Оптимизация Персональной Деятельности. Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше (стр. 38 )

7. Существует множество поставщиков мебели с широким диапазоном цен. Займитесь поисками поставщика, который, по вашему мнению, разбирается в различных вариантах РМНП и способен составить ясное представление о стоящих перед вами задачах. С этими людьми вам придется провести больше времени, чем хотелось бы. Убедитесь в том, что им можно полностью доверять и с ними стоит сотрудничать.

8. Существует множество фирм, занимающихся проектированием офисов, работающих в широком диапазоне цен за предоставляемые услуги. Поищите фирму, которая разбирается в различных вариантах РМНП и способна составить ясное представление о стоящих перед вами задачах.

9. Внимательно изучите предложенные вам планы, чтобы убедиться в правильном соотношении между формой и функциональными характеристиками. Опросите людей, которым предстоит работать в офисе, и проанализируйте их оценки предлагаемых проектных предложений.

10. Привлеките руководство. Добейтесь действенной поддержки и участия в процессе осуществления изменения всего персонала сверху донизу.

11. Согласуйте пожелания служащих и задачи корпорации. Отслеживайте потребности служащих и держите их в курсе разработок, касающихся РМНП.

12. В любом деле, большом и малом, нужно быть одинаково на высоте. Обеспечьте подготовку персонала, работу с ним при переходе к использованию РМНП и по окончании их освоения, чтобы убедиться в том, что этот процесс окончательно завершен.

13. Организуйте свою информацию на бумажных и электронных носителях таким образом, чтобы можно было легко найти любой документ (см. вторую главу).

14. Если вы работаете преимущественно дома, планируйте свое рабочее время и уведомляйте об этом членов своей семьи, друзей и коллег.

15. Планируйте и записывайте в своем календаре, когда вы собираетесь работать в офисе своей организации.

16. Работа в домашнем офисе требует создания условий, обеспечивающих эффективное выполнение работы. Если вы намерены работать дома, оцените пригодность помещения и его оборудования, а также распорядок в семье, недостатки этой обстановки и меры для создания условий, обеспечивающих возможность продуктивно работать.

17. Продумывайте предстоящие встречи и командировки, распределяйте время, чтобы эффективно спланировать их.

ГЛАВА ДЕВЯТАЯ: Займитесь обеспечением сейчас же!

Крышу надо ремонтировать, когда светит солнце.

Кеннеди

Обзор девятой главы

В этой главе речь пойдет о том, что:

• работу можно считать законченной после того, как все, чем вы пользовались при ее выполнении, помещено на прежнее место в состоянии лучшем, чем до начала работы;

• чем меньше вещей, тем меньше хлопот;

• хорошее обеспечение работы сегодня облегчает ее выполнение завтра;

• на каждую неделю вы должны планировать дополнительные мероприятия, направленные на улучшение условий вашей работы.

Мой коллега однажды рассказал мне о молодом человеке, которому родители, когда ему исполнилось 18 лет, в ознаменование окончания школы и поступления на первую службу подарили новый автомобиль. Молодой человек взял за правило каждую неделю мыть его, но никогда не менял масло в двигателе. Естественно, вскоре двигатель застучал и заклинил. В результате из-за невыполнения простейшей операции машина очень быстро пришла в негодность.

Помимо потери денег меня поразила нелепость ситуации и то, что ее могло и не быть. Этот паренек нарушил важнейшее правило ухода за автомобилем, проигнорировав операцию, выполнение которой обеспечило бы нормальную эксплуатацию на многие годы.

Услышав об этой истории, я подумал, что родители этого молодого человека, по всей вероятности, никогда не говорили ему о важности смены масла в двигателе. Впрочем, возможно, они предполагали, что он знал об этом и регулярно менял масло. Им просто не приходило в голову, что он мог не выполнять столь важную операцию по уходу за автомобилем.

Как правило, люди имеют весьма смутное представление о необходимости обеспечения своей административной деятельности. Руководители, объясняя свою бездеятельность, ссылаются на то, что они «полагали», что люди владеют вопросом, потому что «они профессионалы». Если им вообще приходит это в голову, они надеются, что данной проблемой кто-то все-таки занимается, и не требуют ее исполнения от своих подчиненных.

Мы знаем, к чему привела беспечность молодого человека. Последствия аналогичного отношения к организации обеспечения вашей работы и работы ваших подчиненных могут оказаться гораздо худшими, чем поломка двигателя.

Энтропия

Энтропия может быть определена как степень неупорядоченности, приводящая к разрушению любой системы. В физике это понятие положено в основу второго закона термодинамики. Этот закон гласит, что системы эволюционируют от состояния упорядоченности к состоянию неупорядоченности и с ростом не-упорядоченности растет сложность системы. Хотите упростить себе жизнь? Внесите упорядоченность в свою каждодневную работу!

