;

• для выполнения задачи установлены жесткие сроки;

• решение задачи связано с изменениями в характере работы.

Разработка технологической карты

Иногда вам необходимо обдумать набросок плана работ по теме, прежде чем разрабатывать этапы решения задачи. Технологическая карта (рис. 4. 3) помогает определить основные элементы такого плана, выработать подходящие идеи, плодотворные мысли, которые иначе могут не прийти в голову.

Ключевыми элементами процесса составления технологической карты являются:

• мозговая атака на все элементы задачи;

• определение основных элементов успеха;

• классификация идей по категориям;

• объединение всего этого в рамках плана выполнения работ.

Планирование с использованием компьютера

Я составляю планы с помощью компьютера. Используя программное обеспечение Lotus, я разработал программу PEP Planner, которая позволяет быстро составить план работ по теме. Для всех нужных мне форм, структур или форматов я создал макрокоманды, так что теперь у меня есть возможность, нажав несколько клавиш, вызвать на экран любую задачу и любую информацию и посмотреть на нее с любой точки зрения.

Я могу быстро добавить задачу в план работ вкупе со сроками окончания и фамилией ответственного лица, и эта информация автоматически появится в моем календаре. Таким образом, я вношу информацию в компьютер один раз, а затем могу вызвать ее самыми разными способами — указав дату завершения работ, принадлежность к определенному плану или фамилию исполнителя и т. д.

Я могу быстро составлять мой план работ на неделю, вызывая на экран компьютера те задачи плана работ по теме, которые я хочу выполнить в течение предстоящей недели. Например, в момент, когда я пишу эти строки, в моем компьютере заложено 1568 задач, которые я должен решить. Я знаю это, потому что компьютер показывает мне, сколько задач за мной числится.

Комплексному планированию на компьютере принадлежит будущее. Думаю, не стоит говорить вам о том, сколько времени могут отнимать совещания, однако они необходимы, если вы хотите чего-нибудь добиться. Компьютеры представляют собой относительно недорогое средство, позволяющее связывать группы виртуально, дискутировать, планировать и следить за ходом работ.

Некоторые из вас уже готовы сопротивляться идее использования компьютера для планирования вашей собственной работы и работы вашей группы. Я могу сказать со всей определенностью, что в ближайшие годы вы должны будете или использовать компьютер в вашей работе максимально, или умереть как профессионалы. На самом деле у нас нет выбора. Люди научились смотреть на компьютер как на подручное средство (как на ручку или карандаш) и понимают, что при наличии компьютера они могут управлять, отслеживать, производить гораздо успешнее, чем без него. Вы, без сомнения, согласитесь, что технология оказывает решающее влияние на нашу личную и профессиональную жизнь, и так будет и впредь. Нет оснований ожидать, что технология может принести пользу вам или вашему бизнесу, пока вы не станете ее использовать. Вы должны понять, что использование технологии в планировании позволяет не только быстрее и лучше составлять планы, но и находить новые пути внедрения технологии в ваш бизнес.