Оптимизация Персональной Деятельности. Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше (стр. 25 )

Чем быстрее в ходе планирования процесса выполнения работ вы обнаружите перегрузки (свои или кого-то еще), тем большего эффекта вы добьетесь после корректировки распределения заданий. Вы не должны надеяться на то, что справитесь со всеми работами самостоятельно.

Вы можете потерять массу времени, стараясь преуспеть в том, в чем вы не очень сильны. Правильное возложение обязанностей на нужных людей, обладающих соответствующей квалификацией, является важнейшим показателем уровня квалификации руководителя. Распределяя обязанности, вы поручаете другому человеку решение задачи и даете ему определенные полномочия, даже если вы не перелагаете на него свою личную ответственность за результат, которая, впрочем, в любом случае с вас не снимается.

Одной из лучших работ, касающихся распределения обязанностей и постановки задач исполнителям, является книга Джеймса Дженкса и Джона Келли «Don't Do. Delegate! » («He делай сам. Поручи другому! ») (Ballantine Books, 1985). Следующие два перечня, позаимствованные из этого и других источников, дают примеры эффективного и неэффективного распределения обязанностей.

Есть и более важная причина для совершенствования процесса выдачи заданий исполнителям. Умение использовать поддержку других — важнейшее условие достижения широкомасштабного успеха и в личной жизни, и в работе. Только готовность принять поддержку может повысить продуктивность вашей работы. Способности, знания и время каждого человека ограничены. Правильная постановка задачи и рациональный выбор исполнителей является одним из важнейших условий повышения продуктивности работы.

Исключения из правила

Отслеживание того, что делают другие, может оказаться довольно хлопотным делом. С другой стороны, отсутствие контроля за работой подчиненных может привести к плачевным результатам. Процесс распределения работ между подчиненными влияет на результат вашей работы. Эффективное распределение работ многократно повышает ваши шансы на успех. Не возлагайте работу на того, кто с ней не справится. Поручите ее комунибудь другому или поищите другие пути ее выполнения.

Я придерживаюсь одного старого правила. Если речь идет о выполнении какой-то ответственной работы, поручайте ее занятому человеку. Бездействующий человек часто продолжает бездействовать и после получения задания. Занятые люди, если они действуют эффективно, заняты оттого, что они привыкли постоянно работать, и таким людям не страшно поручить ответственное дело.

На следующей неделе не может быть никакого кризиса. Мой график уже составлен.

Генри Киссинджер

Дублируйте свои информационные системы

В кинофильме под названием «Taking Care of Business» («Успешное ведение бизнеса») герой, которого играет Чарлз Гродин (Charles Grodin), оставляет свой ежедневник в телефонной будке в аэропорту, и его находит заключенный, бежавший из тюрьмы. На этом эпизоде основана масса комедийных ситуаций, по-казывающих, насколько мы зависим от наших запоминающих систем и систем календарного контроля.

Вероятность того, что ваш еженедельник окажется не на месте, а компьютер — неисправным, достаточно высока. Я, например, каждый раз во время составления недельного плана копирую информацию с жесткого диска на дискеты.

Мой коллега делает копию своего бумажного рабочего календаря — не обязательно целиком, но всю личную информацию, включая адреса, номера телефонов и т. п. , он копирует. Однажды он был за это вознагражден: он потерял оригинал и на основе копии практически безболезненно сумел восстановить утерянную информацию.

Если вы забывчивы, обязательно имейте копию календаря с необходимой информацией, чтобы суметь восстановить ее, если потребуется.

Сделайте контроль составной частью рабочего процесса

Процесс понедельного планирования позволяет вам охватить взглядом свою работу, уяснить свои задачи и планы, распределить время на предстоящей неделе и зафиксировать для памяти все, за чем нужно проследить. Составление графика выполнения запланированной на неделю работы придаст вам уверенность в том, что ни одно важное дело не будет упущено.

Как руководитель, менеджер или инспектор, вы должны использовать свои встречи с подчиненными один на один для того, чтобы проконтролировать выполнение возложенных на них обязанностей. Если вы проводите эти встречи регулярно в соответствии с графиком, ваши подчиненные знают, что их ожидает, и готовятся к этому. Они знают время, когда им придется отчитываться о проделанном, и объем работ, который должен быть к этому времени выполнен. Благодаря этому исключаются случайные проверки и персонал не отвлекается понапрасну от дела. Исполнители имеют возможность по очереди уточнить у вас, что и как должны делать они, а какая часть работы остается за вами. Они знают, что встреча состоится в определенное время и будет для них полезной.

Если вы приучите себя уделять в работе должное внимание средствам, облегчающим календарный контроль за исполнением проектов, вам будет значительно легче добиться профессионального успеха.

