Оптимизация Персональной Деятельности. Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше (стр. 27 )

Эти нормы поведения (определяющие, как вы делаете свое дело) должны быть установлены и освоены сразу, если вы хотите работать как следует. Вы добьетесь этого, приняв все компоненты стратегии 4С и наведя таким образом порядок в вашем окружении и в вашей работе.

Изучение потребностей клиентов

В ходе разработки программы ОПД я столкнулся с интересным феноменом. При проведении обследований до и после вне-дрения программы для получения информации о результатах нашей работы, я спрашиваю участников программы ОПД, какую пользу они от нее получили. Как правило, от 85 до 90% наших клиентов добиваются замечательного прогресса в своей персональной деятельности, и значимость результатов для них определяется именно тем, что это их личные успехи.

Другой вопрос, который мы задаем в ходе таких обследований, касается того, как наши клиенты оценивают воздействие программы ОПД на работу своих сослуживцев. Сначала ответы на эти вопросы были сбивчивыми. Нам говорили: «Ну, на ее столе не стало чище», «Я так и не слышал, чтобы Сэм стал отвечать на поставленные вопросы быстрее». Мы обнаружили, что программа ОПД повышала способность людей делать то, что важно для них, но, по их мнению, поведение и стиль работы окружающих менялись не в той мере, как им хотелось бы. С этого времени мы стали просить наших слушателей выяснять, чего от них ждут и в чем нуждаются их сослуживцы, и считаем удовлетворение этих нужд одной из своих основных задач. Это важный компонент успеха.

Таким образом, из этого мы вынесли урок, что важно делать не только то, что кажется важным вам, но и то, что представляется важным другим. Вы должны выяснять потребности своих коллег, сослуживцев, всех своих «клиентов», внутренних и внешних. Программа ОПД позволит вам не только узнать, что нужно вашему окружению, но и лучше реагировать на эти запросы за счет хорошей организации работ.

Проше самому сделать что-либо хорошо, чем объяснить, почему ты сделал это плохо.

Народная мудрость

Эталонное тестирование

Эталонное тестирование, сравнение того, что вы делаете, с лучшими образцами является важнейшим средством повышения качества результатов вашей работы. Оно показывает, насколько хорошо вы что-то сделали, и, как правило, подсказывает, как сделать это лучше. В рамках программы ОПД сначала определя-ют лучшие системы организации персональной деятельности и потом вырабатывают эталон для сравнения с ним методов работы каждого исполнителя.

Необходимо выбрать лучших работников из вашего коллектива, подобных старшему кассиру в шведском банке, и положить методы их работы в основу работы каждого. Если налицо большая разница между качеством работы лучших и средних исполнителей, необходимо выяснить, как работают лучшие и за счет чего они добиваются более высоких, чем остальные, результатов.

Превентивный подход

Программа ОПД перенастраивает вас с готовности реагировать на неприятные ситуации на стремление к предотвращению их. Организация надежного планирования позволяет заглянуть в будущее и предвидеть возможные затруднения. Качественное планирование предупреждает вас о них и предусматривает соответствующие меры. Не только предвидение затруднений, но и своевременное принятие превентивных мер, неуклонное следование принципу Сделайте это сейчас же побуждает вас делать все возможное для того, чтобы предотвратить их возникновение.

Неуклонное совершенствование

Джозеф Джуран, американский консультант по повышению качества работ, создавший управляющие системы, которые планируют качество работ, осуществляют контроль за ним и обеспечивают его повышение, обращает особое внимание на необходимость планирования неуклонного постепенного повышения качества от задания к заданию. Д-р Джуран подчеркивает, что задача руководства заключается в тщательном планировании качества и управлении его достижением. Руководство обязано реализовать концепцию наращивания качества на всех уровнях деятельности учреждения. Оно должно обеспечить рост квалификации и знаний персонала, его умения планировать свою работу и добиваться повышения качества и продуктивности.

Постепенность изменений

Люди всегда испытывают трудности при осуществлении изменений. Последовательное совершенствование рабочего процесса связано с постоянными изменениями. Руководство обычно торопит, но более опытные менеджеры предпочитают приучать людей к переменам постепенно, шаг за шагом.

Постепенные изменения трудно осуществить, если задачи, стоящие перед каждым исполнителем, и желаемые конечные результаты ясно не определены, а решение этих задач и достижение результатов не взяты под постоянный контроль. Управление работами, распределение времени, организация рабочих мест, календарный контроль за ходом выполнения и завершения работ — все это компоненты постепенного совершенствования рабочего процесса.

Сточки зрения программы ОПД процесс повышения качества включает в себя три ингредиента:

• определение того, что должно совершенствоваться;

• планирование процесса совершенствования;

• осуществление запланированных мероприятий.

