Оптимизация Персональной Деятельности. Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше (стр. 13 )

11. Составьте список недостающих принадлежностей и материалов (ручки, скотч, степлеры, ножницы, конверты, марки, запасные папки, наклейки, форматированные дискеты и т. п.), необходимых для вашей работы. Убедитесь в том, что все нужное у вас под рукой и все в рабочем состоянии.

12. Теперь составьте список всех недоделок, которые не дают вам покоя и висят на вашей совести, не очень срочных дел, мелочей, которые вы перенесли на потом. Переложите все это из головы на бумагу. И начните делать все подряд по списку. Не останавливайтесь, пока не дойдете до конца списка. Тогда вы будете уверены, что сделали все.

Вот так. Дерзайте! Сделайте это сейчас же!

ГЛАВА ТРЕТЬЯ: Делайте это регулярно

Мы то, что мы делаем постоянно

Аристотель

Обзор третьей главы

В этой главе вы научитесь:

• строить рациональный график своей работы, планируя ее на длительные промежутки времени;

• группировать однородные операции, выделять время для работы с почтой и докладными записками; рационально использовать телефон, электронную почту и т. п. ;

• игнорировать ненужную информацию и ограждать себя от нее;

• избегать траты времени и ненужных перерывов в работе;

• предусматривать еженедельные встречи один на один с вашими прямыми подчиненными для совершенствования контактов и повышения эффективности работы.

Качество и эффективность (продуктивность) вашей работы значительно повысятся, если вы разумно распределите свое время между выполняемыми операциями. Их рациональная группировка и правильное планирование отведенного на них времени — это самый простой способ повышения продуктивности работы. С его помощью удается сократить до минимума время, затрачиваемое на относительно неважные дела, с тем чтобы оставить больше времени на выполнение важных дел. Вам необходимо определить, что для вас важно, что вы должны сделать в первую очередь, и затем найти способы сделать это быстро и качественно.

Прежде всего, следует проанализировать, на что уходит ваше время. Потом задайтесь вопросом: «Не лучше ли было бы посвятить это время чему-то другому? » И затем спросите себя: «Как можно было бы выполнять основные операции быстрее и эффективнее? »

Расписывайте свое время

Чтобы составить представление о том, как вы тратите свое время, распишите его. В своей замечательной книге «Effective Executive» («Успешный руководитель») (Harper & Row, 1966) Питер Дракер (Peter Drucker) отмечает, что у нас появляется надежда проконтролировать наше время только тогда, когда мы знаем, на что оно уходит. Как правило, мы думаем, что знаем это, на самом же деле часто это оказывается далеко не так. Дракер пишет:

Я иногда прошу руководителей, которые гордятся своей памятью, хотя бы примерно описать, на что они тратят свое время. Потом я откладываю эти приблизительные данные на несколько недель или месяцев. Тем временем руководители ведут записи того, на что они реально потратили время Практически никогда их представления о том, на что уходит время, не совпадают с их записями.

Только ведение записей о том, на что вы потратили время, может дать вам реальное представление о том, на что оно уходит. Я часто применял этот прием с особенно занятыми клиентами. Они настолько загружены работой, что не имеют ясного представления о характере своей загруженности и не способны разумно распределить ее во времени. Ведение записей показывает им не только то, на что уходит их время, но и то, кто отнимает его у них, какие функции они не выполняют и у кого зря отнимают время сами.

Чтобы ведение записей не очень отвлекало вас от работы, можно просто держать лист бумаги на своем столе. Занимаясь каким-нибудь делом, вы записываете, что это было за задание, сколько оно заняло времени, и с кем вы общались по этому вопросу. В таблице 3. 1 представлена приблизительная форма записи затрат вашего времени. Очень скоро вы получите ясную картину того, на что оно уходит.

После пары недель ведения таких записей проанализируйте их. Вам станет ясно, где вы теряете время. Вы сможете сосредоточиться именно на тех сферах, которые менее всего эффективны с точки зрения рабочего времени.

Электронный график затрат времени

Компьютер и современное программное обеспечение позволяют более точно фиксировать затраты времени и облегчают их анализ. Вы можете отслеживать, на что уходит не только ваше собственное время, но и рабочее время отдела или компании в целом. Одной из таких программ является Time Tiger (www. ).

Программное обеспечение полезно не только в качестве диагностического средства. Бухгалтерам или юристам, которые тратят много времени на работу со счетами, программное обеспечение облегчает этот процесс, к тому же результаты получаются более точными.

