Оптимизация Персональной Деятельности. Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше (стр. 18 )

ГЛАВА ЧЕТВЕРТАЯ: Планируйте сейчас же!

Есть такая психологическая закономерность: если вы мысленно представляете себе, каким вы хотите быть, и сохраняете это представление достаточно долго, то скоро становитесь именно таким, каким себя представляли.

Уильям Джеймс

Обзор четвертой главы

В этой главе речь пойдет о том:

• что главной причиной нехватки времени является неорганизованность, а рассуждая о том, что вы намерены сделать, вместо того чтобы рационально спланировать то, что надо сделать, вы попусту теряете время;

• что ваши действия отображают ваши представления, а ясные представления о том, что надо делать, всегда являются залогом успеха; неясность приводит к колебаниям, ясность достигается планированием работ;

• как определить, что для вас важно;

• как сформулировать стоящие перед вами задачи (определяющие, что для вас важно);

• как добиться эффективного планирования, еженедельно выделяя определенное время на организацию своей работы, рассмотрение задач и планов и планирование работ на следующую неделю.

Пусть вас не удивляет, что девизом планирования в программе ОПД является Планируйте сейчас же!

Планирование вносит ясность в ваше понимание того, что вы должны делать изо дня в день и в долгосрочной перспективе. Очень многие люди не уделяют планированию должного внимания, в особенности когда речь идет об их собственной работе. Календари, органайзеры, планировщики потому стали так популярны, что они рассматриваются как средства, помогающие организовать деятельность, строить планы на будущее и отслеживать ход выполнения работ.

Некоторые ошибочно полагают, что если они думают о работе в душе или за рулем машины по дороге в офис, то они планируют свои действия. Но сколько бы они ни размышляли таким образом, о своей работе, это еще не планирование. Такие рассуждения малоэффективны и не вносят нужной ясности в представления о перспективах выполнения работы.

Другие вообще считают планирование своей работы просто пустой тратой времени. Они утверждают, что время на планирование лучше потратить на саму работу. Если ваши планы плохи, это действительно так. Если то, что вы планируете, не имеет ничего общего с тем, что вы делаете, строить планы бессмысленно. Планы хороши только тогда, когда они осуществляются. Планирование имеет смысл, если вы делаете то, что запланировали.

Вы чувствуете, что работа вас подавляет, ее слишком много, вы не можете ею управлять или просто не можете сделать то, что для вас важно. Это значит, что вы плохо спланировали или вовсе не спланировали свои действия. В этом случае результат вашей работы будет очень похож на наклейку на машине «Полный вперед! », где слово «вперед» окажется на заднем бампере.

Так получается главным образом оттого, что люди не связывают план с тем, что делают они сами. Планирование применяется ими для крупных работ подразделения, соотносимых с квартальным планом, т. е. крупных настолько, что необходимо собираться на совещания и обсуждать, как их выполнять. Но когда речь идет об их собственной повседневной работе, тут они, как правило, не придают планированию должного значения.

Цель планирования

Целью процесса планирования является получение ясного представления — ясной мысленной картины — того, что нужно делать. Ясность является необходимым условием эффективности плана, иначе вы не сможете осмысленно работать. В своей книге «Management of Time» («Управление временем») (Prentice-Hall, Inc. , 1959) Маккай пишет:

Ваши представления управляют вашими действиями. Если у вас нет картины происходящего, если вы не можете разобраться в том, что происходит, вы не действуете. Если картина происходящего туманна и запутанна, вы колеблетесь. Если же эта картина ясна и определенна, вы действуете уверенно и эффективно.

Правильное планирование позволяет вам получить отчетливую картину. Планирование, не дающее такой картины, не достигает своей цели, а, по сути, не является планированием.

Работая по программе ОПД с большими группами, мы, как правило, начинаем — обычно в комнате для заседаний — с ориентировки каждого из сидящих вокруг стола. Я часто спрашиваю: «У кого из вас есть ежедневный план работы? » Примерно половина присутствующих поднимает руки. Остальные даже не привыкли составлять план на каждый день. Очень часто оказывается, что они не желают даже записывать дела на каждый день, потому что прежде у них не получалось работать с таким планом. Случалось ли вам начинать день со списком дел, а к концу работы обнаружить, что вы не выполнили ни одного из них? Если да, то вы знаете, какие чувства испытывает человек в этом положении. На него давит перечень невыполненных дел и мучает сознание невыполненного долга. Вы можете не выполнить то, что было намечено, по нескольким причинам. Первая из них — вы запланировали слишком много дел. Вы могли также не предусмотреть чего-то, что заняло слишком много времени. Список дел мог быть слишком обобщенным. Правильное планирование позволяет успешно справиться с этими и многими другими проблемами, которые могут превратить дневной план из полезного рабочего инструмента в нечто, вызывающее сплошное разочарование. Что же такое правильное планирование?