Программа ОПД и реорганизация

Максимальную пользу программа ОПД приносит людям, которые решили не просто несколько улучшить результаты своей работы, а внести в нее коренные изменения и начать работать по-новому. Вы можете видеть много способов осуществить эти преобразования, но не будете готовы реализовать их, пока не укрепитесь в своих намерениях и не наберетесь терпения настойчиво проводить их в жизнь. В своей книге «Reengineering the Corporation» («Реорганизация корпорации») (HarperCollins Publishers, Inc. , 1993) Майкл Хаммер и Джеймс Чампи утверждают, что, если вы хотите добиться радикальных изменений в своей работе, необходимо подвергнуть анализу свои устоявшиеся представления и задаться вопросом, почему происходят определенные вещи. Чтобы проиллюстрировать некоторые сомнительные и ложные представления, которые могут быть у вас об управлении персональной деятельностью, я использую предложенную Хаммером и Чампи схему из их «Реорганизации корпорации».

Представление. Человек должен выполнять работу, исходя из приоритетов.

Комментарий. Это верно только отчасти. Я рекомендую периодически выделять время на мелкие, надоедливые повседневные дела, поскольку, пока они не выполнены, очень трудно сконцентрировать внимание на действительно приоритетных работах.

Вывод. Сначала нужно навести порядок на своем рабочем столе. Затем обеспечить эффективное и своевременное выполнение повседневных операций, чтобы получить возможность посвятить большую часть своего времени важным, приоритетным работам.

Представление. Планирование — это просто потеря времени, потому что постоянно возникает необходимость делать что-то, не предусмотренное планом и препятствующее его выполнению.

Комментарий. Без планирования вы постоянно пробуксовываете, работаете вслепую и проявляете непоследовательность. В результате на работу уходит гораздо больше времени, тем более что время поглощается мимолетными делами, с которыми вам приходится сталкиваться постоянно. Если процесс планирования плохо поставлен, работа будет занимать больше времени, чем нужно, а это, в свою очередь, будет отвращать вас от желания составлять планы.

Вывод. Определите ключевые работы, за которые вы несете ответственность, и любыми имеющимися средствами (лучше с помощью компьютера или других электронных устройств) разработайте отдельные планы выполнения каждой из них. Это позволит вам отслеживать и контролировать дела, которые должны быть выполнены в плановом порядке. Превратите планирование в созидательный процесс.

Представление. Если хаос на столе отображает хаос в голове, о чем говорит чистый стол? Бытует представление, что беспорядок и неаккуратность свойственны творческим натурам.

Комментарий. Творческие способности не зависят от беспорядка. Чтобы сделать дело, вы должны хорошо организовать свою работу и привести в систему все операции, позволяющие выполнить ее как положено. Тогда у вас будет больше времени для творческой работы.

Вывод. Создайте такую рабочую обстановку, чтобы иметь достаточно времени для творческой работы. Определите необходимое для выполнения творческих операций время и создайте такие условия, чтобы иметь возможность использовать его продуктивно.

Представление. Я слишком занят своей непосредственной работой. Я не могу тратить время на то, чтобы все записывать, — это можно делать по ходу дела.

Комментарий. Каждая работа начинается с подготовительной стадии. Время ее выполнения и качество напрямую зависят от того, насколько четко вы с самого начала представляете себе, что и как нужно делать. Написание плана работ побуждает вас четче сформулировать стоящие перед вами задачи.

Вывод. Каждую неделю отводите время на составление графика работ. Сделайте это вашей привычной рабочей операцией и постоянно ищите пути повышения эффективности ее выполнения.

Представление. Он закончил колледж, поэтому должен знать, как следует обращаться с бумагами и эффективно работать в офисе. Комментарий. Профессиональные знания отнюдь не гарантируют, что человек знает, как лучше всего работать, и имеет хорошие рабочие навыки. Люди тратят попусту в среднем до 50% времени из-за плохой организации своего труда.

Вывод. Обратите особое внимание на совершенствование персонального рабочего процесса. Проведите переподготовку персонала по системе наподобие программы ОПД.

При анализе ваших представлений вы можете начать с определения возможности или невозможности выполнять вашу работу не так, как вы это делаете сейчас.

Реорганизация и технология

Как уже отмечалось, две самые распространенные жалобы, которые приходится слышать, это сетования на то, что, во-первых, слишком много времени уходит на совещания и, во-вторых, невозможно окончить работу в срок, если соисполнители не выполняют вовремя свою часть работы. Немногие из ранее предлагавшихся решений этих двух старых проблем приводили к желаемым результатам. Поэтому эти два аспекта работы всегда были первоочередными кандидатами на реорганизацию.

Представьте себе сокращение времени, уходящего на совещания, на 75%.

Представьте себе, что люди, выполняющие свою часть работы параллельно с вами, работают в таком режиме, что вам не приходится ждать их результатов, необходимых для выполнения вашей части работы.