Выводы и рекомендации

1. Успешность и эффективность вашей работы зависит в первую очередь от того, насколько вы упорны в осуществлении своих намерений, другими словами, насколько хорошо вы отслеживаете и контролируете ход работ и их выполнение. Дела делаются благодаря вашим усилиям, и вы должны настойчиво доводить все до конца.

2. Осваивайте простые и удобные системы напоминаний, позволяющие охватить все проблемы и обратиться к наиболее важным аспектам вашей работы. Если на вашем столе куча бумаг с информацией о работах, которые должны быть выполнены, ликвидируйте беспорядок, сделав необходимые записи в органайзере или поместив бумаги в папку долгосрочных работ. Тогда в нужный день местонахождение документа напомнит вам о необходимости заняться этой работой, а в графике уже будет выделено время на это.

3. Избавьтесь от кучи бумаг, напоминающих о необходимости выполнять разные работы, записывайте все в специальном журнале. Приучите себя к этому, и на вашем столе будет порядок. Берите журнал каждый раз, когда вы вспомните о чемто, что нужно сделать, и захотите записать это. Используйте журнал, чтобы заносить в него поручения, данные или полученные в устной форме, и отслеживать их выполнение. Назначайте дату окончания каждой работы и вычеркивайте ее, когда работа выполнена. Журнал предоставляет вам возможность контролировать исполнение заданий, подсказывая, когда именно и что необходимо сделать, и следить за своевременностью выполнения работ.

4. Используйте календарные системы для планирования работ на целую неделю. Это повысит вероятность успешного составления графика и своевременного выполнения намеченных работ.

5. Научитесь не пренебрегать возможностями своей календарной системы. Большинство людей почти никогда не использует их в полной мере. Проявите немного воображения в сочетании с методом «проб и ошибок», и ваши возможности в осуществлении контроля за ходом и завершением работ превзойдут все ожидания.

6. Не пренебрегайте электронной техникой в ходе решения ваших проблем. Общедоступные карманные компьютеры не больше и не тяжелее обычного ежедневника или бумажных календарей и блокнотов, но они могут содержать огромные объемы информации. Практика показывает, что эти электронные органайзеры становятся все более популярными, успешно конкурируя с бумажными системами и постепенно вытесняя их. Помните, что органайзер предназначен для того, чтобы дать вам возможность отслеживать все свои дела, думать о выполнении работы, а не беспокоиться о том, как бы чего-нибудь не забыть.

7. Умение правильно поставить задачи своим подчиненным является прямым индикатором эффективности вашей работы. Качество работы зависит от вашей способности оценить содержание работ и рационально распределить задания между исполнителями. Правильно сформулировав задачи и распределив обязанности, вы повышаете продуктивность работы. Не забывайте, что, поручая кому-то работу, вы наделяете человека полномочиями, связанными с ее выполнением. Однако вы не освобождаетесь ни от обязанности руководить ходом выполнения работ и контролировать его, ни от ответственности за организацию работ и их результат.

8. Календарный контроль за ходом выполнения и завершением работ является частью рабочего процесса. Вы можете осуществлять этот контроль во время своих еженедельных встреч с каждым из непосредственно подчиненных вам сотрудников. Помните также, что в ходе этих еженедельных встреч исполнители уточняют, каков будет ваш личный вклад в этот этап работы. Осуществление контроля за ходом выполнения и завершением работ делает такие встречи полезным и надежным инструментом вашего взаимодействия с исполнителями, помогая и вам, и им работать лучше и эффективнее.

ГЛАВА ШЕСТАЯ: Делайте хорошо сразу!

Несделанное сегодня неизбежно придется делать завтра.

Авраам Линкольн

Обзор шестой главы

В этой главе вы узнаете, что:

• недостаточно делать только то, что вы считаете важным; нужно изучать ожидания клиентов и удовлетворять их потребности;

• совершенствование работы своей группы нужно начинать с совершенствования собственной работы;

• для кардинального улучшения работы нужно перестать работать по старинке и перейти к внедрению новых, более эффективных методов.

Итак, мы обсудили, как нужно организовать свою работу. Иногда можно ограничиться просто внесением усовершенствований в уже устоявшиеся методы работы. В других случаях приходится полностью пересматривать некоторые аспекты своей деятельности. Рабочий процесс является главной точкой приложения всех усилий, направленных на совершенствование и перестройку вашей деятельности. Наряду с программами постепенного улучшения качества работы, ориентированными на постоянное совершенствование существующих процессов, используются программы реконструкции, характеризующиеся разработкой и внедрением совершенно новых, отличных от ранее задействованных рабочих операций. В обоих случаях могут быть достигнуты значительные успехи в повышении продуктивности, особенно в производственной сфере. Без сомнения, в вашей компании осуществляется или обсуждается одна из таких программ. Программа ОПД является необходимым дополнением к программам совершенствования или реконструкции работы учреждения в целом. Эти программы дополняют друг друга. Вы должны использовать принципы совершенствования и реконструкции учреждения для оптимизации персональной деятельности.