Рассмотрим для примера процесс съемки фильма. Он осуществляется в три стадии: подготовка, собственно киносъемка и обработка отснятого материала. Из этих трех стадий самой длительной бывает стадия подготовки. Сценарий является лишь отправной точкой. Более важным планирующим документом на этой стадии считается раскадровка — детальная художественная разработка каждой отдельной сцены, которая должна сниматься.

Представьте себе лист бумаги, заполненный только пустыми прямоугольниками; иногда они выглядят как телевизионный экран. Эти прямоугольники обрамляют каждую сцену. Контурные зарисовки расположения артистов представляют сцену в каждом кадре фильма: сколько персонажей и каких в каждой сцене; что они говорят; снимается ли кадр крупным планом или панорамой; какое потребуется освещение; как совершаются переходы от одного кадра к другому; комбинация кадров в сцене. Все это части более крупного элемента — собственно кинофильма.

Почему на раскадровку уходит так много усилий? Потому что самой дорогой операцией в кинопроизводстве является собственно съемка. В ходе съемки с парой сотен актеров и членов съемочной команды вам вряд ли захочется терять время и силы, не говоря уже о деньгах, решая вопрос, где кому надо стоять и что делать. Именно поэтому подготовке придается такое большое значение. Поскольку в фильм вкладываются миллионы долларов, вы просто не можете позволить себе зря тратить время и деньги и вынуждены заранее тщательно планировать и готовить съемки.

В киноиндустрии необходимость планирования самоочевидна и применяемая техника планирования достигла очень высокого уровня. Однако в бизнесе и в промышленности формальное планирование, в особенности планирование повседневной деятельности, не получило такого развития.

Обратитесь мысленно к вашей компании, и вы увидите, что У большинства людей, с которыми вы изо дня в день работаете, нет никакого плана работы. Мы встречаем массу людей, появляющихся на работе даже без намека на предварительный план с намерением просто отработать как придется восемь или более часов. Если описать их поведение в терминах киносъемки, то каждый день их рабочей недели — это неумение распорядиться на съемочной площадке, расставить артистов и незнание, что с ними делать при включенной камере.

Принципы планирования

Процесс планирования распадается на три компонента: определение порядка выполнения работ, распределение времени, правильная организация работ, обеспечивающая выполнение плановых заданий. Об организации работ уже шла речь в предыдущих главах. Рассмотрим остальные компоненты планирования.

Обозначьте приоритеты в управлении

Нельзя планировать выполнение работ, не определив их приоритетность. Вы, конечно, обратили внимание, как осторожно я отношусь к определению приоритетов. В работе они часто используются для оправдания бездеятельности. Когда вы увлекаетесь выбором между нужными и очень важными делами, это не доводит до добра — в работе воцаряется хаос. Тем не менее, если игнорировать приоритетность работ, в особенности учитывая их объем и жесткие сроки, это также может привести к неприятным последствиям.

Мой друг и коллега из Нидерландов говорит, что планирование — это операция, определяющая ваши приоритеты и затем распределяющая время в соответствии с этими приоритетами. Для определения приоритетов нужно четко представить себе структуру целей или задач и в соответствии с ними обозначить последовательность работы. Вы должны определить, необходимы ли эти работы для достижения ваших целей, и решить, будете ли вы выполнять их самостоятельно или их можно поручить кому-то другому. Если вы даете задание, проследите за его исполнением.

Управление выполнением работ может оказаться особенно полезным для тех, у кого мало свободного времени. Работники телефонных станций или справочных бюро и банковские служащие как раз относятся к тем, чья работа в значительной степени зависит от тех, с кем они вступают в контакт. Чем меньше ваши возможности распоряжаться вашим временем, тем в большей степени вы вынуждены проводить различие между очень важными и менее важными работами.

Распределение времени

Распределение времени может рассматриваться как искусство наилучшего его использования. Коль скоро вы определили, что надо делать и как лучше это сделать (управление задачами), вам нужно оптимизировать использование времени, отведенного на выполнение работ. Планируя свой день, неделю, месяц, год, вы определяете работы, которые должны быть выполнены в течение этих промежутков времени. Правильный подход к распределению времени включает в себя несколько элементов.

• Определение рутинных операций и установление графика их исполнения (для ежедневных операций, подобных обработке электронной почты; для еженедельных операций, подобных встречам с подчиненными; для ежемесячных операций по завершению месячной отчетности и т. п.).

• Определение режима общения в рабочее время. Когда вам нужно работать непрерывно, не отвлекаясь от выполняемой работы?