Если вы надеетесь и стремитесь работать в условиях упорядоченности, то должны помнить, что вокруг вас преобладает естественная тенденция к нарушению порядка и вы должны работать над поддержанием этого порядка.

Попробуйте забросить на время свой сад, и вы очень скоро столкнетесь с эффектом энтропии.

Надеюсь, что в результате ознакомления с этой книгой и применения программы ОПД в вашей работе многое изменилось. Наверное, ваш стол стал чище, файлы с информацией организованы лучше, а вещи находятся на своих местах. Вы систематизировали свою работу. Но можете быть уверены, что, по закону возрастания энтропии, любая система, которую вы создали, будет стремиться к саморазрушению, если вы не будете постоянно работать над поддержанием в ней порядка.

Вывод? Поддержание порядка в системе должно стать составной частью вашей работы.

Поддержание системы в порядке и рабочий цикл

Меня многому научил один человек, который очень долго работал в компании IBM. Он разъезжал по клиентам и ремонтировал их компьютеры. С ним часто работали молодые специалисты. Он был предметом их насмешек из-за своей своеобразной одежды и таких же привычек. Обычно он носил комбинезон с дюжиной карманов. Эти карманы были набиты всевозможными инструментами. Он устранял любую поломку, даже если вещь не подлежала ремонту. Если он замечал на полу каплю масла, то вытаскивал из кармана тряпку и сразу же вытирал масло. Воспользовавшись инструментом, он чистил его и клал в соответствующий карман. Если инструмент ломался, он брал из кармана форму заявки, заполнял ее и сразу заменял сломанное. Его коллеги были завалены работой и не успевали закончить ее вовремя, у него же к концу рабочего дня все было сделано, и он был готов уходить со службы раньше других. Такова была его манера трудиться. Он сам ее выработал и делал все необходимое, чтобы система не давала сбоев.

Короче говоря, обеспечение рабочего процесса является его важной составной частью. Нужно помнить: каждая работа, выполнение каждого задания имеет начало, середину и конец. Начало работы должно включать в себя организационные мероприятия (планирование, подготовку, снабжение всем необходимым). Середина — действия, связанные с решением поставленной задачи. Наконец, выполнение работы должно завершаться действиями, направленными на обеспечение последующих работ, такими как «возврат всех вещей на место» и «приведение в порядок всего, с чем вы имели дело» (включая файлы, инструменты и т. п.).

Операции по обеспечению работ должны рассматриваться точно так же. Проще всего включить их в рабочий процесс в качестве плановых работ, столь же регулярных, как замена масла в двигателе автомобиля. Для того чтобы автомобиль был в порядке, необходимо довести привычку регулярно менять масло в двигателе до той же степени автоматизма, с которым вы садитесь |за руль, вставляете ключ зажигания в замок и включаете двигатель. Почему бы не считать и рабочие операции одинаково необходимыми?

Какую, к примеру, нужно провести работу, чтобы составить ответ на письмо постоянного клиента? Вы должны начать с файла, в котором содержится информация о клиенте, чтобы иметь под рукой данные о сотрудничестве вашей компании с ним. Вы сможете быстро, легко и аккуратно навести справки обо всех интересующих вас фактах. На основе материалов, полученных из первоисточника, вы сможете проверить написание имен. Вы должны иметь возможность говорить о датах, основанных на копиях его счетов или заказов. Вы должны были сохранить копии всех предшествующих писем, чтобы при необходимости можно было на них сослаться. Весьма вероятно, что это поможет вам выявить возможности, о существовании которых вы не подозревали.

Дело в том, что, обратившись к материалам, касающимся клиента, вы (и ваша компания) избавляетесь от риска проявить свою неинформированность. То, что вы узнаете, повлияет на текст письма и может значительно повысить его содержательность и убедительность.

Представим, что вы пишете письмо от руки. Написав письмо и подготовив его к отправке, что вы должны сделать с материалами, касающимися адресата? Вы должны потратить минуту-другую на приведение их в порядок. Расположите письма в хронологической последовательности, начиная с последнего. Ликвидируйте дубликаты писем. Если в папке есть незакрепленные визитные карточки, закрепите их, чтобы они не выпали и не потерялись. Или поместите их в визитницу. На это уйдет всего пара минут! И когда вы поставите файл на место, информация окажется в лучшем состоянии и будет актуальной. Это и есть обеспечение работ.

Такие операции можно выполнять и на компьютере. Занеся написанное письмо в директорию клиента, удалите из нее ненужные документы и скомпонуйте оставшуюся информацию. Один мой коллега нашел 1800 сообщений в чьей-то базе данных коллективного пользования. Никто не мог использовать эту информацию или разобраться в ней. Его клиент просто не занимался ее поддержанием (или, вероятнее всего, не удалял ненужную информацию) в ходе работы с ней. Проблема не в том, что на это не хватает времени. Проблема в том, чтобы сделать поддержание информации в рабочем состоянии частью рабочего процесса.