Как инструмент планирования (см. четвертую главу, раздел «Планирование работ по теме») программное обеспечение хорошо взаимодействует с программами разработки планов типа Microsoft Project, предоставляющими возможность четко расписать время по выполняемым операциям.

Повторяю, чтобы контролировать свое время, нужно отдавать себе отчет, на что оно уходит.

Борьба с переизбытком информации

Сейчас на всех постоянно обрушивается поток информации. Он может подавить и отвлечь от того, на чем нужно сконцентрировать внимание. Развитие технологий значительно разнообразило способы передачи и обработки информации. Когда-то мы имели дело только с телефоном, находящимся в офисе, и почтой, которая поступала один раз в день. Теперь к этому прибавились факс, электронная почта, мобильные телефоны, пейджеры и непрерывный поток почтовой корреспонденции. В наш век информации знать, какая информация нам не нужна, не менее важно, чем знать, какая информация нужна.

Чтобы избавиться от информационной перегрузки, нужно перекрыть потоки лишних данных. На рисунке 3. 1 изображены разные способы работы с информацией. Работа с не фильтруемой, не сортируемой информацией в полном объеме, по факту ее поступления, обусловливает слабость ваших возможностей контролировать и эффективно обрабатывать поток данных. Контроль за информацией может оказаться действенным, если перед поступлением к вам она проходит направленный отбор. Он может быть осуществлен и силами персонала. К идеальному решению этой проблемы может привести тщательный анализ источников поступления информации с последующим отказом от ненужного путем удаления себя из списков получателей, отказа от подписки и т. п.

Содержимое корзины для входящей информации

Бумаги в вашей корзине (лотке) для входящей информации, голосовая почта и сообщения электронной почты, телефонные звонки и посетители — вся эта суматоха рассеивает ваше внимание. Если добавить к этому все встречи, в которых вы должны принять участие, вряд ли стоит удивляться впечатлению, что вам редко удается завершить что-нибудь важное.

Я встречал людей, считавших продуктивной работой возню с бумагами, поступившими в корзину для входящей информации.

Они ежедневно посвящали этому все свое время, просиживая целыми днями за своим письменным столом.

Очень многое из того, что попадает в вашу корзину для входящих документов, по сути дела является лишь доказательством того, что кто-то что-то делает. Это сделано — и все. Вероятно, 50% этих бумаг поступает к вам. Вряд ли такое занятие может принести вашей компании деньги, а ведь вам очень часто приходится заниматься этой ерундой. Вот почему я рекомендую вам свести к минимуму затрачиваемое на обработку этой информации время и приступить к настоящим делам.

Чтобы управиться с чересчур интенсивным потоком информации, нужно разбить ее на разделы, сгруппировать, и только после этого работа с ней может стать продуктивной.

Группируйте рутинные операции

Классификация и группировка видов вашей деятельности может быть названа «пакетирование». Каждая бумага, каждое сообщение электронной почты, каждый телефонный звонок, каждый элемент информации, который вы отсылаете, и даже каждый перерыв в работе является формой коммуникации. Сгруппируйте идентичные виды коммуникаций и заданий, чтобы сэкономить время и силы. Это повысит эффективность решения каждой задачи.

Многие элементы вашей работы могут быть сведены к простым рутинным операциям, что позволит вам выполнять часто повторяющиеся задачи в кратчайшее время. Такого сорта задачи как раз допускают пакетирование. У подобного подхода к работе множество преимуществ.

• Проще взять из корзины для исходящих документов на вашем столе пакет обработанных бумаг и отправить его по назначению, чем вставать из-за стола каждый раз, как только вы закончите работу с документом.

• Все операции, связанные с обработкой текстов на компьютере, в целях экономии времени лучше выполнять подряд, а не обращаться каждый раз заново к разным программам, когда вам понадобится отредактировать текст.

• Распределив информацию по папкам или файлам сразу, вы потратите гораздо меньше времени, нежели делая это с каждым документом в отдельности.

• 'Вы сами увидите, что, проделав сортировку сразу, вы подготовитесь к основной работе лучше, чем совершая аналогичные операции неоднократно и бессистемно.

Планируйте работу и избегайте необходимости постоянно принимать решения

Важно лавировать между выполнением задач по мере их поступления и постоянным откладыванием их на потом. Для этого есть хороший способ. Я назвал его Сделать это сейчас же и вовремя. Отведите время на выполнение конкретных видов работы (таких, как получение и чтение почты, обработка электронной почты, ответы на телефонные звонки и т. д.) и, когда это время наступит, Сделайте это сейчас же! Не думайте об этом деле, пока не придет его время. Взявшись за него, действуйте. Сделайте это сейчас же и вовремя.